Tworzenie przepływów pracy

Przepływy pracy umożliwiają automatyzację procesów biznesowych. Możesz automatycznie zapisywać się do rekordów spełniających kryteria zapisu, a następnie podejmować działania związane z rekordami.

Na przykład, można zapisywać się do wszystkich kontaktów, które przesłały określony formularz, a następnie wysłać marketingową wiadomość e-mail i przypisać te kontakty do użytkownika. Możesz także podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizowanie firmy powiązanej z zapisywanym kontaktem. Zaleca się korzystanie z biblioteki przepływów pracy społeczności w celu uzyskania pomysłów podczas konfigurowania przepływu pracy.

Po utworzeniu przepływów pracy dowiedz się, jak je organizować.

Tworzenie nowego przepływu pracy

Przepływy pracy można tworzyć od podstaw lub korzystać z szablonów przepływów pracy. Liczba przepływów pracy, które można utworzyć, zależy od subskrypcji na koncie.

• Kontakt
• Firmy
• Transakcje
• Wyceny(Sales Hub Professional lub Enterprise)
• Zgłoszenia(Service Hub Professional lub Enterprise)
• Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
• Rozmowy
• Przesłanie opinii(Service Hub Professional lub Enterprise)
• Subskrypcje
• Płatności
• Cele
• Lead(Sales Hub Professional lub Enterprise)
• Użytkownicy
• Zadania
• Połączenia

Tworzenie przepływów pracy od podstaw

Podczas tworzenia przepływu pracy od podstaw można wybrać wyzwalacze zapisu, których chce się użyć, a następnie wybrać odpowiedni typ obiektu. Można wybrać ręczne zapisywanie się, wyzwalanie przepływu pracy w oparciu o ustaloną częstotliwość lub wybór określonych wyzwalaczy zapisu.

Aby utworzyć przepływ pracy od podstaw:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Od podstaw.
• W edytorze przepływów pracy kontynuuj konfigurowanie wyzwalaczy zapisu i typu obiektu. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy od podstaw.
  
  

Tworzenie nowego przepływu pracy przy użyciu szablonów

Użyj szablonu przepływu pracy dostosowanego do Twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Z szablonu.
• W bibliotece szablonów wyszukaj szablon odpowiadający celom przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub obiektu, na lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać konkretny szablon, w prawym górnym rogu wprowadź słowo kluczowe wyszukiwania.
• Aby ocenić szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym możesz sprawdzić, czy szablon jest zgodny z Twoimi subskrypcjami HubSpot. Można również ocenić następujące szczegóły:
  
  • Cel: cel i przeznaczenie tego szablonu przepływu pracy.

• • Co należy przygotować: wszelkie zasoby, które należy przygotować, aby wypełnić akcje zastępcze, takie jak marketingowe wiadomości e-mail lub formularze.
  • Podgląd szablonu: wyzwalacze zapisu i działania przepływu pracy , które są zawarte w tym szablonie.

• Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Użyj szablonu. Szablon zostanie wyświetlony z akcjami zastępczymi. W edytorze można edytować, dodawać i usuwać akcje.
  

Ustawianie wyzwalaczy zapisu się

Wyzwalacze zapisu to zestaw kryteriów, które automatycznie zapisują się w przepływie pracy. Wyzwalacze zapisu można ustawiać ręcznie lub generować za pomocą aplikacji Breeze. Jeśli nie chcesz automatycznie zapisywać rekordów w przepływie pracy, możesz pozostawić pole wyzwalacza zapisu puste i zamiast tego zapisywać się ręcznie.

• Oparte na filtrach
• Zdarzenia
• Na podstawie harmonogramu

• Jeśli utworzyłeś nowy przepływ pracy od podstaw, w lewym panelu możesz wybrać opcję Tylko ręczna rejestracja, Zgodnie z harmonogramem lub wybrać określone wyzwalacze zapisu.
• Jeśli aktualizujesz istniejący przepływ pracy, który obecnie nie ma żadnych wyzwalaczy, kliknij sekcję Wyzwalacz zapisu dla [obiektu] . W lewym panelu wybierz opcję Po wystąpieniu zdarzenia, Po spełnieniu kryteriów filtrowania lub Na podstawie harmonogramu.
• Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

• Domyślnie rekordy zapisują się w przepływie pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełniają wyzwalacze zapisu. Aby włączyć ponowne zapisywanie się:
  • W lewym panelu kliknij kartę Zapisywanie się ponownie.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Zapisywanie się ponownie.
  • Wybierz wyzwalacze, których chcesz użyć do ponownego zapisu. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownego zapisu do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy zapisu. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy zapisu.
  
