Interactieve voice response instellen

Interactive Voice Response (IVR) is een systeem dat geautomatiseerde interacties met bellers mogelijk maakt via vooraf opgenomen gesproken prompts en invoer via toetsenborden. IVR verbetert de klantenservice, verbetert de operationele efficiëntie en stroomlijnt het belproces. Het is een handige en effectieve manier om een groot aantal oproepen af te handelen en tegelijkertijd te zorgen voor een nauwkeurige routering van oproepen, gepersonaliseerde zelfbedieningsopties en 24-uurs bereikbaarheid voor klanten.

Een IVR-menu maken

De onderstaande informatie beschrijft de stappen die u moet uitvoeren om een IVR-menu te maken.

Kies een naam en nummer

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant onder Extra op Bellen. Klik vervolgens op Interactive voice response.
• Klik op IVR-menu toevoegen.
• Voer in het veld Name (Naam) een label in voor uw IVR-menu.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Telefoonnummer en selecteer het nummer dat u wilt gebruiken voor inkomende oproepen die bellers naar het IVR-menu leiden.

Let op: u kunt alleen een nummer selecteren dat niet is toegewezen aan een gebruiker of belkanaal. Als al je nummers zijn toegewezen, klik dan op Een HubSpot-nummer krijgen zodat je je telefooninstellingen kunt aanpassen of een nieuw HubSpot-nummer kunt krijgen.

• Klik op Doorgaan. Je wordt doorgestuurd naar de IVR-editor waar je het toetsenblok kunt configureren.

Audioberichten maken, uploaden en bewerken

Je audiobericht is de audio die bellers te horen krijgen als ze je IVR-nummer bellen. U kunt uw audiobericht op elk moment tijdens het proces maken. U kunt audioberichten maken of uploaden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant onder Extra op Bellen. Klik vervolgens op Interactive voice response.
• Klik op Audioberichten bewerken.
• Voer in het veld Berichtnaam het label voor uw audio in.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies type bericht en selecteer Tekst-naar-spraak of Upload audio.
• Als u Text-To-Speech hebt geselecteerd:
  • Voer in het veld Voer uw bericht in de tekst in die u wilt gebruiken om een audiobericht te maken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer de taal waarin je wilt dat je bericht wordt voorgelezen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Stem en selecteer de stem waarmee u uw bericht wilt laten voorlezen. Klik op hetpictogram playerPlayplay om een voorbeeld van elke stem te bekijken.

• Als u Audio uploaden hebt geselecteerd:

• • Klik op Bestand uploaden om het audiobestand dat je wilt gebruiken te uploaden. Selecteer vervolgens uw audiobestand.
  • Klik op hetpictogram playerPlayplay om een voorbeeld van uw audio te beluisteren.
  • Klik op het pictogram delete prullenbak om de audio te verwijderen.

• Klik op Opslaan.

U kunt als volgt audioberichten bewerken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant onder Extra op Bellen. Klik vervolgens op Interactive voice response.
• Klik op Audioberichten bewerken.
• Klik op het tabblad Bestaande audioberichten bewerken.
• Beweeg de muis over het audiobericht dat u wilt wijzigen en klik op Bewerken.
• Klik op Opslaan als u uw wijzigingen hebt aangebracht.

Het toetsenblok en de routeringsnummers configureren

Let op: om een team te kunnen selecteren om oproepen naar te routeren, moeten je teambelkanalen al ingesteld zijn. Volg de stappen hier om teamoproepen in te stellen inbox of helpdesk.

Als u een keypad of routeringsnummers bewerkt, of als u niet bent doorgestuurd naar de IVR-editor:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant onder Extra op Bellen. Klik vervolgens op Interactive voice response.
• Beweeg de muis over het IVR-menu dat u wilt bewerken. Klik op Acties en selecteer vervolgens Bewerken.

Het toetsenblok en de routeringsnummers configureren:

• Klik op het menu Toetsenblok (IVR).
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een audiobericht en selecteer de audio die u voor het menu wilt gebruiken.
• Klik in de sectie Toetsinstellingen op Toets toevoegen om meer filiaalmenu's toe te voegen. Klik op het pictogram delete prullenbak om een toets te verwijderen. Zorg ervoor dat de toetsaanwijzingen overeenkomen met uw audio.
• Klik op de vervolgkeuzemenu's voor Toetsaanslagen om het nummer te wijzigen dat bij elke vertakking hoort.

• Klik op Opslaan.
• Om te kiezen naar welke gebruikers( alleenSales Hub of Service Hub Enterprise ) en teams de oproep wordt doorgestuurd, klikt u op elk vakje Bellen naar.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Bellen naar het telefoonnummer dat bij elke toetsdruk moet overgaan. Bijvoorbeeld, in het onderstaande voorbeeld, wanneer een beller op Toets 0 drukt, moet hij worden doorgeschakeld naar het telefoonnummer voor oproepen voor support tickets.

• Klik op Opslaan. Zorg ervoor dat u een telefoonnummer selecteert voor elk vakje Bellen naar.
• Als u extra submenu's wilt configureren, klikt u op de betreffende druktoetsvertakking. Selecteer vervolgens Menu toetsenblok (IVR) en ga verder met het configureren van de menuopties.

• Als u wilt dat de IVR een gebruiker of een team belt wanneer de beller geen keuze maakt, klikt u in het gedeelte Verkeerde invoer/geen invoer op het pluspictogram add om een belsignaal te selecteren.

• Om uw instellingen op te slaan, klikt u rechtsboven op Opslaan. Selecteer vervolgens Opslaan zonder publiceren.

De IVR publiceren

Zodra u uw IVR-menu hebt gemaakt, het toetsenblokmenu hebt geconfigureerd en uw belsignalen hebt toegewezen aan telefoonnummers, kunt u uw IVR publiceren. Om uw IVR te publiceren, klikt u in de IVR-editor op Opslaan en publiceren.

Let op: u moet alle waarschuwingen oplossen voordat u de IVR publiceert.

Als u een IVR-menu hebt opgeslagen zonder het te publiceren, maar nu klaar bent om het te publiceren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant onder Extra op Bellen. Klik vervolgens op Interactive voice response.
• Zet de schakelaar Status aan naast het IVR-menu dat u wilt publiceren.

Zodra uw IVR is gepubliceerd, bent u klaar om inkomende gesprekken te ontvangen op de IVR-telefoonlijn.