De beschikbaarheid van gebruikers voor de conversatie-inbox beheren

In de instellingen voor het beheer van de beschikbaarheid van je gesprekken kun je de beschikbaarheidsstatus van je team bekijken en zien tot welke inboxen ze toegang hebben in je account.

Om gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit een postvak, navigeer je naar de instellingen van je postvak.

Werktijden van gebruikers instellen

Superadmins en individuele gebruikers kunnen wekelijkse werktijden instellen op basis van de tijdzone van een gebruiker. Als een gebruiker buiten zijn werktijden is, wordt zijn beschikbaarheid gewijzigd in Weg en komt hij niet in aanmerking voor automatische toewijzing in de conversatie inbox.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
3. Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
4. Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op Werktijden.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdzone om de juiste tijdzone voor de gebruiker te selecteren. Klik vervolgens op Opslaan.
6. Klik onder Algemene werktijden op + Uren toevoegen. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om dagen van de week en begin- en eindtijden te selecteren. Klik op het pictogram delete om een dag te verwijderen.
7. Klik op Opslaan.
8. Bovenaan het gebruikersrecord zie je nu de beschikbaarheidsstatus van de gebruiker en de werktijden voor die dag.
   
   • Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klik je op het keuzemenu Gebruikersstatus en vervolgens op Beschikbaar of Weg.
   • Om de werktijden te bewerken, klik je op Werktijden bewerken.

Gebruiker buiten kantooruren instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
3. Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
4. Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op Werktijden.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdzone om de juiste tijdzone voor de gebruiker te selecteren. Klik vervolgens op Opslaan.
6. Klik onder Out of office op + Data toevoegen. Om een tijdsperiode in te stellen voor wanneer je niet op kantoor bent, klik je op de datumkiezer en selecteer je data. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om begin- en eindtijden te selecteren. Klik op het pictogram delete om data te verwijderen.
7. Klik op Opslaan.
8. Bovenaan het gebruikersrecord worden de begin- en einddatum van de afwezigheidsperiode weergegeven in de beschikbaarheidsstatus en werktijden van de gebruiker voor die dag.
   
   • Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en vervolgens op Beschikbaar of Weg.
   • Om de werktijden te bewerken, klik je op Werktijden bewerken.

Agenda-evenementen buiten kantoor synchroniseren met HubSpot

Als je de agendasynchronisatie van HubSpot met Google of Outlook Agenda gebruikt, kun je automatisch evenementen buiten kantoor synchroniseren tussen je agenda en HubSpot.

Zo synchroniseer je agenda-evenementen buiten kantoor tussen HubSpot en je Google- of Outlook-agenda:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
• Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het linker zijbalkmenu op Werktijden.
• Schakel in de sectie Kantooruren het selectievakje Kantooruren synchroniseren met je agenda in .

Stel uw beschikbaarheidsstatus in vanuit de conversatie-inbox

Aan het begin van de werktijd van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Beschikbaar. Aan het einde van de werktijd van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Weg. Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus gedurende de dag handmatig wijzigen om aan te geven wanneer ze afwezig zijn.

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Klik linksboven op het vervolgkeuzemenu U bent beschikbaar. Selecteer vervolgens een optie:
   
   • Instellen als afwezig: je wordt gemarkeerd als afwezig totdat je de status handmatig weer verandert in beschikbaar.
   • Tijdelijk als afwezig instellen: als je een Servicezetel toegewezen hebt, kun je jezelf als afwezig instellen voor een specifieke tijdsduur.
     
     • Selecteer in het dialoogvenster een vooraf gedefinieerde tijdsduur. Om een aangepaste tijdsduur in te stellen, klikt u op Aangepast en voert u de gewenste tijd in. Zodra de tijdsduur is verstreken, keert uw status terug naar Beschikbaar.
     • Klik op Opslaan.
   
   

Beschikbaarheidsstatus voor teamleden instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linkerzijbalk naar Postvak IN & Helpdesk > Beschikbaarheidsbeheer.
3. Bekijk in de tabel de gebruikers die toegang hebben tot uw inboxen of helpdesk. Als een gebruiker niet in de tabel voorkomt, lees dan hoe u de toegang tot uw postvak kunt controleren.
4. Om gebruikers te filteren, klikt u op de filters bovenaan de tabel en selecteert u een waarde. Filters die je toepast zijn zichtbaar voor alle gebruikers die deze weergave openen.
5. Klik op Filters verwijderen om filters te verwijderen.
6. Klik op de gebruikersstatus en klik vervolgens op Beschikbaar of Weg.
   
   

Let op: als je een gratis gebruiker bent, kun je de status van je andere teamleden bekijken, maar je kunt geen wijzigingen aanbrengen in de verzendstatus van een andere gebruiker.

Wanneer de gebruiker naar zijn inbox navigeert, ziet hij een melding dat een beheerder zijn status heeft gewijzigd in Weg. Om weer chats te ontvangen, moeten ze klikken op Stel mezelf in op beschikbaar.

Regels voor kanaalrouting instellen

Leer hoe je routingregels kunt instellen voor elk inboxkanaal, zodat inkomende gesprekken automatisch worden gerouteerd naar specifieke gebruikers en teams in je account.