Få oversikt over tilgjengelighet for gruppemøter og rundemøter

Når du oppretter en planleggingsside for en gruppe eller en round robin-turnering, vil kontakten din se bestemte tidspunkter avhengig av hvilken type lagmøte det dreier seg om. Les mer om hvordan hver type planleggingsside fungerer nedenfor.

Merk: Planleggingssider for grupper eller round robin blir automatisk slettet hvis det ikke er noen aktive teammedlemmer til stede.

Gruppe

• For en gruppeplanleggingsside vil HubSpot automatisk sjekke den tilpassede tilgjengeligheten du har angitt i planleggingssidens tilgjengelighetsinnstillinger mot de valgte teammedlemmenes integrerte kalendere og blokkere opptatte tidspunkter. Hvis en bruker har flere integrerte kalendere, vil HubSpot sjekke denne tilpassede tilgjengeligheten mot alle kalenderne.

• Når man booker et gruppemøte, vil kontakter kunne velge hvilket som helst tidspunkt der alle de valgte teammedlemmene er tilgjengelige.

• Når en kontakt klikker på møtelinken, kan de velge et tidspunkt og deretter legge til opplysningene sine for å planlegge møtet. Oppretteren av møtet vil motta et varsel, og møtet vil vises i kalenderen til hver deltaker.

• Hvert inkludert teammedlem må ha en aktiv kalenderforbindelse for at en gruppebestilling skal kunne gjennomføres.

Round-robin

• For en «round robin»-planleggingsside vil HubSpot automatisk sjekke den tilpassede tilgjengeligheten du har angitt i planleggingssidens tilgjengelighetsinnstillinger mot de valgte teammedlemmenes integrerte kalendere og blokkere opptatte tidspunkter der ingen av de valgte teammedlemmene er tilgjengelige. Hvis en bruker har flere integrerte kalendere, vil HubSpot sjekke denne tilpassede tilgjengeligheten mot alle kalenderne.

• Når man booker et «round robin»-møte, kan kontakter velge hvilket som helst tidspunkt der ett av de valgte teammedlemmene er tilgjengelig.

• Når en kontakt klikker på møtelinken, kan vedkommende velge et tidspunkt og deretter legge inn opplysningene sine for å planlegge møtet. Teammedlemmet som er tilgjengelig i det valgte tidsrommet, blir booket til møtet og mottar et varsel. Møtet vises i vedkommendes kalender.

Merk: Hvis en bruker som er inkludert i «round robin»-møtet har kalenderen sin frakoblet, antar verktøyet at vedkommende alltid er tilgjengelig. «Round robin»-lenken prioriterer ikke tilgjengeligheten til brukere med tilkoblede kalendere. Hvis kontakten velger et tidspunkt der kun brukeren med den frakoblede kalenderen er tilgjengelig, vil det bli sendt en forespørsel om møte, men møtet blir ikke lagt til i vedkommendes kalender.

• Hvis innstillingen «Prioriter kontaktansvarlig» for planleggingssiden er slått på, vil HubSpot, når en kontakt planlegger et møte, bruke kontaktens e-postadresse til å sjekke om vedkommende har en tildelt kontaktansvarlig i kontoen din. Hvis vedkommende har en tildelt kontaktansvarlig, vil denne bli prioritert på teamets planleggingsside. Vær oppmerksom på følgende betingelser når du bruker denne innstillingen:
  • Denne innstillingen sjekker kun for kontaktens eier. Den tar ikke hensyn til eventuelle tilknyttede bedriftseiere som kontakten måtte ha.
  • Hvis kontakten har en eier, og denne eieren har en tildelt salgs- eller servicelisens med oppsatte møter, er inkludert på denne teamplanleggingssiden og er tilgjengelig for møter, vil planleggingssiden vise eierens tilgjengelige tidspunkter basert på innstillingene på teamplanleggingssiden.
  • Hvis kontakten har en eier, og denne eieren har en tildelt salgs- eller servicelisens med oppsatte møter, er inkludert på denne teamplanleggingssiden og ikke er tilgjengelig, vil ingen tilgjengelige tidspunkter vises, og kontakten kan sende en e-post til eieren.
  • Hvis kontakten har en ansvarlig, men den ansvarlige ikke har en tildelt salgs- eller servicelisens med oppsatte møter eller ikke er inkludert på denne teamets avtalesiden, vil tilgjengeligheten for alle inkluderte teammedlemmer vises på avtalesiden.
  • Hvis kontakten ikke har noen eier eller besøkende ennå ikke er en kontakt, bruker booking standard round-robin-prosessen eller reglene for møterotasjon hvis planleggingssiden bruker møterotasjon.
  • Hvis flere brukere er tilgjengelige i det valgte tidsrommet og alternativet «Prioriter kontaktansvarlig» ikke er aktivert, vil den brukeren som har gått lengst tid uten å ha fått tildelt et møte, bli valgt.
• Hvis du bruker møterotasjon når du booker et møte, vil den besøkende bare se tilgjengeligheten for den brukeren som er kvalifisert til å være vert basert på den angitte rotasjonslogikken (enten jevn fordeling eller vektet fordeling).