Koble til og bruk HubSpot-datasynkronisering

Bruk HubSpot-datasynkroniseringfor å sikre at dataene er konsistente mellom HubSpot og dine andre apper. Etter at du har koblet til en app som støttes, kan du konfigurere en enveis- eller toveis-synkronisering for å oppdatere poster automatisk i begge systemene. Dette reduserer behovet for manuell dataregistrering og gjør det enklere for teamene å jobbe med de samme opplysningene. Se hvilke apper som bruker datasynkronisering. 

Du kan for eksempel synkronisere kontakter, selskaper, avtaler og andre støttede objekter mellom HubSpot og den tilkoblede appen din, slik at oppdateringer gjort i det ene systemet gjenspeiles i det andre, basert på synkroniseringsinnstillingene dine.

Denne artikkelen forklarer hvordan datasynkronisering fungerer, hvordan du kobler til en app, konfigurerer synkroniseringen og administrerer de synkroniserte postene dine.

Slik fungerer datasynkronisering

Når duaktiverer en synkronisering, oppretter datasynkroniseringen en intern indeks over alle poster i et objekt. Deretter bruker den indeksen til å sammenligne og overvåke endringer i postene for å se hvordan statusen deres (synkroniserer, mislykkes eller ekskludert) bør endres når postegenskapene oppdateres. Dette betyr at den interne indeksen for datasynkronisering kontinuerlig sammenligner databasen sin (enten HubSpot eller den tilkoblede appen) og kan gjenopprette eventuelle tapte eller feilaktige API-anrop eller endepunkter.

Når en post oppdateres, sammenligner synkroniseringsmotoren hele posten med den kopien den har, og oppdaterer sin kopi slik at den samsvarer med den faktiske posten. Dette gjør at den kan gjenopprette eventuelle manglende eller mislykkede oppdateringer. Datasynkroniseringen kan ta litt tid å indeksere alle postene når den startes, men vil sikre en jevnere og mer stabil synkroniseringsopplevelse.

Datasynkroniseringen bruker normalisering for samsvar i støttede datasynkroniseringsapper når poster sammenlignes på ikke-unike navnefelt (for eksempel firma- eller produktnavn). Dette betyr at store bokstaver, spesialtegn og tegnsetting ignoreres når disse navneverdiene sammenlignes mellom HubSpot og den andre appen din.

Synkroniseringsprinsipper

En datasynkronisering skjer alltid mellom to apper, hvorav den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, uavhengig av hvilket objekt som synkroniseres:

• Den innledende synkroniseringen: starter når en synkronisering aktiveres eller når den lagres. Alle eksisterende poster i begge appene sendes gjennom synkroniseringsmotoren for å indekseres og, hvis aktuelt, synkroniseres.
• Den inkrementelle synkroniseringen: Når alle poster er indeksert, skannes de for oppdateringer og nye poster. Indekserte poster som har endret seg siden forrige sjekk, sendes gjennom synkroniseringsmotoren.

Innledende synkronisering

For en toveis synkronisering består den innledende synkroniseringen av:

• Indekser HubSpot: HubSpot-postene skannes, og postens ID og tilhørende identifikatorer lagres (som standard er dette e-postadressen for kontakter og navnet eller domenet for selskaper). Indeksen holdes oppdatert gjennom hele den videre synkroniseringsprosessen. Les mer om hvordan samsvar fungerer. 
• Indekser den andre appen og synkroniser: postene fra den andre appen skannes og synkroniseres. For hver ressurs som hentes, sjekkes det om det finnes en samsvarende identifikator (f.eks. e-postadresse for kontakter) i indekstabellen til HubSpot. Hvis det finnes en, blir postene matchet, og begge postene sendes sammen gjennom synkroniseringsmotoren. Hvis det ikke finnes et samsvar, vil posten gå gjennom synkroniseringsmotoren alene. Når synkroniseringsmotoren samkjører poster, kombinerer den all informasjonen den har (postenes feltverdier, filtrene, feltkartlegginger, synkroniseringshistorikk osv.), og basert på dette bestemmer den neste handling (be om endringer i ressursene, ikke gjøre noe, logge en feil osv.)

Merk: Den første posten som returneres av appens API, kan synkroniseres; den neste vil bli ansett som et duplikat. 

