Per assegnare i record agli utenti di HubSpot, è possibile utilizzare la proprietà [Object]owner per i contatti, le aziende, le offerte, i biglietti e i record di oggetti personalizzati. Ogni record può avere un proprietario selezionato utilizzando la proprietà predefinita, ma è possibile creare proprietà personalizzate del tipo di campo utente per selezionare altri utenti correlati al record.
Un utente deve avere accesso a un oggetto per essere assegnato come proprietario di un record (ad esempio, l'accesso a Contatti, per essere il proprietario di un record di contatto).
Assegnazione automatica del proprietario
Ci sono alcuni scenari in cui i proprietari vengono impostati automaticamente:
- Se un utente crea manualmente un record, sarà automaticamente impostato come proprietario del record, a meno che non selezioni un proprietario diverso durante la creazione.
- Se nel vostro account HubSpot avete attivato l'impostazione Assegna il proprietario dell'azienda al contatto per impostazione predefinita , i contatti e la loro azienda principale saranno automaticamente assegnati allo stesso proprietario. Per saperne di più su come funziona questa impostazione.
- Se un utente invia un'e-mail individuale a un contatto non di proprietà, tale utente verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto.
- Se un contatto non posseduto prenota una riunione nella pagina di pianificazione di un utente, quest'ultimo verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto. Se un contatto ha già un proprietario e prenota una riunione con un altro utente, il proprietario esistente non verrà sostituito.
- Se è stata attivata l'integrazione con Salesforce, le assegnazioni dei proprietari dei contatti, delle aziende e delle trattative saranno quelle specificate in Salesforce.
Assegnare i proprietari dei record in una pagina di indice dell'oggetto
È possibile assegnare i proprietari ai record in blocco in ogni pagina di indice dell'oggetto.
- Spostarsi sui record:
- Contatti:
- Aziende:
- Offerte:
- Biglietti:
- Oggetti personalizzati:
- Selezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera assegnare.
- Nella parte superiore della tabella o della lavagna, fare clic su Assegna.
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa del proprietario [Oggetto] e selezionare un proprietario.
Assegnare un proprietario a un record
- Navigate nei vostri record:
- Contatti:
- Aziende:
- Offerte:
- Biglietti:
- Oggetti personalizzati:
- Fare clic sul nome di un record.
- Nel pannello di sinistra, fare clic su Visualizza tutte le proprietà.
- Cercare il proprietario di [Object].
- Passare il mouse sulla proprietà, fare clic sul menu a discesa e selezionare un proprietario.
- In fondo alla schermata, fare clic su Salva.
Assegnare i proprietari tramite importazione
È anche possibile assegnare i proprietari a record nuovi o esistenti in blocco tramite l'importazione. Per assegnare un proprietario a un oggetto durante l'importazione:
- Nel file di importazione, includere una colonna [Oggetto] proprietario e aggiungere il nome o l'indirizzo e-mail dell'utente a ogni riga di tale colonna.
- Importare il file e, nella pagina di mappatura, mappare la colonna alla proprietà [Oggetto] proprietario.
Nota bene: gli utenti a cui viene assegnato un record tramite l'importazione non riceveranno una notifica di assegnazione di un nuovo oggetto.
Assegnare i proprietari tramite flussi di lavoro( solo perProfessional ed Enterprise )
Assegnare un proprietario a tutti i record registrati
È possibile assegnare automaticamente la proprietà ai record registrati utilizzando l' azione Imposta valore proprietà [oggetto] nel flusso di lavoro. Selezionare per impostare la proprietà [Oggetto] proprietario, quindi selezionare l'utente a cui assegnare gli oggetti iscritti. Ad esempio, è possibile assegnare il venditore del Nord America ai record creati tramite l'invio di moduli dagli Stati Uniti.
Per assegnare automaticamente la proprietà agli altri proprietari, è possibile clonare il flusso di lavoro, modificare i trigger di iscrizione in base alle regole di assegnazione per ciascun proprietario e aggiornare il proprietario selezionato nell'azione Imposta valore proprietà [oggetto]. È anche possibile utilizzare la logica di ramificazione per assegnare diversi proprietari agli oggetti in base a diversi criteri.
Rotazione dei record tra più proprietari( soloSales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise )
Gli utenti pagati negli account Sales o Service Hub Professional ed Enterprise possono anche ruotare l'assegnazione tra più utenti utilizzando i flussi di lavoro. Il flusso di lavoro distribuisce uniformemente l'assegnazione ai proprietari specificati tramite l'azione Ruota record al proprietario. Con questa azione è possibile assegnare i record senza proprietario o sovrascrivere i valori esistenti per assegnare un nuovo proprietario.
La distribuzione della proprietà per ogni azione di rotazione si basa sul conteggio delle assegnazioni per quella particolare azione, non sul numero di oggetti che ogni utente possiede complessivamente nell'account. Se nel flusso di lavoro sono presenti più azioni di rotazione, ogni azione avrà un conteggio separato. Ad esempio, se un'azione di rotazione [proprietario] è impostata per tre proprietari:
- Quando il flusso di lavoro è attivato, tutti e tre i proprietari di questa azione avranno un conteggio delle assegnazioni pari a zero.
- Poiché tutti e tre gli utenti hanno un conteggio di assegnazioni uguale, il primo contatto che raggiunge questa azione sarà assegnato casualmente a uno di loro.
- Dopo l'assegnazione del primo contatto, ci sarà un proprietario con un lead e due proprietari con zero lead. Il prossimo contatto che passerà attraverso il flusso di lavoro sarà assegnato a uno dei due utenti rimanenti che non hanno ancora alcun lead.
- Una volta che a tutti e tre i proprietari è stato assegnato un lead, tutti saranno idonei a ricevere il lead successivo.
Per saperne di più sull'azione del flusso di lavoroRuota il record al proprietario.