Hallinnoi ostajiesi laskuja HubSpotissa

Kun olet luonut laskut ostajillesi, voit hallinnoida ostajien laskuja lasku hakemistosivun kautta, mukaan lukien niiden muokkaaminen, seuranta ja vienti. Voit myös liittää laskut muihin HubSpotin tietueisiin, jotta saat kattavan näkymän asiakkaiden ja maksu toiminta. Lue lisää laskujen luomisesta ja jakamisesta.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda laskuja ostajillesi. Jos tarvitset apua omien HubSpot-laskujesi kanssa, lue ohjeet lasku tarkastelemiseen, lataamiseen ja maksamiseen.

Ennen kuin aloitat

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Seuraavia laskuja ei voi poistaa:
  • Laskut, jotka kuuluvat voimassa olevaan tilaus tai laskutusohjelmaan.
  • Hyvityslaskuja, maksu tai tilaus ei voi poistaa.
• Lasku numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta lasku (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu).
  • Laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyviä aukkoja lasku.
  • Numerointi voidaan palauttaa vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettu laskuja ei voi poistaa). Sinun on neuvoteltava kirjanpitoryhmäsi kanssa varmistaaksesi, että nykyinen järjestelmäsi on yhdenmukainen.

Kun lataat laskuja, ota huomioon seuraavat seikat:

• Ladatut laskut ovat PDF-muodossa ja ne toimitetaan ZIP-tiedostona sähköpostitse.
• ZIP-tiedostosta jätetään pois laskut, joiden tila on Luonnos , ja laskuttamattomat laskut. lasku voi asettaa laskuttamattomaksi vain API n kautta ( esimerkiksi luotaessa lasku API n kautta tai jos kolmannen osapuolen sovellus synkronoi laskut HubSpotiin).
• Datasynkronoinnin kautta synkronoidut laskut jätetään pois ZIP-tiedostosta.
• Jos valitset ladattavaksi yli 500 laskua, ne jaetaan useisiin ZIP-tiedostoihin. Esimerkiksi, jos lataat 700 laskua, 500 niistä on yhdessä ZIP-tiedostossa ja 200 toisessa ZIP-tiedostossa.

Hallitse laskuja

Voit tarkastella, suodattaa ja hallita laskuja laskujen hakusivulta.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Voit suodattaa laskuja napsauttamalla taulukon yläpuolella olevaa ”Lisäsuodattimet”-painiketta .
3. Napsauta oikeassa paneelissa + Lisää suodatin. Etsi ja valitse ominaisuus , jonka mukaan haluat suodattaa, ja aseta sitten suodatuskriteerit. Voit lisätä suodatinryhmään toisen suodattimen valitsemalla ja-kohdassa + Lisää suodatin.
4. Jos haluat lisätä uuden suodatinryhmän, valitse tai-kohdassa + Lisää suodatinryhmä.
5. Napsauta paneelin oikeassa yläkulmassa olevaa X-kirjainta , kun olet määrittänyt suodattimen. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
6. Jos haluat käyttää HubSpotin tekoälyä Breeze avattujen laskujen priorisoimiseen (BETA), napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaaPriorisoi laskut.
   
   
   
7. Breeze laatii prioriteettijärjestyksen erääntyneiden laskujen, pian erääntyvien laskujen, suurimman maksamattoman summan sekä avainyrityksiin ja -kauppoihin liittyvien laskujen perusteella.
   
   
   
8. Vastaa Bree Breeze elle tai käsittele laskuja vastauksen perusteella. Voit esimerkiksi pyytää Breeze lisätietoja tietystä lasku tai pyytää sitä laatimaan sähköpostiviestejä, jotka lähetetään lasku yhteyshenkilöille.
   
   
   
9. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Muokkaa sarakkeita .
10. Napsauta lasku nimeä , niin sen tiedot avautuvat oikealle puolelle:
    • Näytä lasku ominaisuudet: napsauta Tietoja tästä lasku -osion laajentamiseksi, jotta voit tarkastella lasku ominaisuuksia. Voit muuttaa lasku omistajaa napsauttamallaOmistaja -pudotusvalikkoa ja valitsemalla omistajan.
    • lasku tarkastelu: napsauta ”Historia”-korttia laajentaaksesi sen ja tarkastellaksesi lasku toiminta.
    • Tarkastele suoritettuja maksuja: napsauta laajentaaksesi Maksut-kortin ja tarkastellaksesi lasku liittyviä maksuja. Opi tietue ja poistamaan maksuja.
    • Näytä assosiaatioita: napsauta [objekti]-osion laajentamiseksi, jotta voit tarkastella liitetyn objekti yksityiskohtia. Lue lisää laskujen liittämisestä muihin kohteisiin.

