Creare report con il costruttore di report personalizzati

Con il costruttore di report personalizzati di HubSpot è possibile analizzare più fonti di dati in tutto HubSpot. La differenza tra il costruttore di report personalizzati e altri tipi di report di HubSpot è che è possibile visualizzare dati provenienti da attività di marketing e di vendita, oltre che da oggetti. Ad esempio, è possibile creare un report per misurare il coinvolgimento degli account target nel sito web.

Per creare report con il costruttore di report personalizzati, l'utente deve avere i permessi dicreazione/proprietà e di modifica dei report.

Creare un rapporto

La creazione di un report nel Generatore di report personalizzati può essere suddivisa nelle seguenti fasi:

1. Selezionare le fonti di dati del report: selezionare i tipi di dati HubSpot da includere nel report.
2. Aggiungere campi al report: selezionare i dati specifici di proprietà, eventi e attività su cui eseguire il report.
3. Personalizzare i filtri del report: impostare limiti e confini per i campi aggiunti.
4. Configurare la visualizzazione del report: scegliere la modalità di visualizzazione dei dati.
5. Salvate o esportate il report: rendetelo disponibile per la visualizzazione da parte vostra e di altri utenti, oppure esportatelo per poter utilizzare i dati offline.

Se non si è sicuri di quale sia il tipo di grafico migliore da usare per il proprio report, si può usare la funzione smart chart per iniziare. Abilitando lo smart chart prima di aggiungere i campi, HubSpot suggerirà automaticamente il tipo di grafico in base ai campi aggiunti. Una volta selezionato il tipo di grafico raccomandato, HubSpot organizzerà automaticamente i campi nei canali consigliati. Per saperne di più sull'uso del grafico intelligente.

Per iniziare a costruire il report:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic su Crea rapporto.
• Nella sezione Crea rapporti da zero , fare clic su Generatore di rapporti personalizzati.
• Fare clic su Scegliere le mie fonti di dati o Iniziare con un set di dati. Per saperne di più sui set di dati.

Selezionare le fonti di dati

Le fonti di dati sono gli oggetti, le risorse e gli eventi su cui si desidera creare un report. L'origine dati principale sarà il fulcro del report e tutte le altre origini dati saranno correlate all'origine principale. Ad esempio, un report con un'origine primaria di Contatti e un'origine secondaria di Contratti raccoglierà solo i contratti associati ai contatti. Per includere nel report tutte le transazioni, comprese quelle non associate, è necessario selezionare le transazioni come origine dati primaria. Per saperne di più sulla selezione delle origini dati.

È possibile selezionare le fonti di dati manualmente, utilizzare un report di esempio o, se si dispone di unabbonamento a Operations Hub Enterprise , basare il report su un set di dati. Un report personalizzato può includere fino a cinque fonti di dati.

• Per selezionare manualmente le fonti di dati:
  • Selezionare la fonte primaria facendo clic sul menu a discesa Fonte dati primaria e selezionando una fonte primaria.
    
  • Selezionare le fonti secondarie scegliendo tra le sezioni CRM, Marketing, Vendite, Assistenza e Oggetti personalizzati( soloEnterprise ).

Nota bene: quando si selezionano le fonti di dati, alcune fonti di dati possono diventare non disponibili o essere selezionate automaticamente a causa del modo in cui HubSpot è in grado di collegare più fonti di dati.

• Per selezionare un report di esempio:
  • Fare clic sulla scheda Rapporti di esempio.

• • Sfogliare o utilizzare la barra di ricerca per visualizzare i rapporti campione disponibili. I report di esempio sono ordinati per rilevanza in base alle fonti primarie e secondarie selezionate.
  • Per creare il report, selezionare il report di esempio e fare clic su Avanti in alto a destra.
  • Nella creazione del report, si può fare clic su Salva per salvare il report così com'è o per personalizzarlo ulteriormente.
  • In qualsiasi momento, è possibile visualizzare altri report di esempio facendo clic su Report di esempio in alto a destra del costruttore di report. Quindi, nella barra laterale destra, selezionare il report di esempio che si desidera visualizzare e fare clic su Applica.

