HubSpot en Google Contacten koppelen

Koppel Google Contacten aan HubSpot via gegevenssynchronisatie om de contactgegevens in beide apps consistent te houden. Afhankelijk van je synchronisatie-instellingen kunnen wijzigingen in de contactgegevens in HubSpot of Google Contacten worden gesynchroniseerd met de andere app, waardoor je niet langer hetzelfde contact op beide plaatsen hoeft bij te werken.

Je kunt bijvoorbeeld contacten uit Google Contacten synchroniseren met HubSpot, zodat je team met die contacten in HubSpot kan werken terwijl de contactgegevens in Google Contacten behouden blijven.

Voordat u begint

Bekijk de volgende beperkingen en aandachtspunten voordat je de synchronisatie instelt:

• Alleen contacten in je hoofdlijst van Google Contacten kunnen worden gesynchroniseerd. Contacten in ‘Overige contacten’ worden niet gesynchroniseerd. Om een van deze contacten op te nemen in de synchronisatie, voeg je het contact toe aan je hoofdlijst van Google Contacten.
• Contacten die lokaal op een Android-apparaat zijn opgeslagen, worden niet gesynchroniseerd. De contacten moeten in Google Contacten zijn opgeslagen om beschikbaar te zijn voor synchronisatie.
• Labels in Google Contacten kunnen worden gebruikt als filters om te bepalen welke contacten worden gesynchroniseerd, maar kunnen niet worden gekoppeld aan HubSpot-eigenschappen. Zonder filters kunnen alle contacten in de hoofdlijst van Google Contacten worden gesynchroniseerd, met uitzondering van contacten in de mappen 'Prullenbak' en 'Overige contacten '.

De app koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek naar Google Contacten en selecteer deze.
3. Klik op 'Installeren'.
4. Klik in het pop-upvenster op 'Verbinden met Google Contacten'.
5. Meld je in het dialoogvenster aan bij je Google-account.
6. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik vervolgens op Toestaan. Klik vervolgens op Doorgaan met installeren. Je wordt doorgestuurd naar de synchronisatie-instellingen voor de Google Contacts-integratie in HubSpot.
7. Klik op 'Je synchronisatie instellen' om je synchronisatieregels in te stellen.

Configureer je synchronisatie-instellingen

Nadat je Google Contacten hebt gekoppeld, moet je je instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Google Contacten.
3. Ga naar het tabblad 'CRM-synchronisaties '.
4. Klik op 'Je synchronisatie instellen'.
5. Bepaal op de pagina 'Selecteer de gegevens die je wilt synchroniseren' hoe je gegevens wilt synchroniseren van HubSpot naar Google Contacts en vice versa. Met deze integratie kun je alleen contacten synchroniseren. Klik op de pijltjes voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting tussen HubSpot en Google Contacts. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• • Gegevens worden tussen apps gesynchroniseerd: gegevens worden in twee richtingen gesynchroniseerd tussen HubSpot en Google Contacten.
  • Gegevens worden alleen gesynchroniseerd naar Google Contacten: er worden Google-contacten aangemaakt op basis van HubSpot-contacten volgens bepaalde criteria. Alleen eigenschappen van Google Contacten worden aangemaakt.
  • Gegevens worden alleen naar HubSpot gesynchroniseerd: er worden HubSpot-contacten aangemaakt op basis van criteria uit Google Contacten. Alleen de eigenschappen van HubSpot-contacten worden bijgewerkt.

6. Klik rechtsboven op Volgende.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Oplossen van gegevensconflicten' en selecteer welke app de andere overschrijft wanneer het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie bevat.
8. Stel in het gedeelte 'Toegewezen velden' je veldtoewijzingen in.

• • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op de schakelaar om deze uit te schakelen.
  • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klik je op ‘Een toewijzing toevoegen’ om deze in te stellen.

9. Klik op de pagina 'Limiet', in het gedeelte 'Filters', op 'Bewerken' om filters toe te voegen waarmee u kunt beperken welke contacten van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. U kunt meerdere filters toevoegen met EN- of OF- voorwaarden. Klik vervolgens op 'Volgende'.
10. Controleer op de pagina ‘Review ’ je synchronisatieconfiguratie en klik op ‘Save and sync’.

Let op: de synchronisatiefilters beperken de reikwijdte van de synchronisatie, maar voegen geen contactpersonen of bedrijven toe aan een segment met dat filter.

Lees meer over het configureren van je andere synchronisatie-instellingen.

Pas je veldtoewijzingen aan

De Google Contacts-integratie heeft 11 standaardtoewijzingen die niet kunnen worden bewerkt. Lees hoe je een nieuwe veldtoewijzing toevoegt. Houd ook rekening met de volgende beperkingen voor de Google Contacts-integratie:

• Het telefoonnummer dat in Google Contacten als eerste wordt vermeld in de eigenschap 'Telefoonnummers', wordt toegewezen aan de eigenschap 'Telefoonnummers' in HubSpot. Eventuele extra telefoonnummers in Google Contacten worden niet gesynchroniseerd, tenzij ze zijn gelabeld als 'Mobiel' of 'Fax'. In dat geval worden ze respectievelijk gesynchroniseerd met de eigenschappen 'Mobiel telefoonnummer' en 'Faxnummer' in HubSpot.
• Bestaande aangepaste tekstvelden in Google Contacten kunnen niet worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Labels in Google Contacten kunnen niet worden gesynchroniseerd met HubSpot-eigenschappen.
• Het is niet mogelijk om de eigenschap 'Eigenaar' tussen HubSpot en Google Contacten te synchroniseren.
• Als er meerdere waarden in een eigenschap in Google Contacten staan, wordt de eerste eigenschapswaarde gesynchroniseerd met de HubSpot-eigenschap.

Synchronisatiefouten oplossen

Google Contacten heeft een limiet van 25.000 unieke contacten, inclusief contacten in de mappen 'Overige contacten ' en 'Prullenbak '. De maximale grootte van een individueel contact is 128 KB. Als je de foutmelding 'Opslagquota overschreden' ziet, volg dan deze stappen om het probleem op te lossen:

• Maak de mappen 'Prullenbak' en 'Overige contacten' leeg.
• Verwijder eventuele dubbele of ongewenste contacten.
• Pas individuele contacten aan zodat ze onder de maximale grootte van 128 KB blijven.

Lees meer over andere synchronisatiefouten die u mogelijk tegenkomt.