Opsæt interaktiv stemmesvar

Interaktiv stemmesvar (IVR) er et system, der muliggør automatiseret interaktion med opkaldere gennem forudindspillede stemmemeddelelser og tastaturinput. IVR forbedrer kundeservice, øger driftseffektiviteten og strømliner opkaldsprocessen. Det giver dig en bekvem og effektiv måde at håndtere en stor mængde opkald på, samtidig med at du sikrer nøjagtig opkaldsdirigering, personlige selvbetjeningsmuligheder og tilgængelighed for kunderne døgnet rundt.

Opret en IVR-menu

Oplysningerne nedenfor beskriver de trin, du skal tage for at oprette en IVR-menu.

Vælg et navn og et nummer

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Opkald i menuen i venstre side under Værktøjer. Klik derefter på Interaktiv stemmesvar.
• Klik på Tilføj IVR-menu.
• I feltet Navn skal du indtaste en etiket til din IVR-menu.
• Klik på rullemenuen Telefonnummer, og vælg det nummer, du vil bruge til indgående opkald, som vil lead opkaldere til IVR-menuen.

Bemærk: Du kan kun vælge et nummer, der ikke er tildelt en bruger eller en opkaldskanal. Hvis alle dine numre er tildelt, skal du klikke på Få et HubSpot-nummer, så du kan justere dine telefonindstillinger eller få et nyt HubSpot-nummer.

• Klik på Fortsæt. Du bliver omdirigeret til IVR-editoren, hvor du kan konfigurere tastaturet.

Opret, upload og rediger lydbeskeder

Din lydbesked er den lyd, som de, der ringer op, hører, når de ringer til dit IVR-nummer. Du kan oprette din lydbesked på et hvilket som helst tidspunkt i processen. Sådan opretter eller uploader du lydbeskeder:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Opkald i menuen i venstre side under Værktøjer. Klik derefter på Interaktiv stemmesvar.
• Klik på Rediger lydbeskeder.
• I feltet Beskednavn skal du indtaste etiketten for din lyd.
• Klik på rullemenuen Vælg beskedtype, og vælg Tekst-til-tale eller Upload lyd.
• Hvis du har valgt Tekst-til-tale:
  • I feltet Indtast din besked skal du indtaste den tekst, du vil bruge til at oprette en lydbesked.
  • Klik på rullemenuen Sprog, og vælg det sprog, du vil have din besked læst op på.
  • Klik på rullemenuen Stemme, og vælg den stemme, du vil have din besked læst op med. Klik påafspilningsikonet på playerPlay for at se en forhåndsvisning af hver stemme.

• Hvis du har valgt Upload lyd:

• • Klik på Upload fil for at uploade den lydfil, du vil bruge. Vælg derefter din lydfil.
  • Klik på playerPlayplay-ikonet for at se en forhåndsvisning af din lyd.
  • Klik på delete papirkurv-ikonet for at slette lyden.

• Klik på Gem.

Sådan redigerer du lydbeskeder:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Opkald i menuen i venstre side under Værktøjer. Klik derefter på Interaktiv stemmesvar.
• Klik på Rediger lydbeskeder.
• Klik på fanen Rediger eksisterende lydbeskeder.
• Hold musen over den lydbesked, du vil ændre, og klik på Rediger.
• Når du har foretaget dine ændringer, skal du klikke på Gem.

Konfigurer tastaturet og routing-numrene

Bemærk: For at kunne vælge et team at dirigere opkald til, skal dine teamopkaldskanaler allerede være opsat. Følg trinene her for at opsætte teamopkald i indbakken eller helpdesken.

Hvis du redigerer et tastatur eller routingnumre, eller hvis du ikke blev omdirigeret til IVR-editoren:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Opkald i menuen i venstre side under Værktøjer. Klik derefter på Interaktiv stemmesvar.
• Hold musen over den IVR-menu, du vil redigere. Klik på Handlinger, og vælg derefter Rediger.

For at konfigurere tastaturet og routing-numre:

• Klik på menuen Tastatur (IVR).
• Klik på rullemenuen Vælg en lydbesked, og vælg den lyd, du vil bruge til menuen.
• Klik på Tilføj tastetryk i afsnittet Tastaturindstillinger for at tilføje flere grenmenuer. Klik på skraldespandsikonet på delete for at slette et tastetryk. Sørg for, at tasterne passer til din lyd.
• Klik på rullemenuerne Keypress for at ændre det nummer, der er knyttet til hver gren.

• Klik på Gem.
• For at vælge, hvilke brugere (kunSalesHub eller Service Hub Enterprise sæde ) og teams opkaldet skal rettes til, skal du klikke på hvert felt Ring til.
• I rullemenuen Ring til skal du vælge det telefonnummer , der skal ringe for hvert tastetryk. I eksemplet nedenfor skal en opkalder, der trykker på tastetryk 0, f.eks. omdirigeres til telefonnummeret for supportopkald.

• Klik på Gem. Sørg for at vælge et telefonnummer for hver Ring til -boks.
• For at konfigurere yderligere undermenuer skal du klikke på den relevante tastetryk-gren. Vælg derefter Keypad (IVR) Menu , og fortsæt med at konfigurere menupunkterne.

• Hvis du vil have IVR'en til at ringe til en bruger eller et team, når den, der ringer op, ikke foretager et tastetryk, skal du i afsnittet Wrong Input/No Input klikke på add plus-ikonet for at vælge et Ring To-nummer.

• For at gemme dine indstillinger skal du klikke på Gem øverst til højre. Vælg derefter Gem uden at udgive.

Udgiv IVR'en

Når du har oprettet din IVR-menu, konfigureret tastaturmenuen og tildelt din Ring til til telefonnumre, kan du udgive dit IVR. For at udgive dit IVR skal du klikke på Gem og udgiv i IVR-editoren.

Bemærk: Du skal løse alle alarmer, før du publicerer.

Hvis du har gemt en IVR-menu uden at udgive den, men nu er klar til at udgive den:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Opkald i menuen i venstre side under Værktøjer. Klik derefter på Interaktiv stemmesvar.
• Ved siden af den IVR-menu, du vil udgive, skal du slå statusknappen til.

Når dit IVR er offentliggjort, er du klar til at modtage indgående opkald til IVR-telefonlinjen.