จัดการใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อของคุณใน HubSpot

หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อแล้วให้ใช้หน้าดัชนีใบแจ้งหนี้เพื่อจัดการใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อรวมถึงการแก้ไขติดตามและส่งออก นอกจากนี้คุณยังสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับบันทึกอื่นๆใน HubSpot เพื่อรักษามุมมองที่สมบูรณ์ของลูกค้าและกิจกรรมการชำระเงิน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การสร้าง และ แชร์ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น

บทความนี้อธิบายวิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อของคุณ หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณเองโปรดเรียนรู้วิธี ดูดาวน์โหลดและชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• ไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้ต่อไปนี้ได้:
  • ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของตารางการ สมัครสมาชิก หรือการเรียกเก็บเงินที่ใช้งานอยู่
  • ไม่สามารถลบใบแจ้ง หนี้ที่เชื่อมโยงกับใบลดหนี้การชำระเงินออนไลน์หรือ การ สมัครสมาชิก ได้
• หมายเลขใบแจ้งหนี้จะยังคงเพิ่มขึ้นตามลำดับจากใบแจ้งหนี้ที่สร้างล่าสุด (แม้ว่าหรือใบแจ้งหนี้อื่นๆจะถูกลบไปแล้วก็ตาม)
  • การลบใบแจ้งหนี้อาจสร้างช่องว่างถาวรในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้
  • การกำหนดหมายเลขจะสามารถรีเซ็ตได้ก็ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกลบ (แต่ไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้) คุณควรปรึกษากับทีมบัญชีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระบบปัจจุบันของคุณ

เมื่อ ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ใบแจ้งหนี้ที่ดาวน์โหลดมาอยู่ในรูปแบบ PDF และจัดส่งในรูปแบบไฟล์ ZIP ผ่านทางอีเมล
• ใบแจ้งหนี้ที่มีสถานะแบบร่าง และใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้จะถูกตัดออกจากไฟล์ ZIP สามารถ ตั้งค่าใบแจ้งหนี้เป็น "เรียกเก็บเงินไม่ได้" ผ่าน API เท่านั้น (เช่นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ผ่าน API หรือหากแอปของบุคคลที่สามซิงค์ใบแจ้งหนี้กับ HubSpot)
• ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์ผ่านการ ซิงค์ข้อมูล จะถูกตัดออกจากไฟล์ ZIP
• หากคุณเลือกใบแจ้งหนี้มากกว่า 500 รายการเพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เหล่านั้นจะถูกแบ่งออกเป็นไฟล์ ZIP หลายไฟล์ ตัวอย่างเช่นหากคุณดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ 700 รายการ 500 รายการจะอยู่ในไฟล์ซิปเดียวและ 200 รายการจะอยู่ในไฟล์ซิปที่สอง

จัดการใบแจ้งหนี้

ดูกรองและจัดการใบแจ้งหนี้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. หากต้องการกรองใบแจ้งหนี้ให้คลิก ตัวกรองขั้นสูง เหนือตาราง
3. ในแผงด้านขวาให้คลิก + เพิ่มตัวกรอง ค้นหาแล้วเลือกที่ พัก ที่ต้องการกรองจากนั้นตั้งเกณฑ์ตัวกรอง หากต้องการเพิ่มตัวกรองอื่นในกลุ่มตัวกรองใต้ และให้คลิก + เพิ่มตัวกรอง
4. หากต้องการเพิ่มกลุ่มตัวกรองเพิ่มเติมภายใต้ หรือคลิก + เพิ่มกลุ่มตัวกรอง
5. คลิก X ที่มุมขวาบนของแผงเมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การตั้งค่าตัวกรองและการบันทึกมุมมอง
6. หากต้องการใช้ Breeze AI ของ HubSpot เพื่อจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้แบบเปิด (เบต้า) ที่มุมขวาบนให้คลิกจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้
   
   
   
7. Breeze จะจัดลำดับความสำคัญตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดในเร็วๆนี้ยอดคงเหลือสูงสุดที่ครบกำหนดและใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงกับบริษัทและดีลหลักๆ
   
   
   
8. ตอบบรีซ หรือ จัดการใบแจ้งหนี้ ตามคำตอบ ตัวอย่างเช่นคุณอาจขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้เฉพาะจากบรีซหรือขอให้บรีซร่างอีเมลเพื่อส่งไปยังผู้ติดต่อในใบแจ้งหนี้
   
