Sett opp møterotasjoner

Med møterotasjoner kan du planlegge møter på vegne av en gruppe eller et team av representanter. Når du oppretter et nytt møte på en kontakt-, firma-, avtale- eller billettpost, kan du rotere verten for møtene dine. Du kan også bruke møterotasjoner på planleggingssidene dine.

Før du kommer i gang

For å kunne bruke møterotasjoner når du planlegger møter eller oppretter planleggingssider:

• Brukeren som planlegger møtet, må ha en tildelt salgs- eller serviceplass og ha rettighetene Opprett planleggingssider for andre.
• Alle brukere som er inkludert i møterotasjonen, må ha tildelte salgs- eller serviceplasser.
• Brukerne i møterotasjonen må også ha kalenderen sin tilkoblet og ha kalendersynkronisering slått på.

Sett opp en møterotasjon

Slik oppretter du en møterotasjon:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Verktøy > Møter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Møterotasjoner. Klikk deretter på Opprett en rotasjon.
4. Skriv inn et navn på rotasjonen i høyre panel.
5. Hvis du vil legge til brukere i rotasjonen, klikker du på rullegardinmenyen Rotasjonsmedlemmer. Velg deretter brukerne eller teamene du vil legge til. Hvis du velger team, vil det å legge til eller fjerne brukere fra teamet legge til eller fjerne medlemmene fra rotasjonen.
6. I delen Distribusjonslogikk velger du hvordan møter skal tilordnes til medlemmene:
   • Fordel møtenejevnt mellom medlemmene: Møtene vil rotere jevnt mellom alle medlemmene.
   • Fordel møter basert på en vektet prosentandel til hvert medlem: Du kan tilordne en vektet prosentandel til hvert medlem. Dette er nyttig hvis du skal introdusere et nytt teammedlem og ikke ønsker at vedkommende skal delta i like mange møter.
   • Klikk på Lagre.
7. Hvis du vil redigere den vektede prosentandelen for medlemmer, klikker du på rotasjonsnavnet.
   • I rotasjonstabellen vil det være en Vekt-kolonne. I feltet Vekt angir du den relative vekten for hvert medlem. Dette angir den relative prosentandelen av møter de skal få (sammenlignet med andre medlemmer).
   • Som standard tildeles hvert medlem en vekt på 100 %. Hvis du beholder 100 % for hvert medlem, vil alle få like mange møter. Hvis alle medlemmene har samme vekt (uavhengig av antall), vil de få like mange møter.
   • Hvis du setter ett medlem til 100 % og et annet til 50 %, vil representanten med 100 % få dobbelt så mange møter som den andre.
   • Siden konfigurasjonen er relativ, kan du legge til og fjerne medlemmer fra rotasjonen uten å måtte kontrollere at alle prosentandelene summerer seg til 100 %.
   • Klikk på Lagre og tilbakestill tellingene.

Merk: Når du bruker en møterotasjon på en side for rundeplanlegging med alternativet Prioriter kontakte ier slått på, vil kontakteierens tilgjengelighet vises før tilgjengeligheten til neste medlem i rotasjonen.

Rediger en møterotasjon

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Verktøy > Møter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på navnet på rotasjonen.
4. Hvis et medlem ikke er tilgjengelig (for eksempel på grunn av opplæring eller ferie), klikker du på for å slå av Tilgjengelighetsbryteren. Bekreft deretter i popup-boksen at du vil slå av tilgjengelighet. Medlemmet vil ikke bli satt opp som vert for møter som bruker denne rotasjonen, før tilgjengelighetsbryteren er slått på igjen.

Merk: Møterotasjonen hopper bare over et medlem hvis medlemmets tilgjengelighetsbryter er slått av. Hvis tilgjengelighetsbryteren er på, vil medlemmet fortsette å vises i rotasjonen, selv om den tilkoblede kalenderen ikke har noen ledige tider for booking.

5. Hvis du vil redigere navnet eller medlemmene i en rotasjon, klikker du på Rediger rotasjon.
   • Rediger rotasjonens navn eller medlemmer i panelet til høyre.
   • Hvis du legger til et nytt medlem i en rotasjon, nullstilles antallet møter som er booket for alle medlemmene i rotasjonen, slik at alle medlemmene får en jevn fordeling av møter i fremtiden.