ตั้งค่าการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ

Interactive voice response (IVR) เป็นระบบที่อนุญาตให้มีการโต้ตอบอัตโนมัติกับผู้โทรผ่านการแจ้งเตือนด้วยเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและอินพุตปุ่มกด IVR ช่วยเพิ่มการบริการลูกค้าปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการโทร ซึ่งเป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพสำหรับคุณในการจัดการกับการโทรจำนวนมากในขณะที่ตรวจสอบการกำหนดเส้นทางการโทรที่ถูกต้องตัวเลือกการบริการตนเองในแบบของคุณและการเข้าถึงได้ตลอดเวลาสำหรับลูกค้า

สร้างเมนู IVR

ข้อมูลด้านล่างแสดงรายละเอียดขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้างเมนู IVR

เลือกชื่อและหมายเลข

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• คลิกเพิ่มเมนู IVR 
• ในช่องชื่อให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเมนู IVR ของคุณ
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงหมายเลขโทรศัพท์และเลือกหมายเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับการโทรเข้าซึ่งจะนำผู้โทรไปยังเมนู IVR 

โปรดทราบ: คุณสามารถเลือกได้เฉพาะหมายเลขที่ไม่ได้กำหนดให้กับผู้ใช้หรือช่องทางการโทรเท่านั้น หากกำหนดหมายเลขทั้งหมดแล้วให้คลิกรับหมายเลข HubSpot เพื่อปรับการตั้งค่าโทรศัพท์หรือรับหมายเลข HubSpot ใหม่

• คลิกดำเนินการต่อระบบจะนำคุณไปยังเครื่องมือแก้ไข IVR ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าแป้นพิมพ์ได้ 

สร้างอัปโหลดและแก้ไขข้อความเสียง

ข้อความเสียงของคุณคือผู้ที่โทรออกด้วยเสียงจะได้ยินเมื่อพวกเขากดหมายเลข IVR ของคุณ คุณสามารถสร้างข้อความเสียงของคุณได้ตลอดเวลาในระหว่างขั้นตอน วิธีสร้างหรืออัพโหลดข้อความเสียง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• คลิกแก้ไขข้อความเสียง
• ในช่องชื่อข้อความให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเสียงของคุณ
• คลิกเลือกประเภทของเมนูแบบเลื่อนลงของข้อความและเลือก Text-To-Speech หรืออัปโหลดเสียง 
• หากคุณเลือก Text-To-Speech:
  • ในช่องป้อนข้อความของคุณให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างข้อความเสียง 
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาและเลือกภาษาที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างแต่ละเสียง 

• หากคุณเลือกอัพโหลดเสียง:

• • คลิกอัปโหลดไฟล์เพื่ออัปโหลดไฟล์เสียงที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลือกไฟล์เสียงของคุณ
  • คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างเสียงของคุณ
  • คลิกไอคอนdelete ถังขยะเพื่อลบเสียง 

• คลิก บันทึก

วิธีแก้ไขข้อความเสียง: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• คลิกแก้ไขข้อความเสียง
• คลิกแท็บแก้ไขข้อความเสียงที่มีอยู่
• วางเมาส์เหนือข้อความเสียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแล้วคลิก แก้ไข
• เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิก บันทึก

กำหนดค่าคีย์แพดและหมายเลข Routing

โปรดทราบ: ในการเลือกทีมเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังช่องทางการโทรของทีมของคุณจะต้องได้รับการตั้งค่าไว้แล้ว ทำตามขั้นตอนที่นี่เพื่อตั้งค่าการโทรของทีมในกล่องจดหมายหรือฝ่ายช่วยเหลือ

หากคุณกำลังแก้ไขคีย์แพดหรือหมายเลขเส้นทางหรือหากคุณไม่ได้เปลี่ยนเส้นทางไปยังตัวแก้ไข IVR: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• วางเมาส์เหนือเมนู IVR ที่คุณต้องการแก้ไข คลิกการดำเนินการแล้วเลือกแก้ไข

