Tildel og bytt ut eiere av poster ved hjelp av arbeidsflyter

Bruk handlingsfunksjonen «Rotate record to owner» i arbeidsflyten til å tildele poster til dine betalte salgs- og servicebrukere. Du kan bruke denne handlingsfunksjonen til å tildele brukere til egenskapen «[record] owner» eller en hvilken som helst tilpasset HubSpot-brukeregenskap.

Hvis du bruker handlingsfunksjonen «Rotate record to owner» i arbeidsflyten til å tildele ticket- eller lead-poster (BETA), kan du benytte deg av flere fordelingsalternativer, for eksempel lastbalansert, round robin og tilfeldig.

Forstå krav og hensyn

Når du bruker arbeidsflyt-handlingen «Rotate record to owner», gjelder følgende krav og begrensninger.

Forstå kravene

• Når du tildeler poster til bestemte brukere:
  • Brukerne må være aktive og ha en tildelt Salg eller Service Hub Professional - eller Enterprise -lisens.
  • Brukere med Core- og visningsrettighetslisenser, eller som ikke har akseptert invitasjonen til å bli med i HubSpot-kontoen, vil være nedtonet.
• Når du tildeler poster til et team:
  • Teamet må ha minst én bruker med en tildelt Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise- lisens. Hvis ikke, vil teamet være nedtonet når du konfigurerer arbeidsflyt-handlingen. 
  • Kun hovedmedlemmer i teamet med en tildelt Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise- lisens, vil være kvalifisert for tildeling. Ekstra teammedlemmer vil ikke bli inkludert.
  • Hvis en konto har valgt å delta i betaversjonen «Støtte for flere hovedteam for full funksjonalitet », vil alle teammedlemmer være kvalifisert for tildeling.
• Deaktiverte brukere eller brukere som ikke lenger har en betalt lisens, vises i rutingsreglene med en rød ramme og vil ikke bli inkludert i tildelingene.

Viktige hensyn

• Hvis HubSpot-eieren synkroniseres med Salesforce, fungerer kanskje ikke handlingen som forventet. Salesforce kan prøve å oppdatere HubSpot med den forrige eieren selv etter at HubSpot har fjernet eierskapet.
• Når du tildeler potensielle kunder ved hjelp av denne handlingen, må du deaktivere Synkroniser lead-eier med kontakt- eller bedriftseier ».

Fordeling av arbeidsflytoppgaver

• Som standard vil poster som er registrert i arbeidsflyten, ved fordeling tildeles brukere likt innenfor et valgt team eller mellom angitte brukere. 
• Hvis du legger til eller fjerner eiere fra handlingen etter at arbeidsflyten er aktivert:
  • vil tildelingsantallet for den handlingen nullstilles, og de tilfeldige tildelingene starter på nytt.
  • Nylig registrerte poster vil bli rotert jevnt mellom alle de valgte eierne eller teammedlemmene, uavhengig av antall rotasjonstildelinger for tidligere registrerte poster.
• HubSpot tillater kun at ett objekt roteres om gangen for å sikre rettferdig fordeling.
  • Hvis flere objekter befinner seg i «roter objekt»-handlingen samtidig, vil kun ett bli sluppet gjennom, mens de andre må prøve på nytt.
  • Dette kan føre til at det tar lengre tid for objekter å gå gjennom denne handlingen.

Tildel poster ved hjelp av arbeidsflyter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk pånavnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
3. Angi utløsere for registrering.
4. Klikk på +-ikonet for å legge til en handling. 
5. I venstre panel klikker du for å utvide CRM-delen . Deretter klikker du på «Rotere post til eier».
6. Konfigurer handlingen «Roter post til eier»: 
   • HubSpot-brukeregenskap: Velg brukeregenskapen du vil bruke med handlingen. Som standard vil egenskapen [object] owner være valgt. Du kan også bruke andre tilpassede brukeregenskaper. 
   • Overskriv hvis [object] har en eksisterende eier: velg om du vil overskrive eksisterende verdier for brukeregenskapen. 
   • Veksle mellom: Velg om du vil veksle mellom bestemte brukere eller team. 
     • Spesifikke brukere: Velg de spesifikke brukerne som postene skal tildeles til.
     • Team: Velg det spesifikke teamet du vil tildele poster til.
7. Når du har konfigurert arbeidsflyten, klikker du på Lagre øverst. 
8. Fortsett med å konfigurere arbeidsflyten. 
   
   

Ytterligere fordelingsalternativer Når

• Lastbalansert: Vurder og tildel posten automatisk til brukeren med færrest åpne, tildelte saker.
• Round Robin: Tildel poster i en roterende, sekvensiell rekkefølge.
• Tilfeldig: Tildel poster tilfeldig til kvalifiserte brukere i tildelingspoolen.

