Du kan ställa in automatisering av ärendepipeline för att anpassa inställningar för stängningsdatum eller utlösa åtgärder baserat på e-postmeddelanden och statusuppdateringar för ärenden.
De automatiseringsinställningar som du kan anpassa beror på din HubSpot-prenumeration:
Hantera kanaler som automatiskt skapar ärenden
Du kan ställa in automatisering för att automatiskt skapa ärenden från inkommande meddelanden från konversationskanaler.
För att visa eller ta bort kanaler som skapar ärenden:
- Navigera till Objekt > Biljetter i menyn i vänster sidofält.
- Klicka på fliken Pipelines.
- Klicka på rullgardinsmenyn Select a pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
- Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Templated Automation.
- I avsnittet Connected channels visas de kanaler där ett ärende automatiskt kommer att skapas för alla nya inkommande meddelanden.
- Om du inte vill att ett ärende ska skapas för meddelanden som skickas till en kanal klickar du på kanalnamnet för att stänga av automatiseringen av ärenden i kanalens inställningar.
Läs mer om hur du konfigurerar kanaler.
Anpassa automatisering av stängningsdatum
Som standard förväntas följande beteende:
- När du flyttar ett ärende till statusen stängt uppdateras värdet Stängningsdatum för ärendet till dagens datum.
- När du flyttar ett ärende från en stängd status till en öppen status rensas värdet för Stängningsdatum.
Du kan justera dina automatiseringsinställningar per pipeline för att sluta ange stängningsdatumet.
- Navigera till Objekt > Biljetter i menyn i vänster sidofält.
- Klicka på fliken Pipelines.
- Klicka på rullgardinsmenyn Select a pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
- Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Templated Automation.
- För att justera automatiseringen för när ett ärende flyttas till statusen stängt, i raden Ställ in stängningsdatumet till idag när du flyttar ärendet till statusen stängt:
- Om du vill stänga av automatiseringen växlar du mellan av. När inställningen är avstängd uppdateras inte ett ärendes stängningsdatum när du flyttar ett ärende till statusen stängt.
-
- För att slå på automatiseringen igen, slå på strömbrytaren. När inställningen är aktiverad kommer ett ärendes stängningsdatum att ställas in på dagens datum när du flyttar ett ärende till en stängd status.
Läs mer om biljettens egenskapClose date.
Uppdatera statusför ärenden baserat på e-postmeddelanden( endastService Hub Starter, Professional och Enterprise)
Du kan automatiskt uppdatera statusen för ärenden när tillhörande e-postmeddelanden skickas eller tas emot.
- Navigera till Objekt > Biljetter i menyn i vänster sidofält.
- Klicka på fliken Pipelines.
- Klicka på rullgardinsmenyn Select a pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill automatisera.
- Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Templated Automation.
- Om du vill aktivera automatisering av biljettstatus markerar du en kryssruta i avsnittet Uppdatera biljettstatus för att aktivera en utlösare:
- Ett e-postmeddelande skickas till en kund: ärendets status ändras när en användare skickar ett e-postmeddelande till en kontakt från ärendets post. E-postmeddelanden som skickas från kontaktposten utlöser inte en ändring av ärendets status.
- En kund svarar på ett e-postmeddelande: statusen för ärendet ändras när en kontakt svarar på samma tråd som ärendet skapades i. Om ärendet stängdes och sedan öppnades på nytt kommer alla nya trådar i ärendet också att uppdatera statusen för ärendet.
- Om du vill redigera vilken status biljetten ska få baserat på utlösaren håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Redigera åtgärd. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj status, väljer en status och klickar sedan på Spara.
Observera: följande beteende förväntas oavsett automationsinställningarna.
- Ett ärendes status ändras inte automatiskt för vidarebefordrade e-postmeddelanden, svar på vidarebefordrade e-postmeddelanden, andra e-postmeddelanden som skickas av kontakten eller svar som skickas från en användares anslutna personliga e-post.
- Om en kontakt svarar på en befintlig tråd i ett stängt ärende uppdateras ärendets status automatiskt till den första öppna statusen i din pipeline.
- Om du vill stänga av en automatisering avmarkerar du kryssrutan.
- Om du vill granska automatiseringen i arbetsflödesredigeraren (endastService HubProfessional och Enterprise ) håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Visa arbetsflöde.
