Konfigurowanie automatyzacji potoków dla obiektów

Możesz automatycznie uruchamiać działania (np. zadania, powiadomienia) w momencie, gdy rekordy przechodzą przez kolejne etapy procesu lub zmieniają status zgłoszenia. Na przykład możesz ustawić status zgłoszenia na„Oczekiwanie na klienta”, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail z poziomu zgłoszenia. Niniejszy dokument opisuje automatyzację specyficzną dla poszczególnych etapów procesu. 

Dowiedz się więcej o korzystaniu z pełnego edytora przepływu pracy.

Uwaga: Twoje konto może używaćspersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. konto zamiast firma). W tym artykule obiekty są określane za pomocą domyślnych nazw HubSpot.

Automatyzacja działań w oparciu o etapy procesu

Możesz tworzyć automatyzacje na podstawie etapów procesu sprzedaży transakcji, projektów i obiektów niestandardowych. Na przykład możesz utworzyć zadanie lub wysłać wewnętrzne powiadomienie, gdy zmieni się etap transakcji.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do żądanego obiektu:
   1. W menu po lewej stronie przejdź do Obiekty > Transakcje.
   2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do Obiekty > Projekty.
   3. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do Obiekty > Obiekty niestandardowe.
3. Kliknij kartę „Pipeline ”.
4. W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz potok, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknij kartę Automatyzuj.
6. Jeśli sekcja jest zwinięta, kliknij opcję Utwórz przepływy pracy od podstaw, aby ją rozwinąć.
7. W sekcji Wyzwalaj działania, gdy [nazwa obiektu] przechodzi do nowego etapu kliknij ikonę +, aby dodać działanie do etapu potoku.
8. W lewym panelu skonfiguruj akcję, np.
   • Aby wysłać wewnętrzne powiadomienie, gdy transakcja wejdzie w dany etap, wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.
   • Aby utworzyć zadanie, gdy projekt wejdzie w określony etap, wybierz opcję Utwórz zadanie. Wprowadź szczegóły zadania, a następnie kliknij Zapisz.
9. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w lewym panelu, a następnie kliknij Zapisz.
10. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę komentarza, aby zostawić komentarz dla innych użytkowników dotyczący akcji. Wpisz wiadomość i kliknij Komentarz.
11. Najedź kursorem na istniejącą akcję, a następnie kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Wybierz opcję Usuń tylko tę akcję, aby usunąć tylko wybraną akcję, lub wybierz opcję Usuń tę akcję i wszystkie kolejne akcje, aby usunąć wybraną akcję i wszystkie akcje poniżej niej.
12. Kliknij Otwórz w przepływach pracy poniżej działań etapu, aby otworzyć pełny edytor przepływu pracy.
13. Przełącz przełącznik Przepływ pracy ma status [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Automatyzacja działań w oparciu o status zgłoszenia

Konfiguracja statusu zgłoszenia na podstawie powiązanych wiadomości e-mail

Możesz automatycznie aktualizować status zgłoszeń po wysłaniu lub otrzymaniu powiązanych wiadomości e-mail. Oznacza to wiadomości e-mail wysłane ze zgłoszenia oraz odpowiedzi klientów na zgłoszenie. Status zgłoszenia to domyślna właściwość HubSpot, która śledzi zgłoszenia w Twoim procesie sprzedaży (np.status „Oczekiwanie na kontakt” ).

Aby włączyć lub edytować automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcjiObiekty>Zgłoszenia.
3. Kliknij kartę„Pipelines”.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknijkartę Automatyzuj. Jeśli sekcja Automatyzacje oparte na szablonach jest zwinięta, kliknij ikonę w prawo, aby ją rozwinąć.
6. Aby włączyć automatyzację statusu zgłoszenia, w sekcji Aktualizuj status zgłoszenia zaznacz pole wyboru, aby włączyć wyzwalacz:
   • Wysłanie wiadomości e-mail do klienta:status zgłoszenia zmieni się, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail do kontaktu z rekordu zgłoszenia. Wiadomości e-mail wysłane z rekordu kontaktuniespowodują zmiany statusu zgłoszenia.
   • Klient odpowiada na wiadomość e-mail: status zgłoszenia zmieni się, gdy kontakt odpowie na ten sam wątek, w którym zgłoszenie zostało utworzone. Jeśli zgłoszenie zostało zamknięte, a następnie ponownie otwarte, wszelkie nowe wątki dotyczące zgłoszenia również spowodują aktualizację statusu zgłoszenia. 

7. Aby edytować status, jaki zostanie nadany zgłoszeniu na podstawie wyzwalacza, najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij Edytuj akcję. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz status, wybierz status, a następnie kliknij Zapisz.

Aby wyłączyć lub przejrzeć automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcjiObiekty>Zgłoszenia.
3. Kliknij kartęPipeline.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierzpotok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknijkartę Automatyzacja. Jeśli sekcja Automatyzacje oparte na szablonach jest zwinięta, kliknij ikonę po prawej stronie, aby ją rozwinąć.
6. Wyczyść pola wyboru Aktualizuj status zgłoszenia.

Skonfiguruj niestandardowe działania w procesie sprzedaży

Możesz skonfigurować niestandardową automatyzację na podstawie zmian wartości właściwości statusu zgłoszenia. Możesz wysłać wiadomość e-mail lub powiadomienie wewnętrzne. Możesz skonfigurować inne działania (np. rozgałęzienia, opóźnienia) za pomocą narzędzia przepływu pracy.

