Använd åtgärden Skapa rad i Google Sheet eller åtgärden Uppdatera data i ett Google Sheet för att skicka data från HubSpot-egenskaper till ditt kalkylblad. Du kan t.ex. använda den här åtgärden för att skicka kontaktdata från nya leads till ett kalkylblad för ditt säljteam.
Innan du kan lägga till data i Google Sheets med arbetsflöden måste du ansluta Google Sheets till ditt HubSpot-konto. Du kan ansluta appen från App Marketplace eller från ett arbetsflöde.
Innan du sätter igång
Tänk på följande när du skickar data till Google Sheets från HubSpot:
- Som standard skickar HubSpot interna egenskapsvärden till Google Sheets. För datum skickar HubSpot unix-tidsstämplar i millisekunder.
- Om du har en Operations HubProfessional-prenumeration kan du formatera datumegenskapen till önskat format genom att lägga till en Format data-åtgärd före åtgärden Skapa Google Sheets-rad. I rullgardinsmenyn Egenskap i Google Sheets-åtgärden väljer du sedan datumutmatningen från Format-dataåtgärden.
- Du kan även konvertera datum från millisekunder i Google Sheets genom att lägga till följande formel i en separat kolumn i kalkylbladet: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Ersätt A1 med den kolumn som unix-tidsstämpeln finns i.
- När du använder åtgärden Skapa rad i Google Sheet läggs inte data till i befintliga rader. Istället infogar åtgärden en ny rad i arket. Detta kan påverka refererade celler och eventuella formler som används. För att undvika detta bör du se till att endast ifyllda, befintliga rader refereras. Om du vill lägga till data i befintliga rader använder du åtgärdenUppdatera befintliga rader i Google Sheet .
- När du väljer ett kalkylblad i arbetsflödesredigeraren är de tillgängliga arken knutna till de ark som den anslutande användaren har tillgång till. För att ett ark ska visas som ett alternativ måste det uppfylla minst ett av följande krav:
- Tillhöra den anslutande användarens enhet.
- Tidigare delats med den anslutande användaren.
- Tillhör en delad enhet som den anslutande användaren har åtkomst till.
- Om du kopplar från Google Ark och återansluter till en annan användare kan de tillgängliga arken vara annorlunda. Vi rekommenderar att du kontrollerar eventuella beroende arbetsflöden innan du kopplar från och ansluter igen.
Observera: När du lägger till data kan en begäran ibland ta tid och en duplicerad rad kan skapas. För att lösa detta kan du radera de duplicerade uppgifterna i ditt konto.
Konfigurera ditt kalkylblad
När du konfigurerar ditt kalkylblad bör du tänka på följande:
- Rubrikraden måste börja i den första kolumnen på den första raden.
- Varje kolumnrubrik ska vara märkt så att HubSpot kan identifiera och skicka data till den. HubSpot kan inte skicka data till omärkta kolumner.
- Se till att alla kolumner i ditt tabellintervall har kolumnrubriker. Undvik att ha tomma kolumnrubriker mellan kolumnerna eftersom det kan orsaka problem och förhindra att kalkylbladet uppdateras som förväntat. Om kalkylbladet t.ex. använder kolumnerna A till C, ska du inte lämna kolumn B-huvudet tomt.
- Endast de 100 första kolumnerna i ett kalkylblad kan uppdateras. Om en kolumn efter de första 100 kolumnerna väljs när du konfigurerar arbetsflödesåtgärden kommer den inte att uppdateras.
- Kalkylbladet får inte innehålla fler än 5 000 000 celler.
Anslut Google Sheets till HubSpot
Innan du kan lägga till data i Google Sheets med arbetsflöden måste du ansluta Google Sheets till ditt HubSpot-konto.
Du kan ansluta appen från App Marketplace.
Lägg till nya rader i Google Sheets
När du använder åtgärden Skapa Google Sheet-rad för att lägga till data i ditt Google-ark måste du se till att kalkylbladet har formaterats korrekt. Bortsett från rubrikraden ska du inte inkludera några andra data i arket som du skickar data till.
Den här åtgärden lägger inte till data i befintliga rader. Istället infogar åtgärden en ny rad i arket. Detta kan påverka refererade celler och eventuella formler som används. För att undvika detta bör du se till att endast fyllda, befintliga rader refereras.
Så här lägger du till nya rader i Google Sheet:
- För att redigera ett befintligt arbetsflöde, håll muspekaren över arbetsflödet och klicka sedan på Redigera. Eller skapa ett nytt arbetsflöde.
