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見積もりを承認して電子署名する

更新日時 2019年 5月 29日

対象製品

Sales Hub  Enterprise

セールス担当者に要求された変更を送信したり、コンタクトに見積もりを送信する前にセールスマネージャーに承認を要求したりするための見積もり承認プロセスを自動化します。

見積もりをセットアップするときに、見積もりを検証するために電子署名を要求することができます。コンタクトと、副署名者として選択されたユーザーの両方が、見積もりに署名する必要があります。  

見積もりを承認する(ベータ版)

営業マネージャーは、プロスペクトに見積もりを送信する前に、見積もりの条件を確認または割引率を承認する必要があります。見積もりの承認設定を有効にし、プロスペクトと見積もりを共有する前にユーザーの承認を要求します。この機能は現在のところベータ版です。

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、[セールス]>[製品と見積もり]の順に進みます。
  • [見積もり]タブをクリックします。 
  • [すべての見積もりで承認が必要]をクリックしてオンに切り替えます。all-quotes-require-approvals
  • ダイアログボックスで、[承認者]ドロップダウンメニューをクリックし、ユーザーを選択します。 

ご注意見積もりを承認できるのはSales Hub Enterpriseのユーザーのみであり、HubSpotアカウントごとの承認者の数は 1 人に制限されます。

  • [承認者を設定してワークフローを作成]をクリックします。choose-a-quotes-approver

この設定を有効にすると、アクティブな 3 つのワークフローが自動的にアカウントに追加されます。これらのワークフローの名前はそれぞれ、見積もりで承認が必要な場合、「見積もりで変更がリクエストされた場合」、「見積もりが承認された場合」となっています。見積もりの承認に関連するすべてのタスクとプロパティ値の更新は、これらのワークフローを介して自動的に行われます。これらの見積もりベースのワークフローのそれぞれをさらにカスタマイズして、見積もりが署名されたら自動的に取引ステージが更新されるようにしたり、コンタクトをフォローする必要がある場合にチームに内部通知を送信したりするアクションを追加できます。

見積もりベースのワークフローをカスタマイズしたら、見積もりから直接変更をリクエストしたり、見積もりを承認したりできます。変更をリクエストまたは見積もりを承認するには、次の手順に従います。

  • 取引レコードの右側にある[見積もり]セクションで、[承認リンクをコピー]をクリックします。 
  • 別のブラウザータブで、検索バーに承認リンクURLを貼り付けます。  
  • 見積もりの右上にある[変更をリクエスト]をクリックします。
  • ダイアログボックスで、テキストフィールドにコメントを入力し、[変更をリクエスト]をクリックします。request-changes-dialog-box
  • 見積もり作成者が確認して実行するためのタスクが作成されます。
  • 編集が終了し、見積もりを公開する準備ができたら、見積もり承認リンクに戻ります。右上の[承認して公開]をクリックします。quotes-approve-and-publish
  • 見積もり作成者に見積もりが承認されたことが通知されます。これにより、見積もり作成者は見積もりをコンタクトと共有できるようになります。 

見積もりに電子署名する 

電子署名は、特定のドキュメントの条件に合意する人物の電子表現です。電子署名は米国、カナダ、欧州連合、英国、その他多数の国において有効で合法です。手書きの署名と同じ法的効力を持ちます。

HubSpotの電子署名機能は HelloSign を利用しています。ユーザーは、HubSpot内の通常の見積もり作成プロセスで電子署名を使用するためにHelloSignのアカウントを作成する必要はありません。

見積もりに電子署名するには、ブラウザーで見積もりリンクを開くか、取引レコードから直接見積もりにアクセスします。

  • HubSpotアカウントにて、 [セールス] > [取引]の順に進みます。
  • 取引の名前をクリックします。
  • 右側の[見積もり]セクションで、署名する見積もりの上にカーソルを置いてから、[アクション] ドロップダウンメニューをクリックし、[副署名]を選択します。countersign-quote
  • 見積もりの下部にあるsignature [登録]をクリックします。click-sign-on-quote
  • ダイアログボックスで、E メールアドレスの横にある [確認] をクリックします。 verify-email-dialog-box
  • 認証 E メールがお客様の受信トレイに送信されます。E メールアカウントにサインインして、認証Eメールを探してから、[確認して署名]をクリックします。verify-and-sign-quote
  • 見積もりの下部で、名前の横にある署名フィールドをクリックするか、右上の[開始する]をクリックして、署名フィールドをクリックします。
  • ダイアログボックスで、署名を作成してから、[挿入]をクリックします。sign-quote-with-hello-sign
  • [続ける]をクリックします。
  • 契約条件を確認したら、[同意します]をクリックします。
  • [閉じる]をクリックします。

プロスペクトが見積もりに署名したかどうかを確認するには、取引レコードの [見積もり]セクションに移動します。[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして、[署名を表示]を選択し、まだ署名する必要がある人物を確認します。見積もりが署名されたら、[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして、[ダウンロード]を選択し、署名された見積もりのコピーをダウンロードして印刷します。 

ご注意:各ユーザーは、HubSpotアカウントで月間30件の電子署名を使用できます。個々の署名がこの制限に計上されます。これには、複数の署名を使用した見積もりも含まれます。