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-postene skannes på nytt for å sjekke om de må synkroniseres. Dette trinnet vil resultere i synkronisering av eksisterende poster i HubSpot, ikke i den andre appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementelle synkroniseringen skanner kontinuerlig etter oppdateringer i HubSpot og den andre appen (avhengig av synkroniseringsretningen) og venter på å bli utløst. HubSpot sjekker om det er endringer hvert femte minutt. Den andre appen, eller dens API, bruker webhooks for å varsle om eventuelle endringer.

Koble til en app

Du kan søke etter og koble til en app på to måter: fra App Marketplace eller fra importsiden.

Slik kobler du til en app fra App Marketplace:

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter appnavnet i søkefeltet og klikk på det. 
3. Klikk på Installer.
4. I dialogboksen klikker du på «Neste», og logger deretter inn på appkontoen din.
5. Gjennomgå de forespurte tilgangstillatelsene, og klikk deretter på Tillat. Du blir omdirigert tilbake til app-siden i HubSpot-innstillingene dine.

Hvis du konfigurerer en synkronisering fra importsiden:

1. Klikk på«Importer»øverst til høyre påstartsiden for et hvilket som helstobjekt, eller gå til importinnstillingene dine:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilImport og eksport.
  • Klikk på«Gå til import».

2. Klikk på«Koble til en app». 

3. I dialogboksen søker du etter og velger appnavnet.
4. Klikk på«Installer». 
5. Du blir omdirigert til appens oversiktsside for å fortsette med tilkoblingsprosessen. 

Det er mulig å koble til mer enn én instans av den samme tredjepartsappen til HubSpot. Hvis du for eksempel administrerer to Microsoft Dynamics-kontoer, kan du koble til og synkronisere data fra begge kontoene med én HubSpot-konto. Slik kobler du til en ekstra konto:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på navnet påappen. 
3. Øverst til høyre klikker du på Kontohandlinger >Administrer kontoer. 
4. I panelet til høyre klikker du på Koble til en annen konto. 
5. Følg trinnene for å koble appen til HubSpot. 

Slå på datasynkronisering

Etter at du har koblet til appen, må du konfigurere appinnstillingene og slå på synkroniseringen for å begynne å synkronisere data mellom de to systemene. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Klikk på «Konfigurer synkroniseringen».
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere velger du objektet som skal synkroniseres i appen og det tilsvarendeHubSpot-objektet.

• • Hvis du kobler til en regneark-app, for eksempel Airtable, Smartsheet, Kintone, Monday.com eller Notion, anbefaler HubSpot automatisk et HubSpot-objekt etter at du har valgt kildetabellen. 

• • • Gå gjennom den anbefalte tilordningen av HubSpot-objekter.

    • Hvis HubSpot anbefaler å gi et objekt nytt navn eller aktivere det, må du gå gjennom anbefalingen og bekrefte endringene.
    •  Om nødvendig kan du manuelt velge et annet HubSpot-objekt.

5. Klikk på nedtrekksmenyen med pilene , og velg om synkroniseringen skal være toveis eller enveis mellom appen og HubSpot, eller omvendt. 

Konfigurer synkroniseringsretningen

På siden «Konfigurer» velger du synkroniseringsretningen og tilordner feltene i tredjepartsappen til HubSpot-egenskaper.

I delen «Synkroniseringsretning» bestemmer du hvordan du vil at data skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen, og omvendt. Det finnes tre alternativer: 

• Data synkroniseres mellom appene: all ny og oppdatert objektinformasjon vil bli synkronisert mellom de to appene. Egenskaper vil bli slått sammen for poster som allerede finnes i begge systemene. 
• Data synkroniseres kun til HubSpot: data vil kun synkroniseres fra tredjepartsappen din til HubSpot.
• Data synkroniseres kun til tredjepartsappen din: data vil kun synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din. 

Hvis tredjepartsappen du kobler til støtter hendelsessynkronisering, vil du kunne synkronisere støttede hendelser, som åpninger og klikk på e-post, fra tredjepartsappen til HubSpot.

Før du slår på hendelsessynkronisering, må du være oppmerksom på følgende: 

• Hendelsessynkronisering er enveis, fra tredjepartsappen til HubSpot.
• Hendelsessynkronisering synkroniserer kun hendelser knyttet til kontaktoppføringer.
• Hvis en kontaktpost ikke synkroniseres, kan eventuelle tilknyttede hendelser likevel synkroniseres til HubSpot.
• Hendelser synkroniseres kun hvis de er knyttet til kontakter som allerede finnes i HubSpot.

For å aktivere hendelsessynkronisering, merk av i avmerkingsboksen «Enveis synkronisering av [tredjepartsappen din] til HubSpot». 