Tildel potensielle kunder ved hjelp av arbeidsflyter (BETA)

Slik tildeler du potensielle kunder ved hjelp av handlingen «Roter post til eier

i en arbeidsflyt: 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk pånavnet på en eksisterende lead-basert arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
3. Angi utløsere for registrering.
4. Klikk på +-ikonet for å legge til en handling. 
5. I venstre panel klikker du for å utvide CRM-delen . Deretter klikker du på «Rotere post til eier».
6. Konfigurer arbeidsflyt-handlingen «Roter post til eier » for saker:
   • Eier-egenskap: dette vil som standard være satt til «Lead-eier ». Du kan også velge andre brukeregenskaper for leads.
   • Lead-tildeling: velg blant følgende: 
     
     • Spesifikke brukere og team: tilordneinnkommende poster til angitte brukere eller team. Du kan velge mellom fordelingsmåtene lastbalansert, round robin eller tilfeldig.
     • Kontakteier: Tildel innkommende poster til eieren av en kontakt.
       • Kontakten må ha eneier tilordnet sin postog spores med en informasjonskapsel.
       • Hvis det ikke er noen kontaktansvarlig eller hvis tildelingen mislykkes, vil reservealternativet brukes.
     • Ingen: Innkommendeposter vil ikke bli tildelt noen av teammedlemmene.
7. Etter at du har angitt tildelingstypen, angir du tildelingskonfigurasjonene:
   • Overskriv eksisterende eier av kundeemne: overskriv eventuelle eksisterende eiere av poster med en ny eier basert på tildelingsreglene.
   • Tildel kun til tilgjengelige brukere: brukere som er angitt som «Borte» vil ikke få tildelt poster, selv om de er konfigurert i tildelingsreglene. Kun tilgjengelige brukere vil få tildelt saker. Hvis alle brukere i tildelingspoolen er borte, vil [objekt]-eier eller den tilpassede brukeregenskapenbli satt til «ikke tildelt» eller «(Ingen eier)».
8. Klikk på «Lagre» øverst.
9. Fortsett med å konfigurere arbeidsflyten.

Tildel saker ved hjelp av arbeidsflyter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk pånavnet på en eksisterende ticketbasert arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
3. Angi utløsere for registrering.
4. Klikk på +-ikonet for å legge til en handling. 
5. I venstre panel klikker du for å utvide CRM-delen . Deretter klikker du på «Roter post til eier».
6. Konfigurer arbeidsflyt-handlingen «Roter post til eier » for billetter:
   • Eier-egenskap: dette vil som standard være satt til «Billett-eier ». Du kan også velge andre brukeregenskaper for billetten. 
   • Tildeling av ticket: velg mellom følgende: 
     • Kundeagent: Innkommendebilletter vil bli videresendt tilkundeagenten. Les mer om hvordan du konfigurerer en kundeagent.
     • Spesifikke brukere og team: tildelinnkommende saker til angitte brukere eller team. Du kan velge mellom lastbalansert, round robin eller tilfeldig fordeling. 
     • Kun team: videresend innkommende billetter til team uten å tildele en billettinnehaver.
       • Billett vil vises i teambaserte visninger i helpdesken, inkludert«Mitt teams ikke-tildelte» og«Mitt teams åpne».
       • Bare team med minst én bruker med en Service Hub-lisenskan velges for teamvideresending. 
     • Kontakteier:Tildel innkommende saker til eieren av en kontakt.
       • Kontakten må ha eneier tilordnet sin postog spores med en informasjonskapsel. 
       • Hvis det ikke er noen kontaktansvarlig eller hvis tildelingen mislykkes, vil reservealternativet brukes.
     • Ingen: Innkommendesaker vil ikke bli tildelt noen av teammedlemmene.
7. Etter at du har angitt tildelingstypen, angir du tildelingskonfigurasjonene:
   • Overskriv eksisterende ticket-eier: overskriv eventuelle eksisterende ticket-eiere med en ny ticket-eier basert på tildelingsreglene. 
   • Tildel kun til tilgjengelige brukere: brukere som er angitt som «Borte» vil ikke få tildelt saker, selv om de er konfigurert i tildelingsreglene. Kun tilgjengelige brukere vil få tildelt saker. Hvis alle brukere i tildelingspoolen er borte:
     • Vil egenskapen «Ticket Owner » eller «Custom user» settes til «unassigned » eller «(No owner)».
     • Billett -egenskapen «Tildelte team » vil bli satt til alle målteamene fra rutingsalternativene.
8. Klikk på «Lagre» øverst. 
9. Fortsett med å konfigurere arbeidsflyten.