Licenties toewijzen en beheren

In HubSpot bepalen licenties op basis van je abonnement tot welke tools een gebruiker toegang heeft, terwijl machtigingen bepalen welke specifieke acties ze kunnen uitvoeren, zoals het bekijken, bewerken of verwijderen van gegevens.

Elke gebruiker met een Starter-, Professionalof Enterprise abonnement wordt een licentietype toegewezen, variërend van ‘Alleen-lezen’ tot gespecialiseerde licenties voor Verkoop, Service of Omzet. Door de juiste licentie te kiezen, zorgt u ervoor dat uw team over de benodigde tools voor hun functie beschikt, terwijl u tegelijkertijd uw abonnementskosten effectief kunt beheren.

HEr zijn verschillende licentietypen beschikbaar, afhankelijk van uw abonnement, die gebruikers specifieke toegangsniveaus bieden tot tools en functies in uw account. Elke gebruiker in een Starter-, Professionalof Enterprise abonnement is een licentie toegewezen, en het type licentie bepaalt wat gebruikers kunnen bekijken, openen en doen binnen uw abonnementsdiensten.

Van ‘View-Only’-licenties, waarmee gebruikers gegevens kunnen bekijken zonder wijzigingen aan te brengen, tot ‘Core’- en ‘Sales’-, ‘Service’- of ‘Revenue’-licenties die toegang bieden tot specifieke functies. Door de juiste licentie toe te wijzen, zorgt u ervoor dat uw teamleden het juiste toegangsniveau hebben voor hun functie. Het toevoegen van licenties aan uw account en het verwijderen van ongebruikte licenties kan van invloed zijn op de facturering van uw abonnement. 

Het op licenties gebaseerde prijsmodel is alleen van toepassing op nieuwe accounts en abonnementen die na 5 maart 2024 zijn aangemaakt. Accounts die vóór 5 maart 2024 zijn aangemaakt en die nog niet zijn gemigreerd naar het nieuwe prijsmodel, hebben alleen toegang tot aangeschafte betaalde Sales-of Service-licenties voor Legacy Sales Hub en Service Hub Starter-, Professional- en Enterprise -accounts. 

Voordat je aan de slag gaat

Lees het volgende door voordat je met deze functie aan de slag gaat:

• Licenties moeten eerst worden vrijgegeven voordat ze kunnen worden verwijderd.
• Het aantal licenties kan niet worden verlaagd tot onder het minimum dat in uw abonnement is vastgelegd. Als uw abonnement bijvoorbeeld vijf licenties omvat, kunt u dit niet verlagen naar vier licenties.
• Het verwijderen van licenties heeft geen invloed op uw huidige factuur. Lees meer over hoe wijzigingen in het aantal licenties de facturering beïnvloeden.
• Voordat u een gebruiker verwijdert, moet u eventuele records, assets of verantwoordelijkheden die aan deze gebruiker zijn toegewezen, indien nodig opnieuw toewijzen. Door een gebruiker te verwijderen of te wissen, wordt diens toegang tot het account beëindigd.

Licentietypen

Er zijn verschillende licentietypen beschikbaar, afhankelijk van de abonnementsdiensten die u aanschaft, en elk licentietype biedt gebruikers verschillende toegangsrechten. 

Elke gebruiker in een Starter-, Professional- of Enterprise-abonnement heeft een licentie. Hieronder volgt een beschrijving van elk licentietype:

• Licentie met alleen-lezen-toegang: hiermee kunnengebruikers uw abonnementsdiensten bekijken. Deze licenties zijn gratis en onbeperkt voor Starter-, Professional- en Enterprise-abonnementen. Gebruikers met een licentie met alleen-lezen-toegang kunnen:

• Ze kunnen records, dashboards, klantgegevens en rapporten bekijken en rapporten filteren.
• Notities vastleggen bij CRM-records die ze kunnen bekijken.
• Krijgen factureringsbeheerdersrechten toegewezen door een superbeheerder.

