ตั้งค่าการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
อัปเดตล่าสุด: กุมภาพันธ์ 13, 2025
สามารถใช้ได้กับการสมัครใช้บริการใดๆ ต่อไปนี้ ยกเว้นที่ระบุไว้:
|
|
Interactive voice response (IVR) เป็นระบบที่อนุญาตให้มีการโต้ตอบอัตโนมัติกับผู้โทรผ่านการแจ้งเตือนด้วยเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและอินพุตปุ่มกด IVR ช่วยเพิ่มการบริการลูกค้าปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการโทร ซึ่งเป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพสำหรับคุณในการจัดการกับการโทรจำนวนมากในขณะที่ตรวจสอบการกำหนดเส้นทางการโทรที่ถูกต้องตัวเลือกการบริการตนเองในแบบของคุณและการเข้าถึงได้ตลอดเวลาสำหรับลูกค้า
สร้างเมนู IVR
ข้อมูลด้านล่างแสดงรายละเอียดขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้างเมนู IVR
เลือกชื่อและหมายเลข
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- คลิกเพิ่มเมนู IVR
- ในช่องชื่อให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเมนู IVR ของคุณ
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงหมายเลขโทรศัพท์และเลือกหมายเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับการโทรเข้าซึ่งจะนำผู้โทรไปยังเมนู IVR
โปรดทราบ: คุณสามารถเลือกได้เฉพาะหมายเลขที่ไม่ได้กำหนดให้กับผู้ใช้หรือช่องทางการโทรเท่านั้น หากกำหนดหมายเลขทั้งหมดแล้วให้คลิกรับหมายเลข HubSpot เพื่อปรับการตั้งค่าโทรศัพท์หรือรับหมายเลข HubSpot ใหม่
- คลิกดำเนินการต่อระบบจะนำคุณไปยังเครื่องมือแก้ไข IVR ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าแป้นพิมพ์ได้
สร้างอัปโหลดและแก้ไขข้อความเสียง
ข้อความเสียงของคุณคือผู้ที่โทรออกด้วยเสียงจะได้ยินเมื่อพวกเขากดหมายเลข IVR ของคุณ คุณสามารถสร้างข้อความเสียงของคุณได้ตลอดเวลาในระหว่างขั้นตอน วิธีสร้างหรืออัพโหลดข้อความเสียง:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- คลิกแก้ไขข้อความเสียง
- ในช่องชื่อข้อความให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเสียงของคุณ
- คลิกเลือกประเภทของเมนูแบบเลื่อนลงของข้อความและเลือก Text-To-Speech หรืออัปโหลดเสียง
- หากคุณเลือก Text-To-Speech:
- ในช่องป้อนข้อความของคุณให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างข้อความเสียง
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาและเลือกภาษาที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างแต่ละเสียง
- หากคุณเลือกอัพโหลดเสียง:
-
- คลิกอัปโหลดไฟล์เพื่ออัปโหลดไฟล์เสียงที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลือกไฟล์เสียงของคุณ
- คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างเสียงของคุณ
- คลิกไอคอนdelete ถังขยะเพื่อลบเสียง
- คลิก บันทึก
วิธีแก้ไขข้อความเสียง:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- คลิกแก้ไขข้อความเสียง
- คลิกแท็บแก้ไขข้อความเสียงที่มีอยู่
- วางเมาส์เหนือข้อความเสียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแล้วคลิก แก้ไข
- เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิก บันทึก
กำหนดค่าคีย์แพดและหมายเลข Routing
โปรดทราบ: ในการเลือกทีมเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังช่องทางการโทรของทีมของคุณจะต้องได้รับการตั้งค่าไว้แล้ว ทำตามขั้นตอนที่นี่เพื่อตั้งค่าการโทรของทีมในกล่องจดหมายหรือฝ่ายช่วยเหลือ
