Rozwiązanie problemu zduplikowanych rekordów w Salesforce podczas synchronizacji z HubSpot

Duplikaty potencjalnych klientów i kontaktów w Salesforce

Duplikaty potencjalnych klientów/kontaktów w Salesforce z różnymi adresami e-mail

HubSpot identyfikuje zduplikowane leady i kontakty w Salesforce na podstawie ich adresów e-mail. Jeśli w Salesforce istnieją dwa rekordy dotyczące tej samej osoby, które mają wspólne pola, ale różne adresy e-mail, HubSpot nie uznaje tych rekordów za zduplikowane.

Duplikaty potencjalnych klientów/kontaktów w Salesforce z tym samym adresem e-mail

W Salesforce mogą istnieć dwa rekordy potencjalnych klientów lub kontaktów z tym samym adresem e-mail. Nie jest to jednak możliwe w HubSpot, ponieważ platforma ta nie pozwala na to, by wiele rekordów miało ten sam adres e-mail. Kiedy kontakt jest tworzony po raz pierwszy w HubSpot, platforma przeszukuje Salesforce w poszukiwaniu rekordów potencjalnych klientów/kontaktów z tym adresem e-mail. Salesforce zwraca wszystkie pasujące rekordy (w losowej kolejności), a HubSpot synchronizuje się z pierwszym zwróconym rekordem. W dalszym ciągu HubSpot będzie synchronizować się z tym rekordem, który został ostatnio zaktualizowany w Salesforce.

Najlepiej unikać sytuacji, w której w Salesforce występuje wiele potencjalnych klientów lub kontaktów o tym samym adresie e-mail, ponieważ może to powodować wielokrotne nadpisywanie kontaktów w HubSpot.

Aby zarządzać zduplikowanymi kontaktami w Salesforce i ich synchronizacją z HubSpot, zaleca się:

• Usunąć duplikaty w Salesforce.
  • Jeśli usuwasz duplikaty w Salesforce poprzez scalanie potencjalnych klientów lub kontaktów, wybierz rekord potencjalnego klienta lub kontaktu, który jest obecnie synchronizowany z HubSpot, jako rekord główny. Aby sprawdzić, który rekord w Salesforce jest synchronizowany z HubSpot:
    • Przejdź do rekordu kontaktu w HubSpot.
    • W panelu po lewej stronie, na karcie „O tym kontakcie ”, kliknij opcję Działania > Wyświetl wszystkie właściwości.
    • Wyszukaj właściwość „ID potencjalnego klienta w Salesforce” lub „ID kontaktu w Salesforce ”. Następnie zapisz tę wartość. W Salesforce zidentyfikuj rekord potencjalnego klienta lub kontaktu o tym identyfikatorze.
  • Jeśliskonfigurowałeś HubSpot tak, aby kontakty były usuwane po usunięciu odpowiadającego im potencjalnego klienta lub kontaktu w Salesforce, kontakt w HubSpot odpowiadający drugorzędnemu (niegłównemu) rekordowi potencjalnego klienta lub kontaktu w Salesforce zostanie usunięty po scaleniu rekordu drugorzędnego z rekordem głównym.
  • Jeśli wybierzesz rekord główny, który obecnie nie jest synchronizowany z HubSpot, w karcie „Synchronizacja z Salesforce ” w odpowiednim rekordzie kontaktu w HubSpot pojawi się komunikat informujący, że kontakt nie jest już synchronizowany z Salesforce. Aby powiązać kontakt w HubSpot z nowym rekordem głównym w Salesforce, kliknij opcję „Resynchronizuj”.
• Zapobieganie synchronizacji wszystkich potencjalnych duplikatów z Salesforce: rozważ użycie funkcji „Selektywna synchronizacja Salesforce”, aby ograniczyć, które kontakty są synchronizowane z Salesforce do HubSpot, zapewniając, że zduplikowane kontakty nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot.

Duplikaty kontaktów w HubSpot z różnymi adresami e-mail

Jeśli masz wiele kontaktów w HubSpot z różnymi adresami e-mail, które odpowiadają jednemu rekordowi potencjalnego klienta lub kontaktu w Salesforce, połącz zduplikowane kontakty w HubSpot i wybierz ten kontakt w HubSpot, który jest obecnie synchronizowany z rekordem potencjalnego klienta lub kontaktu w Salesforce, jako kontakt główny.

Zduplikowane szanse sprzedaży w Salesforce

HubSpot nie usuwa duplikatów transakcji z szansami sprzedaży w Salesforce. Gdy w HubSpot zostanie utworzona nowa transakcja, spowoduje to utworzenie nowej szansy sprzedaży w Salesforce. Podobnie, gdy zostanie utworzona nowa szansa sprzedaży w Salesforce, w HubSpot zostanie utworzona nowa transakcja.

Duplikaty kont, spraw, działań i obiektów niestandardowych w Salesforce

W przypadku firm/kont, zgłoszeń/spraw, działań i obiektów niestandardowych można skonfigurować deduplikację na podstawie wybranego pola powiązanego. Zapewnia to większą kontrolę nad zachowaniem synchronizacji i pomaga zapobiegać niepożądanym duplikatom tych obiektów.

Przed skonfigurowaniem deduplikacji za pomocą mapowania pól należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Pole, które chcesz wykorzystać do deduplikacji, musi zostać najpierw zmapowane w ustawieniach mapowania właściwości dla danego obiektu.
• Deduplikacja oparta na mapowaniu pól nie jest stosowana z mocą wsteczną. Jeśli zmienisz mapowanie pól deduplikacji, nowe mapowanie będzie miało wpływ tylko na rekordy synchronizowane po wprowadzeniu zmiany.
• Aby deduplikacja mogła nastąpić, wartości pól muszą być dokładnie zgodne zarówno w HubSpot, jak i w Salesforce.

• Pole musi być polem tekstowym jednowierszowym zarówno w HubSpot, jak i w Salesforce.

Aby skonfigurować deduplikację poprzez mapowanie pól:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.

2. Kliknij opcję Salesforce.
3. Przejdź do zakładki „Synchronizacja danych ”.
4. W menu po lewej stronie kliknij kartę odpowiadającą obiektowi, dla którego chcesz skonfigurować deduplikację (np. firmy, zgłoszenia, działania lub obiekt niestandardowy).
5. Następnie kliknij opcję „Reguły synchronizacji”.
6. W sekcji reguł synchronizacji obiektu kliknij menu rozwijane „Deduplikacja według mapowania pól ” i wybierz mapowanie pól, którego HubSpot ma używać do deduplikacji rekordów podczas synchronizacji z Salesforce.

7. Następnie kliknij „Zapisz”.