   
   
9. หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่ปรากฏในตารางให้คลิก แก้ไขคอลัมน์ที่ มุมขวาบนของตาราง
10. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้เพื่อดูรายละเอียดในแผงด้านขวา:
    • ดูคุณสมบัติใบแจ้งหนี้: คลิกเพื่อขยายส่วน เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้นี้เพื่อดูคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ หากต้องการเปลี่ยนเจ้าของใบแจ้งหนี้ให้คลิก เมนูแบบเลื่อนลง ของ เจ้าของแล้วเลือกเจ้าของ
    • ดูประวัติใบแจ้งหนี้: คลิก เพื่อขยายการ์ดประวัติเพื่อดูประวัติกิจกรรมของใบแจ้งหนี้
    • ดูการชำระเงินที่ทำ: คลิกเพื่อขยายบัตร การชำระ เงินเพื่อดูการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ ดูวิธี บันทึก และ ลบการชำระเงิน
    • ดูการเชื่อมโยง: คลิกเพื่อขยายส่วน [วัตถุ] เพื่อดูรายละเอียดของวัตถุที่เกี่ยวข้อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับออบเจ็กต์อื่นๆ

จัดการใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ และเลือกตัวเลือก:
   
   • แก้ไข: ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ต่อ
   • ดูประวัติที่พักexternalLink: ตรวจสอบค่าที่พักในอดีตสำหรับใบแจ้งหนี้
   • โคลน: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่มีรายละเอียดเดียวกัน
   • ลบ: ลบร่างใบแจ้งหนี้ 

แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้ว

หากเปิด การตั้งค่าเพื่อ แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่เปิด อยู่หรือ แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงิน แล้วคุณสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้วได้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ คุณสามารถแก้ไข ใบแจ้งหนี้แบบเปิด หรือ ใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้ตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้ในบัญชีของคุณ

• อนุญาตให้แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่: แก้ไขฟิลด์ใดก็ได้ในใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
• อนุญาตให้แก้ไขใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินที่ไม่ใช่ทางการเงิน: แก้ไขฟิลด์ที่ไม่เปลี่ยนแปลงยอดรวมของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นรายละเอียดการติดต่อและบริษัทหมายเลข PO และความคิดเห็น
• อนุญาตการแก้ไขทางการเงินในใบแจ้งหนี้แบบชำระเงิน (อาจมีผลต่อการรายงาน): นอกเหนือจากการแก้ไขฟิลด์ที่ไม่เปลี่ยนแปลงยอดรวมของใบแจ้งหนี้แล้วผู้ใช้ยังสามารถแก้ไขฟิลด์ที่เปลี่ยนแปลงยอดรวมภาษีหรือรายการในใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้ เมื่อผู้ใช้อัปเดตและยืนยันการเปลี่ยนแปลงยอดรวมใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระและสถานะใบแจ้งหนี้จะได้รับการอัปเดตเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

วิธีแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้ว:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ แล้วเลือก แก้ไข
4. อัพเดทใบแจ้งหนี้ 
5. หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือหรือยอดรวมของใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วใบแจ้งหนี้จะแสดงการชำระเงินที่นำไปใช้แล้วยอดรวมที่อัพเดทแล้วและยอดคงเหลือที่อัพเดทแล้ว
   
   
   
6. ที่ด้านบนขวาให้คลิก อัพเดทใบแจ้งหนี้ หากอัพเดทรายละเอียดที่มีผลต่อยอดรวมหรือยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ให้คลิก อัพเดทใบแจ้งหนี้ ในกล่องโต้ตอบเพื่อยืนยัน
   
   
   
7. หากยอดรวมใหม่ของใบแจ้งหนี้มากกว่าการชำระเงินที่ใช้สถานะใบแจ้งหนี้จะอัพเดทจาก ชำระแล้ว เป็นเปิด สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนใบแจ้งหนี้จะยังคง เปิด อยู่พร้อมยอดค้างชำระที่อัพเดทแล้ว
8. ใน กล่องโต้ตอบการส่งให้เลือกวิธีแชร์ใบแจ้งหนี้ที่อัพเดทแล้วหรือ ส่งในภายหลังจากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ 

จัดการใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้ว

จัดการใบแจ้งหนี้ที่สรุปแล้วจากหน้าดัชนีรวมถึงการบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองการยกเลิกการใช้การชำระเงินด้วยตนเองการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองจากวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้การทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะและการลบและอื่นๆอีกมากมาย

หากต้องการคืนเงินสำหรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การคืนเงิน ไม่สามารถทำให้ใบแจ้งหนี้ที่มีการชำระเงินเป็นโมฆะได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะรวมถึงวิธีลบการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้เพื่อให้สามารถทำให้เป็นโมฆะได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการ และเลือกตัวเลือก:

• • บันทึกการชำระเงิน: ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นชำระเงินด้วยตนเองโดยการสร้างบันทึกการชำระเงินใหม่หรือใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ใบแจ้งหนี้ต้อง เปิด โดยมียอดคงเหลือเป็นบวกเนื่องจากเลือกตัวเลือกนี้ หลังจากเลือกตัวเลือกนี้:
    • หากต้องการสร้างบันทึกการชำระเงินใหม่ในแผงด้านขวาให้เพิ่ม รายละเอียดการชำระเงิน เลือกช่องทำเครื่องหมายส่งใบเสร็จไปยังอีเมลของลูกค้าเพื่อส่งใบเสร็จไปยังอีเมลของลูกค้าที่เลือก คลิก บันทึกการชำระเงิน การชำระเงินจะปรากฏในบัตรการชำระเงิน นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งใบเสร็จรับเงินในภายหลังได้ จากหน้าดัชนีการชำระเงิน
    • หากต้องการใช้การชำระเงินที่มีอยู่กับใบแจ้งหนี้ในแผงด้านขวาให้คลิกแท็บ ใช้ที่มีอยู่ ค้นหาบันทึกการชำระเงินตามจำนวนเงินบัตรประจำตัวหรืออีเมลติดต่อที่เชื่อมโยงกับการชำระเงิน เลือกการ ชำระเงินแล้วคลิก ใช้การชำระเงิน การชำระเงินจะปรากฏในบัตร การชำระเงิน

โปรดทราบ: หากการชำระเงินเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้อื่นอยู่แล้วจะเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ที่สองไม่ได้

• • ดูใบแจ้งหนี้ externalLink: เปิดใบแจ้งหนี้ในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่
  • ดูประวัติที่พัก externalLink: ดูค่าที่พักในอดีตสำหรับใบแจ้งหนี้
  • คัดลอกลิงก์: คัดลอก URL ใบแจ้งหนี้เพื่อส่งไปยังผู้ซื้อ
  • ส่งทางอีเมล: ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การส่งอีเมลใบแจ้งหนี้
  • ดาวน์โหลด: ดาวน์โหลด PDF ของใบแจ้งหนี้
  • แก้ไขการแจ้งเตือน: ลบการแจ้ง เตือนใบแจ้งหนี้ที่กำลังจะมาถึง

• • เรียกเก็บเงินจากวิธีการชำระเงิน: เรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้ไปยังวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้ของผู้ซื้อ ทั้งคุณและผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จทางอีเมล
  • โคลน: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่มีรายละเอียดเดียวกัน

• • ลบ: ลบใบแจ้งหนี้ การลบใบแจ้งหนี้เป็นแบบถาวรและยกเลิก ไม่ ได้ คุณยัง ลบใบแจ้งหนี้หลายรายการได้จากหน้าดัชนี
    • หากคุณไม่มีตัวเลือกในการลบใบแจ้งหนี้โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการ ตั้งค่าในการลบใบแจ้งหนี้ เปิดอยู่
    • หากต้องการลบใบแจ้งหนี้ที่มีการ ชำระเงินด้วยตนเองที่เกี่ยวข้องให้ ลบ การชำระเงินที่เกี่ยวข้องจากนั้นลบใบแจ้งหนี้

• • โมฆะ: ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะ หลังจากทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะแล้วคุณจะเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้ไม่ได้อีกต่อไป การดำเนินการนี้ไม่สามารถยกเลิกได้

ลบการชำระเงินออกจากใบแจ้งหนี้

หากต้องการยกเลิกการใช้การชำระเงินในใบแจ้งหนี้ให้ลบการ ชำระเงินที่บันทึกไว้ ลบการชำระเงินออนไลน์ไม่ได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิก ชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. ในแผงด้านขวาให้เลื่อนไปที่บัตรชำระเงิน
4. คลิก ดูการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง
5. ในหน้าดัชนีให้คลิก จำนวนเงินที่ต้องชำระ
6. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก ลบ
7. คลิกลบบันทึกเพื่อยืนยัน

