Risolvere il problema dei record duplicati di Salesforce durante la sincronizzazione con HubSpot

Lead e contatti duplicati in Salesforce

Lead e contatti duplicati in Salesforce con indirizzi e-mail diversi

HubSpot identifica i lead e i contatti duplicati in Salesforce in base ai loro indirizzi e-mail. Se in Salesforce sono presenti due record relativi alla stessa persona che condividono alcuni campi corrispondenti ma hanno indirizzi e-mail diversi, HubSpot non considera questi record come duplicati.

Lead/contatti duplicati in Salesforce con lo stesso indirizzo e-mail

In Salesforce è possibile avere due record di lead o contatti con lo stesso indirizzo e-mail. Tuttavia, ciò non è possibile in HubSpot, poiché non consente a più record di condividere lo stesso indirizzo e-mail. Quando un contatto viene creato per la prima volta in HubSpot, HubSpot effettua una ricerca in Salesforce per individuare i record di lead/contatti con quell’indirizzo e-mail. Salesforce restituisce tutti i record corrispondenti (senza un ordine particolare) e HubSpot esegue la sincronizzazione con il primo record restituito. In seguito, HubSpot sincronizzerà i dati con il record aggiornato più di recente in Salesforce.

È consigliabile evitare di avere più lead o contatti in Salesforce con lo stesso indirizzo e-mail, poiché ciò potrebbe causare la sovrascrittura ripetuta dei tuoi contatti in HubSpot.

Per gestire i contatti duplicati in Salesforce e la loro sincronizzazione con HubSpot, si consiglia di:

• Eliminare i duplicati in Salesforce.
  • Se elimini i duplicati in Salesforce unendo i lead o i contatti, scegli come record principale quello che è attualmente in sincronia con HubSpot. Per identificare quale record di Salesforce è in sincronia con HubSpot:
    • Accedi al record del contatto in HubSpot.
    • Nel pannello di sinistra, nella scheda Informazioni su questo contatto, fare clic su Azioni > Visualizza tutte le proprietà.
    • Cerca la proprietà " ID lead di Salesforce " o "ID contatto di Salesforce ". Quindi annota il valore. In Salesforce, individua il record del lead o del contatto con quell’ID record.
  • Se hai configurato l’eliminazione dei contatti HubSpot quando viene eliminato il lead o il contatto Salesforce corrispondente, il contatto HubSpot che corrisponde a un record di lead o contatto Salesforce secondario (non primario) verrà eliminato quando il record secondario verrà unito al record primario.
  • Se scegli un record primario che al momento non è sincronizzato con HubSpot, nella scheda “Sincronizzazione con Salesforce ” del record del contatto HubSpot corrispondente apparirà un messaggio che indica che il contatto non è più sincronizzato con Salesforce. Per associare il contatto HubSpot al nuovo record primario in Salesforce, clicca su “Risincronizza”.
• Impedisci la sincronizzazione di tutti i potenziali duplicati di Salesforce: valuta l’utilizzo della sincronizzazione selettiva di Salesforce per limitare quali contatti vengono sincronizzati da Salesforce a HubSpot, assicurandoti che i contatti duplicati non vengano sincronizzati su HubSpot.

Contatti HubSpot duplicati con indirizzi e-mail diversi

Se disponi di più contatti HubSpot con indirizzi e-mail diversi che corrispondono a un unico record di lead o contatto di Salesforce, unisci i contatti duplicati in HubSpot e scegli come contatto principale quello che attualmente è sincronizzato con il record di lead o contatto di Salesforce.

Opportunità duplicate in Salesforce

HubSpot non esegue la deduplicazione delle trattative con le opportunità di Salesforce. Quando viene creata una nuova trattativa in HubSpot, verrà creata una nuova opportunità in Salesforce. Oppure, quando viene creata una nuova opportunità in Salesforce, verrà creata una nuova trattativa in HubSpot.

Duplicazione di account, casi, attività e oggetti personalizzati di Salesforce

Per le aziende/account, i ticket/casi, le attività e gli oggetti personalizzati, è possibile configurare la deduplicazione in base a un campo mappato a propria scelta. Ciò consente un maggiore controllo sul comportamento della sincronizzazione e aiuta a prevenire duplicati indesiderati per questi oggetti.

Prima di configurare la deduplicazione tramite la mappatura dei campi, si prega di tenere presente quanto segue:

• Il campo che si desidera utilizzare per la deduplicazione deve essere prima mappato nelle mappature delle proprietà dell’oggetto in questione.
• La deduplicazione basata sulla mappatura dei campi non viene applicata retroattivamente. Se si modifica la mappatura dei campi per la deduplicazione, la nuova mappatura avrà effetto solo sui record sincronizzati dopo la modifica.
• Affinché la deduplicazione abbia luogo, i valori dei campi devono corrispondere esattamente sia in HubSpot che in Salesforce.

• Il campo deve essere un campo di testo a riga singola sia in HubSpot che in Salesforce.

Per configurare la deduplicazione tramite mappatura dei campi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.

2. Fare clic su Salesforce.
3. Accedere alla scheda Sincronizzazione dati.
4. Nel menu laterale a sinistra, fare clic sulla scheda relativa all'oggetto per il quale si desidera configurare la deduplicazione (ad esempio, aziende, ticket, attività o un oggetto personalizzato).
5. Quindi clicca su Regole di sincronizzazione.
6. Nelle regole di sincronizzazione dell’oggetto, clicca sul menu a tendina " Deduplicazione tramite mappatura dei campi " e seleziona la mappatura dei campi che desideri che HubSpot utilizzi per deduplicare i record durante la sincronizzazione con Salesforce.

7. Quindi clicca su Salva.