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Visualizar e filtrar registros

Ultima atualização: Julho 26, 2022

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Cada  objeto do CRM no HubSpot (contatos, empresas, negócios, tíquetes e objetos personalizados) tem uma página de índice que exibe os registros do objeto. Essas páginas de índice também incluem ações e filtros que você pode usar para personalizar e segmentar seus registros. Saiba mais sobre como criar registros de CRM no HubSpot

Dependendo da sua assinatura, você também pode filtrar e segmentar seus registros de chamadas e pagamentos nas respectivas páginas de índice. Um registro de pagamento é criado quando um comprador faz um pagamento usando um link de pagamento, página de agendamento ou uma cotação conectada à ferramenta de pagamentos. Um registro de chamada é criado quando você faz uma chamada através da ferramenta de chamada do HubSpot, usando a integração do HubSpot com o Zoom, ou usando um provedor de chamadas de terceiros que suporte a Inteligência de Conversas (CI).

Filtrar registros e salvar visualizações

Para cada objeto individual, é possível visualizar todos os registros ou registros de segmento com base nas propriedades desse objeto. Se você está procurando por mais maneiras de filtrar registros, aprenda sobre a diferenças entre exibições e listas salvas.

  • Acesse os registros:

    • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.

    • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.

    • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.

    • Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.

    • Pagamentos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos.
    • Chamadas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Chamadas.
    • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos Personalizados e selecione o objeto personalizado que você deseja exibir.

  • Quando estiver em uma página de índice, você também pode clicar no menu suspenso [Objetos], no canto superior esquerdo, para navegar para um objeto diferente.

  • Se estiver visualizando um objeto com pipelines (negócios, tickets ou objetos personalizados):

    • Para alternar entre uma exibição de tabela ou de quadro, clique nos ícones de quadro listView tabela e gridícone de quadro ao lado do nome do objeto. A exibição de tabela mostra todos os registros em uma lista, enquanto a exibição de quadro mostra os registros que se movem pelas fases de um pipeline.

    • Para mostrar registros que estão em um pipeline específico, clique no menu suspenso Todos os pipelines ao lado do nome do objeto e selecione um pipeline.

  • Ao acessar a página de índice de um objeto, você será encaminhado para a exibição padrão do objeto. Quando você navega pela primeira vez para a página do índice, a exibição padrão mostra toda a lista de registros de objetos, mas você pode editar sua exibição padrão.

  • Para localizar um registro específico em uma exibição, pesquise ou digite um termo de pesquisa na caixa de pesquisa no canto superior esquerdo.
  • Passe o mouse sobre um registro e clique em Visualizar para ver as informações do registro à direita. Para navegar até o registro completo, clique no nome do registro.
    • Para pagamentos, clique no valor do pagamento na coluna Valor bruto para abrir o registro de pagamento no painel direito. 
    • Para chamadas, clique no título da chamada para abrir a ferramenta de revisão de gravação. Saiba mais sobre como revisar gravações

Observação: você revisa os detalhes sobre o pagamento no painel direito, mas não pode editar nenhuma das propriedades de pagamento.

  • Para selecionar uma visualização salva diferente:

    • Para aceder a uma vista aberta, clique no separador da vista.

    • Para abrir uma exibição salva não mostrada como uma guia, clique em +Adicionar exibição e selecione uma exibição no menu suspenso.

    • Se você estiver na visualização de quadro, clique no menu suspenso [Current view name] e selecione uma visualização.

  • Para alterar os filtros na exibição selecionada, use os menus suspensos da propriedade na parte superior da tabela ou do quadro:

    • Para filtrar por uma propriedade padrão comum, clique em um dos menus suspensos da propriedade padrão acima da tabela (por exemplo, Proprietário do contato, Criar data, Data da última atividade, Status do lead para contatos) e selecione os critérios de filtragem.

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    • Para filtrar por outras propriedades do objeto, clique em Mais filtros. No painel direito:

      • Pesquise e selecione as propriedades.

      • Defina critérios para as propriedades selecionadas e clique em Aplicar filtro. Saiba mais sobre a definição de critérios.

      • Para selecionar outra propriedade, clique em E.

      • Para remover uma propriedade, passe o cursor do mouse sobre o filtro e clique no delete ícone de exclusão.

      • Depois de terminar, clique no X no canto superior direito.

    • Para limpar todos os filtros de uma exibição, clique em Limpar tudo acima da tabela.

  • Para salvar os filtros e configurações atuais, no canto superior direito, clique em Salvar exibição:

    • Para atualizar os filtros e as configurações da exibição atual, clique em Salvar.

