Konfiguracja interaktywnej odpowiedzi głosowej

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR) to system, który umożliwia zautomatyzowaną interakcję z dzwoniącymi za pomocą wcześniej nagranych podpowiedzi głosowych i klawiatury. IVR usprawnia obsługę klienta, poprawia wydajność operacyjną i usprawnia proces dzwonienia. Zapewnia wygodny i skuteczny sposób obsługi dużej liczby połączeń, zapewniając jednocześnie dokładne kierowanie połączeń, spersonalizowane opcje samoobsługi i całodobową dostępność dla klientów.

Tworzenie, przesyłanie i edytowanie wiadomości audio

Wiadomość audio to dźwięk, który usłyszą dzwoniący po wybraniu numeru IVR. Wiadomość audio można utworzyć w dowolnym momencie procesu. Aby utworzyć lub przesłać wiadomości audio:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij opcję Połączenia. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij opcję Edytuj wiadomości audio.
• W polu Message name wprowadź etykietę wiadomości audio.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Tekst na mowę lub Prześlij dźwięk.
• Jeśli wybrano opcję Text-To-Speech:
  • W polu Wprowadź wiadomość wprowadź tekst, którego chcesz użyć do utworzenia wiadomości audio.
  • Kliknij menu rozwijane Język i wybierz język, w którym chcesz odczytać wiadomość.
  • Kliknij menu rozwijane Voice (Głos) i wybierz głos, którym ma być odczytywana wiadomość. Kliknijikonę odtwarzania playerPlay, aby wyświetlić podgląd każdego głosu.

• Jeśli wybrano opcję Text-To-Speech:

• • Kliknij Prześlij plik, aby przesłać plik audio, którego chcesz użyć. Następnie wybierz plik audio.
  • Kliknij ikonę odtwarzania playerPlay, aby wyświetlić podgląd dźwięku.
  • Kliknij ikonę kosza delete, aby usunąć plik audio.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Aby edytować wiadomości audio:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij opcję Połączenia. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij opcję Edytuj komunikaty dźwiękowe.
• Kliknij kartę Edytuj istniejące komunikaty dźwiękowe.
• Najedź kursorem na wiadomość audio, którą chcesz zmienić, i kliknij Edytuj.
• Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk Zapisz.

Tworzenie menu IVR

Poniższe informacje szczegółowo opisują kroki, które należy wykonać, aby utworzyć menu IVR.

Wybierz nazwę i numer

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij opcję Połączenia. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij Dodaj menu IVR.
• W polu Nazwa wprowadź etykietę menu IVR.
• Kliknij menu rozwijane Numer telefonu i wybierz numer, którego chcesz używać dla połączeń przychodzących, które będą prowadzić dzwoniących do menu IVR.

Uwaga: możesz wybrać tylko numer, który nie jest przypisany do użytkownika lub kanału połączenia. Jeśli wszystkie numery są przypisane, kliknij opcję Pobierz numer HubSpot, aby dostosować ustawienia telefonu lub uzyskać nowy numer HubSpot.

• Kliknij przycisk Kontynuuj. Nastąpi przekierowanie do edytora IVR, w którym można skonfigurować klawiaturę.

Konfiguracja klawiatury i numerów routingu

Jeśli edytujesz klawiaturę lub numery routingu lub nie zostałeś przekierowany do edytora IVR:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij opcję Połączenia. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Najedź kursorem na menu IVR, które chcesz edytować. Kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Edytuj.

Aby skonfigurować klawiaturę i numery routingu:

• Kliknij menu Klawiatura (IVR).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz wiadomość audio i wybierz dźwięk, którego chcesz użyć w menu.
• W sekcji Ustawienia klawiatury kliknij przycisk Dodaj, aby dodać więcej menu oddziału. Kliknij ikonę ko sza delete, aby usunąć naciśnięcie klawisza. Upewnij się, że podpowiedzi klawiszy są zgodne z dźwiękiem.
• Kliknij menu rozwijane Naciśnięcie klawisza, aby zmienić numer powiązany z każdą gałęzią.

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Aby wybrać użytkowników( tylkoSales Hub lub Service Hub Enterprise ) i zespoły, do których zostanie skierowane połączenie, kliknij każde pole Ring To.
• W menu rozwijanym Ring to wybierz numer telefonu , który ma dzwonić dla każdego naciśnięcia klawisza. Na przykład w poniższym przykładzie, gdy dzwoniący naciśnie klawisz 0, powinien zostać przekierowany na numer telefonu dla połączeń z biletami pomocy technicznej.

• Kliknij przycisk Zapisz. Pamiętaj, aby wybrać numer telefonu dla każdego pola Ring To.
• Jeśli chcesz, aby IVR dzwonił do użytkownika lub zespołu, gdy dzwoniący nie dokona wyboru naciśnięcia klawisza, w sekcji Wrong Input/No Input kliknij ikonę plusa add , aby wybrać numer Ring To.

• Aby zapisać ustawienia, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. Następnie wybierz opcję Zapisz bez publikowania.

Publikowanie IVR

Po utworzeniu menu IVR, skonfigurowaniu menu klawiatury i przypisaniu Ring To do numerów telefonów można opublikować IVR. Aby opublikować IVR, w edytorze IVR kliknij Zapisz i opublikuj.

Uwaga: przed opublikowaniem należy usunąć wszystkie alerty.

Jeśli menu IVR zostało zapisane bez opublikowania, a teraz jest gotowe do opublikowania:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij opcję Połączenia. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Obok menu IVR, które chcesz opublikować, włącz przełącznik Status.

Po opublikowaniu IVR będziesz gotowy do odbierania połączeń przychodzących na linię telefoniczną IVR.