For å gi brukere tilgang til poster i tillegg til dem de eier, kan du dele individuelle kontakt-, firma-, avtale-, billett- og egendefinerte objektposter. Når du deler en post med en bruker eller et team, får brukeren eller de primære medlemmene av teamet tilgang til posten i samsvar med hver brukers objekttillatelser. Hvis du for eksempel deler med en bruker som har tillatelse til å se sine egne kontakter, men som ikke har tillatelse til å redigere eller slette kontakter, kan vedkommende se oppføringen, men ikke redigere eller slette den.
Brukerne og teamene du deler med, lagres i egenskapene Delte brukere og Delte team. Brukere med Super Admin-rettigheter eller tilgang til å redigere egenskapene for Delte brukere/team kan dele poster fra objektets indeksside eller ved å oppdatere egenskapene via arbeidsflyter eller objektets API-er.
Administrer tilgang til egenskapene for delte brukere/team
Alle brukere med Super Admin-rettigheter eller tilgang til å redigere egenskapene Delte brukere eller Delte team kan dele poster. Slik administrerer du hvilke ikke-admin-brukere som kan redigere egenskapene:
- Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter objektet med egenskapene som skal redigeres.
- Søk etter Delt.
- Hvis du vil redigere tilgangen til egenskapene, merker du av i avmerkingsboksene og klikker deretter på Administrer tilgang øverst i tabellen.
- I høyre panel oppdaterer du tilgangen:
- Kun privat for superadministratorer: Kun administratorer kan vise og redigere egenskapen. Dette betyr at bare administratorer kan dele poster.
- Tillat alle å se og redigere: Alle brukere i kontoen din kan se og redigere egenskapen. Dette betyr at alle brukere kan dele poster.
- Tillat alle å se: Alle brukere kan se eiendommens verdier, men bare administratorer kan redigere verdien. Dette betyr at bare administratorer kan dele poster.
- Tilordne til brukere og team: Angi tilgangsnivået for hvert team eller spesifikke brukere. Du kan gi tilgang til kun visning eller både visning og redigering. Alle brukere eller teammedlemmer med visnings- og redigeringstilgang kan dele poster.
Finn ut mer om hvordan du
begrenser visnings- og redigeringstilgang for egenskaper.
Dele poster på en objektindeksside
Slik deler du poster fra objektets indeksside:
- Naviger til postene dine:
- Kontakter:
- Bedrifter:
- Tilbud:
- Billetter:
- Egendefinerte objekter:
- Merk av i avmerkingsboksene for postene du vil dele.
- Klikk på Del øverst i tabellen eller tavlen.
- I dialogboksen velger du brukerne og/eller teamene du vil dele posten med.
- Klikk på Del for å bekrefte.
Dele poster via en arbeidsflyt
Hvis du vil dele poster automatisk med brukere og team basert på kriterier, oppretter du en arbeidsflyt for å angi egenskapen Delte brukere/team for et gitt objekt:
Merk: Handlingen Kopier egenskapsverdi støttes ikke for øyeblikket.
- Velg Delte brukere eller Delte team for egenskapen som skal angis.
- Velg brukerne eller teamene som postene skal deles automatisk med.
- Velg om brukerne/teamene skal legges til eller erstatte de nåværende valgte brukerne/teamene:
- Hvis du vil legge til eiendommens eksisterende verdier, velger du Legg til nåværende verdi(er).
- Hvis du vil overskrive eiendommens eksisterende verdier, velger du Erstatt nåværende verdi (er).
Når arbeidsflyten er publisert, deles posten med de valgte brukerne/teamene hvis den oppfyller registreringskriteriene.
Se brukerne og teamene som har tilgang til en oppføring
Du kan se hvilke brukere og team som har tilgang til en gitt oppføring:
- For hvert objekt kan du vise postens verdier for egenskapene Delte brukere og Delte team.