    • Para salvar esses filtros e configurações como uma uma nova exibição, clique em Salvar como novo. Na caixa de diálogo, insira um nome de exibição, selecione uma configuração de visibilidade e, em seguida, clique em Salvar.

    • Para redefinir a exibição atual para os seus filtros originais salvos, selecione Redefinir. Isso removerá quaisquer novos filtros aplicados.

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  • Para exportar os registros na visualização atual, clique no menu suspenso Ações/Ações do quadro e selecione Exportar visualização. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Depois de definir os filtros, saiba mais sobre a edição de registros em massa de uma página de índice.

Selecionar os critérios do filtro

Antes de selecionar critérios para sua exibição, saiba como escolher opções de filtro para segmentar seus registros. Em cada página de índice, você pode filtrar apenas pelas propriedades daquele objeto.

Para definir seus critérios em uma exibição, clique em Mais filtros e, no painel direito, selecione uma propriedade. Dependendo do tipo de campo da propriedade, escolha uma opção para definir os critérios para essa propriedade:

  • contém exatamente: insira um valor. O valor da propriedade de um registro deve conter o texto exato inserido para ser incluído na exibição. Para pesquisar um valor com várias palavras em uma ordem específica, ou incluindo caracteres que não sejam em inglês, insira o valor entre aspas (por exemplo, "Central de conhecimento da HubSpot") para filtrar por uma correspondência exata.

Observação: os caracteres que não são alfanuméricos, incluídos nos valores dos critérios, são tratados como delimitadores, não como caracteres em si. Por exemplo, filtrar por HubSpot_knowledge_base> pesquisará por valores que contêm HubSpot, Base e conhecimento, tratando os _ e > como espaços. Mesmo que você use aspas, como "HubSpot_knowledge_base>", serão pesquisados valores que contêm "Central de conhecimento da HubSpot" nessa ordem exata, mas não valores contendo os outros caracteres.

  • não contém exatamente: insira um valor. O valor da propriedade de um registro não deve conter o texto exato inserido para ser incluído na exibição. Os registos sem valor para a propriedade também serão incluídos.

  • é: para propriedades de Data, selecione a partir de opções predefinidas (por exemplo, Hoje, Ontem, Último trimestre). O valor da propriedade de um registro deve estar dentro do período selecionado para ser incluído na exibição.

  • é após: para as propriedades do Seletor de datas, selecione uma data no calendário. A propriedade de um registro deve ter um valor de data que é após a data selecionada para ser incluída na exibição.

  • é qualquer um de: selecione vários valores. A propriedade de um registro deve ter pelo menos um desses valores para ser incluída na exibição.

  • é anterior a: para propriedades do Seletor de datas, selecione uma data no calendário. A propriedade de um registro deve ter um valor de data que seja anterior à data selecionada para ser incluída na exibição.

  • está entre: para propriedades do Seletor de datas, selecione duas datas no calendário. A propriedade de um registro deve ter um valor de data que seja igual a ou após a primeira data selecionada e igual a ou anterior à segunda data selecionada para ser incluída na exibição.

  • (não) é igual a: insira ou selecione um valor. A propriedade de um registro (não) deve ser igual a esse valor para ser incluída na exibição. Se você selecionou nãoé igual a, os registros sem valor para a propriedade também serão incluídos.

  • é maior que: para propriedades Numéricas, insira um número. A propriedade de um registro deve ter um valor que seja maior do que o valor do número inserido para ser incluído na exibição.

  • é maior que ou igual a: para propriedades Numéricas, insira um número. A propriedade de um registro deve ter um valor que seja maior do que ou igual ao valor do número inserido para ser incluído na exibição.

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  • é desconhecido: todos os registros com um valor para a propriedade serão incluídos na exibição.

  • é menor que: para propriedades Numéricas, insira um número. A propriedade de um registro deve ter um valor que seja menor do que o valor do número inserido para ser incluída na exibição.

  • é menor que ou igual a: para propriedades Numéricas, insira um número. A propriedade de um registro deve ter um valor que seja menor do que ou igual ao valor do número inserido para ser incluída na exibição.

  • não é nenhum de: selecione vários valores. A propriedade de um registro deve ter um valor que não corresponda a nenhum dos valores selecionados para ser incluída na exibição. Os registos sem valor para a propriedade também serão incluídos.

  • é conhecido: todos os registros que não tenham um valor para a propriedade serão incluídos na exibição.