ส่งออกใบแจ้งหนี้

1. คลิก ส่งออก ที่มุมขวาบนของตาราง
2. ในกล่องโต้ตอบ:
   • ในช่อง ชื่อการส่งออก ให้ป้อน ชื่อการส่งออก
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์รูปแบบไฟล์ แล้วเลือกรูปแบบ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาของส่วนหัวคอลัมน์ และเลือกภาษา
   • คลิกเพื่อขยายส่วนปรับแต่งเพื่อปรับแต่งการส่งออกเพิ่มเติม:
     • ใต้คุณสมบัติที่รวมอยู่ในการส่งออก ให้เลือกคุณสมบัติ ที่จะรวมไว้ในการส่งออก
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมชื่อระเบียน ที่เกี่ยวข้องเพื่อรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้อง (เช่นชื่อการสมัครใช้งาน)
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกว่า จะรวม ระเบียนที่เกี่ยวข้องถึง 1,000 รายการหรือระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
   • คลิกส่งออก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การส่งออกบันทึก

ลบและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้หลายรายการ

คุณสามารถลบและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้จากหน้าดัชนี การลบใบแจ้งหนี้เป็นแบบถาวรและยกเลิก ไม่ ได้

เมื่อลบใบแจ้งหนี้โปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ไม่สามารถลบใบแจ้ง หนี้ที่เชื่อมโยงกับใบลดหนี้การชำระเงินออนไลน์หรือ การ สมัครสมาชิก ได้ หากต้องการลบใบแจ้งหนี้ที่มีการ ชำระเงินด้วยตนเองที่เกี่ยวข้องให้ ลบ การชำระเงินที่เกี่ยวข้องจากนั้นลบใบแจ้งหนี้
• หมายเลขใบแจ้งหนี้จะยังคงเพิ่มขึ้นตามลำดับจากใบแจ้งหนี้ที่สร้างล่าสุด (แม้ว่าหรือใบแจ้งหนี้อื่นๆจะถูกลบไปแล้วก็ตาม) ดังนั้นการลบใบแจ้งหนี้อาจสร้างช่องว่างถาวรในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ การกำหนดหมายเลขจะสามารถรีเซ็ตได้ก็ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกลบ (แต่ไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินได้) คุณควรปรึกษากับทีมบัญชีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระบบปัจจุบันของคุณ
• ผู้ใช้ที่ปิด การตั้งค่าเพื่อลบใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถลบใบแจ้งหนี้ได้

วิธีลบหรือดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้จำนวนมาก:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. กรองหน้าดัชนี
3. เลือกช่องทำเครื่องหมาย ถัดจากใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการลบหรือดาวน์โหลด หรือเลือกช่องทำเครื่องหมาย ที่ด้านบนของตารางเพื่อเลือกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่แสดงในหน้าดัชนี
4. วิธีลบใบแจ้งหนี้:
   • ที่ด้านบนให้คลิกdelete ลบ
     
     
     
   • ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ ถูกลบจากนั้นคลิกลบ
5. วิธีดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้:
   • ที่ด้านบนให้คลิกdownloadดาวน์โหลด
     
     
     
   • ในกล่องโต้ตอบให้คลิกดาวน์โหลด
   • ไฟล์ ZIP ที่มีใบแจ้งหนี้ PDF จะถูกส่งให้คุณทางอีเมล

ตรวจสอบประวัติการแก้ไข

คุณสามารถดูประวัติการแก้ไขใบแจ้งหนี้รวมถึงการเปลี่ยนแปลงสถานะเมื่อมีการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ผู้ใช้ที่ดำเนินการและวันที่และเวลาที่เกิดการดำเนินการ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิกชื่อ ใบแจ้งหนี้
3. เลื่อนไป ที่การ์ดประวัติ
4. ใช้แถบค้นหาเพื่อ ค้นหา กิจกรรม

เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับบันทึกอื่นๆ

ใบแจ้งหนี้สามารถเชื่อมโยงกับบันทึกอื่นๆใน HubSpot เพื่อติดตามความสัมพันธ์ภายในและระหว่างวัตถุ

