Verwalten Sie die Rechnungen Ihrer Käufer in HubSpot

Nachdem Sie Rechnungen für Ihre Käufer erstellt haben, verwenden Sie die Indexseite für Rechnungen, um die Rechnungen Ihrer Käufer zu verwalten, einschließlich Bearbeiten, Nachverfolgung und Export. Sie können auch Rechnungen anderen Datensätzen in HubSpot zuordnen, um einen vollständigen Überblick über die Aktivität von Kunden und Zahlungen zu behalten. Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Teilen von erstellten Rechnungen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungen einrichten, die Ihren Käufern eine Rechnung stellen. Wenn Sie Hilfe zu Ihren eigenen HubSpot-Rechnungen benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre HubSpot-Rechnung anzeigen, herunterladen und bezahlen können.

Bevor Sie loslegen

Einschränkungen und Wissenswertes

• Die folgenden Rechnungen können nicht gelöscht werden:
  • Rechnungen sind Teil eines aktiven Abonnements oder Abrechnungsplans.
  • Rechnungen, die einer Gutschrift, einer Online-Zahlung oder einem Abonnement zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden.
• Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde).
  • Das Löschen von Rechnungen kann zu dauerhaften Lücken in der Rechnungsnummerierung führen.
  • Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten sich an Ihr Buchhaltungsteam wenden, um die Konformität mit Ihren aktuellen Systemen sicherzustellen.

Wenn Sie Rechnungen herunterladen, beachten Sie Folgendes:

• Heruntergeladene Rechnungen liegen im PDF-Format vor und werden in einer ZIP-Datei per E-Mail zugestellt.
• Rechnungen mit dem Status Entwurf und nicht fakturierbare Rechnungen werden in der ZIP-Datei ausgelassen. Eine Rechnung kann nur über die API als nicht fakturierbar festgelegt werden (z. B. beim Erstellen einer Rechnung über die API oder wenn eine Drittanbieter-App Rechnungen mit HubSpot synchronisiert).
• Rechnungen, die über die Datensynchronisierung synchronisiert wurden, werden in der ZIP-Datei ausgelassen.
• Wenn Sie mehr als 500 Rechnungen zum Herunterladen auswählen, werden diese in mehrere ZIP-Dateien aufgeteilt. Wenn Sie beispielsweise 700 Rechnungen herunterladen, sind 500 in einer ZIP-Datei und 200 in einer zweiten ZIP-Datei.

Rechnungen verwalten

Anzeigen, Filtern und Verwalten von Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Um Rechnungen zu filtern, klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Erweiterte Filter .
3. Klicken Sie im rechten Bereich auf + Filter hinzufügen. Suchen und wählen Sie die Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten, und legen Sie dann die Filterkriterien fest. Um der Filtergruppe einen weiteren Filter hinzuzufügen, klicken Sie unter und auf + Filter hinzufügen.
4. Um eine zusätzliche Filtergruppe hinzuzufügen, klicken Sie unter oder auf + Filtergruppe hinzufügen.
5. Klicken Sie auf das X oben rechts im Bereich, wenn Sie Ihren Filter eingerichtet haben. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Filtern und das Speichern von Ansichten.
6. Um mit Breeze , der KI von HubSpot, offene Rechnungen zu priorisieren (BETA), klicken Sie oben rechts auf Rechnungen priorisieren.
   
   
   
7. Breeze priorisiert Prioritäten basierend auf überfälligen Rechnungen, demnächst fälligen Rechnungen, dem höchsten fälligen Saldo und Rechnungen, die mit wichtigen Unternehmen und Deals verknüpft sind.
   
   
   
8. Antworten Sie Breeze oder verwalten Sie die Rechnungen basierend auf der Antwort. Sie könnten Breeze beispielsweise um weitere Informationen zu einer bestimmten Rechnung bitten oder E-Mails entwerfen, die an die Rechnungskontakte gesendet werden.
   
   
   
9. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten .
10. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung, um die Details im rechten Bereich anzuzeigen:
    • Rechnungseigenschaften anzeigen: Klicken Sie auf den Abschnitt Über diese Rechnung , um ihn zu erweitern und die Rechnungseigenschaften anzuzeigen. Um den für die Rechnung zuständigen Mitarbeiter zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter und wählen Sie einen zuständigen Mitarbeiter aus.
    • Rechnungsverlauf anzeigen: Klicken Sie auf die Karte Verlauf, um den Aktivitätenverlauf der Rechnung anzuzeigen.
    • Getätigte Zahlungen anzeigen: Klicken Sie auf die Karte Zahlungen , um sie zu erweitern und die mit der Rechnung verbundenen Zahlungen anzuzeigen. Erfahren Sie, wie Sie Zahlungen aufzeichnen und entfernen.
    • Zuordnungen anzeigen: Klicken Sie auf einen [Objekt] -Abschnitt, um ihn zu erweitern und die Details des zugeordneten Objekts anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über das Zuordnen von Rechnungen zu anderen Objekten.

