Skapa automatisering av pipeline för ärenden

Du kan konfigurera specifika automatiseringar i dina pipelines för ärenden. De kan hjälpa till att effektivisera dina processer för en konsekvent supportupplevelse. Schabloniserade automatiseringar är: skapa ärenden från anslutna konversationer i inkorgen eller helpdesk-kanaler, anpassa när ett ärendes stängningsdatum anges och uppdatera egenskapen för ärendestatus när ett e-postmeddelande om ett ärende skickas eller besvaras. Anpassade automatiseringar är: olika åtgärder som baseras på statusvärdet för ärendet (t.ex. skicka ett e-postmeddelande till kontakten när ett ärende nyligen har öppnats).

Läs mer om hur du förhindrar att ett ärende flyttas bakåt i pipelinen.

Granska kanaler som automatiskt skapar ärenden

Du kan visa vilka kanaler i inkorgen för anslutna konversationer eller helpdesk som automatiskt skapar ärenden från inkommande meddelanden. Du kan också stänga av automatisk skapande av ärenden.

Så här visar eller tar du bort kanaler som skapar ärenden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Tickets i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
5. Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Automatiserade mallar.
6. I avsnittet Anslutna kanaler kan du visa de kanaler där ett ärende automatiskt skapas för alla nya inkommande meddelanden.
7. Om du inte vill att ett ärende ska skapas för meddelanden som skickas till en kanal klickar du på kanalnamnet för att stänga av automatiseringen av ärenden i kanalens inställningar.

Läs mer om hur du konfigurerar kanaler eller helpdesk.

Anpassa automatisering av stängningsdatum för ärenden

Som standard förväntas följande beteende:

• När du flyttar ett ärende till statusen stängt uppdateras egenskapen Stängningsdatum för ärendet till dagens datum.
• När du flyttar ett ärende från en stängd status till en öppen status rensas egenskapsvärdet för stängningsdatum.
• När du ändrar en ärendestatus i pipelineinställningarna från öppen till stängd eller vice versa, kvarstår det tidigare inställda stängningsdatumsvärdet.

Observera: att slå samman en post utlöser inte stängningsdatumsautomatisering.

Du kan justera dina automatiseringsinställningar per pipeline för att sluta ställa in stängningsdatumegenskapen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Tickets i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
5. Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Templated Automation.
6. Om du vill justera automatiseringen för när ett ärende flyttas till en stängd status, i raden Ställ in stängningsdatumet till idag när du flyttar ärendet till st ängd status:
   • Om du vill stänga av automatiseringen växlar du mellan av. När inställningen är avstängd uppdateras inte ett ärendes stängningsdatum när du flyttar ett ärende till statusen stängd.

• • För att slå på automatiseringen igen, slå på strömbrytaren. När inställningen är aktiverad kommer ett ärendes stängningsdatum att ställas in på dagens datum när du flyttar ett ärende till en stängd status.

Läs mer om bilageegenskapenStängningsdatum.

Automatisera ärendestatus från associerade e-postmeddelanden (endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Du kan automatiskt uppdatera statusen för ärenden när associerade e-postmeddelanden skickas eller tas emot. Detta innebär e-postmeddelanden som skickas från ärendet och svar från dina kunder till ärendet. Ärendestatus är HubSpots standardegenskap som spårar ärenden i din pipeline (t.ex. statusenVäntar på kontakt ).

Så här aktiverar eller redigerar du automatisering av biljettstatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Tickets i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Automatisering med mallar.
6. Om du vill aktivera automatisering av biljettstatus markerar du en kryssruta i avsnittet Uppdatera biljettstatus för att aktivera en utlösare:
   • Ett e-postmeddelandeskickas till en kund: ärendets status ändras när en användare skickar ett e-postmeddelande till en kontakt från ärendets post. E-postmeddelanden som skickas från kontaktposten utlöser inte en ändring av ärendets status.
   • En kund svarar på ett e-postmeddelande: statusen för ärendet ändras när en kontakt svarar på samma tråd som ärendet skapades i. Om ärendet stängdes och sedan öppnades igen kommer alla nya trådar i ärendet också att uppdatera ärendets status.

7. Om du vill redigera vilken status ärendet ska ha baserat på utlösaren håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Redigera åtgärd. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj status, väljer en status och klickar sedan på Spara.

För att stänga av eller granska automatiseringen av biljettstatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Tickets i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Templated Automation.
6. Avmarkera kryssrutorna för uppdatering av biljettstatus.
7. Om du vill granska automatiseringen i arbetsflödesredigeraren ( endastService Hub Professional och Enterprise) håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Visa arbetsflöde.

