Gebruik vertragingen in uw workflows

Gebruik bij het maken van een workflow vertragingen om workflowacties te spreiden, de verzendtijd van uw e-mails in te stellen en een meer persoonlijke ervaring voor uw prospects en klanten te creëren.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Voeg vertragingen toe aan je workflow, afhankelijk van hoe je je workflowacties wilt onderbreken. Er zijn zes soorten vertragingen:

• Kalenderdatum: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke datum. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen op een specifieke datum wordt uitgevoerd.
• Datum eigenschap: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke datum in een datum eigenschap. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd op de datum die is gebaseerd op een specifieke datum-eigenschap.
• Gebeurtenis gebeurtenis: vertraagt ingeschreven records totdat ze een gebeurtenis hebben voltooid, zoals een formulier indienen of een website pagina bezoeken. Gebruik deze vertraging als je ingeschreven records wilt pauzeren totdat een specifieke actie is uitgevoerd. Je kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
• Tijdsduur instellen: vertraagt ingeschreven records voor een specifiek aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging als je alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Dagen van de week: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke dag. Gebruik deze vertraging als u een actie alleen op een bepaalde dag wilt laten uitvoeren.
• Tijd van de dag: vertraagt ingeschreven records tot een bepaalde tijd. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen op bepaalde tijden wordt uitgevoerd.

Let op: de bovenstaande vertragingstypen zijn niet beschikbaar in specifieke datum- en contactdatum-eigenschapworkflows. In plaats daarvan worden vertragingsacties ingesteld ten opzichte van de centrale datum of datum-eigenschap. Meer informatie over het plannen van acties in datumgebaseerde workflows.

Uitstellen tot een kalenderdatum

Gebruik de actie Uitstellen tot een kalenderdatum om records te pauzeren tot een specifieke datum.

Let op: als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging komt, gaat het record direct door naar de volgende actie die direct wordt uitgevoerd. Daarna gaat het record verder door de workflow.

Zo voegt u een kalenderdatumvertraging toe:

• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Kalenderdatum.
• Selecteer de specifieke datum en tijd van de dag.
• Schakel het selectievakje Ja, tak toevoegen in om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstreken zijn van de ingestelde datum.
  
  • De tak zal twee takken bevatten: Op de datum en Na de datum. Je kunt bijvoorbeeld een workflow maken die vertraagt tot 31 augustus om 10 uur 's ochtends. Op dat moment stuurt het een e-mail met een webinar link. Na de datum kun je alle volgende contactpersonen die zich aanmelden voor de workflow een andere e-mail laten ontvangen die hen informeert dat het oorspronkelijke webinar voorbij is en die een lijst bevat van komende webinars die ze in plaats daarvan kunnen bijwonen.
  • Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records onmiddellijk door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.
• Klik op Opslaan.

Uitstellen tot een datum

Gebruik de actie Uitstellen tot een datum om records te pauzeren tot een datum die is opgeslagen in een datum-eigenschap. De actie kan worden uitgevoerd op de datum, voor de datum of na de datum die is opgeslagen in de datum-eigenschap. Je kunt bijvoorbeeld de optie Op datum gebruiken om het verzenden van een e-mail uit te stellen op basis van de verjaardagseigenschap van de contactpersoon.

Let op: in dit type vertraging, als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging komt, worden de acties die bij de vertraging horen overgeslagen. Het object gaat dan naar de acties na de vertraging en gaat verder door de workflow. Dit geldt niet voor workflows met een datum als middelpunt , de actie na de vertraging wordt ook overgeslagen.

Om een datumvertraging toe te voegen:

• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Datum eigenschap.
• De volgende actie wordt uitgesteld totdat een specifieke datum-eigenschap van het ingeschreven object voldoet aan de criteria die u configureert:
  
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschap en selecteer een eigenschap.
  • Selecteer onder Voer deze actie uit het keuzerondje Op datum, Voor datum of Na datum circleFilled. Als je Voor datum of Na datum selecteert, voer dan het aantal dagen voor of na de eigenschap in die je hebt geselecteerd.
  • Selecteer het tijdstip waarop de vertraging eindigt.
• Om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstreken zijn van de ingestelde datum, schakel je het selectievakje Ja, tak toevoegen in.
  
  • De vertakking zal drie vertakkingen bevatten: Op de datum, Na de datum en Datum eigenschap onbekend.
  • Als je het selectievakje niet hebt aangevinkt, gaan ingeschreven records direct door naar de volgende actie na de door jou geconfigureerde vertraging.
• Klik op Opslaan.

Vertraging tot gebeurtenis optreedt

Gebruik de actie Uitstellen tot gebeurtenis optreedt om records te pauzeren tot een bepaalde gebeurtenis optreedt. Je kunt bijvoorbeeld een contact uitstellen totdat hij een pagina bezoekt of een formulier invult.

Let op: in dit type vertraging, als een gebeurtenis al heeft plaatsgevonden wanneer een record in de vertraging komt, zal het de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records verlaten de vertraging alleen als de gebeurtenis plaatsvindt terwijl de record zich in de vertraging bevindt.

Zo voeg je een vertraging voor het optreden van een gebeurtenis toe aan je workflow:

• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Gebeurtenis.
• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot ingeschreven records in de workflow, zoals het indienen van een formulier door een contactpersoon of het openen van een e-mail:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer [Object] in deze workflow.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel je criteria in.
  • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Records die voldoen aan de criteria zullen de vertraging verlaten.

• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot een uitvoer van een eerdere actie in de workflow, zoals totdat een eerder gemaakte taak als voltooid is gemarkeerd:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer Uitvoer van eerdere actie in deze workflow.
  • Als je meer dan één actie hebt, klik dan op Kies actie en selecteer een eerdere actie uit de workflow, zoals een eerdere Creëer taak of Creëer record actie. Acties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel je criteria in.
  • Zodra je je criteria hebt ingesteld, klik je op Filter toepassen. Als de bijbehorende uitvoer aan de criteria voldoet, verlaat de geregistreerde record de vertraging.

• Nadat je de vertragingsgebeurtenis hebt ingesteld, stel je de maximale tijd in die een contactpersoon moet wachten voordat hij uit de vertraging wordt gehaald:
  • Voer de tijdsduur in de velden Dagen, Uren en Minuten in. Als een contactpersoon niet voldoet aan de criteria voor de gebeurtenis, wordt hij of zij na de ingestelde tijd uit de vertraging gehaald.
  • Als je de contactpersoon maximaal vijf jaar wilt uitstellen, schakel je het selectievakje Maximaal 5 jaar uitstellen in.
• Klik op Opslaan.

Vertraging voor een bepaalde tijd

Gebruik de actie Uitstellen voor een bepaalde tijd om records te pauzeren voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten.

Om een vertraging van een bepaalde hoeveelheid tijd toe te voegen:

• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Tijd instellen.
• Stel in hoe lang de vertraging duurt met behulp van de velden Dagen, Uren en Minuten.
• Klik op Opslaan.
  
  

Vertraging tot een dag of tijd

Gebruik de Dagen van de week of Tijdstip van de dag vertraging om je workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijdstippen van de dag. Als je bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotionele e-mails te verzenden, kun je dit type vertraging toevoegen vlak voor de e-mailverzendactie om vertraagde contactpersonen te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

Als je dit type vertraging gebruikt, moet je rekening houden met het volgende:

• Als je meerdere dagen aan de vertraging toevoegt, sluiten records de vertraging af op de eerst beschikbare dag. Bijvoorbeeld, als je vertraging maandag en donderdag omvat, zal een contactpersoon die op dinsdag in de vertraging komt op donderdag worden vrijgegeven.
• Als je alleen een tijd aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, zullen records de vertraging op het eerstvolgende geselecteerde tijdstip beëindigen. Als de vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op 14:00 uur en een contactpersoon komt op maandag om 21:50 uur in de vertraging, dan komt deze op dinsdag om 14:00 uur uit de vertraging.
• Als je geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, verlaten de records de vertraging op de geselecteerde dag op hetzelfde tijdstip als waarop ze de vertraging hebben ingevoerd. Als je de vertraging bijvoorbeeld instelt op woensdag en een contactpersoon voert de vertraging in op maandag om 21:50 uur, dan verlaat hij de vertraging op woensdag om 21:50 uur.

Om dit type vertraging toe te voegen:

• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Dagen van de week of Tijd van de dag.
• Om dagen van de week aan de vertraging toe te voegen, schakelt u het selectievakje in naast de dagen die u wilt toevoegen.
• Om een tijd van de dag toe te voegen aan de vertraging, klik je op het dropdownmenu Tijd van de dag en selecteer je een tijd.
• Selecteer op welke tijdzone de vertraging gebaseerd moet zijn:
  
  • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je Gebruik portaaltijdzone.
  • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je Tijdzone van contactpersoon gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, gebruikt HubSpot die tijdzone. Als de contactpersoon geen waarde heeft voor die eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.
• Klik op Opslaan.

Records weergeven die in een vertraging wachten

• Klik in de workfloweditor op Actief [records] in deze actie in de vertragingsactie.
  
  
• Bekijk in het linkerpaneel de records die in de vertraging wachten en de resterende tijd.
  
  

Een vertraging bewerken

Het bewerken van een vertraging is van invloed op alle records die momenteel in de vertraging wachten.

• Als je een vertraging verwijdert, gaan records die in de vertraging wachten meteen door naar de volgende actie.
• Als je een vertraging bewerkt tot een dag- of tijdvertraging, wordt de vertraging herberekend naar de toekomst. Records die wachten in de vertraging zullen blijven wachten tot die toekomstige dag of tijd. Als je de vertraging echter bewerkt tot de huidige dag zonder specifieke tijd, zullen vertraagde records de vertraging onmiddellijk verlaten.

• Als je een vertraging bewerkt voor een bepaalde tijd , worden de records die in de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het opnieuw plannen wordt rekening gehouden met de tijd die al is verstreken in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als je een vertraging langer maakt, worden de vertraagde records opnieuw ingepland om de rest van de nieuwe vertragingslengte te voltooien. Als je bijvoorbeeld een vertraging van een uur naar twee uur aanpast, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht nog eens een uur en 30 minuten wachten.
  • Als je een vertraging korter maakt, worden records opnieuw ingepland op de nieuwe lengte of verlaten ze de vertraging. Als je bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, zal een record die al 30 minuten heeft gewacht 30 minuten langer wachten. Een record die een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Het wijzigen van de waarde van de eigenschap of de ingestelde datum die is gekoppeld aan een Vertraging tot een datum heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, wordt de vertraging overeenkomstig verlengd.
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een eerdere datum, wordt de vertraging overeenkomstig verkort.
  • Als de waarde van het object of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum in het verleden, wordt de vertraging beëindigd en gaat het record automatisch door naar de volgende actie.