Aggiungere campi

Selezionare proprietà, misure di attività ed eventi specifici per aggiungere dati al report. I campi disponibili dipendono dalle fonti di dati selezionate per il report. La quantità di campi che è possibile aggiungere a un report dipende dal tipo di report:

• Grafici verticali a barre, a linee e ad area: è possibile aggiungere un massimo di dodici campi sull'asse Y e uno sull'asse X, oppure uno ciascuno sull'asse X e Y e uno Break down by.
• Barra orizzontale: è possibile aggiungere un massimo di dodici campi sull'asse X e uno sull'asse Y, oppure uno ciascuno sull'asse X e Y e un'interruzione per.
• Grafici combinati: è possibile aggiungere un massimo di quattro campi.
• Ciambella, torta, KPI: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi di valore, oppure un campo di valore e uno di interruzione per.
• Indicatore: è possibile aggiungere un massimo di un campo valore.
• Tabella pivot: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi, con un massimo di quattro righe e quattro colonne.
• Tabella: è possibile aggiungere un massimo di trenta campi.

Nota bene: i campi evento possono essere visualizzati nella sezione Eventi in alcune fonti di dati. Attualmente, è possibile scegliere un solo campo evento per il report personalizzato e i dati del campo saranno limitati automaticamente a un certo intervallo di tempo.

Per aggiungere campi al report:

• Nel pannello di sinistra, utilizzare la barra di ricerca, fare clic sul menu a discesa Sfoglia o sull'icona Filtra campi e selezionare la fonte di dati con il campo che si desidera aggiungere. Passare il mouse sulla proprietà e fare clic su verticalMenuA Actions > View property info per visualizzare i dettagli della proprietà, la descrizione e la cronologia delle modifiche della proprietà.
• I campi formula possono essere utilizzati nel costruttore di report personalizzati(soloOperations Hub Enterprise ). Per saperne di più sulla creazione di campi con formule.
• Fare clic e trascinare i campi dalla barra laterale sinistra negli slot del canale nella scheda Configura, oppure fare clic su verticalMenu Azioni > Aggiungi a [X].
• Se il grafico intelligente è abilitato, tutti i campi verranno aggiunti per impostazione predefinita sotto l' intestazione Colonne. Per tutti gli altri tipi di grafico, i canali disponibili variano a seconda del tipo di grafico:
  • Asse X: la linea orizzontale del report.
  • Asse Y: la linea verticale del report.
  • Suddividi per: le sezioni o le categorie del report.

Attenzione: l 'aggiunta di un campo con una grande quantità di dati al canale Suddivisione per può causare l'impossibilità di caricare il report. Ulteriori informazioni su come evitare gli errori di richiesta di troppi punti dati. I report che contengono più di 99 valori nella proprietà Suddivisione per canale non potranno essere visualizzati sui dashboard e dovranno essere visualizzati nello strumento report.

• • Valori: la quantità, l'importo o il valore del report (cioè, ciò che viene conteggiato).
  • Raggruppa per: le sezioni o le categorie del report.
  • Colonne: le colonne del rapporto.
  • Visualizza i dettagli dei punti per: per i grafici a dispersione, questo canale scompone i dati creando punti sul grafico in base al campo specificato. Mentre Disaggregazione per crea punti organizzati per colore, questo canale organizza tutti i dati senza colori o mappature aggiuntive. Usare questo canale al posto di Suddividi per quando si fa un report su insiemi di dati più grandi. Accetta campi di dimensione.
  • Dimensione del punto di visualizzazione per: per i grafici a dispersione, utilizzare questo canale per aggiungere un terzo valore numerico al grafico e scalare automaticamente i dati con le bolle nella visualizzazione. Accetta campi di misura.

I campi possono essere impostati come uno di due tipi, che riflettono l'esecuzione di un'aggregazione sui dati del campo:

• Dimensioni: campi senza aggregazione, visualizzati in grigio. Le dimensioni possono essere di qualsiasi tipo di dati, compresi date, numeri, booleani e stringhe. Questo tipo di campo può essere aggiunto solo all'asse X e alla scomposizione per slot.
  
