Konfigurera interaktiv röstrespons

Interactive voice response (IVR) är ett system som möjliggör automatiserade interaktioner med uppringare genom förinspelade röstmeddelanden och knappsatsinmatningar. IVR förbättrar kundservicen, ökar effektiviteten i verksamheten och effektiviserar samtalsprocessen. Det är ett bekvämt och effektivt sätt för dig att hantera en stor mängd samtal samtidigt som du säkerställer korrekt samtalsdirigering, personliga självbetjäningsalternativ och tillgänglighet för kunderna dygnet runt.

Skapa en IVR-meny

I informationen nedan beskrivs de steg som du måste ta för att skapa en talsvarsmeny.

Välj ett namn och ett nummer

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Samtal i menyn i vänster sidofält under Verktyg. Klicka sedan på Interaktiv röstsvar.
• Klicka på Lägg till IVR-meny.
• I fältet Namn anger du en etikett för din IVR-meny.
• Klicka på rullgardinsmenyn Telefonnummer och välj det nummer som du vill använda för inkommande samtal som leder till talsvarsmenyn.

Observera: du kan bara välja ett nummer som inte är tilldelat en användare eller en samtalskanal. Om alla dina nummer är tilldelade klickar du på Get a HubSpot number så att du kan justera dina telefoninställningar eller få ett nytt HubSpot-nummer.

• Klicka på Fortsätt. Du kommer att omdirigeras till IVR-redigeraren där du kan konfigurera knappsatsen.

Skapa, ladda upp och redigera ljudmeddelanden

Ditt ljudmeddelande är det ljud som de som ringer kommer att höra när de ringer ditt talsvarsnummer. Du kan skapa ditt ljudmeddelande när som helst under processen. Så här skapar eller laddar du upp ljudmeddelanden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Samtal i menyn i vänster sidofält under Verktyg. Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Klicka på Redigera ljudmeddelanden.
• I fältet Meddelandenamn anger du etiketten för ditt ljudmeddelande.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal eller Ladda upp ljud.
• Om du valde Text-till-tal:
  • I fältet Ange ditt meddelande skriver du in den text som du vill använda för att skapa ett ljudmeddelande.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj det språk som du vill att meddelandet ska läsas upp på.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Röst och välj den röst som du vill att meddelandet ska läsas upp med. Klicka påuppspelningsikonen på playerPlay för att förhandsgranska varje röst.

• Om du har valt Ladda upp ljud:

• • Klicka på Ladda upp fil för att ladda upp den ljudfil du vill använda. Välj sedan din ljudfil.
  • Klicka på uppspelningsikonen på playerPlay för att förhandsgranska ljudet.
  • Klicka på papperskorgsikonen delete för att ta bort ljudet.

• Klicka på Spara.

Så här redigerar du ljudmeddelanden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn till vänster under Tools (Verktyg). Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Klicka på Redigera ljudmeddelanden.
• Klicka på fliken Redigera befintliga ljudmeddelanden.
• Håll muspekaren över det ljudmeddelande som du vill ändra och klicka på Redigera.
• När du har gjort dina ändringar klickar du på Spara.

Konfigurera knappsatsen och routningsnummer

Observera: För att du ska kunna välja ett team att vidarekoppla samtal till måste dina kanaler för teamsamtal redan vara konfigurerade. Följ stegen här för att konfigurera teamsamtal i inkorgen eller helpdesken.

Om du redigerar en knappsats eller routningsnummer, eller om du inte omdirigerades till IVR-redigeraren:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Samtal i menyn i vänster sidofält under Verktyg. Klicka sedan på Interaktiv röstsvar.
• Håll muspekaren över den talsvarsmeny som du vill redigera. Klicka på Åtgärder och välj sedan Redigera.

Så här konfigurerar du knappsatsen och routningsnummer:

• Klicka på menyn Knappsats (IVR).
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande och välj det ljud som du vill använda för menyn.
• I avsnittet Inställningar för knappsats klickar du på Lägg till knappsats för att lägga till fler filialmenyer. Klicka på papperskorgsikonen på delete för att ta bort en knappsats. Se till att knappmeddelandena matchar ditt ljud.
• Klicka på rullgardinsmenyerna Keypress för att ändra numret som är kopplat till varje gren.

• Klicka på Spara.
• Om du vill välja vilka användare (endastför Sales Hub eller Service Hub Enterprise ) och team som samtalet ska riktas till klickar du på rutan Ring till.
• I rullgardinsmenyn Ring till väljer du det telefonnummer som ska ringa för varje knapptryckning. I exemplet nedan ska t.ex. en uppringare som trycker på tangenttryckning 0 omdirigeras till telefonnumret för samtal om supportärenden.

• Klicka på Spara. Var noga med att välja ett telefonnummer för varje Ring till-ruta.
• Om du vill konfigurera ytterligare undermenyer klickar du på den aktuella grenen för tangenttryckningar. Välj sedan Keypad (IVR) Menu och fortsätt att konfigurera menyalternativen.

• Om du vill att talsvaret ska ringa en användare eller ett team när den som ringer inte gör något val med tangenttryckningen klickar du i avsnittet Felaktig inmatning/ingen inmatning på plusikonen add för att välja ett Ring till-nummer.

• Spara dina inställningar genom att klicka på Spara uppe till höger. Välj sedan Save without publishing (Spara utan att publicera).

Publicera talsvaret

När du har skapat din talsvarsmeny, konfigurerat knappsatsmenyn och tilldelat telefonnumren Ring till kan du publicera ditt talsvar. För att publicera ditt talsvar klickar du på Spara och publicera i talsvarsredigeraren.

Observera: du måste lösa alla varningar innan du publicerar.

Om du har sparat en talsvarsmeny utan att publicera den, men nu är redo att publicera den:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Samtal i menyn i vänster sidofält under Verktyg. Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Bredvid den talsvarsmeny som du vill publicera växlar du statusknappen till på.

När ditt talsvar har publicerats är du redo att ta emot inkommande samtal till talsvarets telefonlinje.