Konfigurer interaktiv stemmesvar

Interaktiv stemmesvar (IVR) er et system som gjør det mulig med automatisert interaksjon med innringere ved hjelp av forhåndsinnspilte talemeldinger og tastaturinnganger. IVR forbedrer kundeservicen, effektiviserer driften og strømlinjeformer samtaleprosessen. Det er en praktisk og effektiv måte å håndtere store mengder anrop på, samtidig som du sikrer nøyaktig anropsruting, personaliserte selvbetjeningsalternativer og tilgjengelighet for kundene døgnet rundt.

Opprett en IVR-meny

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du går frem for å opprette en IVR-meny.

Velg et navn og et nummer

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Anrop i menyen til venstre under Verktøy. Klikk deretter på Interaktiv talesvar.
• Klikk på Legg til IVR-meny.
• Skriv inn en etikett for IVR-menyen i Navn-feltet.
• Klikk på nedtrekksmenyen Telefonnummer, og velg nummeret du vil bruke for innkommende anrop som vil lede innringere til IVR-menyen.

Merk: Du kan bare velge et nummer som ikke er tilordnet en bruker eller en anropskanal. Hvis alle numrene dine er tilordnet, klikker du på Get a HubSpot number slik at du kan justere telefoninnstillingene dine eller få et nytt HubSpot-nummer.

• Klikk på Fortsett. Du blir omdirigert til IVR-edigeringsverktøyet der du kan konfigurere tastaturet.

Opprett, last opp og rediger lydmeldinger

Lydmeldingen din er den lyden innringere vil høre når de ringer IVR-nummeret ditt. Du kan opprette lydmeldingen når som helst i løpet av prosessen. Slik oppretter eller laster du opp lydmeldinger:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Anrop i menyen til venstre under Verktøy. Klikk deretter på Interaktiv stemmesvar.
• Klikk på Rediger lydmeldinger.
• I feltet Meldingsnavn skriver du inn navnet på lydmeldingen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Tekst-til-tale eller Last opp lyd.
• Hvis du har valgt Tekst-til-tale:
  • I feltet Skriv inn melding skriver du inn teksten du vil bruke til å opprette en lydmelding.
  • Klikk på nedtrekksmenyen Språk, og velg språket du vil at meldingen skal leses opp på.
  • Klikk på nedtrekksmenyen Stemme, og velg stemmen du vil at meldingen skal leses opp med. Klikk påavspillingsikonet på playerPlay for å forhåndsvise hver stemme.

• Hvis du har valgt Last opp lyd:

• • Klikk på Last opp fil for å laste opp lydfilen du vil bruke. Velg deretter lydfilen.
  • Klikk på playerPlayplay-ikonet for å forhåndsvise lyden.
  • Klikk på delete papirkurvikonet for å slette lyden.

• Klikk på Lagre.

Slik redigerer du lydmeldinger:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Anrop i menyen til venstre under Verktøy. Klikk deretter på Interaktiv stemmesvar.
• Klikk på Rediger lydmeldinger.
• Klikk på fanen Rediger eksisterende lydmeldinger.
• Hold musepekeren over lydmeldingen du vil endre, og klikk på Rediger.
• Når du har gjort endringene, klikker du på Lagre.

Konfigurer tastaturet og rutingnumrene

Merk: For at du skal kunne velge et team å viderekoble anrop til, må teamanropskanalene dine allerede være konfigurert. Følg trinnene her for å konfigurere teamanrop i innboksen eller helpdesken.

Hvis du redigerer et tastatur eller rutingnumre, eller hvis du ikke ble omdirigert til IVR-redigeringsprogrammet:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Anrop i menyen til venstre under Verktøy. Klikk deretter på Interaktiv talesvar.
• Hold markøren over IVR-menyen du vil redigere. Klikk på Handlinger, og velg deretter Rediger.

Slik konfigurerer du tastaturet og rutingnumrene:

• Klikk på menyen Tastatur (IVR).
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en lydmelding, og velg lyden du vil bruke for menyen.
• Klikk på Legg til tastetrykk i delen Tastaturinnstillinger for å legge til flere grenmenyer. Klikk på delete papirkurvikonet for å slette et tastetrykk. Sørg for at tastetrykkpromptene samsvarer med lyden.
• Klikk på rullegardinmenyene Tastetrykk for å endre nummeret som er knyttet til hver forgrening.

• Klikk på Lagre.
• For å velge hvilke brukere (kunSales Hub- eller Service Hub Enterprise-sete ) og team anropet skal rettes til, klikker du på hver Ring til-boks.
• I nedtrekksmenyen Ring til velger du telefonnummeret som skal ringe for hvert tastetrykk. I eksempelet nedenfor skal for eksempel en innringer som trykker på tast 0, bli viderekoblet til telefonnummeret for supportanrop.

• Klikk på Lagre. Sørg for å velge et telefonnummer for hver Ring til -boks.
• Hvis du vil konfigurere flere undermenyer, klikker du på den aktuelle tastetrykksgrenen. Velg deretter Tastatur (IVR) Meny og fortsett å konfigurere menyalternativene.

• Hvis du vil at IVR skal ringe en bruker eller et team når innringeren ikke foretar et tastetrykkvalg, klikker du på add plussikonet i delen Feil inntasting/ingen innt asting for å velge et Ring til-nummer.

• Klikk på Lagre øverst til høyre for å lagre innstillingene. Velg deretter Lagre uten å publisere.

Publiser IVR

Når du har opprettet talsvarmenyen, konfigurert tastaturmenyen og tilordnet Ring til til telefonnumrene, kan du publisere talsvaret. For å publisere talsvaret klikker du på Lagre og publiser i talsvarredigeringsprogrammet.

Merk: Du må løse alle varsler før du publiserer.

Hvis du har lagret en IVR-meny uten å publisere den, men nå er klar til å publisere den:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Anrop i menyen til venstre under Verktøy. Klikk deretter på Interaktiv talesvar.
• Ved siden av IVR-menyen du vil publisere, slår du på Status-bryteren.

Når IVR er publisert, er du klar til å motta innkommende anrop til IVR-telefonlinjen.