  
• Misure: campi con un metodo di aggregazione impostato, visualizzati in verde. Le misure sono tipicamente valori numerici o quantitativi, come il numero di transazioni associate. Questo tipo di campo può essere aggiunto solo all'asse Y. È possibile aggiungere fino a dodici misure a un report.

Nota bene: il metodo di aggregazione per le misure predefinite, come il conteggio delle transazioni, è impostato su Conteggio distinto e non può essere modificato.

• Per modificare un campo, fare clic sull'icona della freccia rivolta verso il basso down accanto al campo. Nella finestra di dialogo, modificare i dettagli del campo, a seconda del tipo di campo:
  • Nome: modifica il nome del campo per questo report.
  • Aggregazione: metodo di aggregazione del campo.
  • Ordinamento: per i campi senza tipo di aggregazione, selezionare il valore e l'ordine con cui ordinare i dati del campo.
    • Etichetta: ordina i dati del campo in base alle etichette in ordine crescente o decrescente.
    • Valore: ordina i dati del campo in base ai suoi valori, in ordine crescente o decrescente.
    • Ordine di visualizzazione: ordina i dati del campo in base all'ordine di visualizzazione dei valori in HubSpot.
    • Conteggio dei record: se il report include una misura predefinita, come il conteggio dei contatti o il conteggio delle aziende, ordinare il campo in base a tale dimensione predefinita.

  • Limite: per i campi che non hanno un tipo di aggregazione, impostare un limite al numero di valori aggiunti al report da questo campo, ad esempio Top 10 o Bottom 20.

  • Formato: consente di modificare l'uso dei decimali, dei valori negativi e dei separatori delle migliaia per il campo numerico selezionato. Con questa misura, i campi rilevanti possono essere visualizzati come valute o percentuali.

• Per impostazione predefinita, i dati del report vengono aggiornati quando si effettuano le regolazioni. Per evitare l'aggiornamento del report, selezionare la casella di controllo Aggiorna quando si apportano modifiche sopra il report. È possibile aggiornare manualmente il report facendo clic sull'icona di aggiornamento refresh.

Personalizzare i filtri dei rapporti

Personalizzate i filtri dei rapporti per avere informazioni più specifiche sui dati visualizzati.

Per personalizzare i filtri dei rapporti:

• Fare clic sulla scheda Filtro, oppure fare clic su verticalMenu Azioni > Aggiungi ai filtri.

• Per impostazione predefinita, i rapporti sugli eventi sono limitati dalla quantità di dati sugli eventi presenti nell'account. Un volume maggiore di dati sugli eventi ridurrà l'intervallo di tempo disponibile per la segnalazione di quell'evento. Per saperne di più sul limite degli eventi.
  
  
• Per impostare le altre regole di filtro, fare clic sul menu a discesa Regole di filtro e selezionare un'opzione:
  
  • TUTTI i filtri: i dati devono rispettare tutte le condizioni.
  • QUALSIASI filtro: i dati devono soddisfare una o più condizioni.
  • Regole di filtro personalizzate: i dati devono essere conformi al raggruppamento di regole personalizzate, separate dagli operatori AND e OR . Per saperne di più sul raggruppamento dei campi.
    
    

• Aggiungere condizioni ai campi filtro:
  • Sotto Filtri inattivi, fare clic su un campo.

• • Selezionare una condizione per il campo e selezionare il valore per la condizione.

• • Fare clic su Applica.
    
    

• Per raggruppare i filtri con la logica AND, OR e NOT:
  • Fare clic sul filtro che si desidera raggruppare con un altro.
  • Fare clic sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro e selezionare il numero del filtro con cui si desidera raggruppare questo filtro.
  • Fare clic su Applica.
  • Per aggiornare l'operatore all'interno del gruppo, fare clic sul testo e nel gruppo e selezionare oppure. La logica not non è disponibile in questo filtro di gruppo. Per saperne di più sulla differenza tra logica AND e OR.

