Koble til og bruk HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du opprette en enveis- eller toveis-synkronisering mellom HubSpot og dine andre apper for å samle alle kundedataene dine på én plattform. Se hvilke apper som bruker datasynkronisering.

Lær hvordan datasynkronisering fungerer, og hvordan du kobler til en app, aktiverer datasynkronisering, synkroniserer poster på nytt og mer.

Hvordan datasynkronisering fungerer

Når en synkronisering aktiveres, oppretter datasynkroniseringen en intern indeks over alle poster i et objekt. Den bruker deretter denne indeksen til å sammenligne og overvåke endringer i postene for å se hvordan statusen deres (synkroniserer, mislykkes eller ekskludert) bør endres når postegenskapene oppdateres. Dette betyr at den interne datasynkroniseringsindeksen kontinuerlig sammenligner databasen sin (enten HubSpot eller den tilkoblede appen) og kan gjenopprette eventuelle tapte eller feilaktige API-anrop eller endepunkter.

Når en post oppdateres, undersøker synkroniseringsmotoren hele posten mot kopien den har, og oppdaterer kopien slik at den samsvarer med den virkelige posten. Dette gjør at den kan gjenopprette eventuelle manglende eller mislykkede oppdateringer. Datasynkronisering kan ta litt tid å indeksere alle poster når den startes, men vil sikre en jevnere og bedre synkroniseringsopplevelse.

Datasynkronisering bruker normalisering for samsvar i støttede datasynkroniseringsapper når poster samsvarer på ikke-unike navnefelt (for eksempel firma- eller produktnavn). Dette betyr at store bokstaver, spesialtegn og tegnsetting ignoreres når disse navneverdiene sammenlignes mellom HubSpot og den andre appen din.

Synkroniseringsprinsipper

En datasynkronisering vil alltid foregå mellom to apper, hvorav den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, uavhengig av objektet som synkroniseres:

• Den innledende synkroniseringen: starter når en synkronisering aktiveres eller når den lagres. Alle eksisterende poster i begge appene sendes gjennom synkroniseringsmotoren for å indekseres og, hvis aktuelt, synkroniseres.
• Den inkrementelle synkroniseringen: når alle poster er indeksert, skannes de for oppdateringer og nye poster. Indekserte poster som har endret seg siden forrige gang de ble sjekket, sendes gjennom synkroniseringsmotoren.

Innledende synkronisering

For en toveis synkronisering består den innledende synkroniseringen av:

• Indekser HubSpot: HubSpot-postene skannes, og ID-en til posten og dens matchende identifikatorer lagres (som standard er dette e-postadressen for kontakter og navn eller domene for selskaper). Indeksen holdes oppdatert gjennom hele synkroniseringsprosessen fremover. Les mer om hvordan matching fungerer. 
• Indekser den andre appen og synkroniser: postene fra den andre appen skannes og synkroniseres. For hver ressurs som hentes, sjekkes det om det finnes noen matchende identifikator (f.eks. e-postadresse for kontakter) i indekstabellen til HubSpot. Hvis det finnes en, matches postene, og begge postene sendes gjennom synkroniseringsmotoren sammen. Hvis det ikke finnes en match, vil posten gå gjennom synkroniseringsmotoren alene. Når synkroniseringsmotoren matcher poster, kombinerer den all informasjonen den har (postenes feltverdier, filtrene, feltkartlegginger, synkroniseringshistorikk osv.) og basert på det bygger den neste handling (be om endringer i ressursene, ikke gjør noe, logg en feil osv.)

Merk: den første posten som returneres av appens API, vil kunne synkroniseres, mens den neste vil bli ansett som et duplikat.

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-postene skannes på nytt for å sjekke om de må synkroniseres. Dette trinnet vil resultere i synkronisering av eksisterende poster i HubSpot, ikke i den andre appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementelle synkroniseringen skanner kontinuerlig etter oppdateringer i HubSpot og den andre appen (basert på synkroniseringsretningen) og venter på å bli utløst. HubSpot sjekker om det er endringer hvert femte minutt. Den andre appen, eller dens API, bruker webhooks for å varsle om eventuelle endringer.