  

Dodaj działania

Możesz użyć Breeze do wygenerowania działań dla przepływu pracy lub ręcznie wybrać i dodać działania. Na przykład możesz użyć przepływu pracy, aby wysłać marketingową wiadomość e-mail lub przypisać rekordy. Dowiedz się więcej o różnych działaniach przepływu pracy dostępnych w HubSpot.

Po dodaniu działania można je sklonować lub przenieść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu pracy. Jeśli chcesz zostawić notatkę na temat działania przepływu pracy, dowiedz się, jak dodawać komentarze do działań przepływu pracy.

Uwaga: dostępne działania zależą od subskrypcji. locked Zablokowane akcje wymagają aktualizacji konta.

Aby dodać działania do przepływu pracy:

• W edytorze przepływów pracy kliknij ikonę + plus.
• W lewym panelu wybierz akcję. W przypadku niektórych akcji, takich jak akcja Utwórz rekord, można również kliknąć ikonę + dodaj obok akcji, aby szybko dodać tę akcję jako akcję zastępczą. Dowiedz się więcej o wybieraniu działań przepływu pracy.
• Po skonfigurowaniu szczegółów akcji kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako symbol zastępczy, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Akcje zastępcze muszą zostać wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.

Dodawanie zmiennych danych do akcji

W zależności od wybranego działania przepływu pracy, można użyć panelu danych do wstawienia zmiennych danych z różnych źródeł obiektów. Na przykład można użyć danych z rekordu kontaktu i powiązanej z nim transakcji, aby wysłać wewnętrzną wiadomość e-mail z powiadomieniem, która zawiera tokeny personalizacyjne z obu rekordów.

• Po wybraniu akcji w lewym panelu kliknij pole , w którym chcesz użyć danych.
• W sekcji Wybierz zmienną danych kliknij opcję Edytuj dostępne dane.
  
  

• Aby utworzyć nowe źródło danych, w prawym panelu kliknij przycisk + Dodaj rekordy.
• W polu Name your data source wprowadź nazwę źródła danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ rekordu i wybierz źródło danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz warunek filtrowania [typ rekordu źródła danych] i wybierz jedną z poniższych opcji:
  • Jeśli powiązane z zapisywaniem się [rekord]: użyj danych z powiązanych rekordów. Na przykład w przepływie pracy opartym na kontaktach można użyć danych z powiązanego rekordu firmy.
    • Etykieta powiązania: wybierz etykietę powiązania , według której chcesz zawęzić powiązane rekordy, zwłaszcza jeśli masz więcej niż jeden powiązany rekord tego samego typu. Dowiedz się więcej o etykietach powiązań
      
  .
  
  • Jeśli wartości właściwości są zgodne: użyj danych z rekordów z pasującymi wartościami właściwości. Na przykład w przepływie pracy opartym na transakcjach można zawęzić tylko firmy, w których wartość właściwości domeny jest zgodna z wartością właściwości kontaktu zapisywanego.
    • Wszystkie rekordy w CRM są poddawane ocenie w celu znalezienia pasującej właściwości: wybierz właściwość z wybranego typu rekordu, aby dopasować ją do zapisywanego się rekordu.
    • Ma taką samą wartość jak: wybierz właściwość z zapisywanego się rekordu.
  
  
  
  • Jeśli wartość właściwości jest równa: użyj danych z rekordów z określonymi wartościami właściwości. Ogólnie zaleca się korzystanie z tej opcji, jeśli używasz właściwości niestandardowej do przechowywania unikalnych identyfikatorów. Na przykład można wybrać tylko obiekty niestandardowe, w których właściwość roli Listy ID ma wartość ABC12345.
    • Wszystkie rekordy w CRM są oceniane w celu znalezienia pasującej właściwości: wybierz właściwość z wybranego typu rekordu, aby zawęzić według.
    • Jest równe: wybierz lub wprowadź wartość właściwości, wybrane zostaną tylko rekordy z określoną wartością właściwości.
• Kliknij przycisk Wybierz warunek, aby filtrować [typ rekordu] do jednego menu rozwijanego i wybierz spośród opcji Ostatnio zaktualizowane, Ostatnio utworzone lub Najpierw utworzone.
  