• • È anche possibile inserire del testo nel campo Regole del filtro. Ad esempio, inserendo 1 e (NOT 2) si includeranno i dati che aderiscono al filtro 1 ma non al filtro 2. Quando si utilizza il filtro NOT, questo deve essere scritto in maiuscolo.
    

Configurare la visualizzazione del report

• Nella scheda Configura, scegliete come visualizzare i dati selezionando il tipo di grafico. Per saperne di più sui tipi di grafico di HubSpot.

• Se non siete sicuri di quale sia il tipo di grafico migliore da utilizzare per il vostro report, selezionate la funzione smart chart per iniziare. Con lo smart chart abilitato, HubSpot suggerisce i tipi di grafico più adatti ai campi selezionati.
  • Per abilitare il grafico intelligente, selezionare il tipo di grafico intelligente.
    
    

• • Dopo aver aggiunto i campi al report, HubSpot evidenzierà in blu gli stili di grafico consigliati.
  • Per organizzare automaticamente i campi, selezionare un tipo di grafico consigliato. HubSpot imposterà i campi nei canali consigliati e suddividerà i dati in base a uno dei campi aggiunti, a seconda del tipo di grafico. Con il grafico intelligente abilitato, i campi aggiunti rimarranno sotto l'intestazione Colonne, anziché su singoli assi come in un report personalizzato standard.
  • Per configurare ulteriormente il report, fare clic sulla funzione smart chart per disattivarla. I campi nella scheda Configura saranno categorizzati in base agli assi, alle colonne o alla suddivisione consigliati, a seconda del tipo di grafico.

• Per aggiungere un secondo asse Y al grafico, fare clic su + Aggiungi un altro asse Y. Il grafico verrà convertito in un grafico combinato e sarà possibile configurare ciascun asse Y separatamente nelle impostazioni del grafico. Per saperne di più sull'uso di più assi Y.

• Per configurare ulteriormente le impostazioni del grafico, fare clic su Impostazioni grafico. Le impostazioni disponibili dipendono dal tipo di grafico selezionato.
  • Scala asse: la scala di visualizzazione dei dati, lineare o logaritmica.
    • Lineare: rappresenta i dati del grafico in una scala reale. Il grafico mostrerà i valori anomali in modo evidente.
      
      

• • • Logaritmico: riduce i dati del grafico per ridurre lo spazio tra i punti di dati. Può essere utile quando si devono confrontare dati che contengono drastici outlier.
      
      

• • Etichetta asse Y: consente di modificare il nome dell'etichetta dell'asse y. Se non vengono apportate modifiche, l'etichetta dell'asse y sarà predefinita con il nome della proprietà della misura elencata per prima.
  • Tavolozza dei colori: selezionare la combinazione di colori del grafico da una serie di temi di colore di HubSpot o dai colori del proprio marchio. Per gli utenti daltonici o con problemi di vista, l'opzione Riempimento con motivo crea un motivo unico per ogni colore che facilita la lettura dei report.
  • Colori: per personalizzare ulteriormente la combinazione di colori, fare clic sul selettore di colori accanto a un valore di ripartizione e selezionare un colore.
  • Cumulativo: per i report dei grafici a linee e ad area con valori di data o ora sull'asse X, è possibile rappresentare i valori in modo cumulativo sull'asse X.
    
    

• • Posizione della legenda: per impostazione predefinita, la legenda del grafico viene visualizzata nella parte superiore del grafico per indicare i dati per valore e colore. Per modificare la posizione della legenda, fare clic sul menu a discesa e selezionare una posizione.
  • Max: il valore massimo che l'asse del grafico può visualizzare. Questa impostazione controlla l'ingrandimento della visualizzazione. Ad esempio, un valore di 100 su un grafico a barre verticali imposterà la visualizzazione dell'asse Y fino a un valore di 100.
    
