Synkroniseringen av Google Kalender och Outlook Kalender med HubSpot gör att du samtidigt kan logga ett möte i ditt CRM, skapa en kalenderhändelse för det mötet och skicka inbjudningar till mötesgäster. Om du skapar en möteshändelse i Google Kalender eller i Outlook Kalender med en HubSpot-kontakt kommer händelsen dessutom att visas på kontaktens tidslinje.
Om du vill använda din kalender med HubSpots mötesverktyg ska du istället läsa den här artikeln.
Observera: kalendersynkronisering synkroniseras endast med en användares primära kalender. Om en användare har flera kalendrar i Outlook eller Google, kommer HubSpot endast att synkronisera med den primära eller standardkalendern.
Anslut din Google Kalender till HubSpot
- Sök efter Google Kalender-integrationen och välj Google Kalender i resultaten. Klicka på Anslut app längst upp till höger.
- Du kommer att omdirigeras till Google för att logga in eller välja ett Google-konto om du har flera konton.
- Klicka på Tillåt.
Observera: det är endast möjligt att integrera HubSpot med din standard Google-kalender.
Du kommer att omdirigeras tillbaka till HubSpot med en dialogruta som indikerar att Google Kalender för HubSpot installerades.
Anslut din Outlook-kalender till HubSpot
Se till att du är inloggad på rätt e-postkonto i Outlook innan du ansluter till HubSpot:
- Sök efter Outlook Calendar-integrationen och välj Outlook Calendar i resultaten. Klicka på Anslut app längst upp till höger.
- Du kommer att omdirigeras till Office 365, där du kan logga in på ditt konto.
- Granska de begärda behörigheterna och klicka på Acceptera.
När du har angett dina inloggningsuppgifter kommer du att omdirigeras till HubSpot med en dialogruta som indikerar att Outlook-kalendern installerades.
När integrationen är installerad kan andra användare i kontot navigera till Inställningar > Allmänt. Klicka på fliken Kalender och klicka på Anslut din kalender.
Observera: du kan ansluta antingen Google Kalender-synkroniseringen eller Outlook Kalender-synkroniseringen till HubSpot. Båda integrationerna kan inte installeras samtidigt.
Schemalägg ett möte i HubSpot
När du har anslutit din Google Kalender eller Outlook-kalender navigerar du till kontakter, företag, affärer eller biljetter.
- I den vänstra panelen klickar du på ikonen Meet date för att skapa en möteshändelse.
- I popup-rutan anger du dina mötesuppgifter. När ditt möte har skapats läggs en motsvarande händelse till i din Google Kalender eller Outlook-kalender och kontakten får en mötesinbjudan. Om alternativet Lägg till i [kalender] är avmarkerat kommer mötet inte att synkroniseras med den anslutna kalendern eller skicka en inbjudan till kontakten.
Läs mer om att
schemalägga ett möte på en kontakt-, företags-, affärs- eller ärendepost.
Observera: Om du tar bort ett möte i HubSpot tas inte händelsen bort från Google Kalender eller Outlook Kalender.
Schemalägg ett möte i Google Kalender eller Outlook Kalender
Om du skapar ett möte i Google Kalender eller Outlook Kalender och inkluderar en gäst som är en kontakt i ditt HubSpot-konto, kommer mötet att visas på deras tidslinje. Detsamma gäller om en kontakt i HubSpot bjuder in dig till ett möte; mötet kommer att visas på kontaktens tidslinje.
Om du redigerar eller tar bort händelsen i din kalender kommer uppdateringarna också automatiskt att visas i mötet på kontaktens tidslinje.
Vänligen notera:
- När ett möte skapas från din anslutna kalender kommer mötet endast att loggas på tidslinjen för kontakter som redan finns i ditt HubSpot-konto. HubSpot kommer inte automatiskt att skapa kontaktposter om gästerna inte redan finns i ditt HubSpot-konto.
- För att mötet ska visas i din kontakts tidslinje måste gästen använda samma e-postadress i sin kontaktposts egenskap E-post.
- HubSpot förhindrar automatiskt att händelser läggs till för medlemmar i din organisation baserat på e-postdomän (din portals mål och anslutna domäner) och befintliga användare. Händelser kommer inte heller att skapas från några @hubspot.com e-postadresser.
- Event som skapats före integrationen kommer inte att synkas till HubSpot, även om gäster i sådana event finns som en kontakt i ditt HubSpot-konto och har samma e-postadress i egenskapen E-post. Endast evenemang som skapats i Google och Office 365 medan integrationen är aktiv kommer att synkas till kontaktens tidslinje.
- För återkommande möten synkroniserar HubSpot endast det första evenemanget i serien. Om ett annat event i serien ändras, eller om deltagarnas svar ändras, synkas det uppdaterade eventet till HubSpot. Om någon till exempel avbokar ett vanligt veckomöte en viss vecka kommer den veckans händelse att synkas till HubSpot.
- Heldagshändelser synkas inte till HubSpot.
- HubSpots kalendersynkronisering synkroniserar inte privata kalenderhändelser till ditt HubSpot-konto. Om ett offentligt evenemang senare ändras till privat, kommer engagemanget att finnas kvar i ditt HubSpot-konto, men ändringar i evenemanget kommer inte längre att synkroniseras.
- När ett möte har skapats läggs inte deltagare till i kalenderevenemanget om du lägger till deltagare i mötesengagemanget i HubSpot. För att undvika detta problem kan du göra en liten ändring i mötesbeskrivningen samtidigt som du lägger till deltagare och sedan klicka på Spara och skicka uppdatering.