Interaktiivisen äänivastauksen määrittäminen

Interaktiivinen puhevaste (IVR) on järjestelmä, joka mahdollistaa automaattisen vuorovaikutuksen soittajien kanssa ennalta nauhoitettujen äänikehotteiden ja näppäimistösyötteiden avulla. IVR parantaa asiakaspalvelua, tehostaa toimintaa ja virtaviivaistaa soittoprosessia. Se tarjoaa kätevän ja tehokkaan tavan käsitellä suuria puheluiden määriä ja varmistaa samalla tarkan puhelujen reitityksen, yksilölliset itsepalveluvaihtoehdot ja asiakkaiden ympärivuorokautisen tavoitettavuuden.

Luo IVR-valikko

Alla olevissa tiedoissa kerrotaan yksityiskohtaisesti vaiheet, jotka sinun on toteutettava IVR-valikon luomiseksi.

Valitse nimi ja numero

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdasta Soitot. Napsauta sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Napsauta Lisää IVR-valikko.
• Kirjoita Nimi-kenttään IVR-valikon nimi.
• Napsauta pudotusvalikkoa Puhelinnumero ja valitse numero, jota haluat käyttää saapuvissa puheluissa, jotka johtavat soittajat IVR-valikkoon.

Huomaa: voit valita vain numeron, jota ei ole määritetty käyttäjälle tai soittokanavalle. Jos kaikki numerot on määritetty, valitse Hae HubSpot-numero, jotta voit mukauttaa puhelinasetuksia tai hankkia uuden HubSpot-numeron.

• Napsauta Jatka. Sinut ohjataan IVR-editoriin, jossa voit määrittää näppäimistön.

Luo, lataa ja muokkaa ääniviestejä

Ääniviestisi on ääni, jonka soittajat kuulevat, kun he soittavat IVR-numeroosi. Voit luoda ääniviestin milloin tahansa prosessin aikana. Voit luoda tai ladata ääniviestejä:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdasta Soitot. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Valitse Muokkaa ääniviestejä.
• Kirjoita viestin nimi -kenttään ääniviestin nimi.
• Napsauta Choose type of message -pudotusvalikkoa ja valitse Text-To-Speech tai Upload Audio.
• Jos valitsit Teksti puheeksi -toiminnon:
  • Kirjoita viestin syöttäminen -kenttään teksti, jota haluat käyttää ääniviestin luomiseen.
  • Napsauta kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat viestisi luettavan.
  • Napsauta Voice (Ääni ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jolla haluat lukea viestisi. Napsauta playerPlaytoistokuvaketta esikatsellaksesi kutakin ääntä.

• Jos valitsit Upload Audio:

• • Lataa haluamasi äänitiedosto napsauttamalla Upload file (Lataa tiedosto ). Valitse sitten äänitiedosto.
  • Napsauta playerPlaytoisto-kuvaketta esikatsellaksesi ääntäsi.
  • Poista ääni napsauttamalla delete roskakorikuvaketta.

• Napsauta Tallenna.

Ääniviestien muokkaaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdassa Soitot. Valitse sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Napsauta Muokkaa ääniviestejä.
• Napsauta Muokkaa olemassa olevia ääniviestejä -välilehteä.
• Vie hiiren kursori sen ääniviestin päälle, jota haluat muuttaa, ja valitse Muokkaa.
• Kun olet tehnyt muokkaukset, valitse Tallenna.

Näppäimistön ja reititysnumeroiden määrittäminen

Huomaa: jotta voit valita tiimin, johon puhelut reititetään, tiimin soittokanavien on oltava jo määritettyinä. Seuraa ohjeita tästä, kun haluat määrittää tiimikutsukanavat postilaatikkoon tai help deskiin.

Jos muokkaat näppäimistöä tai reititysnumeroita tai jos sinua ei ohjattu IVR-editoriin:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Työkalut-kohdassa Soitot. Napsauta sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Vie hiiren kursori sen IVR-valikon päälle, jota haluat muokata. Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.

Näppäimistön ja reititysnumeroiden määrittäminen:

• Napsauta näppäimistö (IVR) -valikkoa.
• Napsauta Choose an audio message (Valitse ääniviesti ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jota haluat käyttää valikossa.
• Valitse näppäimistön asetukset -osiossa Lisää näppäimistö lisätä ksesi lisää haaravalikoita valitsemalla Lisää näppäimistö. Voit poistaa näppäinvalikon napsauttamalla delete roskakorikuvaketta. Varmista, että näppäinkehotteet vastaavat ääntäsi.
• Napsauta Keypress-pudotusvalikoita vaihtaaksesi kuhunkin haaraan liittyvää numeroa.

• Napsauta Tallenna.
• Voit valita, mihin käyttäjiin( vainSales Hub- tai Service Hub Enterprise -paikan käyttäjiin) ja tiimeihin puhelu ohjataan, napsauttamalla kutakin Ring To -ruutua.
• Valitse avattavasta Ring to (Soitto kohteeseen ) -valikosta puhelinnumero , joka soitetaan kunkin näppäinpainalluksen yhteydessä. Esimerkiksi alla olevassa esimerkissä, kun soittaja painaa näppäinpainiketta 0, soittaja tulisi ohjata puhelinnumeroon, johon soitetaan tukipyyntöjä varten.

• Napsauta Tallenna. Muista valita puhelinnumero jokaiseen Ring To -ruutuun.
• Voit määrittää muita alavalikkoja napsauttamalla asianmukaista näppäinpainallushaaraa. Valitse sitten Keypad (IVR) Menu ja jatka valikkovaihtoehtojen määrittämistä.

• Jos haluat, että IVR soittaa käyttäjälle tai ryhmälle, kun soittaja ei tee näppäinvalintaa, valitse Ring To -numero Wrong Input/No Input (Väärä syöttö/ei syöttöä ) -osiossa add plus-kuvaketta napsauttamalla.

• Tallenna asetukset valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tallenna. Valitse sitten Tallenna julkaisematta.

IVR:n julkaiseminen

Kun olet luonut IVR-valikon, määrittänyt näppäimistövalikon ja määrittänyt Ring To -numerot puhelinnumeroille, voit julkaista IVR:n. Voit julkaista IVR:n valitsemalla IVR-editorista Tallenna ja julkaise.

Huomaa: kaikki hälytykset on ratkaistava ennen julkaisemista.

Jos olet tallentanut IVR-valikon julkaisematta sitä, mutta olet nyt valmis julkaisemaan sen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Työkalut-kohdassa Soitot. Napsauta sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Kytke julkaistavan IVR-valikon vieressä oleva Tila-kytkin päälle.

Kun IVR on julkaistu, olet valmis vastaanottamaan saapuvia puheluita IVR-puhelinlinjalle.