Eigenaren van records toewijzen en afwisselen met behulp van workflows

Gebruik de workflowactie ‘Record toewijzen aan eigenaar ’ om records toe te wijzen aan je betaalde verkoop- en servicegebruikers. Je kunt deze actie gebruiken om gebruikers toe te wijzen op basis van de eigenschap ‘eigenaar’ van het [record] of een willekeurige aangepaste HubSpot-gebruikerseigenschap.

Als je de workflowactie ‘Record toewijzen aan eigenaar’ gebruikt om ticket- of leadrecords (BETA) toe te wijzen, kun je gebruikmaken van aanvullende distributieopties, zoals ‘load balanced’, ‘round robin’ en ‘random’.

Vereisten en overwegingen

Bij het gebruik van de workflowactie ‘Record to owner roteren’ gelden de volgende vereisten en beperkingen.

Vereisten begrijpen

• Bij het toewijzen van records aan specifieke gebruikers:
  • moeten gebruikers actief zijn en een toegewezen Sales of Service Hub Professional - of Enterprise -licentie.
  • Gebruikers met een basislicentie of een licentie met alleen-lezen-toegang, of die de uitnodiging om lid te worden van het HubSpot-account niet hebben geaccepteerd, worden grijs weergegeven.
• Bij het toewijzen van records aan een team:
  • Het team moet ten minste één gebruiker hebben met een toegewezen Sales of Service Hub Professional- of Enterprise-licentie. Zo niet, dan wordt het team grijs weergegeven bij het instellen van de workflowactie. 
  • Alleen hoofdteamleden met een toegewezen Sales of Service Hub Professional- of Enterprise-licentie toegewezen hebben, komen in aanmerking voor toewijzing. Extra teamleden worden niet meegenomen.
  • Als een account is aangemeld voor de bètaversie 'Ondersteuning van meerdere hoofdteams voor volledige functionaliteit', komen alle teamleden in aanmerking voor toewijzing.
• Gedeactiveerde gebruikers of gebruikers die niet langer over een betaalde licentie beschikken, worden in de routeringsregels weergegeven met een rode rand en worden niet meegenomen in toewijzingen.

Overwegingen

• Als de HubSpot-eigenaar synchroniseert met Salesforce, werkt de actie mogelijk niet zoals verwacht. Salesforce probeert mogelijk HubSpot bij te werken met de vorige eigenaar, zelfs nadat HubSpot het eigendom heeft gewist.
• Wanneer u leads toewijst met behulp van deze actie, moet u de functie 'Lead-eigenaar synchroniseren met contact- of bedrijfseigenaar' uit te schakelen.

Verdeling van workflowtoewijzingen

• Standaard worden geregistreerde records bij de verdeling gelijkmatig toegewezen aan gebruikers binnen een geselecteerd team of tussen opgegeven gebruikers. 
• Als u eigenaren aan de actie toevoegt of verwijdert nadat uw workflow is ingeschakeld:
  • worden de toewijzingsaantallen voor die actie gereset en begint de willekeurige toewijzing opnieuw.
  • Nieuw toegevoegde records worden gelijkmatig verdeeld over alle geselecteerde eigenaren of teamleden, ongeacht de toewijzingsaantallen voor eerder toegevoegde records.
• HubSpot staat slechts de rotatie van één object tegelijk toe om een eerlijke verdeling te garanderen.
  • Als er meerdere objecten tegelijkertijd in de actie 'Object roteren' staan, wordt er slechts één doorgelaten, terwijl de andere het opnieuw moeten proberen.
  • Dit kan ertoe leiden dat het langer duurt voordat objecten deze actie doorlopen.

Records toewijzen met behulp van workflows

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel je inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen. 
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Record doorgeven aan eigenaar.
6. Configureer je actie 'Record toewijzen aan eigenaar': 
   • HubSpot-gebruikerskenmerk: selecteer het gebruikerskenmerk dat u bij de actie wilt gebruiken. Standaard is het kenmerk [object] eigenaar geselecteerd. U kunt ook andere aangepaste gebruikerskenmerken gebruiken. 
   • Overschrijven als [object] al een eigenaar heeft: kies of je bestaande waarden van gebruikerskenmerken wilt overschrijven. 
   • Wisselen tussen: selecteer of je wilt wisselen tussen specifieke gebruikers of teams. 
     • Specifieke gebruikers: selecteer de specifieke gebruikers waaraan records moeten worden toegewezen.
     • Teams: selecteer het specifieke team waaraan je records wilt toewijzen.
7. Nadat u uw workflow hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan. 
8. Ga verder met het instellen van uw workflow. 
   
   

Extra distributieopties Wanneer

• Load Balanced: het record automatisch beoordelen en toewijzen aan de gebruiker met het minste aantal openstaande, toegewezen tickets.
• Round Robin: wijs recordstoe in een roterende, opeenvolgende volgorde.
• Willekeurig: wijs records willekeurig toe aan in aanmerking komende gebruikers in de toewijzingspool.

