オブジェクトのパイプラインオートメーションを設定する

レコードがパイプラインステージまたはチケットステータスを通過したときに、タスクや通知などのアクションを自動的にトリガーできます。例えば、ユーザーがチケットからEメールを送信したときに、チケットステータスを[お客様を待機中 ]に設定できます。このドキュメントでは、パイプラインステージに特化した自動化の概要を説明します。 

完全なワークフローエディターの使用方法について詳細をご確認ください。

注: アカウントでは、各オブジェクトにパーソナライズされた名前を使用することができます(例えば、「会社」ではなく「アカウント」)。このドキュメントでは、HubSpotでのデフォルトの名前でオブジェクトを参照しています。

パイプラインステージに基づいてアクションを自動化

取引、プロジェクト、カスタムオブジェクト パイプラインステージに基づいて自動化を作成できます。例えば、取引のステージが変更されたときにタスクを作成したり、内部通知を送信したりできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 目的のオブジェクトに移動します。
   1. 左のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［取引］に移動します。
   2. 左側のサイドバーメニューで、[ オブジェクト ] > [プロジェクト]に移動します。
   3. 左側のサイドバーメニューで、[ オブジェクト ] > [カスタムオブジェクト]に移動します。
3. ［パイプライン］タブをクリックします。
4. ［パイプラインを選択］セクションで、ドロップダウンメニューをクリックし、自動化するパイプラインを選択します。
5. Automateタブをクリックする。
6. 折りたたまれた状態になっている場合は、[ Create workflows from scratch(ワークフローをゼロから作成 )]をクリックしてセクションを展開します。
7. [ [オブジェクト名]が新しいステージに移動したらアクションをトリガー します]セクションで、 +プラスアイコンをクリックして パイプラインステージにアクションを追加します。
8. 左側のパネルで、次のようなアクションを設定します。
   • 取引がステージに入ったときに内部通知を送信するには、[ 内部Eメール通知を送信]を選択します。通知の詳細を設定し、[ 保存]をクリックします。
   • プロジェクトが特定のステージに入ったときにタスクを作成するには、[ タスクを作成]を選択します。タスク詳細を入力し、保存をクリックする。
9. 既存のアクションを編集するには、アクションの吹き出しをクリックします。左側のパネルで変更を加え、［保存］をクリックします。
10. 既存の アクションの上にマウスポインターを置き、[ コメント comments ]アイコン をクリックすると、アクションに関する他のユーザー向けのコメントを残すことができます。メッセージを入力し、［コメント］をクリックします。
11. 既存の アクションの上にマウスポインターを置き、[ delete 削除アイコンをクリックして アクションを削除します。選択した アクションのみを削除するには、[ このアクションとそれに続くすべてのアクションを削除]を選択します。または[このアクションとそれに続くすべてのアクションを削除 ]を選択して、選択したアクションとその下のアクションを削除します。
12. ステージのアクションの下にある[ ワークフローで開く ]をクリックすると、完全なワークフローエディターで開きます。
13. [ ワークフローが[ステータス] である]スイッチを切り替えて、ワークフローをオンまたはオフにします。

チケットステータスに基づいてアクションを自動化

関連付けられたEメールからチケットステータスを設定

関連するEメールが送信または受信されたときに、チケットのステータスを自動的に更新できます。つまり、チケットから送信されるEメールと、チケットに対する顧客からの返信を意味します。チケットステータスは、パイプライン内のチケットを追跡するHubSpotの既定のプロパティーです（例：「コンタクトを待機中」ステータス）。

チケットステータスの自動化を有効または編集するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで［オブジェクト］>［チケット］の順に進みます。
3. ［パイプライン］タブをクリックします。
4. ［パイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、自動化するチケットパイプラインを選択します。
5. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
6. チケットステータスの自動化をオンにするには、「チケットステータスを更新」セクションで、チェックボックスをオンにしてトリガーを有効にします。
   • 顧客にEメールが送信された：ユーザーがチケットレコードからコンタクトにEメールを送信したときに、チケットステータスが変更されます。コンタクトレコードから送信されたEメールによってチケットステータスの変更がトリガーされることはありません。
   • 顧客がEメールに返信：チケットが作成されたのと同じスレッドにコンタクトが返信したとき、チケットステータスが変更されます。チケットがクローズされ、再度オープンされた場合、そのチケットに新しいスレッドがあると、チケットの状態も更新されます。 