    
    • Questa impostazione non filtra i dati dal report e serve solo per la visualizzazione.
    • Se si utilizza una scala logaritmica dell'asse, il costruttore di report arrotonda il valore all'incremento più vicino in base alla scala logaritmica.
      
      

• • Min: il valore minimo che l'asse del grafico visualizzerà. Questa impostazione controlla l'ingrandimento della visualizzazione. Ad esempio, un valore di 50 su un grafico a barre verticali imposterà l'asse Y a partire da un valore di 50. Questa impostazione non filtra i dati dal report e serve solo per la visualizzazione.
  • Traguardo mensile: inserire un numero per aggiungere una linea di traguardo al grafico. L'obiettivo mensile può essere utilizzato solo nelle visualizzazioni XY (ad esempio, grafici a barre, ad aree o a linee verticali) quando sull'asse delle ascisse viene utilizzata una proprietà basata sulla data.
  • Mostra legenda bolle: per i grafici a dispersione, quando il report contiene una dimensione del punto di vista per campo, è possibile aggiungere la dimensione della bolla alla legenda selezionando la casella di controllo.
  • Mostra etichette dati: per impostazione predefinita, i grafici includono etichette di dati per mostrare valori specifici. Per nascondere queste etichette, deselezionare la casella di controllo.
  • Formato etichetta dati: per i grafici a dispersione, quando si seleziona Mostra etichette dati, è possibile selezionare le etichette dei dati che appariranno nel grafico. Ad esempio, selezionare (X,Y) per mostrare le etichette dei dati per i valori degli assi X e Y.
  • Opacità: per i grafici a dispersione, impostare l'opacità dei punti nel grafico. Un'opacità più bassa può essere utile quando i dati si sovrappongono visivamente.

• • Mostra indicatori: per impostazione predefinita, i grafici a linee e ad aree includono indicatori nei punti dei dati lungo gli assi. Per rimuovere gli indicatori, deselezionare la casella di controllo.
  • Mostra oggi: per impostazione predefinita, i grafici a linee e ad area includono solo i dati dei giorni precedenti. Per includere i dati del giorno in corso, selezionare la casella di controllo.
  • Mostra totali: per impostazione predefinita, i grafici a ciambella e a torta visualizzano i dati totali inclusi nel report. Per nascondere il totale, deselezionare la casella di controllo.
  • Impilati: impila la suddivisione per valori, migliorando la leggibilità di un report.
  • Asse Y 1 e 2: per i grafici combinati, è possibile selezionare se visualizzare ciascun asse Y come grafico a barre, a linee o ad area. Le impostazioni per ciascun tipo di visualizzazione dell'asse Y sono le stesse disponibili per il tipo di grafico generale. Per aggiungere dati a un altro asse Y, fare clic e trascinare una misura nella sezione dell'asse Y della scheda Configura .

• • Modalità asse Y: per impostazione predefinita, i grafici combinati sono impostati sulla modalità doppio asse.
  • Bande: utilizzare bande colorate per indicare visivamente un insieme di valori nella visualizzazione dell'indicatore. Ad esempio, si può avere il giallo per le buone prestazioni, l'arancione per le prestazioni medie e il rosso per le prestazioni scarse.
    • Per impostare una banda, configurare i seguenti valori:
      • Da: inserire il valore iniziale della banda.
      • A: inserire il valore finale della banda.
      • Colore: impostare un colore per la banda.
    • Per aggiungere un'altra banda, fare clic su Aggiungi banda.
    • Per rimuovere una banda, fare clic su X accanto alla banda.

Salvare il rapporto

Una volta impostato il report, salvatelo nell'elenco dei report, nella dashboard o esportate i dati da HubSpot.