Entwürfe von Rechnungen verwalten 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:
   
   • Bearbeiten: Richten Sie die Rechnung weiter ein.
   • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung.
   • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
   • Löschen: Löschen Sie den Rechnungsentwurf. 

Finalisierte Rechnungen bearbeiten

Wenn die Einstellung zum Bearbeiten offener Rechnungen oder zum Bearbeiten bezahlter Rechnungen aktiviert wurde, können Sie finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen bearbeiten. Sie können offene Rechnungen oder bezahlte Rechnungen basierend auf den konfigurierten Einstellungen Ihres Accounts bearbeiten.

• Änderungen auf offenen Rechnungen zulassen: Bearbeiten Sie alle Felder auf offenen Rechnungen.
• Nicht-finanzielle Bearbeitungen an bezahlten Rechnungen zulassen: Bearbeiten Sie Felder, die den Gesamtbetrag der Rechnungen nicht ändern. Zum Beispiel Kontakt- oder Unternehmensdetails, Bestellnummern und Kommentare.
• Finanzielle Bearbeitungen auf bezahlten Rechnungen zulassen (kann sich auf die Berichterstattung auswirken): Benutzer können nicht nur Felder bearbeiten, die den Gesamtbetrag der Rechnungen nicht ändern, sondern auch Felder, die Summen, Steuern oder Artikel in bezahlten Rechnungen ändern. Wenn Benutzer Änderungen aktualisieren und bestätigen, werden der Rechnungsbetrag, der fällige Saldo und der Rechnungsstatus aktualisiert, um die vorgenommenen Änderungen widerzuspiegeln.

So bearbeiten Sie eine finalisierte Rechnung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie Bearbeiten aus.
4. Nehmen Sie Ihre Aktualisierungen an der Rechnung vor. 
5. Wenn Sie Änderungen vornehmen, die den Saldo oder den Gesamtbetrag einer bezahlten Rechnung ändern, zeigt die Rechnung die bereits geleisteten Zahlungen, den aktualisierten Gesamtbetrag und den aktualisierten fälligen Saldo an.
   
   
   
6. Klicken Sie oben rechts auf Rechnung aktualisieren. Wenn Sie Details aktualisieren, die sich auf die Rechnungssumme oder den fälligen Saldo auswirken, klicken Sie im Dialogfeld auf Rechnung aktualisieren , um dies zu bestätigen.
   
   
   
7. Wenn der neue Gesamtbetrag der Rechnung die geleisteten Zahlungen übersteigt, wird der Rechnungsstatus von Bezahlt in Offen aktualisiert. Bei teilweise bezahlten Rechnungen bleibt die Rechnung mit einem aktualisierten fälligen Saldo offen.
8. Wählen Sie im Dialogfeld Senden über die Indexseite für Rechnungen aus, wie Sie die aktualisierte Rechnung teilen möchten, oder wie Sie sie später senden möchten. 

Finalisierte Rechnungen verwalten

Verwalten Sie finalisierte Rechnungen von der Indexseite aus, einschließlich der Erfassung manueller Zahlungen, des Rückgängigmachens manueller Zahlungen, des manuellen Belastens einer gespeicherten Zahlung, des Annullierens und Löschens von Rechnungen und vieles mehr.

Wenn Sie eine Zahlung auf Rechnung zurückerstatten möchten, erfahren Sie mehr über die Rückerstattung von Zahlungen . Es ist nicht möglich, Rechnungen mit dagegen geleisteten Zahlungen zu stornieren. Erfahren Sie mehr über das Annullieren von Rechnungen, einschließlich der Entfernung einer mit einer Rechnung verknüpften Zahlung, um das Annullieren zu ermöglichen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:

