Konfiguracja interaktywnej odpowiedzi głosowej

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR) to system, który umożliwia zautomatyzowaną interakcję z dzwoniącymi za pomocą wcześniej nagranych podpowiedzi głosowych i wprowadzania danych z klawiatury. IVR usprawnia obsługę klienta, poprawia wydajność operacyjną i usprawnia proces połączenia. Zapewnia wygodny i skuteczny sposób obsługi dużej liczby połączeń, zapewniając jednocześnie dokładne przekierowywanie połączeń, spersonalizowane opcje samoobsługi i całodobową dostępność dla klientów.

Tworzenie menu IVR

Poniższe informacje szczegółowo opisują kroki, które należy wykonać, aby utworzyć menu IVR.

Wybierz nazwę i numer

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Połączenie. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij Dodaj menu IVR.
• W polu Nazwa wprowadź etykietę menu IVR.
• Kliknij menu rozwijane Phone number (Numer telefonu ) i wybierz numer, który ma być używany dla połączeń przychodzących i który będzie prowadził dzwoniących do menu IVR.

Uwaga: możesz wybrać tylko numer, który nie jest przypisany do użytkownika lub kanału połączenia. Jeśli wszystkie numery są przypisane, kliknij opcję Uzyskaj numer HubSpot, aby dostosować ustawienia telefonu lub uzyskać nowy numer HubSpot.

• Kliknij przycisk Kontynuuj. Nastąpi przekierowanie do edytora IVR, w którym można skonfigurować klawiaturę.

Tworzenie, przesyłanie i edytowanie wiadomości audio

Komunikat dźwiękowy to dźwięk, który rozmówcy usłyszą po wybraniu numeru IVR. Wiadomość audio można utworzyć w dowolnym momencie procesu. Aby utworzyć lub przesłać wiadomości audio:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Połączenie. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij Edytuj wiadomości audio.
• W polu Message name wprowadź etykietę wiadomości audio.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Tekst na mowę lub Prześlij dźwięk.
• Jeśli wybrano opcję Text-To-Speech:
  • W polu Wprowadź wiadomość wprowadź tekst, którego chcesz użyć do utworzenia wiadomości audio.
  • Kliknij menu rozwijane Język i wybierz język, w którym chcesz odczytać wiadomość.
  • Kliknij menu rozwijane Voice (Głos ) i wybierz głos, którym ma być odczytana wiadomość. Kliknijikonę odtwarzania playerPlay, aby wyświetlić podgląd każdego głosu.

• Jeśli wybrano opcję Prześlij dźwięk:

• • Kliknij Prześlij plik, aby przesłać plik audio, którego chcesz użyć. Następnie wybierz plik audio.
  • Kliknijikonę odtwarzania playerPlay, aby wyświetlić podgląd dźwięku.
  • Kliknij ikonę kosza delete, aby usunąć plik audio.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Aby edytować wiadomości audio:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Połączenie. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Kliknij opcję Edytuj wiadomości audio.
• Kliknij kartę Edytuj istniejące wiadomości audio.
• Najedź kursorem na wiadomość audio, którą chcesz zmienić, i kliknij Edytuj.
• Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk Zapisz.

Konfiguracja klawiatury i numerów routingu

Uwaga: aby wybrać zespół, do którego mają być kierowane połączenia, kanały połączeń zespołowych muszą być już skonfigurowane. Obserwując kroki tutaj, można skonfigurować połączenie zespołowe w skrzynce odbiorczej lub dziale pomocy.

Jeśli edytujesz klawiaturę lub numery routingu, lub jeśli nie zostałeś przekierowany do edytora IVR:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Połączenie. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Najedź kursorem na menu IVR, które chcesz edytować. Kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Edytuj.

Aby skonfigurować klawiaturę i numery routingu:

• Kliknij menu Klawiatura (IVR).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz wiadomość audio i wybierz dźwięk, którego chcesz użyć w menu.
• W sekcji Ustawienia klawiatury kliknij Dodaj naciśnięcie klawisza, aby dodać więcej menu oddziałów. Kliknij ikonę ko sza delete, aby usunąć naciśnięcie klawisza. Upewnij się, że podpowiedzi klawiszy są zgodne z dźwiękiem.
• Kliknij menu rozwijane Naciśnięcie klawisza, aby zmienić numer powiązany z każdą gałęzią.

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Aby wybrać użytkowników( tylkostanowiskoSales Hub lub Service Hub Enterprise ) i zespoły, do których zostanie skierowane połączenie, kliknij każde pole Ring To.
• W rozwijanym menu Ring to wybierz numer telefonu , który ma dzwonić dla każdego naciśnięcia klawisza. Na przykład w poniższym przykładzie, gdy dzwoniący naciśnie klawisz 0, powinien zostać przekierowany na numer telefonu dla zgłoszeń pomocy technicznej.

• Kliknij przycisk Zapisz. Pamiętaj, aby wybrać numer telefonu dla każdego pola Ring To.
• Aby skonfigurować dodatkowe podmenu, kliknij odpowiednią gałąź przycisków. Następnie wybierz Menu klawiatury (IVR) i kontynuuj konfigurację opcji menu.

• Jeśli chcesz, aby IVR dzwonił do użytkownika lub zespołu, gdy dzwoniący nie dokona wyboru naciśnięciem klawisza, w sekcji Wrong Input/No Input kliknij ikonę plusa add , aby wybrać numer Ring To.

• Aby zapisać ustawienia, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. Następnie wybierz opcję Zapisz bez publikowania.

Publikacja IVR

Po utworzeniu menu IVR, skonfigurowaniu menu klawiatury i przypisaniu Ring To do numerów telefonów można opublikować IVR. Aby opublikować IVR, w edytorze IVR kliknij Zapisz i opublikuj.

Uwaga: przed opublikowaniem należy usunąć wszystkie alerty.

Jeśli zapisałeś menu IVR bez publikowania go, a teraz chcesz je opublikować:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Połączenie. Następnie kliknij Interaktywna odpowiedź głosowa.
• Obok menu IVR, które chcesz opublikować, włącz przełącznik Status.

Po opublikowaniu IVR będziesz gotowy do odbierania połączeń przychodzących na linię telefoniczną IVR.