Configurar la Respuesta vocal interactiva

La Respuesta de voz interactiva (IVR) es un sistema que permite interacciones automatizadas con las personas que llaman a través de mensajes de voz pregrabados y entradas de teclado. IVR mejora el servicio al cliente, aumenta la eficacia operativa y agiliza el proceso de llamada. Te proporciona una forma cómoda y eficaz de controlar un gran volumen de llamadas, al tiempo que garantiza un enrutamiento preciso de las llamadas, opciones de autoservicio personalizadas y accesibilidad a los clientes las 24 horas del día.

Crea, carga y edita mensajes de Audio

Tu mensaje de audio es el audio que oirán las personas que llamen cuando marquen tu número IVR. Puedes crear tu mensaje de Audio en cualquiera de los momentos del proceso. Para crear o subir mensajes de Audio:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Herramientas, haz clic en Llamada. A continuación, haz clic en Respuesta vocal interactiva. 
• Clic en Editar mensajes de Audio.
• En el campo Nombre del mensaje, introduce la etiqueta de tu audio.
• Clic en el menú desplegable Elegir tipo de mensaje y selecciona Texto a voz o Cargar Audio. 
• Si seleccionaste Texto a voz: 
  • En el Campo Introduce tu mensaje, introduce el texto que deseas utilizar para crear un mensaje de audio. 
  • Clic en el Menú desplegable Idioma y selecciona el idioma en el que quieres que se lea tu mensaje.
  • Clic en el menú desplegable Voz y selecciona la voz en la que quieres que se lea tu mensaje. Clic en el playerPlayicono Reproducir para obtener una vista previa de cada voz. 

• Si seleccionaste Texto a voz:

• • Clic en Subir archivo para subir el archivo de audio que quieras utilizar. A continuación, selecciona tu archivo de Audio.
  • Clic en el icono de reproducción playerPlay para reproducir una vista previa del Audio.
  • Clic en el icono de la papelera delete para eliminar el audio. 

• Haz clic en Guardar.

Para editar mensajes de Audio: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Herramientas, haz clic en Llamada. A continuación, haz clic en Respuesta vocal interactiva. 
• Clic en Editar mensajes de Audio.
• Clic en la pestaña Editar mensajes de Audio existentes.
• Pasa el ratón por encima del mensaje de Audio que quieras cambiar y haz clic en Editar.
• Cuando hayas hecho las modificaciones, haz clic en Guardar como.

Crear un Menú IVR

La información que aparece a continuación detalla los pasos que debes seguir para crear un Menú IVR.

Elegir un nombre y un número

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Herramientas, haz clic en Llamada. A continuación, haz clic en Respuesta vocal interactiva. 
• Clic en Agregar menú IVR. 
• En el campo Nombre, introduce una etiqueta para tu menú IVR.
• Clic en el menú desplegable Número de teléfono y selecciona el número que quieras utilizar para las llamadas entrantes que conducirán a los llamantes al menú IVR. 

Por favor, ten en cuenta que: sólo puedes seleccionar un número que no esté asignado a un usuario o canal de llamada. Si todos tus números están asignados, haz clic en Obtén un número de HubSpot para que puedas ajustar la configuración de tu teléfono u obtener un nuevo número de HubSpot.

• Haz clic en Continuar. Se te redirigirá al Editor IVR, donde podrás configurar el interruptor. 

Configura el teclado y los números de ruta

Si estás editando un Teclado o números de enrutamiento, o si no se te ha redirigido al Editor de IVR: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. 
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Herramientas, haz clic en Llamada. A continuación, haz clic en Respuesta vocal interactiva. 
• Pasa el ratón por encima del Menú IVR que quieras editar. Clic en Acciones, luego selecciona Editar.

Para configurar el teclado y los números de ruta:

• Clic en el Menú Teclado (IVR). 
• Clic en el menú desplegable Elige un mensaje de audio y selecciona el audio que quieras utilizar para el menú. 
• En la sección Configuración del Teclado, haz clic en Agregar ramificación para añadir más menús de ramificación. Clic en el icono de la papelera delete para eliminar una pulsación. Asegúrate de que las indicaciones de las teclas coinciden con tu Audio. 
• Clic en los menús desplegables Tecla para cambiar el número asociado a cada ramificación.

• Haz clic en Guardar.
• Para elegir a qué usuarios (Sales Hub o Service Hub Enterprise Solo del equipo ) y equipos se dirigirá la llamada, haz clic en cada casilla Llamar a. 
• En el menú desplegable Llamando a, selecciona el número de teléfono que debe sonar al pulsar cada tecla. Por ejemplo, en el ejemplo siguiente, cuando una persona que llama pulsa la tecla 0, debe ser redirigida al número de teléfono para llamadas de tickets de asistencia. 

• Haz clic en Guardar. Asegúrate de seleccionar un Número de teléfono para cada casilla Llamar a.
• addSi quieres que el IVR llame a un usuario o equipo cuando la persona que llama no haga una selección de pulsación de tecla, en la sección Entrada incorrecta/Sin entrada , haz clic en el icono + para seleccionar un Número Llamando a.

• Para guardar tus ajustes, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar. A continuación, selecciona Guardar como sin publicar.

Publicar el IVR

Una vez que hayas creado tu menú IVR, configurado el menú del Teclado y asignado tu Llamando a a Números de teléfono, puedes publicar tu IVR. Para publicar tu IVR, desde el Editor de IVR, haz clic en Guardar como y Publicar.

Por favor, toma nota: debes Resolver todas las alertas antes de Publicar.

Si has guardado un Menú IVR sin publicarlo, pero ahora estás listo para publicarlo:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. 
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Herramientas, haz clic en Llamada. A continuación, haz clic en Respuesta vocal interactiva. 
• Junto al Menú IVR que quieras publicar, activa el interruptor Status.

Una vez publicado tu IVR, estarás preparado para recibir llamadas entrantes a la línea telefónica del IVR.