• Core Seat: biedt toegang tot de belangrijkste functies en tools van de abonnementsdiensten die u hebt aangeschaft.
  • Voor Sales HubStarter en Service HubStarter hebben gebruikers aan wie een Core Seat is toegewezen toegang tot Sales Hub en Service Hub . Sales Hub en Service Hub licenties zijn alleen van toepassing op Professional- of Enterprise-abonnementen.
  • Voor omzet HubProfessional en Enterprise hebben gebruikers met een toegewezen Core-licentie wel toegang tot offertes, maar kunnen deze niet aanmaken of bewerken.
  • Lees meer in de catalogus met producten en diensten van HubSpot.
• Sales Seat (Sales Hub Professional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies die zijn inbegrepen bij Sales HubProfessional of Enterprise.
• Service Seat (Service Hub Professional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies die zijn inbegrepen bij Service HubProfessional of Enterprise.
• Revenue Seat (Revenue HubProfessional of Enterprise): biedt toegang tot alle functies van Revenue HubProfessional of Enterprise.
• Partnerlicentie: een gratis licentie die in aanmerking komende medewerkers van HubSpot Solutions Partners toegang geeft tot alle functies in het account van een klant.
• Developer Seat: een gratis licentie die uitsluitend toegang biedt tot het ontwikkelaarsplatform.

Let op: Developer-licenties kunnen niet worden gecombineerd met een andere licentie of met Super Admin-rechten. Als je een gebruiker met een licentie toegang wilt geven tot het ontwikkelaarsplatform, kan een Super Admin de gebruiker de toegangsrechten voor de ontwikkelaarstools toekennen.

Raadpleeg de catalogus met producten en diensten van HubSpot voor meer informatie over wat elke licentie precies omvat.

Facturering van licenties

Je abonnement omvat een vast aantal licenties en je kunt op elk moment extra licenties aanschaffen tegen het huidige tarief van je abonnementsniveau. Zodra licenties zijn aangeschaft, kan het totale aantal niet meer worden verlaagd tot je volgende verlengingsdatum. Het verwijderen van niet-toegewezen licenties wordt de wijziging ingepland voor je volgende factureringsperiode en wordt je huidige factuur niet aangepast.

Als je een upgrade uitvoert van de gratis HubSpot-tools naar een Starter-abonnement abonnement, worden de gratis licenties verwijderd zodra je de upgrade uitvoert. Je moet tijdens het afrekenen het totale aantal licenties selecteren dat je team nodig heeft. Lees hier hoe je je HubSpot-abonnement kunt upgraden.

Om te begrijpen welk type licenties je gebruikers nodig hebben, kun je meer lezen over licentietypen. Als je advies nodig hebt over welke en hoeveel licenties je gebruikers nodig hebben, neem dan contact op met je Customer Success-team of -manager.

Licenties toevoegen

Om extra licenties aan te schaffen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad Licenties. Bekijk de licentietoewijzingen, uitnodigingsstatussen en laatste actieve datums voor je gebruikers in je account.
4. Om extra licenties toe te voegen, klikt u in het midden, onder het licentietype waarvoor u licenties wilt toevoegen, op Licenties toevoegen.
   
   
5. Klik op de aankooppagina voor licenties op de pijltjes omhoog om het aantal licenties te verhogen en klik vervolgens op Doorgaan.
   
   
6. Controleer de toegevoegde licenties bij het afrekenen en klik op ‘Opslaan en doorgaan’.
7. Klik op ‘Aankoop voltooien’ om te bevestigen.

Verwijder niet-toegewezen licenties

Verwijder ongebruikte licenties uit je abonnement nadat ze zijn vrijgegeven. Het verwijderen van licenties wordt ingepland voor je volgende factureringsperiode. Lees meer over hoe wijzigingen in het aantal licenties van invloed zijn op de facturering. Neem voor meer informatie contact op met het verkoopteam of het contractbeheerteam van HubSpot.

Let op: als je gebruikers met een toegewezen licentie verwijdert, moet je eerst eventuele Sales Hub of Service Hub toegang die zij hebben tot verkoop- of servicetools in de gebruikersrechten.

Om niet-toegewezen licenties te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Seats '. Bekijk de toewijzingen van seats, de uitnodigingsstatussen en de laatste actieve datums voor de gebruikers in uw account.
4. Gebruik de zoekbalk en de filters bovenaan de tabel om specifieke gebruikers te bekijken.
5. Klik in het midden, onder het licentietype waarvoor u licenties wilt verwijderen, op 'Niet-toegewezen licenties verwijderen'.
   