I delen «Løsning av datakonflikter» klikker du på rullegardinmenyen og velger standardappen som skal overskrive den andre når det oppstår dataavvik. Hvis det ikke finnes noen feltverdi i standardappen, vil ingen data endres i tredjepartsappen. Denne innstillingen overstyrer ikke synkroniseringsretningen som er valgt i delen «Synkroniseringsretning ».

Gjennomgå feltkartleggingen

Gjennomgå og oppdater hvordan feltene er kartlagt mellom HubSpot og den andre appen din. Obligatoriske felt vises i feltkartleggingstabellen med en stjerne (*). 

1. I delen Tilordnede felt kan du se hvordan feltene er tilordnet for øyeblikket. 

2. For å generere forslag til tilordninger for feltene dine, klikker du på «Generer tilordninger». HubSpot analyserer navnene og felttypene i begge systemene for å foreslå samsvar, inkludert egendefinerte egenskaper. Gjennomgå de foreslåtte tilordningene, og godta deretter alle eller fjern eventuelle tilordninger du ikke ønsker å bruke.

3. For å deaktivere en tilordning, klikk for å slå bryterenav. 

Slik konfigurerer du en tilpasset feltkartlegging:

1. Klikk på«Legg til en tilordning». 
2. Bruk rullegardinmenyene til å velge tredjepartsappen og HubSpot-egenskapen du vil tilordne.
3. Klikk på «Oppdater»når det er klart.

4. For å deaktivere tilpassede tilordninger, klikk for å slåbryteren av. 

Les mer om spesifikke regler og hensyn ved tilordning av felter for datasynkronisering.

Konfigurer synkroniseringsreglene dine

På siden «Begrensning» kan du konfigurere hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.

Hvis du konfigurerer synkronisering av avtaler, blir du bedt om å tilordne avtalepipelinene og -fasene mellom HubSpot og tredjepartsappen din. Kun avtaler i de tilordnede avtalefasene vil bli synkronisert. 

1. I delen Tilordne avtalepipelines og -faser klikker du på rullegardinmenyen Velg en HubSpot-pipeline for å velge hvilken HubSpot-avtalepipeline du vil synkronisere med tredjepartsappen din.
2. Klikk på «Tilordne automatisk» for å tilordne HubSpot-avtalestadier automatisk til avtalestadiene i tredjepartsappen din. Synkroniseringen utfører et enkelt tekstsøk og forsøker å tilordne stadier som høres like ut.
3. For å tilordne en ekstra pipeline, klikk på «Tilordne en annen pipeline».

Hvis du ikke kan se avtalefaser fra den andre appen din i HubSpot, skyldes det følgende årsaker:

• Den tilknyttede brukerkontoen har ikke de riktige tillatelsene til å se avtalestadiene.
• Datasynkroniseringen kobler HubSpot-avtalefaser til pipeline-faser i den andre appen din. Hvis du har en ikke-standardisert salgsprosess som ikke er basert på avtale-/mulighetsfaser, vil du ikke kunne synkronisere data ved hjelp av HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, vil HubSpot som standard bare synkronisere kontakter som har en gyldig e-postadresse. For å også synkronisere kontakter uten e-postadresse, fjerner du merket for «Synkroniser kun kontakter med e-postadresse » i delen «Redusering av duplikater».

Les mer om å matche poster.

Merk: Når en app har både et felt for firmanavn og et felt for firmadomenenavn, vil HubSpot matche to poster hvis de har samme firmanavn, men forskjellig domene, og omvendt.

I delen «Filtre» velger du kriterier for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt:

1. Klikk på«Rediger».
2. I panelet til høyre velger du egenskapen for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.
3. Klikk på«Ferdig». 

Merk: «Filtre»-delenbegrenser kun hvilke poster som i utgangspunktet synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen. Når postene først er synkronisert, vil de fortsette å synkronisere data frem og tilbake basert på den oppsatte egenskapstilordningen.

Knytte poster sammen

HubSpot forsøker å opprettholde de samme tilknytningene mellom poster (f.eks. selskaper knyttet til kontakter, eller avtaler knyttet til selskaper) ved synkronisering med den opprinnelige appen du koblet til, når det er mulig. Les mer om tilknytningstilordning ved datasynkronisering.

Merk: I de fleste tilfeller kan datasynkroniseringen bare automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer må knyttes manuelt til bedriftsposter i HubSpot.

