Dubbele Salesforce-records oplossen die synchroniseren met HubSpot

Dubbele leads en contactpersonen in Salesforce

Dubbele Salesforce leads/contactpersonen met verschillende e-mailadressen

HubSpot identificeert dubbele Salesforce leads en contactpersonen aan de hand van hun e-mailadressen. Als je twee records in Salesforce hebt voor dezelfde persoon die enkele overeenkomende velden delen, maar verschillende e-mailadressen hebben, beschouwt HubSpot deze records niet als duplicaten.

Dubbele Salesforce leads/contactpersonen met hetzelfde e-mailadres

In Salesforce kun je twee lead- of contactrecords hebben met hetzelfde e-mailadres. Dit is echter niet mogelijk in HubSpot, omdat het niet toestaat dat meerdere records hetzelfde e-mailadres delen. Wanneer een contactpersoon voor het eerst wordt gemaakt in HubSpot, zoekt HubSpot in Salesforce naar lead-/contactrecords met dat e-mailadres. Salesforce retourneert alle records die overeenkomen (in willekeurige volgorde) en HubSpot synchroniseert met de eerste geretourneerde record. In de toekomst zal HubSpot synchroniseren met het record dat het meest recent is bijgewerkt in Salesforce.

Je kunt het beste voorkomen dat je meerdere Salesforce leads of contactpersonen hebt met hetzelfde e-mailadres, omdat je HubSpot contactpersonen hierdoor herhaaldelijk kunnen worden overschreven.

Om dubbele contactpersonen in Salesforce en hun synchronisatie met HubSpot te beheren, wordt aanbevolen om:

• Duplicaten te verwijderen in Salesforce.
  • Als je duplicaten opruimt in Salesforce door leads samen te voegen of contactpersonen samen te voegen, kies dan het lead- of contactrecord dat momenteel wordt gesynchroniseerd met HubSpot als het primaire record. Om te bepalen welk Salesforce-record wordt gesynchroniseerd met HubSpot:
    • Navigeer naar het contactrecord in HubSpot.
    • Klik in het linkerpaneel in de kaart Over deze contactpersoon op Acties > Alle eigenschappen weergeven.
    • Zoek naar de eigenschap Salesforce Lead ID of Salesforce Contact ID. Noteer vervolgens de waarde. Identificeer in Salesforce het lead- of contactrecord met die record-ID.
  • Als u hebt ingesteld dat HubSpot-contactpersonen worden verwijderd wanneer de bijbehorende Salesforce-lead of het bijbehorende Salesforce-contact wordt verwijderd, wordt het HubSpot-contact dat overeenkomt met een secundaire (niet-primaire) Salesforce-lead of Salesforce-contactrecord verwijderd wanneer de secundaire record wordt samengevoegd in de primaire record.
  • Als je een primair record kiest dat momenteel niet wordt gesynchroniseerd met HubSpot, wordt er een bericht weergegeven in de Salesforce Sync-kaart op het bijbehorende HubSpot-contactrecord om aan te geven dat het contact niet langer wordt gesynchroniseerd met Salesforce. Klik op Resync om de HubSpot-contactpersoon te koppelen aan de nieuwe primaire record in Salesforce.
• Voorkom dat alle potentiële Salesforce-duplicaten worden gesynchroniseerd: overweeg Salesforce Selective Sync te gebruiken om te beperken welke contactpersonen van Salesforce naar HubSpot worden gesynchroniseerd, zodat dubbele contactpersonen niet naar HubSpot worden gesynchroniseerd.

Dubbele HubSpot-contactpersonen met verschillende e-mailadressen

Als je meerdere HubSpot-contactpersonen met verschillende e-mailadressen hebt die corresponderen met één Salesforce lead- of contactrecord, voeg de dubbele contactpersonen dan samen in HubSpot en kies het HubSpot-contactpersoon dat momenteel synchroniseert met het Salesforce lead- of contactrecord als het primaire contact.

Dubbele Salesforce-kansen

HubSpot ontdubbelt geen deals met Salesforce opportunities. Wanneer er een nieuwe deal wordt gemaakt in HubSpot, wordt er een nieuwe opportunity gemaakt in Salesforce. Of wanneer er een nieuwe Salesforce-kans wordt gemaakt, wordt er een nieuwe deal gemaakt in HubSpot.

Dubbele Salesforce-accounts, cases, activiteiten en aangepaste objecten

Voor bedrijven/accounts, tickets/cases, activiteiten en aangepaste objecten kun je ontdubbeling configureren op basis van een gemapt veld naar keuze. Dit geeft u meer controle over het synchronisatiegedrag en helpt u ongewenste duplicaten voor deze objecten te voorkomen.

Houd rekening met het volgende voordat je deduplicatie instelt met behulp van veldmapping:

• Het veld dat je wilt gebruiken voor deduplicatie moet eerst worden gemapt in de eigenschapstoewijzingen voor het relevante object.
• Ontdubbeling op basis van veldtoewijzing wordt niet met terugwerkende kracht toegepast. Als je de deduplicatie veldtoewijzing wijzigt, zal de nieuwe toewijzing alleen invloed hebben op records die gesynchroniseerd worden na de wijziging.
• De veldwaarden moeten exact overeenkomen in zowel HubSpot als Salesforce om deduplicatie te kunnen uitvoeren.

Zo stelt u deduplicatie per veldtoewijzing in:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.

2. Klik op Salesforce.
3. Klik op het tabblad voor het object waarvoor u de ontdubbeling wilt configureren (bijvoorbeeld bedrijven, tickets, activiteiten of een aangepast object).
4. Klik onder de synchronisatie-instellingen van het object op het vervolgkeuzemenu Ontdubbeling per veldindeling en selecteer de veldindeling die HubSpot moet gebruiken om records te ontdubbelen tijdens de synchronisatie met Salesforce.

5. Klik vervolgens op Opslaan.