Interaktiivisen äänivastauksen määrittäminen

Interaktiivinen puhevaste (IVR) on järjestelmä, joka mahdollistaa automaattisen vuorovaikutuksen soittajien kanssa äänikehotteiden ja näppäimistösyötteiden avulla. IVR tehostaa soittoprosessia. IVR:n avulla voit käsitellä suuria puheluiden määriä ja varmistaa samalla tarkan puhelujen reitityksen, yksilölliset itsepalveluvaihtoehdot ja asiakkaiden ympärivuorokautisen tavoitettavuuden.

Valitse nimi ja numero

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkin valikosta Soitot > Interaktiivinen puhevaste.
• Valitse Lisää IVR-valikko.
• Kirjoita Nimi-kenttään IVR-valikon nimi.
• Napsauta pudotusvalikkoa Puhelinnumero ja valitse numero, jota haluat käyttää saapuvissa puheluissa, jotka johtavat soittajat IVR-valikkoon.

Huomaa: voit valita vain numeron, jota ei ole määritetty käyttäjälle tai soittokanavalle. Jos kaikki numerot on määritetty, valitse Hae HubSpot-numero, jotta voit mukauttaa puhelinasetuksia tai hankkia uuden HubSpot-numeron.

• Napsauta Jatka. Sinut ohjataan IVR-editoriin, jossa voit määrittää valikot.

Määritä valikot

Kun puhelinnumero soi, sinun on määritettävä IVR-valikko, joka ohjaa soittajat käyttäjään, tiimiin tai alivalikkoon.

Huomaa: jotta voit valita tiimin, johon puhelut ohjataan, tiimikutsukanavien on oltava jo määritettyinä. Seuraa ohjeita täältä tiimikutsukanavien määrittämiseksi postilaatikkoon tai help deskiin.

• Näppäimistö (IVR) Valikko: Soittajat voivat painaa numeroita näppäimistöllä edetäkseen.
• Puhevalikko (IVR-valikko): Soittajat voivat sanoa toimipisteen nimen tai toimipisteeseen liittyviä avainsanoja etenemistä varten. Näppäinpainallusta käytetään varajärjestelmänä.
• Ring To (käytettävissä vain sivuliikkeessä): soitto soi käyttäjälle, jolla on Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -paikan, help deskin tai postilaatikon numero.

Näppäimistö (IVR) -valikko

• Napsauta Choose an audio message (Valitse ääniviesti ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jota haluat käyttää valikossa.
• Laajenna Keypad-asetukset-osio napsauttamalla sitä. Napsauta näppäimistön asetukset -osiossa Lisää näppäimistö lisätä ksesi lisää haaravalikoita. Napsauta delete Poista -kuvaketta poistaaksesi näppäinvalikon. Varmista, että näppäimistökehotteet vastaavat ääntäsi.
• Napsauta Keypress-pudotusvalikoita muuttaaksesi kuhunkin haaraan liittyvää numeroa.
• Napsauta Tallenna.

Puhe (IVR) -valikko

• Kirjoita vie sti-kenttään viesti, jonka robotti antaa soittajille. Tämän tulisi olla mahdollisimman täsmällinen Esim: Kiitos, että soitit HubSpotin asiakaspalveluun. Tarvitsetko apua kokouksiin tai soittamiseen tänään?
• Napsauta Language (Kieli ) -pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat, että viestisi luetaan. Tämän on oltava sama kieli kuin se kieli, jolla kirjoitit viestisi.
• Napsauta pudotusvalikkoa Voice (Ääni ) ja valitse ääni, jolla haluat viestisi luettavan. Napsauta playerPlaytoistokuvaketta kunkin äänen esikatseluun.
• Laajenna näppäimistön asetukset -osio napsauttamalla sitä. Napsauta näppäimistön asetukset -osiossa Add branch (Lisää haara ) lisätäksesi lisää haaravalikoita. Napsauta delete Poista-kuvaketta poistaaksesi näppäinvalikon.
• Muokkaa haaran nimeä napsauttamalla edit Muokkaa-kuvaketta. Soittajat voivat sanoa haaran nimen siirtyäkseen kyseiseen haaraan.
• Voit muuttaa kuhunkin haaraan liittyvää numeroa napsauttamalla näppäinpainalluksen pudotusvalikoita.
• Kirjoita Kuvaus-kenttään avainsanoja tai lauseita, jotka asiakkaat voivat sanoa ohjautuakseen kyseiseen sivukonttoriin. Esim: Tarvitsen apua kokousten kanssa, kokoustyökalu, HubSpot-kokoukset jne.
• Napsauta Tallenna.