   
6. Selecteer in het dialoogvenster het vervolgkeuzemenu 'Niet-toegewezen licenties' en kies het aantal licenties dat u wilt verwijderen.
   • In het vak ‘Huidig abonnement ’ wordt het aantal weergegeven dat u momenteel hebt.
   • Het vakje ‘Automatische verlenging’ geeft de facturatieaanpassing weer die van kracht wordt aan het begin van uw volgende abonnementsperiode.
7. Klik op [#] zitplaatsen verwijderen.
   
   
8. Controleer in het dialoogvenster de wijziging in het aantal licenties. Klik op ‘Terug naar account en facturering’ om het dialoogvenster te sluiten.
9. Nadat u het verwijderen van licenties hebt ingepland, wordt de bevestigingsbanner weergegeven. Om het verwijderen van licenties te annuleren, klikt u op 'Deze verwijdering annuleren'. Klik vervolgens nogmaals op 'Deze verwijdering annuleren'.

Let op: als je een licentie die gepland staat om te worden verwijderd vóór de ingangsdatum van de downgrade opnieuw toewijst, wordt de downgrade geannuleerd.

Wissel niet-toegewezen licenties in voor HubSpot-credits of een ander licentietype

Als je account niet-toegewezen licenties bevat, kun je die uitgaven omzetten in HubSpot-credits of een ander licentietype zonder contact op te nemen met je accountteam.

Als uw account bijvoorbeeld drie niet-toegewezen Sales-licenties heeft, kunt u deze omzetten in HubSpot-credits om te gebruiken voor functies en agents in uw account.

Meer informatie over het inruilen van licenties voor HubSpot-credits of licenties

• Wanneer u niet-toegewezen licenties omwisselt, wordt de waarde van die licenties verrekend met HubSpot-credits of een ander licentietype dat in uw abonnement is inbegrepen. Als u bijvoorbeeld een Core Professional-licentie met een waarde van $ 45,00 per maand omwisselt, wordt die $ 45,00 uw beschikbare budget dat u kunt besteden aan HubSpot-credits of een ander licentietype.

• Als de licenties die je toevoegt duurder zijn dan de licenties die je inruilt, wordt het verschil bij het afrekenen in rekening gebracht. Als je bijvoorbeeld één Core Professional-licentie ter waarde van $ 45,00/maand inruilt voor twee Sales-licenties ter waarde van elk $ 90,00/maand, stijgt je factuur met $ 135,00/maand: de kosten van de nieuwe licenties minus de waarde van de ingeruilde licentie.
• Als je licenties volledig inwisselt voor HubSpot-tegoed, wordt de volledige waarde van je ingewisselde licenties omgezet in tegoed.
• Je kunt de waarde ook verdelen tussen een nieuw licentietype en HubSpot-credits. Als je bijvoorbeeld één Core Professional-licentie en één Sales Professional-licentie met een totale waarde van $135,00 inruilt, kun je $90,00 toewijzen aan een ander licentietype (bijvoorbeeld een Service-licentie, indien beschikbaar in je abonnement) en het resterende saldo omzetten in 5.000 HubSpot-credits.
• Als je nieuwe keuzes niet de volledige waarde van je omgeruilde licenties opgebruiken, wordt het resterende saldo omgezet in HubSpot-credits, afgerond naar het dichtstbijzijnde creditpakket.

Let op: voordat u licenties inwisselt voor HubSpot-credits,moet u controleren of u die licenties niet meer nodig hebt. HubSpot-credits kunnen niet weer worden ingewisseld voor licenties.

