Interactive Voice Response (IVR) er et system som tillater automatiserte interaksjoner med innringere gjennom forhåndsinnspilte talemeldinger og tastaturinnganger. IVR forbedrer kundeservicen, forbedrer driftseffektiviteten og effektiviserer ringeprosessen. Det gir deg en praktisk og effektiv måte å håndtere et høyt volum av samtaler samtidig som du sikrer nøyaktig samtaleruting, personlig tilpassede selvbetjeningsalternativer og tilgjengelighet hele døgnet for kunder.
Lag en IVR-meny
Informasjonen nedenfor beskriver trinnene du må ta for å lage en IVR-meny.
Velg navn og nummer
- I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du på Ringe . Klikk deretter på Interaktiv stemmerespons .
- Klikk på Legg til IVR-menyen .
- I Navn- feltet skriver du inn en etikett for IVR-menyen.
- Klikk på rullegardinmenyen Telefonnummer og velg nummeret du vil bruke for innkommende samtaler som vil lede innringere til IVR-menyen.
Merk: du kan bare velge et nummer som ikke er tilordnet en bruker eller ringekanal. Hvis alle numrene dine er tildelt, klikker du på Få et HubSpot-nummer slik at du kan justere telefoninnstillingene eller få et nytt HubSpot-nummer.
- Klikk på Fortsett . Du blir omdirigert til IVR-editoren hvor du kan konfigurere tastaturet.
Opprett, last opp og rediger lydmeldinger
Lydmeldingen din er lydanroperne vil høre når de ringer IVR-nummeret ditt. Du kan opprette lydmeldingen når som helst under prosessen. Slik oppretter eller laster du opp lydmeldinger:
- I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du på Ringe . Klikk deretter på Interaktiv stemmerespons .
- Klikk Rediger lydmeldinger .
- I feltet Meldingsnavn skriver du inn etiketten for lyden.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg type melding og velg Tekst-til-tale eller Last opp lyd .
- Hvis du valgte Tekst-til-tale:
- I feltet Skriv inn din melding skriver du inn teksten du vil bruke til å lage en lydmelding.
- Klikk på Språk- rullegardinmenyen og velg språket du vil at meldingen skal leses på.
- Klikk på Stemme -rullegardinmenyen og velg stemmen du vil at meldingen din skal leses i. Klikk på playerPlay Spill av ikonet for å forhåndsvise hver stemme.
- Hvis du valgte Last opp lyd :
- Klikk Last opp fil for å laste opp lydfilen du vil bruke. Velg deretter lydfilen din.
- Klikk på playerPlay Spill av ikonet for å forhåndsvise lyden.
- Klikk på ikonet delete papirkurv for å slette lyden.
For å redigere lydmeldinger:
- I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du på Ringe . Klikk deretter på Interaktiv stemmerespons .
- Klikk Rediger lydmeldinger .
- Klikk på Rediger eksisterende lydmeldinger- fanen.
- Hold markøren over lydmeldingen du vil endre, og klikk på Rediger .
- Når du har gjort endringene, klikker du på Lagre .
Konfigurer tastaturet og rutenumrene
Vennligst merk: for å velge et team å rute anrop til, må teamanropskanalene dine allerede være konfigurert. Følg trinnene her for å sette opp team som ringer i innboksen eller helpdesk .
Hvis du redigerer et tastatur eller rutenummer, eller hvis du ikke ble omdirigert til IVR-editoren:
- I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du på Ringe . Klikk deretter på Interaktiv stemmerespons .
- Hold markøren over IVR-menyen du vil redigere. Klikk på Handlinger , og velg deretter Rediger .
Slik konfigurerer du tastaturet og rutenumrene:
- Klikk på Tastatur-menyen (IVR) .
- Klikk på rullegardinmenyen Velg en lydmelding og velg lyden du vil bruke for menyen.
- I delen Tastaturinnstillinger klikker du på Legg til tastetrykk for å legge til flere grenmenyer. Klikk på delete søppelikonet for å slette et tastetrykk. Pass på at nøkkelmeldingene samsvarer med lyden din.
- Klikk på Tastetrykk- rullegardinmenyene for å endre nummeret knyttet til hver gren.
- Klikk Lagre .
- For å velge hvilke brukere (kun Sales Hub eller Service Hub Enterprise -sete ) og team samtalen skal sendes til, klikk på hver Ring til- boks.
- I rullegardinmenyen Ring for å velge telefonnummeret som skal ringe for hvert tastetrykk. For eksempel, i eksemplet nedenfor, når en innringer trykker på tastetrykk 0, skal de omdirigeres til telefonnummeret for kundestøtteanrop.
- Klikk Lagre . Pass på å velge et telefonnummer for hver Ring til- boks.
- For å konfigurere flere undermenyer, klikk på den aktuelle tastetrykkgrenen . Velg deretter Tastaturmeny (IVR) og fortsett å konfigurere menyalternativene.
- Hvis du vil at IVR-en skal ringe en bruker eller et team når den som ringer ikke velger et tastetrykk, klikker du på add pluss-ikonet i delen Feil inndata/ingen inndata . for å velge et Ring til-nummer.
- For å lagre innstillingene, klikk på Lagre øverst til høyre. Deretter velger du Lagre uten å publisere .
Publiser IVR
Når du har opprettet IVR-menyen, konfigurert tastaturmenyen og tilordnet Ringe til telefonnumre, kan du publisere IVR. For å publisere din IVR, klikk på Lagre og publiser fra IVR-editoren.
Merk: du må løse alle varsler før publisering.
Hvis du lagret en IVR-meny uten å publisere den, men nå er du klar til å publisere den:
- I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du på Ringe . Klikk deretter på Interaktiv stemmerespons .
- Slå på Status- bryteren ved siden av IVR-menyen du vil publisere.
Når din IVR er publisert, vil du være klar til å motta innkommende anrop til IVR-telefonlinjen.