Setup der interaktiven Sprachantwort

Interactive Voice Response (IVR) ist ein System, das automatisierte Interaktionen mit Anrufern durch voraufgezeichnete Sprachansagen und Tastatureingaben ermöglicht. IVR verbessert den Kundenservice, steigert die betriebliche Effizienz und rationalisiert den Aufrufprozess. Es bietet Ihnen eine bequeme und effektive Möglichkeit, ein hohes Aufkommen an Aufrufen zu bewältigen und gleichzeitig eine genaue Anrufweiterleitung, personalisierte Selbstbedienungsoptionen und eine Erreichbarkeit für Kunden rund um die Uhr sicherzustellen.

Erstellen, Hochladen und Bearbeiten von Audionachrichten

Ihre Audionachricht ist der Ton, den die Anrufer hören, wenn sie Ihre IVR-Nummer wählen. Sie können Ihre Audionachricht jederzeit während des Prozesses erstellen. Zum Erstellen oder Hochladen von Audionachrichten:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Tools auf Anrufe. Klicken Sie dann auf Interaktive Sprachantwort. 
• Klicken Sie auf Audiomeldungen bearbeiten.
• Geben Sie im Feld Message name das Label für Ihr Audio ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ auswählen und wählen Sie Text-To-Speech oder Upload Audio. 
• Wenn Sie Text-To-Speech ausgewählt haben: 
  • In das Feld Geben Sie Ihre Nachricht ein, geben Sie den Text ein, den Sie für die Erstellung einer Audiomitteilung verwenden möchten. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen Sie die Sprache aus, in der Ihre Nachricht gelesen werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Stimme und wählen Sie die Stimme aus, mit der Ihre Nachricht vorgelesen werden soll. Klicken Sie auf das Abspielsymbol playerPlay , um eine Vorschau der einzelnen Stimmen zu erhalten. 

• Wenn Sie Text-To-Speechgewählt haben:

• • Klicken Sie auf Datei hochladen, um die gewünschte Audiodatei hochzuladen. Wählen Sie dann Ihre Audiodatei aus.
  • Klicken Sie auf das Abspielsymbol playerPlay , um eine Vorschau Ihrer Audiodaten zu erhalten.
  • Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol delete , um den Ton zu löschen. 

• Klicken Sie auf Speichern.

So bearbeiten Sie Audiomeldungen: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Tools auf Anrufe. Klicken Sie dann auf Interaktive Sprachantwort. 
• Klicken Sie auf Audiomeldungen bearbeiten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Vorhandene Audiomeldungen bearbeiten.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Audiomeldung, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern als.

Ein IVR-Menü erstellen

Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die Sie durchführen müssen, um ein IVR-Menü zu erstellen.

Wählen Sie einen Namen und eine Anrufernummer

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Tools auf Anrufe. Klicken Sie dann auf Interaktive Sprachantwort. 
• Klicken Sie auf +Hinzufügen des IVR-Menüs. 
• Geben Sie in das Feld Name ein Label für Ihr IVR-Menü ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Telefonnummer und wählen Sie die Nummer aus, die Sie für eingehende Anrufe verwenden möchten und die den Anrufer zum IVR-Menü führen wird. 

Bitte beachten Sie: Sie können nur eine Nummer auswählen, die keinem Benutzer oder Anrufkanal zugewiesen ist. Wenn alle Ihre Nummern zugewiesen sind, klicken Sie auf Eine HubSpot-Nummer erhalten an, damit Sie Ihre Telefoneinstellungen anpassen oder eine neue HubSpot-Nummer erhalten können.

• Klicken Sie auf Weiter. Sie werden zum IVR-Editor weitergeleitet, in dem Sie das Tastenfeld konfigurieren können. 

Konfigurieren Sie die Tastatur und die Routingnummern

Wenn Sie ein Tastenfeld oder Routing-Nummern bearbeiten oder wenn Sie nicht zum IVR-Editor weitergeleitet wurden: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. 
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Tools auf Anrufe. Klicken Sie dann auf Interaktive Sprachantwort. 
• Bewegen Sie den Mauszeiger über das IVR-Menü, das Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf Aktionen, wählen Sie dann bearbeiten.

So konfigurieren Sie die Tastatur- und Routingnummern:

• Klicken Sie auf das Menü Keypad (IVR). 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wählen Sie eine Audiobotschaft aus und wählen Sie das Audio aus, das Sie für das Menü verwenden möchten. 
• Klicken Sie im Bereich Tastatureinstellungen auf Taste hinzufügen, um weitere Verzweigungsmenüs hinzuzufügen. Klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol, um einen Tastendruck zu löschen. Vergewissern Sie sich, dass die Tasteneingabeaufforderungen zu Ihrem Ton passen. 
• Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs Keypress, um die mit den einzelnen Zweigstellen verknüpfte Nummer zu ändern.

• Klicken Sie auf Speichern.
• Um auszuwählen, an welche Benutzer (Sales Hub oder Service Hub Enterprise nur Team ) und Teams der Aufruf gerichtet werden soll, klicken Sie auf jedes Ring To Feld. 
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Klingeln bei die Telefonnummer aus, die bei jedem Tastendruck klingeln soll. Wenn ein Anrufer zum Beispiel die Taste 0 drückt, soll er zur Telefonnummer für den Aufruf von Tickets weitergeleitet werden. 

• Klicken Sie auf Speichern. Achten Sie darauf, dass Sie für jedes Feld Ring To eine Telefonnummer auswählen.
• Wenn Sie möchten, dass das IVR einen Benutzer oder ein Team anruft, wenn der Anrufer keine Auswahl per Tastendruck trifft, klicken Sie im Abschnitt Falsche Eingabe/Nicht-Eingabe auf das Plus-Symbol add um eine Ring To-Nummer auszuwählen.

• Um Ihre Einstellungen zu speichern, klicken Sie oben rechts auf Speichern als. Wählen Sie dann Speichern als ohne Veröffentlichung.

Veröffentlichen Sie die IVR

Nachdem Sie Ihr IVR-Menü erstellt, das Tastenfeldmenü konfiguriert und Ihre Klingel an Telefonnummern zugewiesen haben, können Sie Ihre IVR veröffentlichen. Um Ihre IVR zu veröffentlichen, klicken Sie im IVR-Editor auf Speichern als und Veröffentlichen.

Bitte beachten Sie: Sie müssen alle Warnmeldungen vor der Veröffentlichung beseitigen.

Wenn Sie ein IVR-Menü gespeichert haben, ohne es zu veröffentlichen, aber jetzt bereit sind, es zu veröffentlichen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. 
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter Tools auf Anrufe. Klicken Sie dann auf Interaktive Sprachantwort. 
• Schalten Sie neben dem IVR-Menü, das Sie veröffentlichen möchten, den Schalter Status ein.

Sobald Ihre IVR veröffentlicht ist, sind Sie bereit, eingehende Anrufe an die IVR-Telefonleitung entgegenzunehmen.