การเชื่อมโยงอัตโนมัติ

• ใบแจ้งหนี้และบันทึกแหล่งที่มา: ใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับบันทึกที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากคุณ สร้างใบแจ้งหนี้จากผู้ติดต่อบริษัทหรือข้อตกลงหรือ สร้างใบเสนอราคาใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับบันทึกนั้นโดยอัตโนมัติ เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาผู้ติดต่อและบริษัทที่เกี่ยวข้องของใบเสนอราคาจะถูกคัดลอกไปยังใบแจ้งหนี้ด้วย ซึ่งจะเชื่อมโยงรายชื่อติดต่อบริษัทข้อตกลงใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ไว้ด้วยกัน ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น โดยอัตโนมัติจากการสมัครสมาชิกจะเชื่อมโยงกับการสมัครสมาชิกที่สร้างขึ้น (และสืบทอดความสัมพันธ์ของผู้ติดต่อบริษัทและข้อตกลงเดียวกันกับการสมัครสมาชิก)

• ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน: เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นจากการ ชำระเงินในลิงก์การชำระเงินใบ เสนอราคาหรือการ สมัครสมาชิกใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับ บันทึกการชำระเงินโดยอัตโนมัติ

• ใบแจ้งหนี้รายชื่อติดต่อและบริษัท: ใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับรายชื่อติดต่อและบริษัทที่คุณเพิ่มใน ส่วนใบแจ้ง หนี้โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณ สร้างใบแจ้งหนี้คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อหลักและบริษัทได้ 1 ราย คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อและบริษัทที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว

• ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้: เมื่อคุณ ใช้ใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้นั้นจะเชื่อมโยงกับใบลดหนี้ ใบลดหนี้สามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ได้โดยใช้ใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้เท่านั้น

เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับบันทึกอื่นๆด้วยตนเอง

คุณสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับบันทึกด้วยตนเองเพื่อติดตามความสัมพันธ์ภายในและระหว่างออบเจ็กต์ได้ ใบแจ้งหนี้สามารถเชื่อมโยงด้วยตนเองกับ:

• รายชื่อผู้ติดต่อ
• บริษัท
• ดีล

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงบันทึกด้วยตนเอง

สร้างรายงานใบแจ้งหนี้

สร้างรายงานใบแจ้งหนี้โดยใช้ชุดวิเคราะห์รายได้รายงานที่กำหนดเองและแดชบอร์ดเพื่อรายงานยอดคงค้างการเรียกเก็บเงินและข้อมูลรายได้

• เรียนรู้วิธี ใช้รายงานใบแจ้งหนี้ในชุดวิเคราะห์รายได้

• เรียนรู้วิธี สร้างรายงานที่กำหนดเอง

สร้างแดชบอร์ดลูกหนี้การค้า

ตั้งค่าแดชบอร์ดลูกหนี้ด้วยรายงานสำเร็จรูปเพื่อทำความเข้าใจสถานะใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างรวดเร็ว แดชบอร์ดมีรายงานต่อไปนี้:

• คาดว่าจะได้เทียบกับรายได้ที่เกิดขึ้นจริงตามเดือน
• ใบแจ้งหนี้ที่ชำระตรงเวลา
• ยอดคงเหลือที่ต้องชำระเมื่อเวลาผ่านไป
• เปิดใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดในอดีต
• สรุปอายุ A/R
• รายงานความชราภาพของ A/R (เฉพาะการสมัครสมาชิกระดับมืออาชีพและระดับ องค์กร เท่านั้น)

วิธีตั้งค่าแดชบอร์ดในบัญชีของคุณ:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. ที่ด้านขวาบนคลิก ดูรายงานใบแจ้งหนี้
   
   
   
3. คลิกแดชบอร์ดลูกหนี้ การค้า
   
   
   
4. ในแผงด้านขวาให้ล้างช่องทำเครื่องหมาย รายงาน สำหรับรายงานที่คุณไม่ต้องการเพิ่มลงในแดชบอร์ดจากนั้นคลิกถัดไป
5. เลือกชื่อแดชบอร์ดตั้งค่าการ เข้าถึงของผู้ใช้แล้วคลิก สร้างแดชบอร์ด
6. ข้อความแจ้งเตือนจะปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อยืนยันว่าแดชบอร์ดถูกสร้างขึ้นแล้ว คลิก ไปที่แดชบอร์ด เพื่อไปยังแดชบอร์ดใหม่