Anpassade automatiseringsåtgärder baserat på ärendets status (endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Användare med behörigheterna Super admin eller Account kan också konfigurera anpassad automatisering baserat på ändringar av egenskapsvärden för ärende status. Du kan skicka ett e-postmeddelande eller en intern avisering(Service Hub Starter, Professional eller Enterprise). Du kan konfigurera andra åtgärder (t.ex. förgreningar, förseningar) via arbetsflödesverktyget(endastService Hub Professional eller Enterprise ).

Så här konfigurerar du åtgärder baserat på biljettstatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Tickets i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatisera och klicka sedan på för att expandera avsnittet Skapa arbetsflöden från början.
6. I avsnittet Utlösa åtgärder när ett ärende når en viss status klickar du på +plus-ikonen för att lägga till en åtgärd till en ärendestatus.

7. I den vänstra panelen ställer du in din åtgärd enligt dina mål:
   • Välj Send internal email notification för att skicka en intern avisering till ditt team när ett ärende når en viss status. Ställ in aviseringsdetaljerna och klicka sedan på Spara.

• • Välj Send email för att skicka ett e-postmeddelande när ett ärende öppnas (t.ex. statusen New) eller stängs (t.ex. statusen Closed). Klicka på Automatiserat e-postmeddelande, välj ett e-postmeddelande och klicka sedan på Spara. Du kan välja mellan följande typer av e-postmeddelanden:
    • Välj Ticket received eller Ticket closed för att använda ett HubSpot-standardmeddelande. Om du vill redigera standardmallen klickar du på Redigera bredvid e-postmeddelandets namn, gör dina ändringar och klickar sedan på Spara e-post.
    • Välj ett anpassat automatiserat e-postmeddelande (endastMarketing Hub Professional eller Enterprise ). Om du vill redigera ett anpassat e-postmeddelande klickar du på namnet på e-postmeddelandet. Du kommer då till verktyget för marknadsföringsmejl.

Observera : standardmeddelandena Ticket received och Ticket closed är transaktionsmeddelanden som skapats av HubSpot. Transaktionsmeddelanden används för relationsbaserade interaktioner, t.ex. ett bekräftelsemeddelande efter ett köp. Kontakter behöver inte vara inställda som marknadsföring för att få ett transaktionsmeddelande. Om du istället väljer att skicka ett automatiserat e-postmeddelande som inte är ett transaktionsmeddelande måste kontakterna vara inställda som marknadsföring för att ta emot e-postmeddelandet. Om ditt konto har tillägget för transaktionella e-postmeddelanden kan du läsa om hur du skapar anpassade transaktionella e-postmeddelanden.

• • Du kan också välja andra ärendebaserade arbetsflödesåtgärder, inklusive förseningar, filialer, kommunikations-, CRM- och datahandlingar (endastService Hub Professional eller Enterprise ). Konfigurera åtgärden och klicka sedan på Spara.

8. När du är klar kan du slå på eller av statusknappen för arbetsflödet.

För att redigera eller ta bort en befintlig åtgärd eller lägga till en kommentar:

1. Navigera till arbetsflödet för din ärendepipeline
2. Klicka på åtgärdsbubblan för att redigera en befintlig åtgärd. Gör ändringar i den vänstra panelen och klicka sedan på Spara.
3. Klicka påkommentarsikonen comments för att lämna en kommentar till andra användare om en åtgärd.Ange ditt meddelande i dialogrutan och klicka på Kommentera.

4. Klicka på ikonen delete delete för att ta bort en åtgärd. Du har två alternativ:
   • Ta bort endast denhär åtgärden: tar bara bort den markerade åtgärden.
   • Ta bort den här åtgärdenoch alla efterföljande åtgärder: tar bort den markerade åtgärden och alla åtgärder under den.
5. Klicka på Öppna i arbetsflöden under åtgärdsrutorna för att navigera till arbetsflödesredigeraren (endastService Hub Professional eller Enterprise ). I arbetsflödesredigeraren kan du lägga till fler åtgärder och redigera arbetsflödets inställningar.

Observera: som standard gäller ovanstående automatiserade åtgärder inte för livechatt eller Facebook Messenger-konversationer. Om du vill ha automatisering av ärenden för livechatt eller Facebook Messenger kan du skapa och anpassa ett arbetsflöde och anpassa arbetsflödets registreringstriggers så att de inkluderar konversationer där källan är lika med Chatt.