Aby skonfigurować działania oparte na statusach zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcjiObiekty>Bilety.
3. Kliknij kartęPrzepływy.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz przepływ , a następnie wybierzprzepływ zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknijkartę Automatyzacja, a następnie kliknij, aby rozwinąć sekcję Tworzenie przepływów pracy od podstaw.
6. Wsekcji Wyzwalaj działania, gdy zgłoszenie osiągnie określony statuskliknijikonę +, aby dodać działanie do statusu zgłoszenia.
7. W lewym panelu skonfiguruj akcję zgodnie ze swoimi celami:
   • Wybierz Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail , aby wysłać wewnętrzne powiadomienie do swojego zespołu, gdy zgłoszenie osiągnie określony status. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.

• Wybierz opcję Wyślij e-mail, aby wysłać wiadomość e-mail po otwarciu zgłoszenia (np. nowy status) lub zamknięciu (np. status zamknięty ). Kliknij opcję Automatyczna wiadomość e-mail, wybierz wiadomość e-mail, a następnie kliknij opcję Zapisz. Możesz wybrać jeden z następujących typów wiadomości e-mail:
  • Wybierz opcję Otrzymano zgłoszenie lub Zamknięto zgłoszenie , aby użyć domyślnej wiadomości e-mail HubSpot. Aby edytować domyślny szablon, kliknij opcję Edytuj obok nazwy wiadomości e-mail, wprowadź zmiany, a następnie kliknij opcję Zapisz wiadomość e-mail.
  • Wybierz niestandardowy automatyczny e-mail. Aby edytować niestandardowy e-mail, kliknij nazwę wiadomości. Zostaniesz przeniesiony do narzędzia do tworzenia e-maili marketingowych.

Uwaga: domyślnewiadomości e-mail „Zgłoszenie otrzymane” i „Zgłoszenie zamknięte” to wiadomości transakcyjne tworzone przez HubSpot. Wiadomości transakcyjne są używane do interakcji opartych na relacjach, takich jak wiadomość e-mail z potwierdzeniem zakupu. Kontakty nie muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość e-mail transakcyjną. Jeśli zdecydujesz się wysłać automatyczną wiadomość e-mail nietransakcyjną, kontakty muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość e-mail. Jeśli Twoje konto posiadadodatek do wiadomości e-mail transakcyjnych, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe wiadomości e-mail transakcyjne.

• Możesz również wybrać inne działania przepływu pracy oparte na zgłoszeniach, w tym opóźnienia, rozgałęzienia, komunikację, CRM i działania związane z danymi. Skonfiguruj działanie, a następnie kliknij Zapisz.

8. Przełącz przełącznik Przepływ pracy ma status [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Aby edytować lub usunąć istniejącą akcję lub dodać komentarz:

1. Przejdź do przepływu pracy zgłoszenia.
2. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w lewym panelu, a następnie kliknij Zapisz.
3. Kliknij ikonę komentarza, aby zostawić komentarz dla innych użytkowników dotyczący akcji. W oknie dialogowym wprowadź wiadomość i kliknij Komentarz.
4. Kliknij ikonę usuwania, aby usunąć akcję. Masz dwie opcje:
   • Usuń tylko tę akcję: usuwa tylko wybraną akcję.
   • Usuń tę akcję i wszystkie kolejne akcje: usuwa wybraną akcję i wszystkie akcje poniżej niej.
5. Kliknij Otwórz w przepływach pracy poniżej pól akcji, aby przejść do edytora przepływu pracy. W edytorze przepływu pracy możesz dodać więcej akcji i edytować ustawienia przepływu pracy.

Uwaga: domyślnie powyższe automatyczne działania nie mają zastosowania do czatu na żywo ani rozmów w Facebook Messenger. Aby uzyskać automatyzację zgłoszeń dla czatu na żywo lub Facebook Messenger, możeszutworzyć i dostosować przepływ pracyoraz dostosowaćwyzwalacze rejestracjiprzepływu pracy, aby uwzględnić rozmowy, którychźródłemjestczat.

Edytuj automatyczne wiadomości e-mail dotyczące zgłoszeń (BETA)

Jeśli jesteś użytkownikiem konta zarejestrowanego w Edytuj wiadomości automatycznego przetwarzania zgłoszeń beta, możesz edytować domyślne automatyczne wiadomości e-mail dotyczące otrzymania zgłoszenia lub zamknięcia zgłoszenia w edytorze wiadomości e-mail marketingowych. Pozwala to dostosować styl, dodać moduły i używać innych tokenów personalizacji. 

Aby edytować domyślne automatyczne wiadomości e-mail dotyczące zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Zgłoszenia.
3. Kliknij kartę Potoki.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces zgłoszenia, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknij kartę Automatyzuj . 
6. Kliknij, aby rozwinąć sekcję Twórz przepływy pracy od podstaw.
7. Na karcieWyślij e-mail kliknijnazwę wiadomości e-mail (np.Bilet otrzymany,Bilet zamknięty).
   • Jeśli nie widzisz odpowiedniej akcji przepływu pracy, najpierw skonfiguruj akcję e-mail przepływu pracy.
   • W panelu akcji przepływu pracy, w sekcji Podgląd wiadomości e-mail, kliknijEdytuj.
8. W prawym górnym rogu kliknijEdytuj wiadomość e-mail.
9. Edytuj wiadomość e-mail.
10. Po zakończeniu kliknij przyciskAktualizuj.