เมื่อสร้างแดชบอร์ดแล้วก็ จัดการ เพิ่มรายงานอื่นๆ ปรับแต่ง และดูกิจกรรมของผู้ใช้ได้เลย

ใช้ข้อมูลใบแจ้งหนี้ในเครื่องมือ HubSpot อื่นๆ

ใช้คุณสมบัติใบแจ้งหนี้ในเครื่องมืออื่นๆเช่นเวิร์กโฟลว์และ เซกเมนต์เพื่อทำให้ข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั่ว HubSpot เป็นอัตโนมัติและจัดระเบียบ

ระบุลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

สร้างเซกเมนต์สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ใช้กลุ่มเพื่อสร้างการติดตามผลแจ้งเตือนผู้จัดการบัญชีหรือตัวแทนฝ่ายขายและเน้นรายได้ที่ขาดหายไปในรายงาน

1. สร้างเซกเมนต์โดยเลือกออบ เจ็กต์ใบแจ้งหนี้ เมื่อสร้างเซกเมนต์
2. เพิ่มตัวกรองที่มีวันครบกำหนดมากกว่าเจ็ดวันที่ผ่านมา
   
   
   
3. ใช้เซกเมนต์ใน เวิร์กโฟลว์เพื่อ ส่งการแจ้งเตือนสร้าง งาน ให้ทีมของคุณหรือสร้าง รายงาน ที่เน้นรายได้ที่ขาดหายไป

ให้รางวัลแก่ผู้ซื้อที่มีมูลค่าสูง

สร้างเซกเมนต์เพื่อระบุผู้ติดต่อหรือบริษัทที่มีจำนวนใบแจ้งหนี้รวมมูลค่าสูง แท็กพวกเขาเป็น VIP เพื่อให้สามารถส่งคำถามของพวกเขาไปยังระดับการสนับสนุนที่สูงขึ้นและลงทะเบียนพวกเขาในโปรแกรม VIP และแคมเปญ

1. สร้างทรัพย์สินที่กำหนดเอง สำหรับบริษัทหรือผู้ติดต่อเพื่อแสดงจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด:
   1. สร้างคุณสมบัติ Rollup ที่เรียกว่าจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด 
   2. ตั้งค่าประเภท Rollup เป็นผลรวม
   3. ตั้งค่ารูปแบบตัวเลข เป็นสกุลเงิน
   4. ตั้งค่าประเภทระเบียนที่เกี่ยวข้องเป็นใบแจ้งหนี้
   5. ตั้งคุณสมบัติเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนเงินที่จ่าย
      
      
      
2. สร้างทรัพย์สินที่กำหนดเอง เพื่อติดแท็กบริษัทเป็น VIP ตัวอย่างเช่นสร้างช่องทำเครื่องหมายเดียว ที่เรียกว่า VIP
3. สร้าง เวิร์กโฟลว์ที่ ตั้งค่าคุณสมบัติ VIP เป็นใช่เมื่อจำนวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ของบริษัทสูงกว่าค่าที่คุณตั้งไว้ รวมเฉพาะบริษัทที่มีวันที่ออกใบแจ้งหนี้ล่าสุดภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 180 วัน) ดังนั้นคุณจึงรวมเฉพาะบริษัทที่ใช้งานอยู่เท่านั้น
   
   
   
4. สร้างเซกเมนต์เลือกออบเจ็กต์บริษัทเมื่อสร้าง
5. เพิ่มตัวกรองที่ที่พัก VIP คือใช่
   
   
   
6. ใช้เซกเมนต์เพื่อ สร้างมุมมอง ของลูกค้า VIP สำหรับการสนับสนุนลูกค้าลงทะเบียนลูกค้าเหล่านั้นในแคมเปญ VIP และอื่นๆอีกมากมาย

ขั้นตอนต่อไป

• สร้างสัญญา เพื่อจัดการสัญญาของผู้ซื้อและออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
• ใช้ใบแจ้งหนี้กับการผสานรวมบัญชีที่สร้างโดย HubSpot เช่น QuickBooks และ Xero
• จัดการการชำระเงินรวมถึงการคืนเงินใบเสร็จรับเงินรายงานการรับเงินและการส่งออก
• สร้างและส่งใบเสนอราคา ไปยังผู้ซื้อของคุณ