Interaktiivisen äänivastauksen määrittäminen

Interaktiivinen puhevaste (IVR) on järjestelmä, joka mahdollistaa automaattisen vuorovaikutuksen soittajien kanssa ennalta nauhoitettujen äänikehotteiden ja näppäimistösyötteiden avulla. IVR parantaa asiakaspalvelua, tehostaa toimintaa ja virtaviivaistaa soittoprosessia. Se tarjoaa kätevän ja tehokkaan tavan käsitellä suuria puheluiden määriä ja varmistaa samalla tarkan puhelujen reitityksen, yksilölliset itsepalveluvaihtoehdot ja asiakkaiden ympärivuorokautisen tavoitettavuuden.

Luo IVR-valikko

Alla on lisätietoja IVR-valikon luomiseen tarvittavista vaiheista.

Valitse nimi ja numero

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Kutsu. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Napsauta Lisää IVR-valikko.
• Kirjoita Nimi-kenttään IVR-valikon nimi.
• Napsauta avattavaa Puhelinnumero-valikkoa ja valitse numero, jota haluat käyttää saapuvissa puheluissa, jotka liidi soittajat IVR-valikkoon.

Huomaa: voit valita vain numeron, jota ei ole määritetty käyttäjälle tai soittokanavalle. Jos kaikki numerosi on määritetty, valitse Hae HubSpot-numero, jotta voit muuttaa puhelinasetuksiasi tai hankkia uuden HubSpot-numeron.

• Napsauta Jatka. Sinut ohjataan IVR-editoriin, jossa voit määrittää näppäimistön.

Luo, lataa ja muokkaa ääniviestejä

Ääniviestisi on ääni, jonka soittajat kuulevat soittaessaan IVR-numeroosi. Voit luoda ääniviestin milloin tahansa prosessin aikana. Ääniviestien luominen tai lataaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Kutsu. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Valitse Muokkaa ääniviestejä.
• Kirjoita viestin nimi -kenttään ääniviestin nimi.
• Napsauta Choose type of message -pudotusvalikkoa ja valitse Text-To-Speech tai Upload Audio.
• Jos valitsit Teksti puheeksi -toiminnon:
  • Kirjoita viestin syöttäminen -kenttään teksti, jota haluat käyttää ääniviestin luomiseen.
  • Napsauta kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat viestisi luettavan.
  • Napsauta Voice (Ääni ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jolla haluat lukea viestisi. Napsauta playerPlaytoistokuvaketta esikatsellaksesi kutakin ääntä.

• Jos valitsit Upload Audio:

• • Lataa haluamasi äänitiedosto valitsemalla Lataa tiedosto. Valitse sitten äänitiedosto.
  • Napsauta playerPlaytoistokuvaketta esikatsellaksesi äänitiedostoa.
  • Poista äänitiedosto napsauttamalla delete roskakorikuvaketta.

• Napsauta Tallenna.

Ääniviestien muokkaaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Kutsu. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Valitse Muokkaa ääniviestejä.
• Napsauta Muokkaa olemassa olevia ääniviestejä -välilehteä.
• Vie hiiren kursori sen ääniviestin päälle, jota haluat muuttaa, ja valitse Muokkaa.
• Kun olet tehnyt muokkaukset, valitse Tallenna.

Määritä näppäimistö ja reititysnumerot

Huomaa: jotta voit valita ryhmän, johon puhelut ohjataan, ryhmäkutsukanavien on oltava jo määritettyinä. Seuraa ohjeita täältä määrittääksesi tiimikutsut postilaatikkoon tai help deskiin.

Jos olet muokkaamassa näppäimistöä tai reititysnumeroita tai jos sinua ei ohjattu IVR-editoriin:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Kutsu. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Vie hiiren kursori sen IVR-valikon päälle, jota haluat muokata. Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.

Näppäimistön ja reititysnumeroiden määrittäminen:

• Napsauta näppäimistö (IVR) -valikkoa.
• Napsauta Choose an audio message (Valitse ääniviesti ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jota haluat käyttää valikossa.
• Napsauta näppäimistön asetukset -osiossa Lisää näppäimistö lisätä ksesi lisää haaravalikoita valitsemalla Lisää näppäimistö. Voit poistaa näppäinvalikon napsauttamalla delete roskakorikuvaketta. Varmista, että näppäinkehotteet vastaavat ääntäsi.
• Napsauta Keypress-pudotusvalikoita vaihtaaksesi kuhunkin haaraan liittyvää numeroa.

• Napsauta Tallenna.
• Voit valita, mille käyttäjille (vainSales Hub tai Service Hub Enterprise -paikka ) ja tiimeille puhelu ohjataan, napsauttamalla kutakin Ring To -ruutua.
• Valitse avattavasta Ring to -valikosta puhelinnumero , joka soitetaan kunkin näppäimen painalluksen yhteydessä. Esimerkiksi alla olevassa esimerkissä, kun soittaja painaa näppäinpainiketta 0, soittaja ohjataan puhelinnumeroon, johon soitetaan tukipyyntöjä varten.

• Napsauta Tallenna. Muista valita puhelinnumero jokaiseen Ring To -ruutuun.
• Voit määrittää muita alivalikkoja napsauttamalla asianmukaista näppäinhaaraa. Valitse sitten Näppäimistö (IVR) -valikko ja jatka valikkovaihtoehtojen määrittämistä.

• Jos haluat IVR:n soittavan käyttäjälle tai ryhmälle, kun soittaja ei tee näppäinvalintaa, napsauta Väärä syöttö/ei syöttöä -osiossa add plus-kuvaketta valitaksesi Soita kohteeseen -numeron.

• Voit tallentaa asetukset valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tallenna. Valitse sitten Tallenna julkaisematta.

Julkaise IVR

Kun olet luonut IVR-valikon, määrittänyt näppäimistövalikon ja määrittänyt soittoäänen puhelinnumeroille, voit julkaista IVR:n. Voit julkaista IVR:n valitsemalla IVR-editorista Tallenna ja julkaise.

Huomaa: kaikki hälytykset on ratkaistava ennen julkaisemista.

Jos olet tallentanut IVR-valikon julkaisematta sitä, mutta olet nyt valmis julkaisemaan sen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Kutsu. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Kytke julkaistavan IVR-valikon vieressä Tila-kytkin päälle.

Kun IVR on julkaistu, olet valmis vastaanottamaan saapuvia puheluita IVR-puhelinlinjalle.