• Skonfiguruj szczegóły źródła danych, a następnie kliknij Dodaj u dołu.
• Po dodaniu źródła danych, aby ocenić lub usunąć istniejące źródła danych:
  • W sekcji Wybierz zmienną danych kliknij Edytuj dostępne dane. W prawym panelu dokonaj oceny wszystkich dodanych źródeł danych.
  • Aby ocenić więcej szczegółów na temat istniejącego źródła danych, kliknij ikonę oka.
  • Aby usunąć istniejące źródło danych, kliknij ikonę usuwania.
    
    

• Po dodaniu źródeł danych użyj danych z określonego źródła:
  • W panelu Wstaw dane kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz źródło danych.
  • Po wybraniu źródła kliknij, aby rozwinąć typ danych , którego chcesz użyć, a następnie kliknij właściwość , której chcesz użyć w polu.
    • Właściwość zostanie automatycznie wstawiona do pola.

Ocena minimapy przepływu pracy

• W lewym górnym rogu edytora przepływów pracy kliknij przycisk Pokaż panel minimapy.
  
  

• Po otwarciu minimapy można najechać kursorem na działania przepływu pracy, aby wyświetlić nazwę działania, i kliknąć obszar minimapy, aby przejść do niego.
• Jeśli przepływ pracy wymaga zmian przed opublikowaniem, akcja zostanie podświetlona na żółto. Kliknij link w powiadomieniu i dokonaj oceny zmian, które należy wprowadzić
  

Cofnij lub ponów zmiany

Podczas edycji przepływu pracy można cofnąć lub ponowić zmiany wprowadzone w przepływie pracy w ciągu ostatnich 30 dni. Niektórych zmian, takich jakniestandardowe akcje kodu, nie można cofnąć ani ponowić.

Cofnięcie lub ponowne wykonanie czynności:

• Aby cofnąć działanie, kliknij ikonę cofania undo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo.
• Aby powtórzyć czynność, kliknij ikonę redo redo w lewym górnym rogu. Zmiany będą wprowadzane pojedynczo
  

Zarządzanie ustawieniami

Aby zarządzać ustawieniami Przepływu pracy:

• W lewym górnym rogu kliknij Ustawienia, aby zarządzać wykonaniem przepływu pracy, powiadomieniami i wskaźnikami. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz ponownego zapisu , aby zarządzać ustawieniami zapisu, wypisu i ponownego zapisu w przepływie pracy.
  

Włącz przepływy pracy

Ocena i włączenie przepływu pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Ocena i opublikuj.
• W prawym panelu dokonaj oceny szczegółów przepływu pracy:
  • Zobacz wszystkie kontakty na listach: jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów, które spełniają kryteria zapisywania się. Lista zostanie automatycznie zapisana i będzie dostępna z pulpitu list.

• • Czy chcesz zapisywać się do kontaktów, które obecnie spełniają kryteria zapisu, gdy przepływ pracy się włączy: Wybierz, aby zapisywać się do rekordów, które obecnie spełniają wyzwalacze zapisu lub zapisywać się tylko do rekordów, które spełniają wyzwalacze zapisu w przyszłości.
    • Tak, zapisuj istniejące [obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza zapisu od teraz: zapisuje się wszystkie istniejące rekordy, które spełniają kryteria wyzwalacza zapisu.
    • Nie, zapis uj tylko [obiekty] spełniające kryteria wyzwalacza po włączeniu przepływu pracy: zapisywanie tylko rekordów spełniających kryteria wyzwalacza zapisu po włączeniu przepływu pracy. Po wybraniu tej opcji:
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby spełnić wyzwalacze zapisu po raz pierwszy po włączeniu przepływu pracy, [obiekt] będzie zapisywać się.
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby ponownie spełnić kryteria zapisywania się, a ponowne zapisywanie się zostanie włączone, [obiekt] będzie zapisywać się. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach ponownego zapisu.

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie oceny jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Zobacz wszystkie kontakty na listach.

• Na dole kliknij przycisk Dalej. Możesz dokonać oceny Czasu i Powiadomień oraz Połączeń przepływu pracy. Możesz też kliknąć Pomiń, aby włączyć.
• Jeśli nie wprowadziłeś nazwy lub opisu przepływu pracy, zostaną one automatycznie wygenerowane przez AI. Aby zaktualizować te szczegóły, kliknij Edytuj w odpowiednich sekcjach.
• Na dole kliknij Włącz przepływ pracy.