หากคุณกำลังแก้ไขคีย์แพดหรือหมายเลขเส้นทางหรือหากคุณไม่ได้เปลี่ยนเส้นทางไปยังตัวแก้ไข IVR:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- วางเมาส์เหนือเมนู IVR ที่คุณต้องการแก้ไข คลิกการดำเนินการแล้วเลือกแก้ไข
ในการกำหนดค่าคีย์แพดและหมายเลข Routing:
- คลิกเมนู Keypad (IVR)
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกข้อความ เสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการใช้สำหรับเมนู
- ในส่วนการตั้งค่าคีย์แพดให้คลิกเพิ่มการกดปุ่มเพื่อเพิ่มเมนูสาขาเพิ่มเติม คลิกไอคอนdelete ถังขยะเพื่อลบการกดปุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความแจ้งที่สำคัญตรงกับเสียงของคุณ
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Keypress เพื่อเปลี่ยนหมายเลขที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสาขา
- คลิก บันทึก
- หากต้องการเลือกผู้ใช้ (ที่นั่งใน Sales Hub หรือ Service Hub Enterprise เท่านั้น) และทีมการโทรจะถูกนำไปให้คลิกที่กล่อง Ring To แต่ละกล่อง
- ในเมนูแบบเลื่อนลงของ Ring to dropdown ให้เลือกหมายเลขโทรศัพท์ที่ควรจะดังขึ้นสำหรับการกดปุ่มแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่นในตัวอย่างด้านล่างเมื่อผู้โทรกดปุ่ม 0 พวกเขาควรถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์เพื่อรับสายสนับสนุน
- คลิกบันทึกตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกหมายเลขโทรศัพท์สำหรับทุกกล่อง Ring To
- หากต้องการกำหนดค่าเมนูย่อยเพิ่มเติมให้คลิกสาขาการกดปุ่มที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเลือกเมนู Keypad (IVR) และทำการกำหนดค่าตัวเลือกเมนูต่อไป
- หากคุณต้องการให้ IVR โทรหาผู้ใช้หรือทีมเมื่อผู้โทรไม่ได้เลือกการกดปุ่มในส่วนอินพุตไม่ถูกต้อง/ไม่มีอินพุตให้คลิกไอคอน ADD PLUS add เพื่อเลือกหมายเลข Ring To
- หากต้องการบันทึกการตั้งค่าที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก จากนั้นเลือกบันทึกโดยไม่เผยแพร่
เผยแพร่ IVR
เมื่อคุณสร้างเมนู IVR ของคุณกำหนดค่าเมนูคีย์แพดและกำหนด Ring To ของคุณไปยังหมายเลขโทรศัพท์แล้วคุณสามารถเผยแพร่ IVR ของคุณได้ หากต้องการเผยแพร่ IVR ของคุณจากเครื่องมือแก้ไข IVR ให้คลิกบันทึกและเผยแพร่
โปรดทราบ: คุณต้องแก้ไขการแจ้งเตือนทั้งหมดก่อนเผยแพร่
หากคุณบันทึกเมนู IVR โดยไม่เผยแพร่แต่ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเผยแพร่แล้ว:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- ถัดจากเมนู IVR ที่คุณต้องการเผยแพร่ให้เปิดสวิตช์ สถานะ
เมื่อ IVR ของคุณได้รับการเผยแพร่แล้วคุณจะพร้อมที่จะรับสายโทรศัพท์เข้า IVR
ดูประวัติการลงทะเบียนและการแก้ไข IVR
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
- ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
- คลิก IVR ที่คุณต้องการดูเมตริก
- ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองและเลือกตัวเลือก:
- ประวัติการแก้ไข: ในแผงด้านขวาให้ดูรายการการแก้ไขของคุณ ใช้ช่วงวันที่และตัวกรองเพื่อกรองการแก้ไขที่แสดง หากต้องการดูการกำหนดค่าการแก้ไขเฉพาะให้วางเมาส์เหนือการแก้ไขแล้วคลิกดูการแก้ไข
- ประวัติการลงทะเบียน: ในแผงด้านขวาให้ดูการโทรที่ใช้ IVR นี้ ใช้ช่วงวันที่เพื่อกรองการลงทะเบียนที่แสดง หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลงทะเบียนเฉพาะให้คลิกการโทร