Le attività registrate su un record vengono automaticamente registrate su alcuni record associati, a seconda del tipo di attività, del luogo in cui l'attività è stata registrata per la prima volta e degli oggetti associati. Nelle impostazioni delle attività, è possibile visualizzare le impostazioni di associazione predefinite per capire come le attività registrate sui record vengono associate ad altri record e modificare la logica per adattarla meglio alle proprie esigenze aziendali. Per le e-mail, le impostazioni predefinite si applicano alle e-mail inviate in HubSpot e tramite le estensioni.
Ad esempio, è possibile impostare che quando si registra una riunione su un record di contatto, questa venga automaticamente associata all'azienda principale del contatto e all'ultimo affare aperto associato. In questo caso, quando si registra una riunione su un contatto, l'azienda e l'affare applicabili vengono selezionati automaticamente come associazioni.
Per aggiornare le impostazioni delle associazioni automatiche sono necessarie le autorizzazioni di Super Admin.
Nota bene: le e-mail inviate dalle caselle di posta condivise (ad esempio, le risposte nelle conversazioni e negli strumenti di help desk) seguono le impostazioni di associazione predefinite.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti, quindi selezionare Attività.
- Fare clic sulla scheda Associazioni.
- Selezionare l' oggetto per il quale si desidera impostare le associazioni predefinite delle attività. Si tratta dell'oggetto in cui l'attività è stata originariamente registrata. Ad esempio, per impostare le associazioni predefinite per le chiamate registrate su un contatto, selezionare Contatti.
- Selezionare il tipo di attività. È l'attività a cui si applicano le impostazioni di associazione automatica. Ad esempio, se si seleziona Contatti come oggetto e Chiamate come tipo di attività, le impostazioni verranno applicate quando una chiamata viene registrata su un record di contatto. Per le e-mail, le impostazioni predefinite si applicheranno alle e-mail inviate all'interno di HubSpot, tramite la funzione B
- Per aggiornare se o come l'attività viene registrata automaticamente su un record associato, fare clic sul menu a discesa Associated [object], quindi selezionare l' impostazione. Selezionare una delle seguenti opzioni:
- Nessuna: quando l'attività viene registrata sull'oggetto, non sarà automaticamente associata a nessun record associato dell'oggetto selezionato. Per le chiamate e le e-mail, i contatti che sono stati chiamati o a cui è stata inviata un'e-mail saranno comunque associati automaticamente.
- Registra a tutti: quando l'attività viene registrata sull'oggetto, verrà associata automaticamente a tutti i record associati dell'oggetto selezionato, fino a 500 associazioni più recenti.
- Registra a 1 associato più recente: quando l'attività viene registrata sull'oggetto, verrà associata automaticamente solo al record associato più recente dell'oggetto selezionato.
- Registra a 5 associati più di recente: quando l'attività viene registrata sull'oggetto, verrà automaticamente associata ai cinque record associati più di recente.
- Log to Primary Company (solo per le aziende): quando l'attività viene registrata sull'oggetto, verrà associata automaticamente solo al record dell'azienda principale associata.
- Per tornare alle impostazioni predefinite per l'oggetto e l'attività, fare clic su Ripristina tutte le modifiche.
- Fare clic su Salva per confermare le modifiche.
Nell'esempio precedente, quando una riunione viene registrata su un record dell'azienda, verrà registrata anche sul contatto associato più recente e su tutte le offerte aperte associate, ma non verrà registrata su nessuna azienda o ticket associati.
Scoprite come associare manualmente le attività ai record.