Licenties omwisselen voor HubSpot-credits of een ander type licentie

1. Ga naar een van de volgende opties:
   • Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Projecten. Klik op het tabblad Overzicht, in het gedeelte Niet-toegewezen licenties omwisselen voor andere licentietypen of HubSpot-credits, op Licenties en credits omwisselen.
   • Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Projecten. Klik op het tabblad Abonnementen, in het gedeelte Abonnementsoverzicht, op Licenties en credits omwisselen.
   • Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Klik op'Gebruikers en teams'. Klik op het tabblad 'Licenties ' op 'Niet-toegewezen licenties omwisselen'.
2. Controleer in het dialoogvenster welke licenties beschikbaar zijn om te ruilen.
3. Gebruik naast de licenties die je wilt ruilen de pijltjes of voer een getal in het getalveld in om het aantal in te stellen.
4. Klik rechtsonder op 'Kies wat je ervoor terugkrijgt'.
5. Om je licenties in te ruilen voor HubSpot-credits, gebruik je de pijltjes of voer je een getal in het getalveld in om het aantal credits in te stellen dat je wilt ontvangen.
6. Om je licenties in te ruilen voor een ander licentietype, gebruik je naast het gewenste licentietype de pijltjes of voer je een getal in het getalveld in om het aantal in te stellen.
7. Klik rechtsonder op 'Doorgaan'.
8. Controleer in het gedeelte 'Bekijk je wijzigingen' het overzicht van de licenties die je verwijdert en toevoegt.
9. Klik rechtsonder op 'Doorgaan naar de kassa'.
10. Controleer je bedrijfsgegevens, betalingsgegevens en de algemene voorwaarden van de nieuwe producten. Klik vervolgens onderaan op 'Aankoop voltooien '.

Nadat je de aankoop hebt afgerond, zijn je nieuwe licenties en HubSpot-credits direct beschikbaar in je account.

Seats toewijzen, ontkoppelen en wijzigen

Als je een licentie aan een gebruiker toewijst, verandert het licentietype, maar het wijzigen van de licentie van een gebruiker verandert niet automatisch zijn of haar rechten. Als de licentie van een gebruiker bijvoorbeeld wordt gewijzigd van een Sales-licentie naar een Core-licentie, wordt de toegang van de gebruiker tot de Sales Hub aangepast, waardoor hij of zij geen toegang meer heeft tot bepaalde functies, zelfs als de bijbehorende machtigingen zijn ingeschakeld. Als je een licentie van een gebruiker verwijdert, wordt de toewijzing ongedaan gemaakt, maar blijf je ervoor factureren. Verwijder de niet-toegewezen licentie om de facturering aan te passen.

Om Core-, Sales-, Service- of Revenue-licenties toe te wijzen, moet u een betaald HubSpot-abonnement hebben en gebruikmaken van het op licenties gebaseerde prijsmodel.

Let op: alsje de licentie van een gebruiker wijzigt van een Core-, Sales-, Service- of Revenue-licentie naar een View-Only-licentie, moet zijn of haar account actief zijn. Als het account van de gebruiker is gedeactiveerd, kun je de gebruiker opnieuw activeren om de betaalde licentie te ontkoppelen en de gebruiker vervolgens weer deactiveren.

Om een licentie toe te wijzen, de toewijzing ongedaan te maken of te wijzigen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Beweeg in de tabel 'Gebruikers' de muisaanwijzer over de gebruiker, klik op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Licentie wijzigen'.
4. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu 'Licenties' en selecteer het licentietype. De beschikbare licentietypen zijn afhankelijk van uw abonnement (bijvoorbeeld 'Core' en 'Alleen-lezen' voor Starter-abonnementen, 'Verkoop' of 'Service' voor Professional- en Enterprise-abonnementen ).
5. Om een licentie voor een gebruiker te verwijderen, klikt u op de 'x' naast de licentie.
6. Klik onderaan op ‘Opslaan’. 

Je kunt licenties ook toewijzen door naar de instellingen voor ‘Gebruikers en teams’ te gaan, op het tabblad ‘Licenties’ te klikken, de muisaanwijzer op een gebruiker te plaatsen en op ‘Licentie wijzigen’ te klikken.

Een Core-licentie overdragen

Om een Core-licentie over te dragen aan een andere gebruiker, als u er slechts één in uw account hebt:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Seats '.
4. Beweeg in de gebruikerstabel de muisaanwijzer over de gebruiker en klik op 'Licentie overdragen'.
5. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu 'Kies een gebruiker ' en selecteer de gebruiker naar wie u de licentie wilt overdragen. Klik op 'Licentie overdragen'. Klik vervolgens nogmaals op 'Licentie overdragen'.

Wanneer eensuperbeheerder zijn of haar licentie overdraagt, worden de rechten van de superbeheerder mee overgedragen.