Eigendom van records toewijzen

Om records toe te wijzen aan HubSpot gebruikers, kun je de [Object]eigenaar eigenschap gebruiken voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objectrecords. Voor andere objecten, zoals afspraken of projecten, gebruik je de eigenschap Eigenaar. Elk record kan één geselecteerde eigenaar hebben met behulp van de standaardeigenschap, maar je kunt aangepaste HubSpot-gebruiker veldtype-eigenschappen maken om extra gebruikers met betrekking tot het record te selecteren.

Voordat je aan de slag gaat

U hebt bijvoorbeeld rechten om contactpersonen te bekijken en een Core-vestiging. U kunt de eigenaar van een contactpersoon toegewezen krijgen.

Automatische eigenaarstoewijzing begrijpen

Er zijn bepaalde scenario's waarbij eigenaars automatisch worden ingesteld:

• Als een gebruiker handmatig een record maakt, wordt die gebruiker automatisch ingesteld als de eigenaar van het record, tenzij ze tijdens het maken een andere eigenaar selecteren.
• Als je in je HubSpot-account de instelling Standaard bedrijfseigenaar aan contactpersoon toewijzen hebt ingeschakeld, worden contactpersonen en hun primaire bedrijf automatisch aan dezelfde eigenaar toegewezen. Lees meer over hoe deze instelling werkt.
• Als een gebruiker een één-op-één e-mail stuurt naar een contactpersoon zonder eigenaar, wordt die gebruiker automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact.
• Als een onbekend contact een vergadering boekt op de planningspagina van een gebruiker, wordt die gebruiker automatisch toegewezen als eigenaar van het contact. Als een contactpersoon al een eigenaar heeft en een vergadering boekt bij een andere gebruiker, wordt de bestaande eigenaar niet vervangen.
• Als u de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en ingeschakeld, worden de eigenaarstoewijzingen voor uw contactpersoon, bedrijf en deal standaard ingesteld op wat is opgegeven in Salesforce.

Record-eigenaren in bulk toewijzen

Record-eigenaren toewijzen op een objectindexpagina

Je kunt op elke objectindexpagina in bulk eigenaars aan records toewijzen.

1. Navigeer naar je records (bijv. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.).
2. Schakel de selectievakjes in naast de records die je wilt toewijzen.
3. Klik bovenaan de tabel of het bord op Toewijzen.
   
4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu [Object] eigenaar en selecteer een eigenaar.
5. Klik op Bijwerken.

Eigenaren toewijzen via importeren

Je kunt ook in bulk eigenaars toewijzen aan nieuwe of bestaande records via importeren. Om een eigenaar toe te wijzen aan een object tijdens het importeren:

• Neem in je importbestand een kolom [Object] eigenaar op en voeg de naam of het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom.
• Importeer uw bestand en koppel op de mappingspagina de kolom aan de eigenschap [Object] eigenaar.

Let op: gebruikers die een record toegewezen hebben gekregen door het importeren, ontvangen geen melding dat ze een nieuw object toegewezen hebben gekregen.

Eigenaren toewijzen via workflows

Een eigenaar toewijzen aan alle ingeschreven records

U kunt automatisch eigenaarschap toewijzen aan ingeschreven records met de actieBewerk record in een workflow. Selecteer om de eigenschap [Object] eigenaar in te stellen en selecteer vervolgens de gebruiker waaraan u de ingeschreven objecten wilt toewijzen. U kunt bijvoorbeeld de verkoper Noord-Amerika toewijzen aan records die zijn gemaakt via formulierinzendingen vanuit de Verenigde Staten.

Om automatisch eigendom toe te wijzen aan uw andere eigenaren, kunt u uw workflow klonen, de inschrijftriggers wijzigen op basis van de toewijzingsregels voor elke eigenaar en de geselecteerde eigenaar bijwerken in de actie Waarde [object] eigenschap instellen. Je kunt ook vertakkende logica gebruiken om verschillende eigenaren aan je objecten toe te wijzen op basis van verschillende criteria.

Records roteren tussen meerdere eigenaren

Roteer de toewijzing tussen meerdere gebruikers met behulp van workflows. De workflow verdeelt de toewijzing gelijkmatig over de opgegeven eigenaars via de actie Record aan eigenaar rouleren. Met deze actie kun je records zonder eigenaar toewijzen of bestaande waarden overschrijven om een nieuwe eigenaar toe te wijzen.

De verdeling van eigenaarschap voor elke roteeractie is gebaseerd op het aantal toewijzingen voor die specifieke actie, niet op hoeveel objecten elke gebruiker in totaal bezit in je account. Als u meerdere roteeracties in uw workflow hebt, heeft elke actie een aparte telling. Als er bijvoorbeeld een actie [eigenaar roteren] is ingesteld voor drie eigenaren:

• Wanneer de workflow is ingeschakeld, hebben alle drie de eigenaren voor deze actie een toewijzing van nul.
• Omdat alle drie de gebruikers een gelijk aantal toewijzingen hebben, zal het eerste contact dat deze actie bereikt willekeurig aan een van hen worden toegewezen.
• Nadat het eerste contact is toegewezen, is er één eigenaar met één contact en zijn er twee eigenaren met nul contacten. Het volgende contact dat de workflow doorloopt, wordt toegewezen aan een van de resterende twee gebruikers die nog geen contacten hebben.
• Zodra aan alle drie de eigenaren één contactpersoon is toegewezen, wordt die rotatievolgorde gehandhaafd. (bijv. eigenaar 2, eigenaar 3, eigenaar 1).
• Als je eigenaren toevoegt of verwijdert van de actie nadat je workflow is ingeschakeld, wordt de vastgestelde rotatie voor die actie gereset en begint de willekeurige toewijzing opnieuw.

Meer informatie over de Roteer record naar eigenaar workflow actie.

Een eigenaar individueel toewijzen

Een eigenaar aan een record toewijzen

1. Navigeer naar je records (bijv. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.).
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik rechtsboven in de linker zijbalk op Acties en selecteer Alle eigenschappen weergeven.
4. Zoek in het rechterpaneel naar owner.
5. Ga met de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een eigenaar.
6. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.