Depois de terminar, clique em Aplicar filtro.

Personalizar as propriedades e os cartões de quadro de uma exibição

Para personalizar a forma como as propriedades aparecem em uma exibição de tabela ou de quadro:

  • No formato da tabela, clique no menu suspenso Ações/Ações do tabuleiro e selecione Editar colunas. Na caixa de diálogo:

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    • À esquerda, selecione as propriedades que você quer exibir na tabela.

    • À direita, use o comando para arrastar e soltar as propriedades para reordenar as colunas. Clique no x para remover uma propriedade.

    • Clique em Aplicar.

  • No formato do quadro, clique no menu suspenso Ações do quadro:
    • Para editar as fases no pipeline, selecione Editar fases. Saiba mais sobre a personalização das fases do pipeline para negócios, tickets ou objetos personalizados (somente para Enterprise).
    • Para personalizar como são exibidos os cartões, selecione Editar cartões. No painel direito:

      • Escolha o estilo do cartão para personalizar a quantidade de informações mostradas em cada cartão de objeto (Padrão ou Compacto).
      • Marque ou desmarque a caixa de seleção para escolher se os ícones serão exibidos ou não para os registros associados.

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      • Alterne o botão Informações da atividade do [negócio/tíquete] para escolher se deseja ou não exibir as informações da próxima e da última atividade. Isso se aplica apenas às ofertas/tíquetes abertos com cartões ativos. As atividades incluem observações, chamadas, e-mails individuais rastreados, reuniões, tarefas e chats.
      • Alterne o botão Cartões inativos para definir as opções de marcação de negócios e tickets como inativos. A última atividade sempre aparecerá em cartões inativos.

      • Quando terminar, clique em Salvar.

Saiba como personalizar as propriedades mostradas nos cartões de bordo.

Gerenciar exibições salvas

Conforme você filtra os registos e salva as exibições, é possível personalizar quais exibições são exibidas como guias nas páginas de índice de objetos, criar novas exibições e definir uma exibição padrão para cada objeto. Também é possível gerenciar quem pode acessar uma exibição e excluir as exibições desnecessárias.
  • Acesse os registros:

    • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.

    • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.

    • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.

    • Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.

    • Pagamentos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos.
    • Chamadas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Chamadas.
    • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos Personalizados e selecione o objeto personalizado que você deseja exibir.

  • Para criar uma nova exibição sem filtros definidos, clique em + Adicionar exibição à direita das guias e depois clique em Criar nova exibição.

  • Para abrir uma exibição existente salva, clique em + Adicionar exibição à direita das guias e selecione uma exibição no menu suspenso. Uma vez abertas, as guias permanecem fixadas automaticamente na página de índice, a menos que você as feche.

arrastar e soltar visualizações

  • Para reordenar suas exibições, clique e arraste uma guia. Se você colocar uma exibição na posição mais à esquerda, ela se tornará a sua exibição padrão. Essa exibição será a primeira guia cada vez que você acessar a página de índice.
  • Para fechar uma exibição, clique no X na guia da exibição. Você pode reabrir a exibição no menu suspenso Adicionar exibição ou na página Todas as exibições salvas de [Objeto].
  • Para ver uma lista de todas as exibições salvas, clique em Todas as exibições. Na página Todas as exibições salvas [objeto]:
    • Clique em um nome de exibição para abri-lo como uma guia na página de índice.

    • Para editar ou excluir uma exibição, passe o cursor do mouse sobre um nome de exibição e clique em Opções. Selecione uma das seguintes opções:

opções de visualização

      • Criar relatório (somente para Professional e Enterprise): acesse o construtor de relatórios para criar um relatório com base nos dados da exibição. Não é possível criar um relatório com base nos dados em uma exibição de chamadas ou pagamentos. 
      • Clonar: clone a exibição. Na caixa de diálogo, insira um nome para a exibição clonada e clique em Salvar. Uma nova exibição será criada com os mesmos filtros.
      • Excluir: exclua a exibição. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar. A exibição será excluída, mas os registos incluídos nela não serão.
      • Exportar: exporte os registros da exibição. Saiba mais sobre a exportação de registros.
      • Gerenciar compartilhamento: atualize quais usuários têm acesso à exibição. Na caixa de diálogo, selecione para tornar a exibição privada, compartilhá-la com a sua equipe ou com todos os usuários da conta. Clique em Salvar para confirmar.
      • Renomear: atualize o nome da exibição. Na caixa de diálogo, insira um nome e clique em Salvar.
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