Automatisera åtgärder baserat på statusför ärenden( endastService Hub Starter, Professional och Enterprise)
Du kan också ställa in anpassad automatisering baserat på status för ärenden. Om ditt konto har en Service Hub Starter-prenumeration kan du skicka ett e-postmeddelande eller en intern avisering när statusen för ett ärende ändras. Om ditt konto har en Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du ställa in ytterligare åtgärder som är tillgängliga via arbetsflödesverktyget.
Om du vill automatisera åtgärder för biljettstatusar måste du ha behörigheten Superadministratör eller Konto.
- Navigera till Objekt > Biljetter i menyn i vänster sidofält.
- Klicka på fliken Pipelines.
- Klicka på rullgardinsmenyn Select a pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill automatisera.
- Klicka på fliken Automatisera och klicka sedan på för att expandera avsnittet Skapa arbetsflöden från början.
- I avsnittet Trigger actions when a ticket reaches a certain status klickar du på +plus-ikonen för att lägga till en åtgärd till en status för ett ärende .
- I den högra panelen ställer du in din åtgärd:
- Om du vill skicka ett internt meddelande till ditt team när ett ärende uppnår en viss status väljer du Skicka internt e-postmeddelande. Ställ in aviseringsdetaljerna och klicka sedan på Spara.
-
- Om du vill skicka ett e-postmeddelande när ett ärende öppnas eller stängs väljer du Skicka e-post. Klicka på Automatiserat e-postmeddelande, välj ett e-postmeddelande och klicka sedan på Spara. Du kan välja mellan följande typer av e-postmeddelanden:
- Om du vill välja en e-postmall som skapats av HubSpot väljer du Ticket received eller Ticket closed. Om du vill redigera standardmallen klickar du på Edit bredvid e-postmeddelandets namn, gör dina ändringar och klickar sedan på Save email. Om ditt konto har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du också klicka på e-postmeddelandets namn för att redigera det i verktyget för marknadsföringsmeddelanden.
- Om ditt konto har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du välja ett anpassat automatiserat e-postmeddelande. Om du vill redigera ett anpassat e-postmeddelande klickar du på e-postmeddelandets namn. Du kommer då till verktyget för marknadsföringsmejl.
Observera: standardmeddelandena Ticket received och Ticket closed är transaktionsmeddelanden som skapats av HubSpot. Transaktionsmeddelanden används för relationsbaserade interaktioner, t.ex. ett bekräftelsemeddelande efter ett köp. Kontakter behöver inte vara inställda som marknadsföring för att få ett transaktionsmeddelande. Om du istället väljer att skicka ett automatiserat e-postmeddelande som inte är ett transaktionsmeddelande måste kontakterna vara inställda som marknadsföring för att ta emot e-postmeddelandet. Om ditt konto har tillägget för transaktionella e-postmeddelanden kan du läsa mer om hur du skapar anpassade transaktionella e-postmeddelanden.
-
- Om ditt konto har en prenumeration på Service Hub Professional eller Enterprise kan du även välja andra ärendebaserade arbetsflödesåtgärder, inklusive åtgärder för förseningar, filialer, kommunikation, CRM och data. Konfigurera åtgärden och klicka sedan på Spara.
- Om du vill redigera en befintlig åtgärd klickar du på åtgärdsbubblan. Gör ändringar i den högra panelen och klicka sedan på Spara.
- Om du vill lämna en kommentar till andra användare om en åtgärd håller du muspekaren över åtgärden och klickar sedan påkommentarsikonen comments. Skriv ditt meddelande och klicka på Kommentera.
- För att ta bort en åtgärd, håll muspekaren över åtgärden och klicka sedan på delete ta bort-ikonen. Välj Ta bort endast denna åtgärd för att bara ta bort den markerade åtgärden, eller välj Ta bort denna åtgärd och alla efterföljande åtgärder för att ta bort den markerade åtgärden och alla åtgärder under den.
- För att navigera till arbetsflödesredigeraren( endastService Hub Professional eller Enterprise ) klickar du på Öppna i Arbetsflöden under statusens åtgärder. I arbetsflödesredigeraren kan du lägga till fler åtgärder och redigera arbetsflödets inställningar.
Observera: som standard gäller ovanstående automatiserade åtgärder inte för livechatt eller Facebook Messenger-konversationer. Om du vill ha automatisering av ärenden för livechatt eller Facebook Messenger kan du skapa och anpassa ett arbetsflöde och anpassa arbetsflödets registreringstriggers så att de inkluderar konversationer där källan är lika med Chat.