Koble til en app

Det er to måter å søke etter og koble til en app på. Du kan gjøre dette via App Marketplace eller gjennom importsiden. 

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Skriv innappnavnet i søkefeltet, og klikk deretter påsøkeresultatet. 
3. Klikk på Installer.
4. I dialogboksen klikker du på Neste, og logger deretter inn på appkontoen din.
5. Gjennomgå de forespurte tilgangstillatelsene, og klikk deretter på Tillat. Du blir omdirigert tilbake til app-siden i HubSpot-innstillingene dine.

Hvis du konfigurerer en synkronisering fra importsiden:

1. Klikk på Importer øverst til høyre på hvilken som helstobjektside, eller gå til importinnstillingene dine:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilImport og eksport.
  • Klikk påGå til import.

2. Klikk påKoble til en app. 

3. Skriv inn appnavnet i dialogboksen, og klikk deretter påsøkeresultatet. 
4. Klikk påInstaller. 
5. Du blir omdirigert til appens oversiktsside for å fortsette med tilkoblingsprosessen. 

Det er mulig å koble til mer enn én forekomst av den samme tredjepartsappen til HubSpot. Hvis du for eksempel administrerer to Microsoft Dynamics-kontoer, kan du koble til og synkronisere data fra begge kontoene med én HubSpot-konto. Slik kobler du til en ekstra konto:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på navnet påappen. 
3. Øverst til høyre klikker du på Kontohandlinger >Administrer kontoer. 
4. I panelet til høyre klikker du på Koble til en annen konto. 
5. Følg trinnene for å koble appen til HubSpot. 

Slå på datasynkronisering

Etter at du har koblet til appen, må du konfigurere appinnstillingene og slå på synkroniseringen for å begynne å synkronisere data mellom de to integrasjonene. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Klikk på Konfigurer synkroniseringen.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere velger du objektet du vil synkronisere til eller fra i appen, og objektet du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
5. Klikk på nedtrekksmenyen med pilene , og velg om synkroniseringen skal være toveis eller enveis mellom appen og HubSpot, eller omvendt. 

Konfigurer synkroniseringsretningen

På skjermbildet Konfigurer velger du synkroniseringsretningen og tilordner feltene i tredjepartsappen til HubSpot-egenskaper.

I delen Velg synkroniseringsretning bestemmer du hvordan du vil at data skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen, og omvendt. Det finnes tre alternativer: 

• Data synkroniseres mellom apper: all ny og oppdatert objektinformasjon vil bli synkronisert mellom de to appene. Egenskaper vil bli slått sammen for poster som allerede finnes på begge plattformene. 
• Data synkroniseres kun til HubSpot: data synkroniseres kun fra tredjepartsappen til HubSpot.
• Data synkroniseres kun til tredjepartsappen din: data synkroniseres kun fra HubSpot til tredjepartsappen din. 

Hvis tredjepartsappen du kobler til støtter hendelsessynkronisering, vil du ha muligheten til å synkronisere støttede hendelser, som åpninger og klikk på e-post, fra tredjepartsappen til HubSpot.

Før du slår på hendelsessynkronisering, må du være oppmerksom på følgende: 

• Hendelsessynkronisering er enveis, fra tredjepartsappen til HubSpot.
• Hendelsessynkronisering synkroniserer kun hendelser knyttet til kontaktoppføringer.
• Hvis en kontaktpost ikke synkroniseres, kan eventuelle tilknyttede hendelser fortsatt synkroniseres til HubSpot.
• Hendelser synkroniseres kun hvis de er knyttet til kontakter som allerede finnes i HubSpot.

For å slå på hendelsessynkronisering, merk av i boksen Enveis synkronisering av [tredjepartsappen din] til HubSpot. 

I delen Løs datakonflikter klikker du på rullegardinmenyen og velger standardappen som skal overskrive den andre når det er dataavvik. Hvis det ikke er noen feltverdi i standardappen, vil ingen data endres i tredjepartsappen. Denne innstillingen overstyrer ikke synkroniseringsretningen som er valgt i delen Velg synkroniseringsretning.

