Om records toe te wijzen aan HubSpot-gebruikers kun je de eigenschap [Object]eigenaar gebruiken voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objectrecords. Elk record kan één geselecteerde eigenaar hebben met de standaard eigenschap, maar je kunt aangepaste eigenschappen voor gebruikersvelden maken om extra gebruikers te selecteren die aan het record zijn gerelateerd.
Een gebruiker moet toegang hebben tot een object om als eigenaar van een record te worden toegewezen (bijvoorbeeld toegang tot contactpersonen om eigenaar van een contactrecord te worden).
Automatische eigenaarstoewijzing
Er zijn bepaalde scenario's waarbij eigenaars automatisch worden ingesteld:
- Als een gebruiker handmatig een record maakt, wordt die gebruiker automatisch ingesteld als de eigenaar van het record, tenzij ze tijdens het maken een andere eigenaar selecteren.
- Als je in je HubSpot-account de instelling Standaard bedrijfseigenaar aan contactpersoon toewijzen hebt ingeschakeld, worden contactpersonen en hun primaire bedrijf automatisch aan dezelfde eigenaar toegewezen. Lees meer over hoe deze instelling werkt.
- Als een gebruiker een één-op-één e-mail stuurt naar een contactpersoon zonder eigenaar, wordt die gebruiker automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact.
- Als een onbekend contact een vergadering boekt op de planningspagina van een gebruiker, wordt die gebruiker automatisch toegewezen als eigenaar van het contact. Als een contactpersoon al een eigenaar heeft en een vergadering boekt bij een andere gebruiker, wordt de bestaande eigenaar niet vervangen.
- Als u de Salesforce-integratie hebt ingeschakeld, worden de eigenaarstoewijzingen voor uw contactpersoon, bedrijf en deal standaard ingesteld op wat is opgegeven in Salesforce.
Record-eigenaren toewijzen op een objectindexpagina
U kunt op elke objectindexpagina in bulk eigenaars aan records toewijzen.
- Navigeer naar uw records:
- Contacten:
- Bedrijven:
- Aanbiedingen:
- Tickets:
- Aangepaste objecten:
- Schakel de selectievakjes in naast de records die u wilt toewijzen.
- Klik boven in de tabel of het bord op Toewijzen.
- Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu [Object] eigenaar en selecteer een eigenaar.
Een eigenaar aan een record toewijzen
- Navigeer naar uw records:
- Contacten:
- Bedrijven:
- Aanbiedingen:
- Tickets:
- Aangepaste objecten:
- Klik op de naam van een record.
- Klik in het linkerpaneel op Alle eigenschappen weergeven.
- Zoek naar [Object] eigenaar.
- Beweeg de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een eigenaar.
- Klik onder in het scherm op Opslaan.
Eigenaren toewijzen via importeren
Je kunt ook in bulk eigenaren toewijzen aan nieuwe of bestaande records via importeren. Om een eigenaar toe te wijzen aan een object tijdens het importeren:
- Neem in je importbestand een kolom [Object] eigenaar op en voeg de naam of het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom.
- Importeer uw bestand en koppel op de mappingspagina de kolom aan de eigenschap [Object] eigenaar.
Let op: gebruikers aan wie een record is toegewezen via importeren, ontvangen geen melding dat ze een nieuw object toegewezen hebben gekregen.
Eigenaren toewijzen via workflows( alleenProfessional en Enterprise )
Wijs een eigenaar toe aan alle geregistreerde records
U kunt automatisch eigenaarschap toewijzen aan ingeschreven records met de actie [Object] eigenschapwaarde instellen in een workflow. Selecteer om de eigenschap [Object] eigenaar in te stellen en selecteer vervolgens de gebruiker waaraan u de ingeschreven objecten wilt toewijzen. U kunt bijvoorbeeld de verkoper Noord-Amerika toewijzen aan records die zijn gemaakt via formulierinzendingen vanuit de Verenigde Staten.
Om automatisch eigendom toe te wijzen aan uw andere eigenaren, kunt u uw workflow klonen, de inschrijftriggers wijzigen op basis van de toewijzingsregels voor elke eigenaar en de geselecteerde eigenaar bijwerken in de actie Waarde [object] eigenschap instellen. Je kunt ook vertakkende logica gebruiken om verschillende eigenaren aan je objecten toe te wijzen op basis van verschillende criteria.
Records roteren tussen meerdere eigenaren( alleenSales Hub en Service Hub Professional en Enterprise )
Betaalde gebruikers in Sales of Service Hub Professional en Enterprise accounts kunnen de toewijzing ook laten rouleren tussen meerdere gebruikers met behulp van workflows. De workflow verdeelt de toewijzing gelijkmatig over de opgegeven eigenaren via de actie Record roteren naar eigenaar. Met deze actie kun je records zonder eigenaar toewijzen of bestaande waarden overschrijven om een nieuwe eigenaar toe te wijzen.
De verdeling van eigenaarschap voor elke roteeractie is gebaseerd op het aantal toewijzingen voor die specifieke actie, niet op hoeveel objecten elke gebruiker in totaal bezit in je account. Als u meerdere roteeracties in uw workflow hebt, heeft elke actie een aparte telling. Als er bijvoorbeeld een actie [eigenaar roteren] is ingesteld voor drie eigenaren:
- Wanneer de workflow is ingeschakeld, hebben alle drie de eigenaren voor deze actie een toewijzing van nul.
- Omdat alle drie de gebruikers een gelijk aantal toewijzingen hebben, zal het eerste contact dat deze actie bereikt willekeurig aan een van hen worden toegewezen.
- Nadat het eerste contact is toegewezen, is er één eigenaar met één lead en zijn er twee eigenaren met nul leads. Het volgende contact dat de workflow doorloopt, wordt toegewezen aan een van de resterende twee gebruikers die nog geen leads hebben.
- Zodra aan alle drie de eigenaren één lead is toegewezen, komen ze allemaal in aanmerking om de volgende lead te ontvangen.
Meer informatie over de Roteer record naar eigenaar workflow actie.