Per salvare il report nell'elenco dei report o in una dashboard:

• In alto a destra, fare clic su Salva. Per salvare il report come copia, fare clic su Salva con nome.
• Nel pannello di destra, inserire il nome del rapporto nel campo Nome rapporto.
• Selezionare la posizione in cui si desidera salvare il report:
  
  • Non aggiungere al dashboard: il report verrà aggiunto all'elenco dei report.
  • Aggiungi al dashboard esistente: il report verrà aggiunto a un dashboard esistente. Per selezionare la dashboard a cui aggiungere il report, fare clic sul menu a discesa.
  • Aggiungi a un nuovo dashboard: il report verrà aggiunto a un dashboard creato dall'utente. Immettere il nome della dashboard e selezionarne la visibilità.
• In basso a destra, fare clic su Salva.

È anche possibile esportare un report per mettere i dati offline. Quando si configura un report per l'esportazione, tutti i campi della sezione Campi saranno inclusi come colonne nell'esportazione. Tutti i campi del report verranno esportati con il nome più aggiornato.

Per esportare un report:

• In alto a destra, fare clic su Esporta.
• Nella finestra di dialogo, inserire il nome dell'esportazione e selezionare il formato di file con cui si desidera salvare il report. Fare clic su Esporta. L'elaborazione del file inizierà e si riceverà una notifica quando il report sarà disponibile per il download.

Aggiornare un rapporto

I report creati con il costruttore di report personalizzati vengono aggiornati automaticamente con i nuovi dati disponibili ogni due ore. Tuttavia, è possibile aggiornare manualmente un report o un dashboard ogni 15 minuti per recuperare i nuovi dati.

Per aggiornare manualmente i report di un dashboard:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Dashboard.
• Usare il menu a discesa delcruscotto in alto a sinistra per selezionare il cruscotto con il rapporto che si desidera aggiornare.
• Per aggiornare tutti i rapporti di un cruscotto, fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra e selezionare Aggiorna tutti i rapporti.
  
  
• Per aggiornare un singolo report, passare il mouse sul report, quindi fare clic sull'icona del menu verticalMenu e selezionare Aggiorna.
  
  

Per aggiornare manualmente un report dalla libreria dei report:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Fare clic sul nome del rapporto che si desidera aggiornare.
• In fondo al rapporto, fare clic su Aggiorna.
  
  

Gestione dei rapporti personalizzati

Dopo aver creato il report personalizzato, è possibile visualizzare una panoramica del report.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Fare clic sul nome del rapporto.
• Nella sezione Dati sintetici , visualizzare un riepilogo dei KPI di alto livello del report.
• Passare alla scheda Set di dati non riepilogati per visualizzare i dati non aggregati del report.

Reporting e limiti dei dati

Tenere presente i seguenti limiti quando si utilizza il costruttore di report personalizzati:

• Per migliorare le prestazioni, i report non tabellari sono limitati a 1.000 righe uniche di dati. Per ridurre il numero di righe in un report, si consiglia di aggiungere filtri per rendere i dati più specifici o di utilizzare dimensioni con un numero inferiore di valori unici (ad esempio, proprietà multiple di tipo select). I report tabellari sono impaginati e possono contenere più di 1.000 righe.
• La visualizzazione dei nuovi dati nei report richiede 10-15 minuti. Ad esempio, se si crea un nuovo contatto che soddisfa i criteri di un report, il contatto non apparirà nel report prima di 10-15 minuti.
• I report costruiti con il costruttore di report personalizzati si aggiornano automaticamente con i nuovi dati disponibili ogni due ore. Per inserire nuovi dati prima del successivo aggiornamento automatico, imparare ad aggiornare manualmente un report.
• Alcuni campi, come il team HubSpot e il campo Proprietario, verranno esportati con ID interni anziché con le etichette HubSpot.
• Per i rapporti sugli eventi, l'intervallo di tempo massimo è di 5 anni o 10 milioni di eventi ( solo Professional ) e 100 milioni di eventi( soloEnterprise ). Se ci sono più di 10 milioni di eventi (solo Professional ) o 100 milioni di eventi( soloEnterprise ) per il tipo di evento selezionato, l'intervallo di tempo disponibile sarà ridotto. L'intervallo di tempo minimo per la segnalazione degli eventi è di un mese per Professional e di due mesi per Enterprise. Questo per garantire che il report venga caricato in modo efficiente e tempestivo.