Gjennomgå feltkartleggingen

I delen Tilordne feltene dine kan du gå gjennom standardegenskapstilordningene og hvordan informasjon synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen din. Hvis du har en betalt Data Hub -abonnement, kan du konfigurere tilpassede tilordninger for egenskaper. Hvis du ikke har et betalt Data Hub -abonnement, klikker du påPrøv tilpassede tilordninger for å teste funksjonen. 

Obligatoriske felt vises i feltkartleggingstabellen med en stjerne (*). 

For å deaktivere en tilordning, klikk for å slå bryterenav. 

Slik konfigurerer du en tilpasset feltkartlegging:

1. Klikk påLegg til en tilordning. 
2. Bruk rullegardinmenyene til å velge tredjepartsappen og HubSpot-egenskapen du vil tilordne.
3. Klikkpå Oppdater.

4. For å slå av tilpassede tilordninger, klikk for å slåav bryteren. 

Lær mer om spesifikke regler og hensyn for tilordninger av datasynkroniseringsfelt.

Konfigurer synkroniseringsreglene dine

På skjermbildet Begrensning konfigurerer du hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.

Hvis du konfigurerer en avtalesynkronisering, blir du bedt om å tilordne avtalepipelinene og -fasene mellom HubSpot og tredjepartsappen. Bare avtaler i de tilordnede avtalefasene vil synkroniseres. 

1. I delen Tilordne avtalepipelines og -faser klikker du på rullegardinmenyen Velg en HubSpot-pipeline for å velge hvilken HubSpot-avtalepipeline du vil synkronisere med tredjepartsappen din.
2. Klikk på «Kartlegg automatisk» for å automatisk kartlegge HubSpot-avtalestadier med avtalestadiene i tredjepartsappen din. Synkroniseringen utfører et enkelt tekstsøk og forsøker å kartlegge stadier som høres like ut.
3. For å tilordne en ekstra pipeline, klikk på Tilordne en annen pipeline.

Hvis du ikke kan se avtalefaser fra den andre appen din i HubSpot, skyldes det følgende årsaker:

• Den tilkoblede brukerkontoen har ikke de riktige tillatelsene til å se avtalestadiene.
• Datasynkronisering tilordner HubSpot-avtalestadier til pipelinestadier i den andre appen din. Hvis du har en ikke-standardisert salgsprosess som ikke er avhengig av avtale-/mulighetsstadier, vil du ikke kunne synkronisere data ved hjelp av HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, vil HubSpot som standard bare synkronisere kontakter som har en gyldig e-postadresse. For å også synkronisere kontakter uten e-postadresse, fjern merket for «Synkroniser kun kontakter med e-postadresse » i delen «Redusering av duplikater».

Les mer om å matche poster.

Merk: Når en app har både et felt for firmanavn og et felt for firmadomenenavn, vil HubSpot matche to poster hvis de har samme firmanavn, men forskjellige domener, og omvendt.

I delen Filtre velger du kriterier for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt:

1. Klikk påRediger.
2. I panelet til høyre velger du egenskapen for å begrense hvilke poster som synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.
3. Klikk påFerdig. 

Merk: Filterseksjonenbegrenser kun hvilke poster som synkroniseres innledningsvis mellom HubSpot og tredjepartsappen. Når postene er synkronisert, vil de fortsette å synkronisere data frem og tilbake basert på den oppsatte egenskapstilordningen.

Knytt poster

HubSpot forsøker å opprettholde de samme tilknytningene mellom poster (f.eks. selskaper knyttet til kontakter, eller avtaler knyttet til selskaper) ved synkronisering med den opprinnelige appen du koblet til, når det er mulig. Les mer om tilknytningskartlegging ved datasynkronisering.

Merk: I de fleste tilfeller kan datasynkronisering bare automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer må knyttes manuelt til bedriftsposter i HubSpot.

Gjennomgå regler og start synkroniseringen

I skjermbildet Gjennomgå kan du se gjennom reglene du har konfigurert, og deretter klikke på Lagre og synkroniser. Den første synkroniseringen vil da begynne å behandles.