Ring to

• Valitse avattavasta valikosta Ring to (Soita numeroon ) puhelinnumero , joka soi jokaisen näppäinpainalluksen yhteydessä. Alla olevassa esimerkissä, kun soittaja painaa näppäinpainiketta 0, soittaja ohjataan puhelinnumeroon, johon soitetaan tukipyyntöjä varten.
• Napsauta Tallenna.

• Tallenna asetukset valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tallenna. Valitse sitten Tallenna julkaisematta.

Ääniviestien luominen ja muokkaaminen

Ääniviestisi on ääni, jonka soittajat kuulevat, kun he soittavat IVR-numeroosi tai kun heidät ohjataan tiettyyn toimipisteeseen. Voit luoda ääniviestejä milloin tahansa prosessin aikana. Voit luoda tai ladata ääniviestejä:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Soitot > Interaktiivinen äänivaste.
• Valitse Muokkaa ääniviestejä.
• Kirjoita viestin nimi -kenttään ääniviestin nimi.
• Napsauta Valitse viestin tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse Teksti puheeksi tai Lataa ääni.
• Jos valitsit Teksti puheeksi -toiminnon:
  • Kirjoita viestin syöttäminen -kenttään teksti, jota haluat käyttää ääniviestin luomiseen.
  • Napsauta kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat viestisi luettavan.
  • Napsauta Voice (Ääni ) -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jolla haluat lukea viestisi. Napsauta playerPlaytoistokuvaketta esikatsellaksesi kutakin ääntä.

• Jos valitsit Upload Audio:

• • Valitse Lataa tiedosto ladataksesi haluamasi äänitiedoston. Valitse sitten äänitiedosto.
  • NapsautaplayerPlaytoistokuvaketta esikatsellaksesi ääntäsi.
  • Poista ääni napsauttamalla delete Poista-kuvaketta.

• Napsauta Tallenna.

Ääniviestien muokkaaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Soitot > Interaktiivinen äänivaste.
• Valitse Muokkaa ääniviestejä.
• Napsauta Muokkaa olemassa olevia ääniviestejä -välilehteä.
• Vie hiiren kursori sen ääniviestin päälle, jota haluat muuttaa, ja valitse Muokkaa.
• Kun olet tehnyt muokkaukset, napsauta Tallenna.

Voit myös luoda tai muokata ääniviestiä näppäimistön (IVR) valikosta napsauttamalla Valitse ääniviesti -pudotusvalikkoa ja valitsemalla Lisää/muokkaa ääniviestiä.

IVR:n julkaiseminen

Kun olet luonut IVR-valikon, määrittänyt näppäimistövalikon ja määrittänyt soittoäänen puhelinnumeroille, voit julkaista IVR:n. Voit julkaista IVR:n valitsemalla IVR-editorista Tallenna ja julkaise.

Huomaa: kaikki hälytykset on ratkaistava ennen julkaisemista.

Jos olet tallentanut IVR-valikon julkaisematta sitä, mutta olet nyt valmis julkaisemaan sen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Soitot > Interaktiivinen puhevaste.
• Kytke julkaistavan IVR-valikon vieressä oleva Tila-kytkin päälle.

Kun IVR on julkaistu, olet valmis vastaanottamaan saapuvia puheluita IVR-puhelinlinjalle.

• Jos haluat poistaa IVR-valikon käytöstä, kytke Tilakytkin pois päältä.

Tarkastele IVR-ilmoittautumis- ja tarkistushistoriaa

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemman sivupalkin valikon Työkalut-kohdasta Soitot. Napsauta sitten Interaktiivinen äänivaste.
• Napsauta sitä IVR: ää, jonka metriikoita haluat tarkastella.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa Näytä-pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto:
  • Tarkistushistoria: Näytä oikeassa paneelissa luettelo tarkistuksista. Käytä päivämääräväliä ja suodattimia suodattaaksesi näytettävät tarkistukset. Jos haluat tarkastella tietyn tarkistuksen kokoonpanoa, siirrä hiiren osoitin tarkistuksen päälle ja valitse Näytä tarkistus.
  
  • Ilmoittautumishistoria: Näytä oikeassa paneelissa puhelut, joissa tätä IVR:ää on käytetty. Käytä päivämäärän vaihteluväliä suodattaaksesi näytetyt ilmoittautumiset. Voit tarkastella tietyn ilmoittautumisen tietoja napsauttamalla puhelua.