ในการกำหนดค่าคีย์แพดและหมายเลข Routing:

• คลิกเมนู Keypad (IVR) 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกข้อความ เสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการใช้สำหรับเมนู 
• ในส่วนการตั้งค่าคีย์แพดให้คลิกเพิ่มการกดปุ่มเพื่อเพิ่มเมนูสาขาเพิ่มเติม คลิกไอคอนdelete ถังขยะเพื่อลบการกดปุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความแจ้งที่สำคัญตรงกับเสียงของคุณ 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Keypress เพื่อเปลี่ยนหมายเลขที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสาขา

• คลิก บันทึก
• หากต้องการเลือกผู้ใช้ (ที่นั่งใน Sales Hub หรือ Service Hub Enterprise  เท่านั้น) และทีมการโทรจะถูกนำไปให้คลิกที่กล่อง Ring To แต่ละกล่อง 
• ในเมนูแบบเลื่อนลงของ Ring to dropdown ให้เลือกหมายเลขโทรศัพท์ที่ควรจะดังขึ้นสำหรับการกดปุ่มแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่นในตัวอย่างด้านล่างเมื่อผู้โทรกดปุ่ม 0 พวกเขาควรถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์เพื่อรับสายสนับสนุน 

• คลิกบันทึกตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกหมายเลขโทรศัพท์สำหรับทุกกล่อง Ring To
• หากต้องการกำหนดค่าเมนูย่อยเพิ่มเติมให้คลิกสาขาการกดปุ่มที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเลือกเมนู Keypad (IVR) และทำการกำหนดค่าตัวเลือกเมนูต่อไป

• หากคุณต้องการให้ IVR โทรหาผู้ใช้หรือทีมเมื่อผู้โทรไม่ได้เลือกการกดปุ่มในส่วนอินพุตไม่ถูกต้อง/ไม่มีอินพุตให้คลิกไอคอน ADD PLUS add เพื่อเลือกหมายเลข Ring To

• หากต้องการบันทึกการตั้งค่าที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก จากนั้นเลือกบันทึกโดยไม่เผยแพร่

เผยแพร่ IVR

เมื่อคุณสร้างเมนู IVR ของคุณกำหนดค่าเมนูคีย์แพดและกำหนด Ring To ของคุณไปยังหมายเลขโทรศัพท์แล้วคุณสามารถเผยแพร่ IVR ของคุณได้ หากต้องการเผยแพร่ IVR ของคุณจากเครื่องมือแก้ไข IVR ให้คลิกบันทึกและเผยแพร่

โปรดทราบ: คุณต้องแก้ไขการแจ้งเตือนทั้งหมดก่อนเผยแพร่

หากคุณบันทึกเมนู IVR โดยไม่เผยแพร่แต่ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเผยแพร่แล้ว:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• ถัดจากเมนู IVR ที่คุณต้องการเผยแพร่ให้เปิดสวิตช์ สถานะ

เมื่อ IVR ของคุณได้รับการเผยแพร่แล้วคุณจะพร้อมที่จะรับสายโทรศัพท์เข้า IVR

ดูประวัติการลงทะเบียนและการแก้ไข IVR

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
• คลิก IVR ที่คุณต้องการดูเมตริก
• ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองและเลือกตัวเลือก:
  • ประวัติการแก้ไข: ในแผงด้านขวาให้ดูรายการการแก้ไขของคุณ ใช้ช่วงวันที่และตัวกรองเพื่อกรองการแก้ไขที่แสดง หากต้องการดูการกำหนดค่าการแก้ไขเฉพาะให้วางเมาส์เหนือการแก้ไขแล้วคลิกดูการแก้ไข
  
   
  • ประวัติการลงทะเบียน: ในแผงด้านขวาให้ดูการโทรที่ใช้ IVR นี้ ใช้ช่วงวันที่เพื่อกรองการลงทะเบียนที่แสดง หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลงทะเบียนเฉพาะให้คลิกการโทร