Hallitse laadittuja laskuja 

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta lasku nimeä .
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   
   • Muokkaus: jatka lasku laatimista.
   • Tarkastele ominaisuus historiaa externalLink : tarkista lasku kohteena olevan ominaisuus aiemmat arvot.
   • Kopioi: luo uusi lasku, jossa on samat tiedot.
   • Poista: poista lasku luonnos. 

Muokkaa viimeisteltyjä laskuja

Jos asetus ” ” ( muokkaa avoimia tai maksettu laskuja ) on otettu käyttöön, voit muokata lopullisia laskuja laskujen luettelosivulta. Voit muokata avoimia tai maksettu laskuja tili asetusten mukaisesti.

• Salli avoimien laskujen muokkaaminen: muokkaaavoimien laskujen kaikkia kenttiä.
• Salli maksettu laskujen muutokset, jotka eivät liity rahaan: muokkaa kenttiä, jotka eivät vaikuta lasku kokonaissummaan. Esimerkiksi yhteystieto ja yritys, tilausnumerot ja huomautukset.
• Salli maksettu laskujen taloudellisten tietojen muokkaus (voi vaikuttaa raportointiin): sen lisäksi, että käyttäjät voivat muokata kenttiä, jotka eivät vaikuta lasku kokonaissummaan, he voivat muokata myös kenttiä, jotka vaikuttavat maksettu laskujen kokonaissummiin, veroihin tai rivitietoihin. Kun käyttäjät päivittävät ja vahvistavat muutokset, lasku kokonaissumma, maksettava summa ja lasku tila päivitetään vastaamaan tehtyjä muutoksia.

Lopullisen lasku muokkaaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta lasku nimeä .
3. Napsauta oikeassa yläkulmassaToiminnot ja valitse Muokkaa.
4. T lasku tarvittavat muutokset laskuun. 
5. Jos teet muutoksia, jotka vaikuttavat maksettu lasku saldoon tai kokonaissummaan, lasku näkyvät jo kirjatut maksut, päivitetty kokonaissumma sekä päivitetty jäljellä oleva summa.
   
   
   
6. Napsauta oikeassa yläkulmassa Päivitä lasku. Jos päivität tietoja, jotka vaikuttavat lasku kokonaissummaan tai maksettavaksi jäävään summaan, vahvista valinta napsauttamalla valintaikkunassa Päivitä lasku .
   
   
   
7. Jos lasku kun uusi kokonaissumma on suurempi kuin hyvitetyt maksut, lasku tila päivittyy tilasta Maksettu ” tilaan ”Avoin”. Osittain maksettu laskuissa lasku pysyy avoimena , ja sen erääntyvä saldo päivitetään.
8. Valitse lähetysvalintaikkunassa, miten haluat jakaa päivitetyn lasku, tai lähetä se myöhemmin laskujen luettelosivulta. 

Valmiiden laskujen hallinnointi

Hallinnoi viimeisteltyjä laskuja indeksisivulta, mukaan lukien manuaalisten maksujen kirjaaminen, manuaalisten maksujen peruuttaminen, tallennetun maksu manuaalinen veloittaminen, laskujen mitätöinti ja poistaminen ja paljon muuta.

Jos haluat palauttaa lasku maksu, katso lisätietoja maksujen palauttamisesta. Laskuja, joista on suoritettu maksuja, ei voi mitätöidä. Lue lisää laskujen mitätöinnistä ja siitä, miten lasku liittyvä maksu poistetaan, jotta lasku voidaan mitätöidä.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta lasku nimeä .
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:

• • maksu Tietue: merkitse lasku manuaalisesti maksettu luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Jotta tämä vaihtoehto voidaan valita, laskujen on oltava avoimia ja niissä on oltava positiivinen saldo. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
    • Luo uusi maksutietue lisäämällä oikeanpuoleiseen paneeliin maksu. Valitse valintaruutu ”Lähetä kuitti asiakkaan sähköpostiosoitteeseen”, jos haluat lähettää kuitin valittuun asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Valitse Tietue maksu. maksu näkyyMaksut -välilehdessä. Voit myös lähettää kuitin myöhemmin maksujen indeksisivulta.
    • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksu lasku, napsauta oikeassa paneelissa välilehteä Sovelletaan olemassa olevaa . Etsi maksutietue maksu määrä, tunnuksen tai maksu liittyvän yhteystieto sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksu. maksu näkyy Maksut -välilehdellä.

Huomaa: jos maksu on jo liitetty toiseen lasku, sitä ei voi liittää toiseen lasku.

• • Tarkastele lasku externalLink: avaa lasku uuteen selainvälilehteen.
  • Näytä ominaisuus externalLink: Näytä lasku aiemmat ominaisuus.
  • Kopioi linkki: kopioi lasku URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
  • Lähetä sähköpostitse: lähetä lasku sähköpostitse. Lue lisää lasku lähettämisestä sähköpostitse.
  • Lataa: lataa lasku PDF-tiedosto.
  • Muokkaa muistutuksia: poista tuleva lasku.

• • maksu: veloitetaan lasku ostajantallennetun maksu kautta. Sekä sinä että ostaja saatte kuitin sähköpostitse.
  • Kloonaus: luo uuden lasku samoilla tiedoilla.

• • Poista: poista lasku. Lasku poistaminen on pysyvää, eikä sitä voi peruuttaa. Voit myös poistaa useita laskuja indeksisivulta.
    • Jos lasku poistamisvaihtoehtoa ei näy, varmista, ettälaskujen poistamista koskeva asetus ” ” on kytketty päälle.
    • Jos haluat poistaa lasku, johon liittyy manuaalinen maksu, poista siihen liittyvä maksu ja poista sitten lasku.

• • Mitätöinti: merkitse lasku mitätöidyksi. Kun lasku on merkitty mitättömäksi, et voi enää periä siitä maksu. Tätä toimenpidettä ei voi perua.

maksu poistaminen las lasku usta

Jos haluat peruuttaa las lasku ussa olevan maksu, poista kirjattu maksu. Verkkomaksuja ei voi poistaa.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta lasku nimeä .
3. Siirry oikeassa paneelissa Maksut-kortin kohdalle.
4. Napsauta Näytä liittyvä Maksu.
5. Napsauta indeksisivulla maksu määrä.
6. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista.
7. Vahvista valitsemalla Poista tietue.

Vienti

1. Napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vienti .
2. Valintaikkunassa:
   • Kirjoita Vienti nimi -kenttään vienti nimi.
   • Napsauta pudotusvalikkoa Tiedostomuoto ja valitse muoto.
   • Napsauta sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
   • Napsauta laajentaaksesi Mukauta -osiota, jos haluat muokata vienti lisää:
     • Valitse kohdassa vienti mukana olevat ominaisuudet , mitkä ominaisuudet vienti mukaan.
     • Valitse vienti mukana olevat yhdistelmät -kohdassa Sisällytä liittyvän tietue nimi valintaruutu, jos haluat sisällyttää siihen liittyvien tietue nimet (esim. tilaus nimi).
     • Valitse kohdassa vienti mukana olevat assosioinnit , haluatko sisällyttää enintään 1 000 assosioitua tietuetta vai kaikki assosioituneet tietueet.
   • Napsauta Vienti. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Useiden laskujen poistaminen ja lataaminen

Voit poistaa ja ladata laskuja irtotavarana indeksisivulta. Lasku poistaminen on pysyvää, eikä sitä voi peruuttaa.

Kun poistat laskuja, muista seuraavat asiat:

• Hyvityslaskuja, maksu tai tilaus ei voi poistaa. Jos haluat poistaa lasku, johon liittyy manuaalinen maksu, poista siihen liittyvä maksu ja poista sitten lasku.
• Lasku numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta lasku (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen lasku poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon lasku numerointiin. Numerointi voidaan palauttaa vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettu laskuja ei voi poistaa). Sinun on neuvoteltava kirjanpitoryhmäsi kanssa varmistaaksesi, että nykyinen järjestelmäsi on yhdenmukainen.
• Käyttäjät, jotka ovat poistaneet laskujen poistamista koskevan asetuksen käytöstä, eivät voi poistaa laskuja.

Laskujen poistaminen tai lataaminen irtotavarana:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Suodata indeksisivu.
3. Valitse niiden laskujen vieressä olevat valintaruudut , jotka haluat poistaa tai ladata. Tai valitse taulukon yläosassa oleva valintaruutu , jos haluat valita kaikki indeksisivulla näkyvät laskut.
4. Laskujen poistaminen:
   • Klikkaa yläreunassa delete Poista.
     
     
     
   • Kirjoita valintaikkunassa poistettavien laskujen määrä ja valitse sitten Poista.
5. Laskujen lataaminen:
   • Klikkaa yläreunassa download Lataa.
     
     
     
   • Valitse valintaikkunassa Lataa.
   • PDF-laskut sisältävät ZIP-tiedostot lähetetään sinulle sähköpostitse.

Arvostelu muokkaushistoriaa

Voit tarkastella lasku muokkaushistoriaa, mukaan lukien kaikki tilamuutokset, milloin lasku sähköpostiviestit lähetettiin, ketkä käyttäjät suorittivat toiminnon sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta lasku nimeä .
3. Siirry Historia-kortin kohdalle.
4. Käytä hakupalkkia toiminnat etsimiseen .

Liittää laskut muihin tietueisiin

Laskut voidaan liittää muihin tietueisiin HubSpotissa, jotta voidaan seurata objektien sisäisiä ja välisiä suhteita.

Automaattiset yhdistykset

• Laskut ja niiden lähdetiedot: laskut liitetään automaattisesti siihen tietue, jonka perusteella ne on luotu. Jos luot lasku yhteystieto, yritys tai kauppa tai luot tarjous, lasku liitetään automaattisesti kyseiseen tietue. Kun lasku luodaan tarjous, myös tarjous liittyvä yhteystieto ja yritys kopioidaan lasku. Näin yhteystieto, yritys, kauppa, tarjous ja lasku pysyvät yhteydessä toisiinsa. Automaattisesti tilauksista luodut laskut liittyvät tilaus, joka ne tuotti (ja perivät samat yhteystieto, yritys ja kauppa kuin tilaus).

• Laskut ja maksut: kun laskuja luodaan maksu, tarjousten tai tilausten perusteella, lasku liitetään automaattisesti maksutietue.

• Laskut, yhteystiedot ja yritykset: laskut liitetään automaattisesti siihen yhteystieto ja yritys, jotka olet lisännyt ”Laskuttaja”-kohtaan. Kun luot lasku, voit lisätä yhden ensisijaisen yhteystieto ja yritys. Voit lisätä muita yhteystietoja ja yrityksiä lasku luomisen jälkeen.

• Laskut ja hyvityslaskut: kun liität hyvityslaskun lasku, kyseinen lasku liitetään hyvityslaskuun. Hyvitysilmoitukset voidaan liittää laskuihin vain soveltamalla hyvitysilmoitusta lasku.

liittää laskut manuaalisesti muihin tietueisiin

Voit liittää laskut manuaalisesti tietueisiin, jotta voit seurata objektien sisäisiä ja välisiä suhteita. Laskut voidaan liittää manuaalisesti:

• Yhteystiedot
• Yritykset
• Tarjoukset

Lisätietoja tietueiden manuaalisesta yhdistämisestä.

Luo lasku

Luo lasku tulojen analytiikkapaketti, mukautettujen raporttien ja hallintapaneelien avulla, jotta raportti maksamattomista saldoista, laskutuksesta ja tulotiedoista.

• Opi käyttämään lasku tulojen analytiikkapaketti.

• Opi luomaan mukautettuja raportteja.

Luo my tili isaamisten koontinäyttö

Luo myyntisaamisten koontinäyttö valmiilla raporteilla, jotta saat nopeasti selville laskujesi tilan. koontinäyttö on seuraavat raportit:

• Ennustetut ja toteutuneet tulot kuukausittain.
• Laskut maksettu ajallaan.
• Maksettava saldo ajan mittaan.
• Avoimet laskut.
• Maksamattomat laskut.
• Yhteenveto myyntisaamisten ikäjakaumasta.
• Myyntisaamisten raportti (vainProfessional- ja Enterprise -tilaukset).

V tili määrittää koontinäyttö tililläsi seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaa ”Näytä lasku”.
   
   
   
3. NapsautaMyyntisaamisten koontinäyttö.
   
   
   
4. Poista oikeanpuoleisessa paneelissa niiden raportti valintaruudut , joita et halua lisätä koontinäyttö, ja napsauta sittenSeuraava.
5. Valitse koontinäyttö nimi, määritä käyttöoikeudet ja napsauta sitten Luo koontinäyttö.
6. Näytön yläreunaan ilmestyy kehote, jossa vahvistetaan, että koontinäyttö on luotu. Napsauta ”Siirry koontinäyttö siirtyäksesi uuteen koontinäyttö in.

Kun olet luonut koontinäyttö, voit hallita sitä, lisätä siihen muita raportteja,mukauttaa sitä jatarkastella käyttäjien toiminta.

lasku tietojen käyttäminen muissa HubSpot-työkaluissa

Käytä lasku ominaisuuksia muissa työkaluissa, kuten työnkuluissa ja segmenteissä, automatisoidaksesi ja järjestelläksesi lasku HubSpotissa.

Tunnistaminen asiakkaat, joilla on erääntyneitä laskuja

Luo segmentti erääntyneitä laskuja varten. Käytä segmenttiä seurantatoimenpiteiden luomiseen, tili tai myyntiedustajan hälyttämiseen ja puuttuvien tulojen korostamiseen raporteissa.

1. Luo segmentti valitsemalla objekti segmenttiä luodessasi.
2. Lisää suodatin, jossa eräpäivä on yli seitsemän päivää sitten.
   
   
   
3. Käytä segmenttiä työnkulku muistutusten lähettämiseen, tehtävien luomiseen tiimillesi tai raporttien luomiseen, joissa korostetaan puuttuvia tuloja.

Palkitse arvokkaita ostajia

Luo segmentti, jonka avulla voit tunnistaminen yhteystiedot tai yritykset, joiden lasku kokonaissumma on suuri. Tunniste heidät VIP-asiakkaiksi, jotta voit ohjata heidän kysymyksensä korkeamman taso tukeen ja rekisteröidä heidät VIP-ohjelmiin ja -kampanjoihin.

1. Luo yritys tai yhteystieto mukautettu ominaisuus , joka näyttää lasku määrä:
   1. Luo ominaisuus nimeltä lasku määrä.  
   2. Aseta Rollup-tyypiksi Summa.
   3. Aseta numeromuodoksi Valuutta.
   4. Aseta liitetyn tietue tyypiksi Laskut.
   5. Aseta liittyvän tietue ominaisuus maksettu Määrä.
      
      
      
2. Luo mukautettu ominaisuus, jolla yritys tunniste VIP-yritykseksi. Luo esimerkiksi Single valintaruutu ominaisuus nimeltä VIP.
3. Luo työnkulku, joka asettaa ominaisuus arvoksi Kyllä, kun yritys lasku määrä ylittää asettamasi arvon. Ota mukaan vain yritykset, joiden viimeisin lasku on tietyn ajanjakson sisällä (esim. 180 päivää), jolloin mukaan otetaan vain aktiiviset yritykset.
   
   
   
4. Luo segmentti valitsemalla luomisen yhteydessä objekti.
5. Lisää suodatin, jonka ominaisuus on Kyllä.
   
   
   
   
6. Segmentin avulla voit luoda näkymiä VIP-asiakkaista asiakastukea varten, rekisteröidä nämä asiakkaat VIP-kampanjoihin ja paljon muuta.

Seuraavat vaiheet

• Luo sopimuksia ostajien sopimusten hallintaan ja laskutuksen automatisointiin.
• Käytä laskuja HubSpotin luomien kirjanpitointegraatioiden, kuten QuickBooksin ja Xeron, kanssa.
• Hallinnoi maksuja, mukaan lukien hyvitykset, kuitit, raportit, maksut ja vientitiedostot.
• Luo tarjouksia ja lähetä ne ostajillesi.