Konfigurera interaktiv röstrespons

Interaktiv röstsvar (IVR) är ett system som möjliggör automatiserad interaktion med uppringare genom förinspelade röstmeddelanden och knappsatsinmatningar. IVR förbättrar kundservicen, ökar effektiviteten i verksamheten och effektiviserar samtalsprocessen. Det är ett bekvämt och effektivt sätt för dig att hantera en stor mängd samtal samtidigt som du säkerställer korrekt samtalsdirigering, personliga självbetjäningsalternativ och tillgänglighet för kunderna dygnet runt.

Skapa en IVR-meny

I informationen nedan beskrivs de steg du måste ta för att skapa en IVR-meny.

Välj ett namn och ett nummer

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn i vänster sidofält under Tools. Klicka sedan på Interaktiv röstsvar.
• Klicka på Lägg till IVR-meny.
• I fältet Namn anger du en etikett för din IVR-meny.
• Klicka på rullgardinsmenyn Telefonnummer och välj det nummer som du vill använda för inkommande samtal som ska potentiellt kund till talsvarsmenyn.

Observera: du kan bara välja ett nummer som inte är tilldelat en användare eller en samtalskanal. Om alla dina nummer är tilldelade klickar du på Get a HubSpot number så att du kan justera dina telefoninställningar eller få ett nytt HubSpot-nummer.

• Klicka på Fortsätt. Du kommer att omdirigeras till IVR-redigeraren där du kan konfigurera knappsatsen.

Skapa, ladda upp och redigera ljudmeddelanden

Ditt ljudmeddelande är det ljud som de som ringer kommer att höra när de ringer ditt IVR-nummer. Du kan skapa ditt ljudmeddelande när som helst under processen. Så här skapar eller laddar du upp ljudmeddelanden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn i vänster sidofält under Tools. Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Klicka på Redigera ljudmeddelanden.
• I fältet Meddelandenamn anger du etiketten för ditt ljudmeddelande.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal eller Ladda upp ljud.
• Om du valde Text-till-tal:
  • I fältet Ange ditt meddelande skriver du in den text som du vill använda för att skapa ett ljudmeddelande.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj det språk som du vill att meddelandet ska läsas upp på.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Röst och välj den röst som du vill att meddelandet ska läsas upp med. Klicka påuppspelningsikonen på playerPlay för att förhandsgranska varje röst.

• Om du valde Ladda upp ljud:

• • Klicka på Ladda upp fil för att ladda upp den ljudfil du vill använda. Välj sedan din ljudfil.
  • Klicka påuppspelningsikonen på playerPlay för att förhandsgranska ljudet.
  • Klicka på papperskorgsikonen delete för att ta bort ljudet.

• Klicka på Spara.

Så här redigerar du ljudmeddelanden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn i vänster sidofält under Tools. Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Klicka på Redigera ljudmeddelanden.
• Klicka på fliken Redigera befintliga ljudmeddelanden.
• Håll muspekaren över det ljudmeddelande som du vill ändra och klicka på Redigera.
• När du har gjort dina ändringar klickar du på Spara.

Konfigurera knappsatsen och routningsnummer

Observera: För att du ska kunna välja ett team att dirigera samtal till måste dina kanaler för teamsamtal redan vara konfigurerade. Följ stegen här för att konfigurera team calling i inkorgen eller helpdesken.

Om du redigerar en knappsats eller routningsnummer, eller om du inte omdirigerades till IVR-redigeraren:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn i vänster sidofält under Tools. Klicka sedan på Interaktiv röstsvar.
• Håll muspekaren över den IVR-meny som du vill redigera. Klicka på Åtgärder och välj sedan Redigera.

Så här konfigurerar du knappsatsen och routningsnummer:

• Klicka på menyn Keypad (IVR).
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande och välj det ljud som du vill använda för menyn.
• I avsnittet Inställningar för knappsats klickar du på Lägg till knapptryckning för att lägga till fler filialmenyer. Klicka på papperskorgsikonen på delete för att ta bort en knappsats. Se till att knappmeddelandena matchar ditt ljud.
• Klicka på rullgardinsmenyerna Keypress för att ändra numret som är kopplat till varje gren.

• Klicka på Spara.
• För att välja vilka användare (endastSales Hub eller Service Hub Enterprise ) och team som samtalet ska riktas till, klicka på varje Ring till-ruta.
• I rullgardinsmenyn Ring till väljer du det telefonnummer som ska ringa för varje knapptryckning. I exemplet nedan ska till exempel en uppringare som trycker på tangenttryckning 0 omdirigeras till telefonnumret för supportärenden.

• Klicka på Spara. Var noga med att välja ett telefonnummer för varje Ring till-ruta.
• Om du vill konfigurera ytterligare undermenyer klickar du på den aktuella tangentbordsgrenen. Välj sedan Keypad (IVR) Menu och fortsätt att konfigurera menyalternativen.

• Om du vill att talsvaret ska ringa upp en användare eller ett team när den som ringer inte gör något val med tangenttryckning klickar du på add plusikonen i avsnittet Felaktig inmatning/ingen inmatning för att välja ett Ring till-nummer.

• För att spara dina inställningar klickar du på Spara uppe till höger. Välj sedan Spara utan att publicera.

Publicera IVR

När du har skapat din talsvarsmeny, konfigurerat knappsatsmenyn och tilldelat telefonnumren Ring till kan du publicera ditt talsvar. Du publicerar ditt talsvar genom att klicka på Spara och publicera i talsvarsredigeraren.

Observera att du måste åtgärda alla varningar innan du publicerar.

Om du har sparat en IVR-meny utan att publicera den, men nu är redo att publicera den:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Calling i menyn i vänster sidofält under Tools. Klicka sedan på Interaktiv röstrespons.
• Bredvid den IVR-meny som du vill publicera, växla statusknappen till på.

När ditt talsvar har publicerats är du redo att ta emot inkommande samtal till talsvarets telefonlinje.