IVR (Interactive Voice Response, Sprachdialogsystem) einrichten

Ein IVR-System (Interactive Voice Response) ermöglicht automatische Interaktionen mit Anrufern über vorab aufgezeichnete Sprachansagen und Tastatureingaben. IVR verbessert den Kundenservice, steigert die betriebliche Effizienz und optimiert den Aufrufprozess. Sie können bequem und effektiv ein hohes Volumen an Aufrufen bewältigen und gleichzeitig eine genaue Anrufweiterleitung, personalisierte Self-Service-Optionen und die Erreichbarkeit für Kunden rund um die Uhr sicherstellen.

Audionachrichten erstellen, hochladen und bearbeiten

Ihre Audionachricht ist die Nachricht, die Anrufer hören, wenn sie Ihre IVR-Nummer wählen. Sie können Ihre Audionachricht jederzeit während des Prozesses erstellen. So erstellen Sie Audionachrichten oder laden diese hoch:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Calling-Feature. Klicken Sie dann auf IVR-System (Interactive Voice Response). 
• Klicken Sie auf Audionachrichten bearbeiten.
• Geben Sie im Feld Nachrichtenname das Label für Ihre Audionachricht ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ der Nachricht auswählen und wählen Sie Text-To-Speech oder Audio hochladen aus. 
• Wenn Sie Text-To-Speech ausgewählt haben: 
  • Geben Sie in das Feld Ihre Nachricht eingeben den Text ein, den Sie für die Erstellung einer Audionachricht verwenden möchten. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen Sie die Sprache aus, in der Ihre Nachricht gelesen werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Stimme und wählen Sie die Stimme aus, mit der Ihre Nachricht vorgelesen werden soll. Klicken Sie auf das playerPlay Wiedergabesymbol, um sich die einzelnen Stimmen anzuhören. 

• Wenn Sie Text-To-Speech ausgewählt haben:

• • Klicken Sie auf Datei hochladen, um die gewünschte Audiodatei hochzuladen. Wählen Sie dann Ihre Audiodatei aus.
  • Klicken Sie auf das playerPlay Wiedergabesymbol, um sich Ihre Audiodatei anzuhören.
  • Klicken Sie auf das delete Papierkorbsymbol, um die Audiodatei zu löschen. 

• Klicken Sie auf Speichern.

So bearbeiten Sie Audionachrichten: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Calling-Feature. Klicken Sie dann auf IVR-System (Interactive Voice Response). 
• Klicken Sie auf Audionachrichten bearbeiten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Vorhandene Audionachrichten bearbeiten.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Audionachricht, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Ein IVR-Menü erstellen

Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um ein IVR-Menü zu erstellen.

Einen Namen und eine Nummer auswählen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Calling-Feature. Klicken Sie dann auf IVR-System (Interactive Voice Response). 
• Klicken Sie auf IVR-Menü hinzufügen. 
• Geben Sie in das Feld Name ein Label für Ihr IVR-Menü ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Telefonnummer und wählen Sie die Nummer aus, die Sie für eingehende Anrufe verwenden möchten und die den Anrufer zum IVR-Menü führen wird. 

Bitte beachten: Sie können nur eine Nummer auswählen, die keinem Benutzer oder Anrufkanal zugewiesen ist. Wenn alle Ihre Nummern zugewiesen sind, klicken Sie auf Eine HubSpot-Nummer erhalten, damit Sie Ihre Telefoneinstellungen anpassen oder eine neue HubSpot-Nummer erhalten können.

• Klicken Sie auf Weiter. Sie werden zum IVR-Editor weitergeleitet, in dem Sie die Tastatur konfigurieren können. 

Tastatur und die Weiterleitungsnummern konfigurieren

Wenn Sie eine Tastatur oder Weiterleitungsnummern bearbeiten oder wenn Sie nicht zum IVR-Editor weitergeleitet wurden: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. 
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Calling-Feature. Klicken Sie dann auf IVR-System (Interactive Voice Response). 
• Bewegen Sie den Mauszeiger über das IVR-Menü, das Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Bearbeiten aus.

So konfigurieren Sie die Tastatur und Weiterleitungsnummern:

• Klicken Sie auf das Tastaturmenü (IVR). 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Audionachricht auswählen und wählen Sie das Audio aus, das Sie für das Menü verwenden möchten. 
• Klicken Sie im Abschnitt Tastatureinstellungen auf KeyPress hinzufügen, um weitere Verzweigungsmenüs hinzuzufügen. Klicken Sie auf das delete Papierkorbsymbol, um einen KeyPress zu löschen. Vergewissern Sie sich, dass die Tasteneingabeaufforderungen zu Ihrem Audio passen. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü KeyPress, um die den einzelnen Verzweigungen zugeordneten Nummern zu ändern.

• Klicken Sie auf Speichern.
• Um auszuwählen, an welche Benutzer (nur Sales Hub- oder Service Hub Enterprise-Lizenzen) und Teams der Aufruf gerichtet werden soll, klicken Sie auf die einzelnen Anrufen-Felder. 
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Anrufen die Telefonnummer aus, die bei jedem Tastendruck klingeln soll. Wenn ein Anrufer zum Beispiel die Taste 0 drückt, soll er zur Telefonnummer für Support-Ticket-Anrufe weitergeleitet werden. 

• Klicken Sie auf Speichern. Achten Sie darauf, dass Sie für jedes Anrufen-Feld eine Telefonnummer auswählen.
• Wenn Sie möchten, dass das IVR einen Benutzer oder ein Team anruft, wenn der Anrufer keine Auswahl per Tastendruck trifft, klicken Sie im Abschnitt Falsche Eingabe/Nicht-Eingabe auf das add Plus-Symbol , um eine Anrufen-Nummer auszuwählen.

• Um Ihre Einstellungen zu speichern, klicken Sie oben rechts auf Speichern. Wählen Sie dann Speichern, ohne zu veröffentlichen aus.

IVR veröffentlichen

Nachdem Sie Ihr IVR-Menü erstellt, das Tastaturmenü konfiguriert und das Klingeln an Telefonnummern zugewiesen haben, können Sie Ihr IVR veröffentlichen. Um Ihr IVR zu veröffentlichen, klicken Sie im IVR-Editor auf Speichern und veröffentlichen.

Bitte beachten: Sie müssen alle Warnmeldungen vor der Veröffentlichung lösen.

Wenn Sie ein IVR-Menü gespeichert haben, ohne es zu veröffentlichen, aber jetzt bereit sind, es zu veröffentlichen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. 
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Calling-Feature. Klicken Sie dann auf IVR-System (Interactive Voice Response). 
• Aktivieren Sie neben dem IVR-Menü, das Sie veröffentlichen möchten, den Schalter Status.

Sobald Ihr IVR veröffentlicht ist, sind Sie bereit, eingehende Anrufe an die IVR-Telefonleitung entgegenzunehmen.