Gjennomgå regler og start synkroniseringen

På siden Gjennomgang kan du gå gjennom reglene du har konfigurert, og deretter klikke på Lagre og synkroniser. Den første synkroniseringen vil da begynne å behandles.

Når den første synkroniseringen er fullført, vil poster synkroniseres innen 10 minutter etter en endring.

Synkroniser slettede poster på nytt

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller tredjepartsappen din, kan du synkronisere slettede poster på nytt for å gjenopprette dem i begge appene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ». 
4. På fanen Objektvisning, i kolonnen Mislykket, klikker du påantalletposter som ikke synkroniseres. 
5. Klikk på«Handlinger» i panelet til høyre.
6. Velg enten«Synkroniser slettede poster på nytt i HubSpot » eller«Synkroniser slettede poster på nytt i [tredjepartsapp]».
7. Klikk på«Synkroniser alle på nytt». 

Du kan også gjenopprette slettede poster:

1. På fanen«Postvisning » klikker du på«Mer» >«Gjenopprett alle slettede poster». 

2. I sidepanelet klikker du på rullegardinmenyen«Posttype» og velger posttypen, og deretter på rullegardinmenyen«Målapp» for å velge hvilken app kontaktene skal gjenopprettes i. 
3. Klikk på«Gjennomgå før gjenoppretting». 
4. Gjennomgå alle postene som skal gjenopprettes, og klikk på Gjenopprett alle [antall]. 

Deaktiver datasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ». 
4. Hold musepekeren over [objekt]-synkroniseringen, klikk på rullegardinmenyen «Mer » og velg «Slå av synkronisering». 
5. I popup-vinduet klikker du på «Deaktiver synkronisering».

Når synkroniseringen er slått av, kan du slå den på igjen ved å klikke på«Rediger synkroniseringsinnstillinger», eller slette synkroniseringen.

Gjennomgå synkroniseringsstatusen

Etter at du har koblet til en app, kan du se en oversikt over postene som synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen din. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ». 
4. Klikk på «Objektvisning » for å se synkroniseringsstatusen etter objekter.

• • Postene som behandles som en del av en innledende synkronisering, vil ha roterende sirkler ved siden av seg.
  • En post vil ha statusen «I kø » hvis en annen synkronisering er i gang, for å forhindre at oppdateringer skjer på de samme dataene samtidig.
  • Hold musepekeren over synkroniseringsstatusen til hvert objekt for å finne ut mer om synkroniseringsfremdriften. Synkroniseringsstatus-trackeren viser det aktuelle synkroniseringsstadiet for integrasjonen, for eksempel skanning, synkronisering, synkronisert og lytter etter endringer. 

5. Ikolonnen «Synkroniseres» klikker du påantall poster for å se alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
6. I kolonnen«Mislykket » klikker du påantall posterfor å se alle poster som ikke synkroniseres mellom HubSpot og appen. 

• • I kolonnen «Synkroniseringsaktivitet»klikker du påhøyre-pilen ved siden av en feil for å se mer informasjon om årsaken til at synkroniseringen mislyktes.
  • Klikk på «artificialIntelligenceIcon Feilsøking» for å åpne Breeze Assistant og få veiledning og feilsøkingstrinn for å løse synkroniseringsfeilen for en post. 

7. I kolonnen«Excluded» klikker du på antall poster for å se alle poster som er ekskludert fra synkroniseringen. Dette kan skyldes at de ikke samsvarer med noen av filtrene i synkroniseringsinnstillingene dine, eller at de ikke har en unik identifikator tilordnet seg, noe som kan skyldes at en samsvarende nøkkel er definert. 

Hvis synkroniseringen mislykkes for enkelte poster, kan du utløse en ny synkronisering kun for disse postene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ». Klikk deretter på fanen «Postvisning ».
4. Merk av i boksen ved siden av postene du vil synkronisere på nytt.
5. Klikk deretter på «Kjør synkronisering på nytt for [antall] post».

Eksporter poster fra en datasynkroniseringsapp

Slik eksporterer du poster fra en datasynkroniseringsapp:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ». 
4. I kolonnene «Synkronisert», «Mislykket» eller «Ekskludert» klikker du på tallet ved siden av objektet du vil eksportere poster for.
5. Klikk på «Mer» øverst til høyre, og velg deretter «Eksporter».
6. Klikk på rullegardinmenyen «Filformat» og velg et format.
7. Klikk på «Eksporter». Når eksporten er fullført, vil du motta en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret.