Gestiona las facturas de tus clientes en HubSpot

Una vez creadas las facturas para tus compradores, utiliza la página de índice de facturas para gestionar las facturas de tus compradores, lo que incluye editarlas, realizar un seguimiento de ellas y exportarlas. También puedes asociar facturas con otros registros en HubSpot para mantener una visión completa de la actividad de clientes y pagos. Obtén más información sobre cómo crear y compartir las facturas generadas.

Este artículo explica cómo configurar facturas que facturen a sus compradores. Si necesitas ayuda con tus facturas de HubSpot, descubre cómo ver, descargar y pagar tu factura de HubSpot.

Antes de empezar

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las siguientes facturas no se pueden eliminar:
  • Facturas que forman parte de una suscripción activa o de un plan de facturación.
  • Las facturas asociadas a un abono, pago online o suscripción no se pueden eliminar.
• Los números de factura continuarán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa, o cualquier otra factura ha sido eliminada).
  • La eliminación de facturas puede provocar saltos permanentes en la numeración de las mismas.
  • La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para garantizar la conformidad con sus sistemas actuales.

Al descargar facturas, ten en cuenta lo siguiente:

• Las facturas descargadas están en formato PDF y se entregan en un archivo ZIP por correo electrónico.
• Las facturas con estado Borrador y las facturas no facturables se omiten del archivo ZIP. Una factura sólo se puede establecer como no facturable a través de la API (por ejemplo, al crear una factura a través de la API, o si una app de terceros sincroniza las facturas con HubSpot).
• Las facturas sincronizadas a través de la sincronización de datos se omiten del archivo ZIP.
• Si seleccionas más de 500 facturas para descargar, se dividirán en varios archivos ZIP. Por ejemplo, si descargas 700 facturas, 500 estarán en un archivo ZIP y 200 en otro archivo ZIP.

Administrar facturas

Consulta, filtra y gestiona las facturas desde la página de índice de facturas.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Para filtrar las facturas, haz clic en «Filtros avanzados» , situado encima de la tabla.
3. En el panel derecho, haga clic en + Añadir filtro. Busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar y luego establece los criterios de filtrado. Para añadir otro filtro al grupo de filtros, en y, haga clic en + Añadir filtro.
4. Para añadir un grupo de filtros adicional, en o, haga clic en + Añadir grupo de filtros.
5. Haz clic en la X de la parte superior derecha del panel cuando hayas ajustado el filtro. Más información sobre cómo configurar filtros y guardar vistas.
6. Para utilizar la HubSpot AI con el fin de priorizar las facturas pendientes (BETA), haz clic en«Priorizar facturas», en la esquina superior derecha.
   
   
   
7. La HubSpot AI establece prioridades en función de las facturas vencidas, las que vencen próximamente, las que presentan el saldo pendiente más elevado y las vinculadas a empresas y negocios clave.
   
   
   
8. Responde al asistente de Breeze o gestiona las facturas en función de la respuesta. Por ejemplo, podrías pedirle al asistente de Breeze más información sobre una factura concreta, o pedirle que redacte correos electrónicos para enviarlos a los contactos de la factura.
   
   
   
9. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
10. Haz clic en el nombre de la factura para ver sus detalles en el panel de la derecha:
    • Ver propiedades de la factura: haga clic para expandir la sección Acerca de esta factura y ver las propiedades de la factura. Para cambiar el titular de la factura, haz clic en el menú desplegable «Titular» y selecciona un titular.
    • Ver historial de facturas: haz clic para desplegar la ficha «Historial» y ver el historial de actividad de la factura.
    • Ver los pagos realizados: haz clic para desplegar la ficha «Pagos» y ver los pagos asociados a la factura. Aprende a registrar y eliminar pagos.
    • Ver asociaciones: haga clic para expandir una sección [objeto] y ver los detalles del objeto asociado. Obtén más información sobre cómo vincular facturas con otros objetos.

Administrar facturas en borrador 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   
   • Editar: seguir configurando la factura.
   • Ver historial de la propiedad externalLink : consulta los valores anteriores de la propiedad que figuran en la factura.
   • Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
   • Eliminar: eliminar el borrador de factura. 

Editar facturas finalizadas

Si se ha activado la configuración « » para editar facturas pendientes o facturas de pago , podrás editar las facturas cerradas desde la página de índice de facturas. Puedes modificar las facturas pendientes o las de pago, según la configuración de tu cuenta:

• Permitir la edición de facturas pendientes: editarcualquier campo de las facturas pendientes.
• Permitir modificaciones no financieras en las facturas de pago: modificar campos que no alteren los totales de las facturas. Por ejemplo, datos de contacto y de la empresa, números de pedido y comentarios.
• Permitir modificaciones financieras en las facturas de pago (puede afectar a los informes): además de poder modificar los campos que no alteran los totales de las facturas, los usuarios pueden modificar los campos que alteran los totales, los impuestos o los elementos de pedido de las facturas de pago. Cuando los usuarios actualizan y confirman los cambios, el importe total de la factura, el saldo pendiente y el estado de la factura se actualizan para reflejar los cambios realizados.

Las siguientes facturas no se pueden modificar:

• Facturas generadas a partir de los calendarios de facturación de las cotizaciones. Esto solo se aplica si te has inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos.
• Facturas generadas a partir de suscripciones.
• Facturas generadas a partir de enlaces de pago.
• Facturas de pago con el impuesto sobre las ventas aplicado automáticamente.

Para editar una factura finalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en«Acciones » y selecciona «Editar».
4. Realiza los cambios necesarios en la factura. 
5. Si realizas modificaciones que alteren el saldo o el importe total de una factura de pago, la factura mostrará los pagos ya aplicados, el importe total actualizado y el saldo pendiente actualizado.
   
   
   
6. En la esquina superior derecha, haz clic en «Actualizar factura». Si estás actualizando datos que afectan al importe total de la factura o al saldo pendiente, haz clic en «Actualizar factura » en el cuadro de diálogo para confirmar.
   
   
   
7. Si el nuevo importe total de la factura es superior a los pagos aplicados, el estado de la factura pasará de «De pago » a«Pendiente». En el caso de las facturas de pago parcial, la factura permanece «pendiente» con el saldo pendiente actualizado.
8. En el cuadro de diálogo de envío, elige cómo compartir la factura actualizada o envíala más tarde desde la página de índice de facturas. 

Administrar facturas finalizadas

Gestione las facturas finalizadas desde la página de índice, incluido el registro de pagos manuales, la anulación de pagos manuales, el cargo manual de un método de pago almacenado, la anulación y eliminación de facturas, etc.

Si desea reembolsar el pago de una factura, obtenga más información sobre el reembolso de pagos. No es posible anular facturas con pagos efectuados contra ellas. Obtenga más información sobre la anulación de facturas, incluido cómo eliminar un pago asociado a una factura para permitir su anulación.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:

• • Registrar un pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Para seleccionar esta opción, las facturas deben estar pendientes de pago y presentar un saldo positivo. Tras seleccionar esta opción:
    • Para crear un nuevo registro de pago, introduce los datos del pago en el panel de la derecha. Marca la casilla de verificación «Enviar el recibo al correo electrónico del cliente» para enviar un recibo a la dirección de correo electrónico del cliente seleccionado. Haga clic en Registro de pago. El pago aparecerá en la pestaña«Pagos ». También puede enviar un recibo más tarde desde la página de índice de pagos.
    • Para aplicar un pago existente a la factura, en el panel derecho, haga clic en la pestaña Aplicar existente . Buscar un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá en la pestaña «Pagos ».

Ten en cuenta que, si un pago ya está asociado a otra factura, no se puede asociar a una segunda factura.

• • Ver factura externalLink: abre la factura en una nueva pestaña del navegador.
  • Ver historial de propiedades externalLink: ver los valores de propiedad anteriores de la factura.
  • Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
  • Enviar por correo electrónico: envía la factura por correo electrónico. Más información sobre cómo enviar facturas por correo electrónico.
  • Descargar: descarga un PDF de la factura.
  • Editar recordatorios: borra un recordatorio de una factura próxima.

• • Método de pago de la factura: cargarla factura en elmétodo de pago guardado del comprador. Tanto usted como el comprador recibirán un recibo por correo electrónico.
  • Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

• • Eliminar: eliminar la factura. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse. También puede eliminar varias facturas desde la página de índice.
    • Si no tienes la opción de eliminar una factura, asegúrate de que laconfiguración de « » para eliminar facturas esté activada.
    • Para eliminar una factura con un pago manual asociado, elimine el pago asociado y, a continuación, elimine la factura.

• • Nulo: marca la factura como nula. Una vez que hayas marcado una factura como anulada, ya no podrás realizar el pago correspondiente. Luego no podrás deshacerlo.

Eliminar un pago de una factura

Para anular la aplicación de un pago a una factura, elimina el pago registrado. Los pagos online no se pueden eliminar.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En el panel derecho, desplácese hasta la tarjeta Pagos .
4. Haz clic en «Ver todos los pagos asociados».
5. En la página de índice, haga clic en la cantidad del pago.
6. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Eliminar.
7. Haz clic en Eliminar registro para confirmar.

Exportar facturas

1. Haga clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla.
2. En el cuadro de diálogo:
   • Introducir un nombre de exportación en el campo Nombre de exportación .
   • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic para ampliar la sección Personalizar y personalizar aún más la exportación:
     • En Propiedades incluidas en la exportación , seleccione las propiedades que desea incluir en la exportación.
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la suscripción).
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Borrar y descargar varias facturas

Puede eliminar y descargar facturas en bloque desde la página de índice. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Al eliminar facturas, tenga en cuenta lo siguiente:

• Las facturas asociadas a un abono, pago online o suscripción no se pueden eliminar. Para eliminar una factura con un pago manual asociado, elimine el pago asociado y, a continuación, elimine la factura.
• Los números de factura continuarán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa, o cualquier otra factura ha sido eliminada). Por lo tanto, la eliminación de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para garantizar la conformidad con sus sistemas actuales.
• Los usuarios que hayan desactivado la opción de eliminar facturas, no podrán eliminarlas.

Para eliminar o descargar facturas en bloque:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Filtrar la página de índice.
3. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a las facturas que desea eliminar o descargar. O seleccione la casilla de verificación situada en la parte superior de la tabla para seleccionar todas las facturas que aparecen en la página de índice.
4. Para eliminar facturas:
   • En la parte superior, haga clic en delete Borrar.
     
     
     
   • En el cuadro de diálogo, introduzca el número de facturas que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
5. Para descargar facturas:
   • En la parte superior, haga clic en download Descargar.
     
     
     
   • En el cuadro de diálogo, haga clic en Descargar.
   • Los archivos ZIP que contienen las facturas en PDF le serán enviados por correo electrónico.

Revisar el historial de ediciones

Puede ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron la acción y la fecha y hora en que se produjo la acción.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. Desplácese hasta la ficha Historia .
4. Utilice la barra de búsqueda para buscar actividades en .

Asociar facturas con otros registros

Las facturas se pueden asociar con otros registros en HubSpot para mantener un seguimiento de las relaciones dentro de los objetos y entre ellos.

Asociaciones automáticas

• Las facturas y sus registros de origen: las facturas se asocian automáticamente al registro a partir del cual se crearon. Si creas una factura a partir de un contacto, una empresa o un negocio, o si creas una cotización con la opción de facturación activada, la factura se asocia automáticamente a ese registro. Cuando se crea una factura a partir de una cotización en la que se ha activado la facturación, o cuando se convierte una cotización en factura, el contacto y la empresa asociados a la cotización también se copian en la factura. De este modo, se mantienen vinculados el contacto, la empresa, el negocio, la cotización y la factura. Las facturas creadas automáticamente a partir de suscripciones se asocian a la suscripción que las generó (y heredan las mismas relaciones de contacto, empresa y negocio que la suscripción).

• Facturas y pagos: cuando se crean facturas a partir de pagos realizados a través de enlaces de pago, cotizaciones o suscripciones, la factura se asocia automáticamente al registro de pago.

• Facturas, contactos y empresas: las facturas se asocian automáticamente al contacto y a la empresa que añadas en la sección«A nombre de». Al crear una factura, puede añadir un contacto principal y una empresa. Puede añadir contactos y empresas asociados adicionales después de crear la factura.

• Facturas y notas de crédito: cuando se aplica una nota de crédito a una factura, dicha factura queda asociada a la nota de crédito. Los abonos sólo pueden asociarse a facturas aplicando el abono a la factura.

Asociar manualmente facturas con otros registros

Puede asociar manualmente las facturas a los registros para realizar un seguimiento de las relaciones dentro de los objetos y entre ellos. Las facturas pueden asociarse manualmente a:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Contratos

Más información sobre la asociación manual de registros.

Crear informes de facturas

Crea informes de facturación utilizando la suite de analíticas, los informes personalizados y los paneles de control para generar informes sobre saldos pendientes, facturación e información sobre ingresos.

• Descubre cómo utilizar los informes de facturación en la suite de analíticas de ingresos.

• Aprende a crear informes personalizados.

Crear un panel de control de cuentas por cobrar

Configura un panel de cuentas por cobrar con informes preparados para comprender rápidamente el estado de tus facturas. El panel contiene los siguientes informes:

• Ingresos esperados vs. reales por mes.
• Facturas pagadas a tiempo.
• Saldo adeudado a lo largo del tiempo.
• Facturas abiertas.
• Facturas vencidas.
• Resumen de la antigüedad de las cuentas por cobrar.
• Informe de antigüedad de deudores( sólo para suscripcionesPro y Enterprise ).

Para configurar el panel de tu cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Ver informes de facturas.
   
   
   
3. Haga clic en el panel Cuentas por cobrar .
   
   
   
4. En el panel derecho, desactive las casillas de verificación de los informes que no desee añadir al panel y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. Elige el nombre del panel, configura el acceso de usuario, y luego haz clic en Crear panel.
6. Aparecerá un aviso en la parte superior de la pantalla para confirmar que se creó el panel. Haz clic en Ir al panel para ir al nuevo panel.

Una vez creado el panel, puede gestionarlo , añadir otros informes, personalizarlo y ver la actividad de los usuarios.

Utiliza las facturas con el conector de HubSpot para Claude

Nota: si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la versiónbetade « : Crear cotizaciones y analizar ingresos a través de Claude Connector»( ).

Utiliza el conector de HubSpot para Claude para incorporar el contexto de las facturas de HubSpot en Claude. Obtén más información sobre el conector de HubSpot para Claude, incluidas las funciones compatibles y las instrucciones de implementación.

Utilizar facturas con la CLI de HubSpot Agent

Nota: si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en labetade « : datos de ingresos en la CLI de HubSpot Agent» ( ).

Si estás creando un agente de IA o workflows de línea de comandos, puedes recuperar registros de facturas mediante la CLI de HubSpot Agent. Obtén más información sobre la CLI de HubSpot Agent, incluidas las funciones compatibles y las instrucciones de implementación.

Utiliza los datos de las facturas en otras herramientas de HubSpot

Utiliza las propiedades de factura en otras herramientas, como workflows y segmentos, para automatizar y organizar los datos de facturas en HubSpot.

Identificar a los clientes con facturas vencidas

Crea un segmento para las facturas que están atrasadas. Usa el segmento para crear seguimientos, alertar a un mánager de cuenta o representante de ventas y resaltar los ingresos faltantes en los informes.

1. Crea un segmento, seleccionando el objeto Facturas al crear el segmento.
2. Agrega un filtro cuya fecha de vencimiento sea de hace más de siete días.
   
   
   
3. Usa el segmento en un workflow para enviar recordatorios, crear tareas para tu equipo o crear informes que resalten los ingresos faltantes.

Recompensar a los compradores de alto valor

Crea un segmento para identificar contactos o empresas con importes totales de factura de alto valor. Etiquétalos como VIP para poder dirigir sus consultas a un nivel más alto de soporte e inscribir a ellos en programas y campañas VIP.

1. Crea una propiedad personalizada para que la empresa o contacto muestre su cantidad total de facturas:
   1. Crea un Resumen propiedad llamado Total de la factura cantidad .  
   2. Establece el tipo de resumen en Suma.
   3. Establece el formato de número como Divisa .
   4. Establece el tipo de registro asociado como Facturas.
   5. Establece el registro asociado propiedad como Cantidad de pago .
      
      
      
2. Crea una propiedad personalizada para etiquetar a la empresa como VIP. Por ejemplo, crea una propiedad de casilla de verificación única llamada VIP.
3. Crea un workflow que establezca la propiedad VIP en Sí cuando la cantidad total de facturas de una empresa sea superior al valor establecido. Solo incluye empresas cuya última fecha de facturación esté dentro de un período determinado (por ejemplo, 180 días), por lo que solo incluirás empresas activas.
   
   
   
4. Crea un segmento, seleccionando el objeto Empresas al crearlo.
5. Agregar un filtro donde la propiedad VIP sea Sí.
   
   
   
6. Usa el segmento para crear vistas de clientes VIP para asistencia al cliente, inscribir a esos clientes en campañas VIP y más.

Pasos siguientes

• Crea contratos para gestionar los contratos de tus compradores y automatizar la facturación.
• Utiliza facturas con las integraciones contables creadas por HubSpot, como QuickBooks y Xero.
• Gestiona los pagos, incluidos los reembolsos, los recibos, los informes, los desembolsos y las exportaciones.
• Crea y envía cotizaciones a tus compradores.