Configurar resposta de voz interativa

A resposta de voz interativa (IVR) é um sistema que permite interações automatizadas com chamadores por meio de comandos de voz pré-gravados e entradas do teclado. IVR aprimora o atendimento ao cliente, melhora a eficiência operacional e agiliza o processo de chamadas. Ele fornece uma maneira conveniente e eficaz de lidar com um grande volume de chamadas, garantindo roteamento preciso de chamadas, opções de autoatendimento personalizadas e acessibilidade 24 horas por dia para os clientes.

Crie, carregue e edite mensagens de áudio

Sua mensagem de áudio é a que os chamadores ouvirão quando discarem seu número IVR. Você pode criar sua mensagem de áudio a qualquer momento durante o processo. Para criar ou fazer upload de mensagens de áudio:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Ferramentas , clique Chamando. Então clique Resposta de voz interativa. 
• Clique Editar mensagens de áudio.
• No Nome da mensagem campo, insira o rótulo do seu áudio.
• Clique no Escolha o tipo de mensagem menu suspenso e selecione Texto para fala ou Carregar áudio. 
• Se você selecionou Texto para fala: 
  • No Digite seu campo de mensagem , digite o texto que deseja usar para criar uma mensagem de áudio. 
  • Clique no Linguagem menu suspenso e selecione o idioma em que deseja que sua mensagem seja lida.
  • Clique no Voz menu suspenso e selecione a voz com a qual deseja que sua mensagem seja lida. Clique no playerPlayícone de jogo para visualizar cada voz. 

• Se você selecionou Texto para fala:

• • Clique Subir arquivo para fazer upload do arquivo de áudio que deseja usar. Em seguida, selecione seu arquivo de áudio.
  • Clique no playerPlayícone de jogo para visualizar seu áudio.
  • Clique no delete ícone da lixeira para excluir o áudio. 

• Clique em Salvar.

Para editar mensagens de áudio: 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Ferramentas , clique Chamando. Então clique Resposta de voz interativa. 
• Clique Editar mensagens de áudio.
• Clique no Edite mensagens de áudio existentes aba.
• Passe o mouse sobre a mensagem de áudio que deseja alterar e clique em Editar.
• Depois de fazer suas edições, clique em Salvar.

Crie um menu IVR

As informações abaixo detalham as etapas que você deve seguir para criar um menu IVR.

Escolha um nome e número

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Ferramentas , clique Chamando. Então clique Resposta de voz interativa. 
• Clique Adicionar menu IVR. 
• No Nome campo, insira um rótulo para o menu IVR.
• Clique no Número de telefone menu suspenso e selecione o número você deseja usar para chamadas recebidas que levarão os chamadores ao menu IVR. 

Observe: você só pode selecionar um número que não esteja atribuído a um usuário ou canal de chamada. Se todos os seus números estiverem atribuídos, clique em Obtenha um número HubSpot para que você possa ajustar as configurações do seu telefone ou obter um novo número HubSpot.

• Clique em Continuar. Você será redirecionado para o editor IVR onde poderá configurar o teclado. 

Configurar o teclado e os números de roteamento

Se você estiver editando um teclado ou números de roteamento, ou se não foi redirecionado para o editor IVR: 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior. 
• No menu da barra lateral esquerda, em Ferramentas , clique Chamando. Então clique Resposta de voz interativa. 
• Passe o mouse sobre o menu IVR que deseja editar. Clique Ações e selecione Editar.

Para configurar o teclado e os números de roteamento:

• Clique no Menu do teclado (IVR). 
• Clique no Escolha uma mensagem de áudio menu suspenso e selecione o áudio você gostaria de usar para o menu. 
• No Configurações do teclado seção, clique Adicionar pressionamento de tecla para adicionar mais menus de ramificação. Clique no delete ícone da lixeira para excluir um pressionamento de tecla. Certifique-se de que os prompts principais correspondam ao seu áudio. 
• Clique no Pressione o botão menus suspensos para alterar o número associado a cada filial.

• Clique em Salvar.
• Para escolher quais usuários (Centro de vendas ou Centro de serviços Empreendimento assento somente) e equipes para as quais a chamada será direcionada, clique em cada Tocar para caixa. 
• No Tocar para menu suspenso, selecione o número de telefone que deve tocar para cada pressionamento de tecla. Por exemplo, no exemplo abaixo, quando um chamador pressiona a tecla 0, ele deve ser redirecionado para o número de telefone para chamadas de ticket de suporte. 

• Clique em Salvar. Certifique-se de selecionar um número de telefone para cada Tocar para caixa.
• Se você quiser que o IVR ligue para um usuário ou equipe quando o chamador não fizer uma seleção de pressionamento de tecla, no Entrada errada/sem entrada seção, clique no add mais ícone para selecionar um número de toque para.

• Para salvar suas configurações, no canto superior direito, clique em Salvar. Em seguida, selecione Salvar sem publicar.

Publique o IVR

Depois de criar seu menu IVR, configurar o menu do teclado e atribuir seu Ring To aos números de telefone, você poderá publicar seu IVR. Para publicar seu IVR, no editor IVR, clique em Salvar e publicar.

Observe: você deve resolver todos os alertas antes de publicar.

Se você salvou um menu IVR sem publicá-lo, mas agora está pronto para publicá-lo:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior. 
• No menu da barra lateral esquerda, em Ferramentas , clique Chamando. Então clique Resposta de voz interativa. 
• Ao lado do menu IVR que você deseja publicar, alterne o Status ligar.

Assim que seu IVR for publicado, você estará pronto para receber chamadas na linha telefônica IVR.