• • Zahlung erfassen: Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, indem Sie einen neuen Datensatz erstellen oder einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Rechnungen müssen Offen mit einem positiven Saldo sein, um diese Option auswählen zu können. Nach Auswahl dieser Option:
    • Um einen neuen Zahlungsdatensatz zu erstellen, fügen Sie im rechten Bereich die Zahlungsdetails hinzu. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beleg an Kunden-E-Mail-Adresse senden, um eine Quittung an die ausgewählte Kunden-E-Mail-Adresse zu senden. Klicken Sie auf Zahlung aufzeichnen. Die Zahlung wird auf der Karte "Zahlungen" angezeigt. Sie können auch später über die Indexseite für Zahlungen eine Quittung senden .
    • Um eine bestehende Zahlung auf die Rechnung anzuwenden, klicken Sie im rechten Bereich auf den Tab Vorhandene anwenden . Suchen Sie nach einem Zahlungsdatensatz anhand der Zahlung Betrag, ID oder Kontakt-E-Mail-Adresse, die mit dem Zahlung verknüpft ist. Wählen Sie die Zahlung aus und klicken Sie dann auf Zahlung anwenden. Die Zahlung wird auf der Karte "Zahlungen" angezeigt.

Bitte beachten: Wenn eine Zahlung bereits einer anderen Rechnung zugeordnet ist, kann sie nicht einer zweiten Rechnung zugeordnet werden.

• • Rechnung externalLinkanzeigen: Öffnen Sie die Rechnung in einem neuen Browser-Tab.
  • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Zeigen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung an.
  • Link kopieren: Kopieren Sie die URL der Rechnung, um sie an einen Käufer zu senden.
  • Als E-Mail senden: Versenden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über das Senden von Rechnungs-E-Mails.
  • Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Datei der Rechnung herunter.
  • Erinnerungen bearbeiten: Löschen Sie eine anstehende Zahlungserinnerung.

• • Zahlungsmethode belasten: Belasten Sie für die Rechnung ganz einfach die gespeicherte Zahlungsmethode eines Käufers. Sowohl Sie als auch der Käufer erhalten eine Quittung per E-Mail.
  • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.

• • Löschen: Löschen Sie die Rechnung. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können auch mehrere Rechnungen von der Indexseite aus löschen.
    • Wenn Sie nicht die Option zum Löschen einer Rechnung haben, vergewissern Sie sich, dass die Einstellung zum Löschen von Rechnungen aktiviert ist.
    • Um eine Rechnung mit einer zugeordneten manuellen Zahlung zu löschen, löschen Sie die zugeordnete Zahlung und dann löschen Sie die Rechnung.

• • Annullieren: Markieren Sie die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für sie einziehen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Eine Zahlung von einer Rechnung entfernen

Um den Anwendung einer Zahlung auf einer Rechnung rückgängig zu machen, löschen Sie die erfasste Zahlung. Online-Zahlungen können nicht gelöscht werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Scrollen Sie im rechten Bereich zur Karte Zahlungen .
4. Klicken Sie auf Zugeordnete Zahlung anzeigen .
5. Klicken Sie auf der Indexseite auf die Zahlung Betrag .
6. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.
7. Klicken Sie zur Bestätigung auf Datensatz löschen.

Rechnungen exportieren

1. Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren.
2. Im Dialogfeld:
   • Geben Sie im Feld Exportname einen Exportnamen ein.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie ein Format aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie eine Sprache aus.
   • Klicken Sie auf den Abschnitt Anpassen, um ihn zu erweitern und den Export weiter anzupassen:
     • Wählen Sie unter "In den Export aufgenommene Eigenschaften" aus, welche Eigenschaften in den Export einbezogen werden sollen.
     • Aktivieren Sie unter In den Export eingeschlossene Zuordnungen das Kontrollkästchen Name des zugeordneten Datensatzes berücksichtigen , um die Namen der zugehörigen Datensätze (z. B. den Abonnementnamen) einzubeziehen.
     • Wählen Sie unter Im Export berücksichtigte Zuordnungen aus, ob bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze oder alle zugeordneten Datensätze berücksichtigt werden sollen.
   • Klicken Sie auf Exportieren. Hier erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Mehrere Rechnungen löschen und herunterladen

Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig von der Indexseite löschen und herunterladen. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie Rechnungen löschen, beachten Sie Folgendes:

• Rechnungen, die einer Gutschrift, einer Online-Zahlung oder einem Abonnement zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden. Um eine Rechnung mit einer zugeordneten manuellen Zahlung zu löschen, löschen Sie die zugeordnete Zahlung und dann löschen Sie die Rechnung.
• Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten sich an Ihr Buchhaltungsteam wenden, um die Konformität mit Ihren aktuellen Systemen sicherzustellen.
• Benutzer, die die Einstellung zum Löschen von Rechnungen deaktiviert haben, können keine Rechnungen löschen.

So löschen oder laden Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig herunter:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Filtern Sie die Indexseite.
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie löschen oder herunterladen möchten. Oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle, um alle auf der Indexseite angezeigten Rechnungen auszuwählen.
4. So löschen Sie Rechnungen:
   • Klicken Sie oben auf delete Löschen.
     
     
     
   • Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Rechnungen ein, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie dann auf Löschen.
5. So laden Sie Rechnungen herunter:
   • Klicken Sie oben auf download Download.
     
     
     
   • Klicken Sie im Dialogfeld auf Herunterladen.
   • Die ZIP-Dateien mit den PDF-Rechnungen werden Ihnen per E-Mail zugesandt.

Bearbeitungsverlauf überprüfen

Sie können den Verlauf der Änderungen an einer Rechnung einsehen, einschließlich aller Statusänderungen, wann Rechnungs-E-Mails gesendet wurden, welche Benutzer die Aktion durchgeführt haben sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktion stattgefunden hat.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Scrollen Sie zur Karte "Verlauf".
4. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Aktivitäten zu suchen.

Rechnungen anderen Datensätzen zuordnen

Rechnungen können anderen Datensätzen in HubSpot zugeordnet werden, um die Beziehungen innerhalb und zwischen Objekten zu verfolgen.

Automatische Zuordnungen

• Rechnungen und ihre Quelldatensätze: Rechnungen werden automatisch dem Datensatz zugeordnet, aus dem sie erstellt wurden. Wenn Sie eine Rechnung von einem Kontakt, Unternehmen oder Deal aus erstellen oder ein Angebot erstellen, wird die Rechnung automatisch diesem Datensatz zugeordnet. Wenn eine Rechnung aus einem Angebot erstellt wird, werden der dem Angebot zugeordnete Kontakt und das zugehörige Unternehmen ebenfalls auf die Rechnung kopiert. Dadurch bleiben Kontakt, Unternehmen, Deal, Angebot und Rechnung verknüpft. Automatisch aus Abonnements erstellte Rechnungen werden dem Abonnement zugeordnet, das sie generiert hat (und erben dieselben Kontakt-, Unternehmens- und Dealbeziehungen wie das Abonnement).

• Rechnungen und Zahlungen: Wenn Rechnungen aus Zahlungen über Zahlungslinks, Angebote oder Abonnements erstellt werden, wird die Rechnung automatisch dem Zahlungsdatensatz zugeordnet.

• Rechnungen, Kontakte und Unternehmen: Rechnungen werden automatisch dem Kontakt und Unternehmen zugeordnet, das Sie im Abschnitt Rechnung an hinzufügen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie einen primären Kontakt und ein primäres Unternehmen hinzufügen. Sie können weitere zugeordnete Kontakte und Unternehmen hinzufügen, nachdem die Rechnung erstellt wurde.

• Rechnungen und Gutschriften: Wenn Sie eine Gutschrift auf eine Rechnung anwenden, wird diese Rechnung der Gutschrift zugeordnet. Gutschriften können nur Rechnungen zugeordnet werden, indem die Gutschrift auf die Rechnung angewendet wird.

Rechnungen manuell anderen Datensätzen zuordnen

Sie können manuell Rechnungen Datensätzen zuordnen, um die Beziehungen innerhalb und zwischen Objekten zu verfolgen. Rechnungen können manuell zugeordnet werden zu:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals

Erfahren Sie mehr über das manuelle Zuordnen von Datensätzen.

Rechnungsberichte erstellen

Erstellen Sie Rechnungsberichte mit der Umsatz-Analytics-Suite, benutzerdefinierten Berichten und Dashboards, um Berichte zu ausstehenden Salden, Abrechnungs- und Umsatzinformationen zu erstellen.

• Erfahren Sie, wie Sie Rechnungsberichte in der Revenue Analytics Suite verwenden.

• Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen.

Erstellen Sie ein Forderungen-Dashboard

Richten Sie mithilfe vorgefertigter Berichte ein Forderungen-Dashboard ein, um sich schnell einen Überblick über den Status Ihrer Rechnungen zu verschaffen. Das Dashboard enthält die folgenden Berichte:

• Erwarteter und tatsächlicher Umsatz nach Monat.
• Pünktlich bezahlte Rechnungen.
• Restschuld im Zeitverlauf.
• Offene Rechnungen.
• Überfällige Rechnungen.
• Übersicht über die Fälligkeit von Forderungen.
• Bericht zur Fälligkeit von Forderungen (nur Professional - und Enterprise-Abonnements ).