7. トリガーに基づいてチケットが設定されるステータスを編集するには、対象の行にカーソルを合わせて、［アクションを編集］をクリックします。右側のパネルで、［ステータスを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、ステータスを選択して［保存］をクリックします。

チケットステータスの自動化を無効にするか確認するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで［オブジェクト］>［チケット］の順に進みます。
3. ［パイプライン］タブをクリックします。
4. ［パイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、自動化するチケットパイプラインを選択します。
5. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
6. [チケットステータスを更新] チェックボックスをオフにします。

チケットパイプラインのカスタムアクション設定

チケットステータスのプロパティー値の変更に基づいてカスタム自動化を設定できます。Eメールまたは社内通知を送信できます。ワークフローツールを使用して、その他のアクション (分岐、遅延など)を設定できます。

チケットステータスに基づいてアクションを設定するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで［オブジェクト］>［チケット］の順に進みます。
3. ［パイプライン］タブをクリックします。
4. [ パイプラインを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、自動化するチケットパイプラインを選択します。
5. ［自動化］タブをクリックしてから、［ワークフローをゼロから作成］セクションをクリックして展開します。
6. ［チケットが特定のステータスに達したらアクションをトリガーします］セクションで、［+］（プラスアイコン）をクリックして、チケットステータスにアクションを追加します。
7. 左側のパネルで、目標に合わせてアクションを設定します。
   • [ 内部Eメール通知を送信]を選択して、チケットが特定のステータスに達したときにチームに内部通知を送信します。通知の詳細を設定し、［保存］をクリックします。

• [ Eメールを送信]を選択すると、チケットがオープンされたとき( [新規ステータス]など) またはチケットがクローズされたとき( [クローズ済み]ステータスなど)にEメールを送信できます。[自動配信Eメール]をクリックし、 Eメールを選択して、[ 保存]をクリックします。Eメールのタイプは次の中から選択できます。
  • HubSpotのデフォルトのEメールを使用するには、［チケット受信済み］または［チケットがクローズ］を選択します。デフォルトのテンプレートを編集するには、Eメール名の横にある［編集］をクリックして変更を加え、［Eメールを保存］をクリックします。
  • [カスタムの自動送信Eメール]を選択します。カスタムEメールを編集するには、Eメールの名前をクリックします。マーケティングEメールツールが表示されます。

注: 既定の 「チケット受信 済みEメール」および 「チケットクローズ 済みチケットEメール」はHubSpotによって作成されたトランザクションEメールです。トランザクションEメールは、購入後の確認メールなど、関係性に基づくコミュニケーションに使用されます。コンタクトを マーケティングコンタクトに設定して も、トランザクションEメールを送信する必要はありません。トランザクションEメール以外の自動配信Eメールを送信する場合は、このEメールを受信するためにコンタクトをマーケティングとして設定する必要があります。ご利用のアカウントにトランザクションEメール追加オプションがある場合、 カスタム トランザクション E メールを作成する方法をご確認ください。

• 遅延、分岐、コミュニケーション、CRM、データアクションなど、その他のチケットベースの ワークフローアクションも選択できます。アクションを設定してから、［保存］をクリックします。

8. [ ワークフローが[ステータス] である]スイッチを切り替えて、ワークフローをオンまたはオフにします。

既存のアクションを編集または削除したり、コメントを追加したりするには、次のようにします。

1. チケットのパイプライン ワークフローに移動します。
2. 既存のアクションを編集するには、アクションの吹き出しをクリックします。左側のパネルで変更を加え、［保存］をクリックします。
3. comments コメントアイコンをクリックして 、アクションに関する他のユーザー向けのコメントを残します。ダイアログボックスにメッセージを入力し、[ コメント]をクリックします。
4. アクションを削除するには delete 削除アイコンをクリックします 。次の2つのオプションがあります。
   • このアクションのみを削除:選択したアクションのみを削除します。
   • このアクションと次の全てのアクションを削除:選択したアクションと、その下にある全てのアクションを削除します。
5. アクションボックスの下にある [Open in workflows(ワークフローで開く )]をクリックすると、ワークフローエディターが開きます。 ワークフローエディターでは、さらにアクションを追加したり、ワークフローの設定を編集したりできます。

注：デフォルトでは、上記の自動アクションはウェブチャットまたはFacebook Messengerのコミュニケーションには適用されません。ウェブチャットまたはFacebook Messengerのチケット自動化を行うには、ワークフローを作成およびカスタマイズし、ソースが[チャット]と等しいコミュニケーションが含まれるようにワークフローの登録トリガーをカスタマイズします。