Konfigurera automatiseringar i pipelinen för objekt

Utlös åtgärder automatiskt, till exempel att skapa uppgifter eller skicka aviseringar, när poster flyttas mellan olika steg i pipelinen eller ändrar ärendestatus. En ärendestatus kan till exempel automatiskt ställas in på ”Väntar på kund” när en supportmedarbetare skickar ett e-postmeddelande från ärendet. I den här artikeln förklaras hur du konfigurerar automatiseringar baserade på steg i pipelinen och ärendestatus. 

Läs mer om hur du istället använder den fullständiga arbetsflödesredigeraren.

Innan du börjar

Automatisera åtgärder baserat på pipeline-steg

Observera: ditt konto kan använda anpassade namn för varje objekt (t.ex. affärsmöjlighet istället för affär). I den här artikeln hänvisas till objekten med deras standardnamn i HubSpot. 

Skapa automatiseringar för pipeline-steg för affär, projekt, ärende, möte, kurs, annons, order, tjänst, användare och anpassade objekt. Skapa till exempel en uppgift eller skicka en intern avisering när en affärs fas ändras.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer sedan det objekt som innehåller den pipeline du vill använda.
4. Klicka på fliken Pipelines.
5. Klicka på namnet på den pipeline som ska automatiseras.
6. Klicka på fliken Automatisera.
7. Om avsnittet är hopfällt klickar du på Skapa arbetsflöden från grunden för att expandera det.
8. I avsnittet Utlös åtgärder när ett [objektnamn] flyttas till ett nytt steg klickar du på Skapa arbetsflöde i det steg där du vill att åtgärden ska köras. Om steget redan har ett arbetsflöde klickar du istället på ikonen + Lägg till arbetsflödesåtgärd.
9. I den vänstra panelen ställer du in en åtgärd, till exempel:
   • Skicka intern e-postavisering: skicka en intern avisering till användare eller team när en post kommer in i steget. Välj Skicka intern e-postavisering. Ställ in detaljerna för meddelandet och klicka sedan på Spara.
   • Skapa uppgift: skapa en uppgift när en post (t.ex. ett projekt) går in i ett visst steg. Välj Skapa uppgift. Ange uppgiftsdetaljerna och klicka sedan på Spara.
   • Rotera posten till ägaren: tilldela posten till en användare eller ett team med round robin, lastbalansering eller slumpmässigt urval. Konfigurera användarna och rotationsmetoden och klicka sedan på Spara.

Hantera befintliga automatiseringar i pipelinen

Redigera, kommentera eller ta bort befintliga åtgärder i din pipeline och aktivera eller inaktivera arbetsflödet. Du kan också öppna arbetsflödet i den fullständiga arbetsflödesredigeraren för att lägga till fler åtgärder eller redigera arbetsflödesinställningarna. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer sedan det objekt som innehåller den pipeline du vill använda.
4. Klicka på fliken Pipelines.
5. Klicka på namnet på den pipeline som du vill automatisera. 
6. Klicka på fliken Automatisera.
7. Om avsnittet är hopfällt klickar du på Skapa arbetsflöden från grunden för att expandera avsnittet. 
8. Om du vill redigera en befintlig åtgärd klickar du på åtgärdsbubblan. Gör dina ändringar i den vänstra panelen och klicka sedan på Spara. 
9. Om du vill lämna en kommentar till andra användare om en åtgärd, håll muspekaren över en befintlig åtgärd och klicka sedan på kommentarikonen. Skriv ditt meddelande och klicka sedan på Kommentera. 
10. För att ta bort en åtgärd klickar du påborttagningsikonen. Välj Ta bort endast denna åtgärd för att ta bort endast den valda åtgärden eller välj Ta bort denna åtgärd och alla efterföljande åtgärder för att ta bort den valda åtgärden och alla åtgärder under den. 
11. För att öppna i den fullständiga arbetsflödesredigeraren klickar du på Öppna i arbetsflöden under stegets åtgärder. I arbetsflödesredigeraren kan du lägga till fler åtgärder och redigera arbetsflödets inställningar.
12.  För att aktivera eller inaktivera arbetsflödet, växla omkopplaren Arbetsflödet är [status].

Automatisera åtgärder baserat på ärendestatus

Konfigurera ärendestatus utifrån kopplade e-postmeddelanden

Du kan automatiskt uppdatera ärendestatusen när e-postmeddelanden kopplade till ett ärende skickas eller tas emot. Detta inkluderar e-postmeddelanden som skickas från ärendet och kundens svar på ärendet. Ärendestatus är HubSpots standardegenskap för att spåra ärenden i din pipeline (t.ex.statusen Väntar på kontakt ).

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, i avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer sedan Ärenden.
4. Klicka på flikenPipelines.
5. Klicka på namnet på den ärendepipeline som du vill automatisera.
6. Klicka påfliken Automatisera.
7. Om avsnittet är hopfällt klickar du på Mallbaserade automatiseringar för att expandera det.
8. För att aktivera automatisering av ärendestatus markerar du en kryssruta i avsnittet Uppdatera ärendestatus för att aktivera en utlösare:
   • Ett e-postmeddelande skickas till en kund:ticketstatusen ändras när en användare skickar ett e-postmeddelande till en kontakt från ticketposten. E-postmeddelanden som skickas från kontaktposten utlöserinteen ändring av ticketstatusen.
   • En kund svarar på ett e-postmeddelande: ärendestatusen ändras när en kontakt svarar i samma tråd som ärendet skapades i. Om ärendet stängdes och sedan öppnades igen kommer även nya trådar i ärendet att uppdatera ärendestatusen. 