Leads toewijzen met behulp van workflows (BETA)

Om leads toe te wijzen met de actie 'Record roteren naar eigenaar' in een workflow: 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande, op leads gebaseerde workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen. 
5. Klik in het linkerpaneel op de CRM-sectie om deze uit te vouwen. Klikvervolgens op 'Record roteren naar eigenaar'.
6. Configureer uw workflowactie 'Record roteren naar eigenaar ' voor tickets:
   • Eigenaarseigenschap: deze wordt standaard ingesteld op 'Lead-eigenaar '. U kunt ook andere gebruikerseigenschappen van de lead selecteren.
   • Leadtoewijzing: kies uit de volgende opties: 
     
     • Specifieke gebruikers en teams: wijsinkomende recordstoeaan opgegeven gebruikers of teams. U kunt kiezen uit de distributietypen ‘load balanced’, ‘round robin’ of ‘willekeurig’.
     • Contact-eigenaar: wijs inkomende records toe aan de eigenaar van een contactpersoon.
       • Het contact moet eeneigenaarhebben dieaan het record is toegewezenen moet worden bijgehouden met een cookie.
       • Als er geen contactpersoneelseigenaar is of als de toewijzing mislukt, wordt de fallback-optie gebruikt.
     • Niemand: inkomenderecords worden aan geen enkel teamlid toegewezen.
7. Nadat u het toewijzingstype hebt ingesteld, stelt u de toewijzingsconfiguraties in:
   • Bestaande lead-eigenaar overschrijven: overschrijf bestaande record-eigenaren met een nieuwe record-eigenaar op basis van de toewijzingsregels.
   • Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers: gebruikers die zijn ingesteld op ‘Afwezig’ krijgen geen records toegewezen, zelfs niet als ze zijn geconfigureerd in de toewijzingsregels. Alleen beschikbare gebruikers krijgen tickets toegewezen. Als alle gebruikers in de toewijzingspool afwezig zijn, wordt de eigenschap [object] Eigenaar of Aangepaste gebruikeringesteld op ‘niet toegewezen’ of ‘(Geen eigenaar)’.
8. Klik bovenaan op ‘Opslaan’.
9. Ga verder met het instellen van uw workflow.

Tickets toewijzen met behulp van workflows

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande ticketgebaseerde workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel je inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen. 
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte 'CRM' uit te vouwen. Klikvervolgens op 'Record toewijzen aan eigenaar'.
6. Configureer uw workflowactie 'Record roteren naar eigenaar ' voor tickets:
   • Eigenaarseigenschap: deze wordt standaard ingesteld op 'Ticket-eigenaar '. U kunt ook andere gebruikerskenmerken van het ticket selecteren. 
   • Tickettoewijzing: kies uit de volgende opties: 
     • Klantagent: inkomendetickets worden doorgestuurd naar deklantagent. Lees meer over het instellen van een klantagent.
     • Specifieke gebruikers en teams: wijsinkomende ticketstoeaan opgegeven gebruikers of teams. U kunt kiezen uit de distributietypen ‘load balanced’, ‘round robin’ of ‘willekeurig’. 
     • Alleen team: stuur inkomende tickets door naar teams zonder een ticketeigenaar toe te wijzen.
       • Tickets verschijnen in teamgebaseerde weergaven in de helpdesk, waaronder'Niet-toegewezen van mijn team' en'Openstaande van mijn team'.
       • Alleen teams met ten minste één gebruiker met een Service Hub-licentiekunnen worden geselecteerd voor teamroutering. 
     • Contactpersoon-eigenaar:wijs inkomende tickets toe aan de eigenaar van een contactpersoon.
       • Aan het contactmoet eeneigenaarzijntoegewezenenhet contactmoet via een cookie worden bijgehouden. 
       • Als er geen contactpersoneelseigenaar is of als de toewijzing mislukt, wordt de terugvaloptie gebruikt.
     • Niemand: inkomendetickets worden niet aan teamleden toegewezen.
7. Nadat u het toewijzingstype hebt ingesteld, stelt u de toewijzingsconfiguraties in:
   • Bestaande ticketeigenaar overschrijven: overschrijf bestaande ticketeigenaren met een nieuwe ticketeigenaar op basis van de toewijzingsregels. 
   • Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers: gebruikers die zijn ingesteld op Afwezig krijgen geen tickets toegewezen, zelfs niet als ze zijn geconfigureerd in de toewijzingsregels. Alleen beschikbare gebruikers krijgen tickets toegewezen. Als alle gebruikers in de toewijzingspool afwezig zijn:
     • wordt de eigenschap ‘Ticket-eigenaar’ of ‘Aangepaste gebruiker’ingesteld op ‘Niet toegewezen’ of ‘(Geen eigenaar)’.
     • De ticket -eigenschap 'Toegewezen teams ' wordt ingesteld op alle doelteams uit de routeringsopties.
8. Klik bovenaan op 'Opslaan'. 
9. Ga verder met het instellen van je workflow.