So richten Sie das Dashboard in Ihrem Account ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie oben rechts auf Rechnungsberichte anzeigen.
   
   
   
3. Klicken Sie auf das Forderungen-Dashboard.
   
   
   
4. Deaktivieren Sie im rechten Bereich die Berichtskontrollkästchen für Berichte, die nicht zum Dashboard hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Wählen Sie Ihren Dashboard-Namen, legen Sie den Benutzerzugriff fest und klicken Sie dann auf Dashboard erstellen.
6. Oben im Bildschirm erscheint eine Aufforderung, über die Sie bestätigen können, dass das Dashboard erstellt wurde. Klicken Sie auf Zum Dashboard, um zum neuen Dashboard zu gelangen.

Sobald Sie Ihr Dashboard erstellt haben, können Sie es verwalten , andere Berichte hinzufügen, es anpassen und die Aktivitäten der Benutzer anzeigen.

Rechnungsdaten in anderen HubSpot-Tools verwenden

Verwenden Sie Rechnungseigenschaften in anderen Tools, wie Workflows und Segmenten, um Rechnungsdaten in ganz HubSpot zu automatisieren und zu organisieren.

Identifizieren von Kunden mit überfälligen Rechnungen

Erstellen Sie ein Segment für überfällige Rechnungen. Verwenden Sie das Segment, um Follow-ups zu erstellen, einen Accountmanager oder Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen und in Berichten auf fehlende Umsätze hinzuweisen.

1. Erstellen Sie ein Segment, indem Sie beim Erstellen des Segments das Objekt Rechnungen auswählen.
2. Fügen Sie einen Filter hinzu, bei dem das Fälligkeitsdatum mehr als sieben Tage zurückliegt.
   
   
   
3. Verwenden Sie das Segment in einem Workflow , um Erinnerungen zu senden, Aufgaben für Ihr Team zu erstellen oder Berichte zu erstellen, die fehlende Umsätze hervorheben.

Belohnen Sie hochwertige Käuferinnen und Käufer

Erstellen Sie ein Segment, um Kontakte oder Unternehmen mit hohem Gesamtrechnungsbetrag zu identifizieren. Kennzeichnen Sie sie als VIPs, um ihre Anfragen an eine höhere Support-Stufe weiterzuleiten und sie für VIP-Programme und -Kampagnen anzumelden.

1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft für das Unternehmen oder den Kontakt, um den Gesamtrechnungs-Betrag anzuzeigen:
   1. Erstellen Sie eine Rollup-Eigenschaft mit dem Namen Gesamtrechnungs-Betrag .  
   2. Legen Sie den Ergebnistyp als Summe fest.
   3. Legen Sie das Zahlenformat als Währung fest.
   4. Legen Sie den zugeordneten Datensatztyp als Rechnungen fest.
   5. Legen Sie die zugeordnete Datensatz-Eigenschaft als Betrag fest.
      
      
      
2. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft , um das Unternehmen als VIP zu kennzeichnen. Erstellen Sie z. B. eine Eigenschaft mit einem Kontrollkästchen namens VIP.
3. Erstellen Sie einen Workflow , der die VIP-Eigenschaft auf Ja festlegt, wenn der Betrag der Gesamtrechnung eines Unternehmens über dem von Ihnen festgelegten Wert liegt. Berücksichtigen Sie nur Unternehmen, deren letztes Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegt (z. B. 180 Tage), sodass Sie nur aktive Unternehmen berücksichtigen.
   
   
   
4. Erstellen Sie ein Segment und wählen Sie dabei das Unternehmensobjekt aus.
5. Fügen Sie einen Filter hinzu, bei dem die VIP-Eigenschaft Ja lautet.
   
   
   
6. Verwenden Sie das Segment, um Ansichten von VIP-Kunden für den Kundensupport zu erstellen , diese Kunden für VIP-Kampagnen anzumelden und vieles mehr.

Nächste Schritte

• Erstellen Sie Verträge , um die Verträge Ihrer Käufer zu verwalten und die Rechnungsstellung zu automatisieren.
• Verwenden Sie Rechnungen mit von HubSpot entwickelten Buchhaltungsintegrationen wie QuickBooks und Xero.
• Verwalten Sie Zahlungen , einschließlich Rückerstattungen, Quittungen, Berichte, Auszahlungen und Exporte.
• Erstellen und senden Sie Angebote an Ihre Käufer.