9. För att ändra vilken status ärendet ska få utifrån utlösaren, håll muspekaren över raden och klicka sedan på åtgärden Redigera. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj status, väljer en status och klickar sedan på Spara.
10. För att inaktivera automatiseringen av ärendestatus avmarkerar du kryssrutorna ”Uppdatera ärendestatus”.

Redigera standardmejlen för ”Ticket mottaget” eller ”Ticket stängt”

Anpassa de e-postmeddelanden som HubSpot tillhandahåller för”Ticket mottaget” eller”Ticket stängt” så att de stämmer överens med ditt varumärke och ditt supportteams uppgifter. E-postmeddelandena för”Ticket mottaget” och”Ticket stängt” är transaktionsmeddelanden och skickas till kontakter som inte är marknadsföringskontakter.

Så här anpassar du de automatiska standardmejlen för ärenden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Ärenden.
4. Klicka på flikenPipelines.
5. Klicka på namnet på den pipelinesom du vill automatisera.
6. Klicka påfliken Automatiseraoch sedan på Skapa arbetsflöden från grunden för att expandera avsnittet.
7. Iavsnittet Utlös åtgärder när ett ärende når en viss statusklickar du påplusikonen (+) för att lägga till en åtgärd för en ärendestatus.
8. I den vänstra panelen klickar du på Skicka e-post.
9. Klicka på rullgardinsmenyn Automatiserad e-post och välj sedan Biljett mottagen eller Biljett stängd.
   
10. Klicka på Redigera för att anpassa e-postens innehåll, format, stil och avsändaradress i redigeraren för marknadsföringsmejl.

Observera: Använd en avsändaradress som är kopplad till helpdesken för att det automatiska e-postmeddelandet ska visas i helpdeskens konversationstidslinje.

Skapa anpassade automatiserade e-postmeddelanden för ärenden

Skapa anpassade e-postmeddelanden för ärendepipeline utan ett Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnemang eller tillägg för transaktionsmeddelanden. Detta innebär att anpassade automatiska e-postmeddelanden om ärenden skickas till kontakter som inte ingår i marknadsföringen.

Så här skapar du ett anpassat automatiserat e-postmeddelande för ärendeprocessen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer sedan Ärenden.
4. Klicka på flikenPipelines.
5. Klicka på namnet på en pipeline.
6. Klicka påfliken Automatisera.
7. Om avsnittet är hopfällt klickar du på Skapa arbetsflöden från grunden för att expandera avsnittet.
8. Iavsnittet Utlös åtgärder när ett ärende når en viss statusklickar du påplusikonen (+) för att lägga till en åtgärd för en ärendestatus.
9. I den vänstra panelen:
   •  VäljSkicka e-post.
   • Klicka på rullgardinsmenynAutomatiserad e-post och välj sedanSkapa ny e-post. En ny flik öppnas med redigeraren för marknadsföringsmejl.
10. Konfigurera innehållet i e-postmeddelandet.
11. Ange ämne och avsändaradress för e-postmeddelandet. Använd en avsändaradress som är kopplad till helpdesken så att det automatiska e-postmeddelandet visas i helpdeskens konversationstidslinje.
    
12. Avsluta konfigurationen av e-postmeddelandet.
13. Gå tillbaka till fliken för automatiseringspipeline för ärenden.
14. Klicka på rullgardinsmenynAutomatiserat e-postmeddelande och välj sedan det e-postmeddelande du just har skapat.
15. Klicka påSpara.

Konfigurera anpassade åtgärder i ärendeprocessen

Ställ in anpassad automatisering baserad på ändringar i värdet för ticketstatusegenskapen, till exempel att skicka ett e-postmeddelande eller en intern avisering. Du kan också använda avancerade åtgärder, såsom förgreningar och fördröjningar, för att dirigera poster genom olika åtgärder.

Så här konfigurerar du åtgärder baserade på ärendestatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Ärenden.
4. Klicka på fliken Pipelines.
5. Klicka på namnet på den pipeline som du vill automatisera.
6. Klicka på fliken Automatisera och klicka sedan för att expandera avsnittet Skapa arbetsflöden från grunden.
7. I avsnittet Utlös åtgärder när ett ärende når en viss status klickar du påplusikonen (+) för att lägga till en åtgärd för en ärendestatus.
8. I den vänstra panelen ställer du in en arbetsflödesåtgärd (t.ex. skicka intern e-postavisering).
9. Växla omkopplaren Arbetsflödet är [status] för att aktivera eller inaktivera arbetsflödet.
10. När dina åtgärder är konfigurerade kan du lära dig hur du hanterar dina automatiseringar i pipelinen.

Observera: som standard gäller inte ovanstående automatiserade åtgärder för livechatt eller Facebook Messenger-konversationer. För att få ticketautomatisering för livechatt eller Facebook Messenger kan du skapa och anpassa ett arbetsflöde och anpassa arbetsflödets registreringsutlösare så att de inkluderar konversationer där källan är lika med Chat.