Dubbele Salesforce-records bij de synchronisatie met HubSpot oplossen

Dubbele Salesforce-leads en -contacten

Dubbele Salesforce-leads/contacten met verschillende e-mailadressen

HubSpot identificeert dubbele Salesforce-leads en -contacten aan de hand van hun e-mailadressen. Als je in Salesforce twee records hebt voor dezelfde persoon die enkele overeenkomende velden delen maar verschillende e-mailadressen hebben, beschouwt HubSpot deze records niet als duplicaten.

Dubbele Salesforce-leads/contacten met hetzelfde e-mailadres

In Salesforce kun je twee lead- of contactrecords hebben met hetzelfde e-mailadres. Dit is echter niet mogelijk in HubSpot, omdat het niet toestaat dat meerdere records hetzelfde e-mailadres delen. Wanneer een contactpersoon voor het eerst in HubSpot wordt aangemaakt, zoekt HubSpot in Salesforce naar lead- of contactrecords met dat e-mailadres. Salesforce retourneert alle records die overeenkomen (in willekeurige volgorde), en HubSpot synchroniseert met het eerste geretourneerde record. Vanaf dat moment synchroniseert HubSpot met het record dat het meest recent is bijgewerkt in Salesforce.

Het is het beste om te voorkomen dat er meerdere Salesforce-leads of -contacten met hetzelfde e-mailadres zijn, omdat dit ertoe kan leiden dat je HubSpot-contacten herhaaldelijk worden overschreven.

Om dubbele contacten in Salesforce en de synchronisatie daarvan met HubSpot te beheren, wordt het volgende aanbevolen:

• Verwijder duplicaten in Salesforce.
  • Als je duplicaten in Salesforce opschoont door leads of contacten samen te voegen, kies dan het lead- of contactrecord dat momenteel met HubSpot wordt gesynchroniseerd als het primaire record. Om te bepalen welk Salesforce-record met HubSpot wordt gesynchroniseerd:
    • Ga naar het contactrecord in HubSpot.
    • Klik in het linkerpaneel, op de kaart 'Over dit contact ', op Acties > Alle eigenschappen bekijken.
    • Zoek naar de eigenschap 'Salesforce-lead-ID' of 'Salesforce-contact-ID '. Noteer vervolgens de waarde. Zoek in Salesforce het lead- of contactrecord met die record-ID.
  • Als je hebt ingesteld dat HubSpot-contacten worden verwijderd wanneer de bijbehorende Salesforce-lead of het bijbehorende Salesforce-contact wordt verwijderd, wordt het HubSpot-contact dat overeenkomt met een secundair (niet-primair) Salesforce-lead- of contactrecord verwijderd wanneer het secundaire record wordt samengevoegd met het primaire record.
  • Als je een primair record kiest dat momenteel niet met HubSpot wordt gesynchroniseerd, verschijnt er een bericht in de Salesforce-synchronisatiekaart op het bijbehorende HubSpot-contactrecord waarin wordt aangegeven dat het contact niet langer met Salesforce wordt gesynchroniseerd. Om het HubSpot-contact te koppelen aan het nieuwe primaire record in Salesforce, klik je op Opnieuw synchroniseren.
• Voorkom dat alle mogelijke Salesforce-duplicaten worden gesynchroniseerd: overweeg het gebruik van Salesforce Selective Sync om te beperken welke contacten van Salesforce naar HubSpot worden gesynchroniseerd, zodat dubbele contacten niet naar HubSpot worden gesynchroniseerd.

Dubbele HubSpot-contacten met verschillende e-mailadressen

Als je meerdere HubSpot-contacten hebt met verschillende e-mailadressen die overeenkomen met één Salesforce-lead of -contactrecord, voeg dan de dubbele contacten in HubSpot samen en kies het HubSpot-contact dat momenteel wordt gesynchroniseerd met het Salesforce-lead- of contactrecord als het primaire contact.

Dubbele Salesforce-opportuniteiten

HubSpot verwijdert geen dubbele deals met Salesforce-opportunities. Wanneer er een nieuwe deal wordt aangemaakt in HubSpot, wordt er een nieuwe opportunity aangemaakt in Salesforce. En wanneer er een nieuwe Salesforce-opportunity wordt aangemaakt, wordt er een nieuwe deal aangemaakt in HubSpot.

Dubbele Salesforce-accounts, cases, activiteiten en aangepaste objecten

Voor bedrijven/accounts, tickets/cases, activiteiten en aangepaste objecten kun je het verwijderen van dubbele records configureren op basis van een gekoppeld veld naar keuze. Dit geeft je meer controle over het synchronisatiegedrag en helpt je ongewenste duplicaten voor deze objecten te voorkomen.

Houd rekening met het volgende voordat u het verwijderen van duplicaten via veldtoewijzing instelt:

• Het veld dat u voor deduplicatie wilt gebruiken, moet eerst worden toegewezen in de eigenschapstoewijzingen voor het betreffende object.
• Deduplicatie op basis van veldtoewijzing wordt niet met terugwerkende kracht toegepast. Als u de veldtoewijzing voor deduplicatie wijzigt, is de nieuwe toewijzing alleen van invloed op records die na de wijziging worden gesynchroniseerd.
• De veldwaarden moeten in zowel HubSpot als Salesforce exact overeenkomen om deduplicatie mogelijk te maken.

• Het veld moet zowel in HubSpot als in Salesforce een tekstveld van één regel zijn.

Deduplicatie via veldtoewijzing instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.

2. Klik op Salesforce.
3. Ga naar het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op het tabblad van het object waarvoor u de deduplicatie wilt configureren (bijv. bedrijven, tickets, activiteiten of een aangepast object).
5. Klik vervolgens op 'Synchronisatieregels'.
6. Klik onder de synchronisatieregels van het object op het vervolgkeuzemenu 'Deduplicatie op basis van veldtoewijzing' en selecteer de veldtoewijzing die HubSpot moet gebruiken om records te ontdubbelen tijdens de synchronisatie met Salesforce.

7. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.