- I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
- I den vänstra panelen, under Google Sheets, väljer du Skapa Google Sheet-rad.
- Klicka på rullgardinsmenyn Kalkylblad och välj det kalkylblad som du vill skicka data till. Du kan välja bland de kalkylblad som ägs av eller har delats med den användare som anslöt Google Sheets till HubSpot.
- Klicka på rullgardinsmenyn Ark och välj det ark som du vill skicka data till. Fältet Ark hänvisar till flikarna längst ner i kalkylbladet.
- Ställ in kolumnrubriken för Google Sheets och motsvarande HubSpot-egenskap. HubSpot kommer att lägga till data i tomma rader under befintliga data i arket. Varje åtgärd kan lägga till upp till 20 celler med data per rad.
- Klicka på rullgardinsmenyn Header och välj den kolumnrubrik i Google-arket som data ska skickas till.
- Klicka på rullgardinsmenyn Property och välj motsvarande HubSpot-egenskap som du ska skicka data från.
- När du har konfigurerat din arbetsflödesåtgärd klickar du på Spara.
Uppdatera befintliga rader i Google Sheet
När du använder åtgärden Uppdatera befintliga ra der i Google Sheet måste du se till att kalkylbladet har formaterats korrekt.
Denna åtgärd uppdaterar data som finns i ditt Google Sheet. Som standard kommer inga ytterligare rader att läggas till i Google Sheet, utan endast befintliga rader kommer att uppdateras.
Så här uppdaterar du befintliga rader i Google Sheet:
- För att redigera ett befintligt arbetsflöde, håll muspekaren över arbetsflödet och klicka sedan på Redigera. Eller skapa ett nytt arbetsflöde.
- I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
- I den vänstra panelen väljer du Uppdatera data i ett Google-ark.
- Klicka på rullgardinsmenyn Kalkylblad och välj det kalkylblad som du vill skicka data till. Du kan välja bland de kalkylblad som ägs av eller har delats med den användare som anslöt Google Sheets till HubSpot.
- Klicka på rullgardinsmenyn Ark och välj det ark som du vill skicka data till. Fältet Ark hänvisar till flikarna längst ner i kalkylbladet.
- Ställ in unika identifierare för att matcha data i Google Sheets med data i HubSpot. När värdet på en cell i den valda kolumnrubriken Lookup matchar värdet på den valda HubSpot-egenskapen för den registrerade posten, uppdateras raden som innehåller den matchande cellen. Om det finns flera rader med matchande värden kommer endast den första raden som innehåller den matchande cellen att uppdateras.
- Klicka på rullgardinsmenyn Lookup column header och välj en kolumnrubrik i kalkylbladet. Detta ska motsvara en HubSpot-egenskap som ska användas som en unik identifierare för uppdateringen. En unik identifierare kan till exempel vara en kontakts e-postadress eftersom den är unik för dem.
- Klicka på rullgardinsmenyn Egenskaper för kolumnuppslagning och välj en egenskap som motsvarar kolumnrubriken Uppslagning för att använda som identifierare för uppdateringen.
- I rullgardinsmenyn Skapa en ny rad om ingen matchar:
- Klicka på Ja om du vill skapa en ny rad om det inte finns någon matchande kolumnrubrik och kolumnegenskap för Uppslag. Detta skapar en ny rad som endast innehåller de egenskaper som angetts i avsnittet Välj kolumner att uppdatera.
-
- Om du inte vill skapa en ny rad om det inte finns någon matchande kolumnrubrik och kolumnegenskap för Uppslag, klickar du på Nej.
- Ställ in de kolumner i kalkylbladet som du vill uppdatera:
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj kol umner att uppdatera, en lista med kolumnrubriker från det valda kalkylbladet visas. Välj sedan den kolumn som du vill uppdatera.
- Klicka på rullgardinsmenyn under kolumnrubriken och välj ett alternativ. Du kan antingen välja att uppdatera uppgifterna med ett befintligt egenskapsvärde från den inskrivna posten eller med resultatet av en tidigare arbetsflödesåtgärd.
- Om du vill lägga till en annan kolumn att uppdatera klickar du på Lägg till en kolumn. Du kan lägga till upp till 100 kolumner för att uppdatera dina data.
- Om du vill ta bort en kolumn klickar du påikonen delete detedelete bredvid kolumnrubriken.
- Klicka på Spara.