ワークフローで [コミュニケーション担当者の割り当て ]アクションを使用すると、コミュニケーションの受信トレイと担当者の割り当てを自動的に変更できます。このアクションを設定することで、アカウントのユーザーがどのようにトリアージし、コミュニケーションに対応するかを合理化し、チケットがタイムリーに対応されるようにすることができます。
ワークフローでコミュニケーション担当者を割り当てる
ワークフロー内のコミュニケーションにコミュニケーション担当者または受信トレイを割り当てるには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
- 新しいワークフローをゼロから作成するには、右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[ ゼロから作成]を選択します。
- [ フィルター条件を満たした]をクリックします。
- 左側のパネルで[ コミュニケーション]を選択します。
- [ 条件を追加 ]セクションで、 フィルター登録トリガーを設定します。例えば、[ ボットに割り当て] が [False ] で、[ コミュニケーションの状態] が [次のいずれか] です。
- ［次へ］をクリックします。
- 登録完了後にコミュニケーションが再登録されるようにするには、[ 再登録]スイッチ をオンに切り替えます。ワークフローの再登録の詳細については、こちらをご覧ください。
- [保存して続行]をクリックします。
- 左側のパネルで[ CRM]をクリックしてセクションを展開します。次に、[ コミュニケーション担当者を割り当て]を選択します。
- [ターゲット受信トレイ]ドロップダウンメニューをクリックして、 接続済みの受信トレイを選択します。
- [ コミュニケーション担当者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションを割り当てるユーザーを検索します。
- 選択された受信トレイへのアクセス権を持ち、少なくとも1回は受信トレイを訪問したユーザーのみが表示されます。
- 現在のコミュニケーション担当者を削除するには、[ 担当者なし]を選択します。これにより、現在のコミュニケーション担当者が削除され、コミュニケーションが受信トレイの未割り当てビューに戻されます。
- ［保存］をクリックします。
ご注意：
- このアクションは、ユーザーの現在の空き状況や 対応量を無視して、割り当てられた受信トレイのターゲットユーザーに直接割り当てられます。
- このアクションは、ワークフローのフィルター条件を設定しない限り、アカウント内の実際のユーザーだけでなく、ボットに割り当てられたコミュニケーションも考慮します。
- 再割り当てされたクローズドコミュニケーションは、自動的にオープンされます。
- このアクションの一部として、コミュニケーション担当者だけが変更される。コミュニケーションに関連付けされたチケットがある場合、チケット担当者はコミュニケーション担当者と一致するように更新されません。
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