Når den første synkroniseringen er fullført, vil poster synkroniseres innen 10 minutter etter en endring.

Synkroniser slettede poster på nytt

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller tredjepartsappen din, kan du synkronisere slettede poster på nytt for å gjenopprette dem i begge appene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. På fanen Objektvisning, i kolonnen Mislykket, klikker du påantallposter som ikke synkroniseres. 
5. Klikk påHandlinger i panelet til høyre.
6. Velg entenSynkroniser slettede poster i HubSpot ellerSynkroniser slettede poster i [tredjepartsapp].
7. Klikk påSynkroniser alt på nytt. 

Du kan også:

1. På fanenPostvisning klikker du påMer >Gjenopprett alle slettede poster. 
2. I sidepanelet klikker du på rullegardinmenyenPosttype og velger posttypen, og deretter rullegardinmenyenMålapp for å velge hvilken app du vil gjenopprette kontaktene i. 
3. Klikk påGjennomgå før gjenoppretting. 
4. Gjennomgå alle postene som skal gjenopprettes, og klikk på Gjenopprett alle [antall]. 

Deaktiver datasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påappen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. Hold musepekeren over [objekt]-synkroniseringen, klikk på rullegardinmenyen Mer og velg Slå av synkronisering. 
5. I popup-vinduet klikker du på Slå av synkronisering.

Når synkroniseringen er slått av, kan du slå den på igjen ved å klikke påRediger synkroniseringsinnstillinger, eller slette synkroniseringen.

Gjennomgå synkroniseringsstatusen

Etter at du har koblet til en app, kan du se en oversikt over postene som synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen din. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. Klikk på Objektvisning for å se synkroniseringsstatusen etter objekter.

• • Postene som behandles som en del av en innledende synkronisering, vil ha roterende sirkler ved siden av seg.
  • En post vil ha statusen I kø hvis en annen synkronisering er i gang, for å forhindre at oppdateringer skjer på de samme dataene samtidig.
  • Hold musepekeren over synkroniseringsstatusen til hvert objekt for å finne ut mer om synkroniseringsfremdriften. Synkroniseringsstatus-trackeren viser det aktuelle synkroniseringsstadiet for integrasjonen, for eksempel skanning, synkronisering og synkronisert og lytter etter endringer. 

5. Ikolonnen «Synkronisert» klikker du påantall poster for å se alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
6. I kolonnenMislykket klikker du påantall posterfor å se alle poster som ikke synkroniseres mellom HubSpot og appen. 

• • I kolonnen Synkroniseringsaktivitetklikker du påhøyre-pilen ved siden av en feil for å se mer informasjon om årsaken til synkroniseringsfeilen.
  • Klikk på «Feilsøking» for å åpne Breeze Assistant og få veiledning og feilsøkingstrinn for å løse synkroniseringsfeilen for en post. 

7. I kolonnen«Excluded» klikker du på antall poster for å se alle poster som er ekskludert fra synkroniseringen. Dette kan skyldes at de ikke samsvarer med noen av filtrene i synkroniseringsinnstillingene dine, eller at de ikke har en unik identifikator tilordnet seg, noe som kan skyldes at en samsvarende nøkkel er definert. 

Hvis synkroniseringen mislykkes for noen poster, kan du utløse en ny synkronisering bare for disse postene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Naviger til fanen CRM-synkroniseringer. Klikk deretter på fanen Postvisning.
4. Klikk på avmerkingsboksen ved siden av postene du vil synkronisere på nytt.
5. Klikk deretter på Kjør synkronisering på nytt for [antall] post.

Eksporter poster fra en datasynkroniseringsapp

Slik eksporterer du poster fra en datasynkroniseringsapp:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. I kolonnene Synkronisert, Mislykket eller Ekskludert klikker du på tallet ved siden av objektet du vil eksportere poster for.
5. Klikk på «Mer» øverst til høyre, og velg deretter «Eksporter».
6. Klikk på rullegardinmenyen «Filformat» og velg et format.
7. Klikk på «Eksporter». Når eksporten er fullført, vil du motta en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret.