Zarządzaj fakturami swoich klientów w HubSpot

Po utworzeniu faktur dla odbiorców skorzystaj ze strony indeksu faktur, aby zarządzać fakturami odbiorców, w tym edytować je, prowadzić śledzenie i eksportować. Można również powiązać faktury z innymi rekordami w HubSpot, aby zachować pełny widok aktywności klientów i płatności. Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu wystawionych faktur.

W tym artykule wyjaśniono, jak skonfigurować faktury wystawiane na rzecz odbiorców. Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawie swoich faktur z HubSpot, dowiedz się, jak wyświetlić, pobrać i opłacić fakturę z HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Następujących faktur nie można usunąć:
  • Faktury związane z aktywną subskrypcją lub harmonogramem rozliczeniowym.
  • Faktury powiązane z notą kredytową, płatnością online lub subskrypcją nie mogą zostać usunięte.
• Numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta).
  • Usunięcie faktur może spowodować powstanie trwałych luk w numeracji faktur.
  • Numerację można zresetować tylko po usunięciu wszystkich faktur (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem ds. konta, aby zapewnić zgodność z obecnymi systemami.

Podczas pobierania faktur należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Pobrane faktury są w formacie PDF i dostarczane w pliku ZIP pocztą elektroniczną.
• Faktury o statusie Wersja robocza i faktury niepodlegające rozliczeniu są pomijane w pliku ZIP. Fakturę można ustawić jako niepodlegającą rozliczeniu tylko za pośrednictwem API (np. podczas tworzenia faktury za pośrednictwem API lub jeśli aplikacja innej firmy synchronizuje faktury z HubSpot).
• Faktury zsynchronizowane za pomocą synchronizacji danych są pomijane w pliku ZIP.
• Jeśli wybierzesz do pobrania ponad 500 faktur, zostaną one podzielone na kilka plików ZIP. Na przykład, jeśli pobierzesz 700 faktur, 500 z nich znajdzie się w jednym pliku ZIP, a 200 – w drugim pliku ZIP.

Zarządzanie fakturami

Na stronie indeksu faktur można przeglądać, filtrować i zarządzać fakturami.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Aby filtrować faktury, kliknij opcję „Filtry zaawansowane ” nad tabelą.
3. W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr. Wyszukaj i wybierz właściwość , według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania. Aby dodać kolejny filtr do grupy filtrów, w sekcji i kliknij przycisk + Dodaj filtr.
4. Aby dodać dodatkową grupę filtrów, w sekcji lub kliknij przycisk + Dodaj grupę filtrów.
5. Po skonfigurowaniu filtra kliknij X w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
6. Aby skorzystać z Breeze ai — sztucznej inteligencji HubSpot — w celu ustalenia priorytetów otwartych faktur (wersja beta), kliknij opcję„Ustal priorytety faktur” w prawym górnym rogu.
   
   
   
7. Breeze ustala priorytety na podstawie faktur przeterminowanych, faktur, których termin płatności wkrótce upłynie, faktur o najwyższym saldzie należności oraz faktur związanych z kluczowymi firmami i transakcjami.
   
   
   
8. Odpowiedz firmie Breeze lub zajmij się fakturami w zależności od otrzymanej odpowiedzi. Można na przykład poprosić Breeze o dodatkowe informacje na temat konkretnej faktury lub zlecić mu przygotowanie wiadomości e-mail do wysłania do osób kontaktowych wskazanych na fakturze.
   
   
   
9. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
10. Kliknij nazwę faktury, aby wyświetlić jej szczegóły w prawym panelu:
    • Wyświetl właściwości faktury: kliknij, aby rozwinąć sekcję O tej fakturze w celu wyświetlenia właściwości faktury. Aby zmienić właściciela faktury, kliknij menu rozwijane „Właściciel” i wybierz właściciela.
    • Wyświetl historię faktur: kliknij, aby rozwinąć kartę „Historia” i wyświetlić historię operacji związanych z fakturą.
    • Wyświetl dokonane płatności: kliknij, aby rozwinąć kartę „Płatności” i wyświetlić płatności związane z fakturą. Dowiedz się, jak rejestrować i usuwać płatności.
    • Wyświetl powiązania: kliknij, aby rozwinąć sekcję [obiekt] w celu wyświetlenia szczegółów powiązanego obiektu. Dowiedz się więcej o powiązaniu faktur z innymi obiektami.

Zarządzanie sporządzonymi fakturami 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:
   
   • Edytuj: kontynuuj tworzenie faktury.
   • Wyświetl historię właściwości externalLink : sprawdź wcześniejsze wartości właściwości podane na fakturze.
   • Klonuj: utwórz nową fakturę o tych samych danych.
   • Usuń: usuń szkic faktury. 

Edycja sfinalizowanych faktur

Jeśli włączono ustawienie „ ” umożliwiające edycję otwartych lub zapłaconych faktur , można edytować sfinalizowane faktury z poziomu strony indeksu faktur. Możesz edytować faktury niezapłacone lub zapłacone, w zależności od ustawień skonfigurowanych na Twoim koncie.

• Zezwól na edycję otwartych faktur: edytujdowolne pola w otwartych fakturach.
• Zezwól na zmiany niefinansowe w zapłaconych fakturach: edycję pól, które nie wpływają na sumy w fakturze. Na przykład dane kontaktowe i dane firmy, numery ZZ oraz uwagi.
• Zezwól na wprowadzanie zmian finansowych w zapłaconych fakturach (może to wpłynąć na raportowanie): oprócz możliwości edycji pól, które nie zmieniają sum faktur, użytkownicy mogą edytować pola, które zmieniają sumy, podatki lub pozycje w zapłaconych fakturach. Gdy użytkownicy wprowadzają zmiany i je potwierdzają, suma faktury, kwota do zapłaty oraz status faktury są aktualizowane tak, aby odzwierciedlały wprowadzone zmiany.

Aby edytować sfinalizowaną fakturę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknijopcję „Działania ” i wybierz „Edytuj”.
4. Wprowadź zmiany w fakturze. 
5. Jeśli wprowadzisz zmiany, które wpłyną na saldo lub kwotę całkowitą zapłaconej faktury, na fakturze wyświetlą się już zaksięgowane płatności, zaktualizowana kwota całkowita oraz zaktualizowane saldo do zapłaty.
   
   
   
6. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Zaktualizuj fakturę”. Jeśli aktualizujesz dane, które mają wpływ na kwotę całkowitą faktury lub kwotę do zapłaty, kliknij opcję „Zaktualizuj fakturę” w oknie dialogowym, aby potwierdzić.
   
   
   
7. Jeśli nowa suma faktury przewyższa kwotę zaksięgowanych płatności, status faktury zmieni się z „Zapłacone ” na„Otwarta”. W przypadku faktur częściowo zapłaconych faktura pozostaje otwarta , a saldo do zapłaty jest aktualizowane.
8. W oknie dialogowym wysyłania wybierz sposób udostępnienia zaktualizowanej faktury lub wyślij ją później ze strony indeksu faktur. 

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami ze strony indeksu, w tym Rekord płatności ręcznych, anulowanie płatności ręcznych, ręczne pobieranie zapisanej metody płatności, unieważnianie i usuwanie faktur i nie tylko.

Jeśli chcesz dokonać zwrotu płatności za fakturę, dowiedz się więcej na temat zwrotu płatności. Nie jest możliwe unieważnienie faktur z dokonanymi płatnościami. Dowiedz się więcej o unieważnianiu faktur, w tym o tym, jak usunąć powiązanie płatności z fakturą, aby umożliwić jej unieważnienie.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje i wybierz opcję:

• • Rekord płatności: ręcznie oznacz fakturę jako zapłaconą, tworząc nowy rekord płatności lub stosując istniejący. Aby wybrać tę opcję, faktury muszą być otwarte i wykazywać dodatnie saldo należności. Po wybraniu tej opcji:
    • Aby utworzyć nowy rekord płatności, w prawym panelu wprowadź szczegóły płatności. Zaznacz pole wyboru „Wyślij potwierdzenie na adres e-mail klienta”, aby wysłać potwierdzenie na wybrany adres e-mail klienta. Kliknij Rekord płatności. Płatność pojawi się na karcie„Płatności ”. Potwierdzenie można również wysłać później ze strony indeksu płatności.
    • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, w prawym panelu kliknij zakładkę Zastosuj istniejącą . Wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub adresu e-mail kontaktu powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się na karcie „Płatności ”.

Uwaga: jeśli płatność jest już związana z inną fakturą, nie można jej związać z kolejną fakturą.

• • Wyświetl fakturę externalLink: otwórz fakturę w nowej karcie przeglądarki.
  • Wyświetl historię właściwości externalLink: wyświetl przeszłe wartości właściwości dla danej faktury.
  • Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
  • Wyślij e-mailem: wyślij fakturę pocztą elektroniczną. Dowiedz się więcej o wysyłaniu e-maili z fakturami.
  • Pobierz: pobierz plik PDF z fakturą.
  • Edytuj przypomnienia: usuwanie przypomnienia o nadchodzącej fakturze.

• • Sposób płatności: opłacićfakturę przy użyciuzapisanej metody płatności kupującego. Zarówno Ty, jak i kupujący otrzymacie pokwitowanie pocztą elektroniczną.
  • Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi danymi.

• • Usuń: usuń fakturę. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć. Można również usunąć wiele faktur ze strony indeksu.
    • Jeśli nie masz możliwości usunięcia faktury, upewnij się, że wsekcji „ ” włączono opcjęusuwania faktur .
    • Aby usunąć fakturę z powiązaną płatnością ręczną, usuń powiązaną płatność, a następnie usuń fakturę.

• • Unieważnienie: oznaczyć fakturę jako unieważnioną. Po oznaczeniu faktury jako unieważnionej nie można już pobrać za nią płatności. Tego działania nie można cofnąć.

Usuń płatność z faktury

Aby cofnąć zaksięgowanie płatności na fakturze, należy usunąć zarejestrowaną płatność. Płatności internetowych nie można usunąć.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym panelu przewiń do karty Płatności .
4. Kliknij opcję Wyświetl powiązanie płatności.
5. Na stronie indeksu kliknij kwotę płatności.
6. W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz Usuń.
7. Kliknij przycisk Usuń rekord, aby potwierdzić.

Eksport faktur

1. Kliknij Eksport w prawym górnym rogu tabeli.
2. W oknie dialogowym:
   • W polu Nazwa eksportu wprowadź nazwę eksportu.
   • Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
   • Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Dostosuj w celu dalszego dostosowania eksportu:
     • W sekcji Właściwość uwzględniona w eksporcie wybierz, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboru Uwzględnij powiązane nazwy rekordów , aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. nazwę subskrypcji).
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000 powiązanych rekordów, czy wszystkie powiązane rekordy.
   • Kliknij Eksport. Dowiedz się więcej o eksporcie rekordów.

Usuwanie i pobieranie wielu faktur

Ze strony indeksu można masowo usuwać i pobierać faktury. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Podczas usuwania faktur należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Faktury powiązane z notą kredytową, płatnością online lub subskrypcją nie mogą zostać usunięte. Aby usunąć fakturę z powiązaną płatnością ręczną, usuń powiązaną płatność, a następnie usuń fakturę.
• Numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować powstanie trwałej luki w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko po usunięciu wszystkich faktur (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem ds. konta, aby zapewnić zgodność z obecnymi systemami.
• Użytkownicy, którzy wyłączyli opcję usuwania faktur, nie mogą usuwać faktur.

Usuwanie lub pobieranie faktur zbiorczo:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Filtrowanie strony indeksu.
3. Zaznacz pola wyboru obok faktur, które chcesz usunąć lub pobrać. Lub zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli, aby wybrać wszystkie faktury wyświetlane na stronie indeksu.
4. Aby usunąć faktury:
   • U góry kliknij przycisk delete Usuń.
     
     
     
   • W oknie dialogowym wprowadź liczbę usuwanych faktur , a następnie kliknij przycisk Usuń.
5. Aby pobrać faktury:
   • Na górze kliknij download Pobierz.
     
     
     
   • W oknie dialogowym kliknij przycisk Pobierz.
   • Pliki ZIP zawierające faktury w formacie PDF zostaną przesłane pocztą elektroniczną.

Ocena historii edycji

Można wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu, kiedy wysłano wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność oraz datę i godzinę wykonania danej czynności.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. Przewiń do karty Historia .
4. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać aktywności.

Powiązanie faktur z innymi rekordami

Faktury mogą być powiązane z innymi rekordami w HubSpot w celu śledzenia relacji wewnątrz i pomiędzy obiektami.

Powiązania automatyczne

• Faktury i powiązane z nimi dokumenty źródłowe: faktury są automatycznie powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostały utworzone. Jeśli utworzysz fakturę z kontaktu, firmy, transakcji lub utworzysz wycenę, faktura zostanie automatycznie powiązana z tym rekordem. Gdy faktura jest tworzona na podstawie wyceny, powiązany z wyceną kontakt i firma są również kopiowane do faktury. Dzięki temu kontakt, firma, transakcja, wycena i faktura są ze sobą powiązane. Faktury tworzone automatycznie z subskrypcji są powiązane z subskrypcją, która je wygenerowała (i dziedziczą te same relacje kontaktu, firmy i transakcji, co subskrypcja).

• Faktury i płatności: gdy faktury są tworzone na podstawie płatności dokonanych za pośrednictwem łączy płatności, wycen lub subskrypcji, faktura jest automatycznie powiązana z rekordem płatności.

• Faktury, kontakty i firmy: faktury są automatycznie powiązane z kontaktem i firmą dodanymi w sekcji„Adresat faktury”. Podczas tworzenia faktury można dodać jeden główny kontakt i firmę. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe powiązane kontakty i firmy.

• Faktury i noty kredytowe: po przypisaniu noty kredytowej do faktury faktura ta zostaje powiązana z tą notą kredytową. Noty kredytowe mogą być powiązane z fakturami tylko poprzez zastosowanie noty kredytowej do faktury.

Ręczne powiązanie faktur z innymi rekordami

Możesz ręcznie powiązać faktury z rekordami, aby śledzić relacje wewnątrz i pomiędzy obiektami. Faktura może być ręcznie powiązana z:

• Kontakt
• Firmy
• Transakcje

Dowiedz się więcej o ręcznym Powiązaniu rekordów.

Tworzenie raportów dotyczących faktur

Twórz raporty dotyczące faktur, korzystając z pakietu analityki, raportów niestandardowych oraz pulpitów, aby generować raporty dotyczące zaległych sald, rozliczeń i informacji o przychodach.

• Dowiedz się, jak korzystać z raportów dotyczących faktur w Pakietie analityki.

• Dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe raporty.

Utwórz pulpit nawigacyjny dotyczący należności

Skonfiguruj pulpit nawigacyjny dotyczący należności z gotowymi raportami, aby szybko zorientować się w statusie swoich faktur. Pulpit nawigacyjny zawiera następujące raporty:

• Przychody prognozowane a rzeczywiste w ujęciu miesięcznym.
• Faktury zapłacone w terminie.
• Należność do spłaty w miarę upływu czasu.
• Nierozliczone faktury.
• Faktury przeterminowane.
• Podsumowanie terminów zapadalności należności.
• Raport dotyczący terminowości płatności (tylko w ramach subskrypcjiProfessional i Enterprise ).

Aby skonfigurować pulpit na swoim koncie:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Wyświetl raporty dotyczące faktur”.
   
   
   
3. Kliknij pulpit nawigacyjny„Należności ”.
   
   
   
4. W prawym panelu odznacz pola wyboru obok raportów , których nie chcesz dodawać do pulpitu nawigacyjnego, a następnie kliknijprzycisk Dalej.
5. Wybierz nazwę pulpitu nawigacyjnego, ustaw uprawnienia użytkowników, a następnie kliknij „Utwórz pulpit nawigacyjny”.
6. W górnej części ekranu pojawi się prompt potwierdzający utworzenie pulpitu nawigacyjnego. Kliknij „Przejdź do pulpitu nawigacyjnego ”, aby przejść do nowego pulpitu nawigacyjnego.

Po utworzeniu pulpitu nawigacyjnego możesz nim zarządzać , dodawać kolejne raporty,dostosowywać go do własnych potrzeb orazprzeglądać aktywność użytkowników.

Wykorzystanie danych z faktur w innych narzędziach HubSpot

Używaj właściwości faktur w innych narzędziach, takich jak przepływy pracy i segmenty, aby zautomatyzować i zorganizować dane faktur w HubSpot.

Identyfikacja klientów z zaległymi fakturami

Utwórz segment dla faktur, które są przeterminowane. Użyj segmentu, aby utworzyć działania obserwujące, powiadomić menedżera konta lub przedstawiciela handlowego i wyróżnić brakujące przychody w raportach.

1. Utwórz segment, wybierając obiekt Faktura podczas tworzenia segmentu.
2. Dodaj filtr, w którym termin płatności przypada ponad siedem dni temu.
   
   
   
3. Użyj segmentu w przepływie pracy , aby wysyłać przypomnienia, tworzyć zadania dla zespołu lub tworzyć raporty , które podkreślają brakujące przychody.

Nagradzanie wartościowych kupujących

Utwórz segment, aby zidentyfikować kontakty lub firmy o wysokiej łącznej kwocie faktur. Taguj ich jako VIP, aby móc kierować ich zapytania do wyższego szczebla wsparcia i zapisywać się do programów i kampanii VIP.

1. Utwórz niestandardową właściwość firmy lub kontaktu, aby wyświetlić ich całkowitą kwotę faktury:
   1. Utwórz właściwość Rollup o nazwie Kwota faktury. 
   2. Ustaw typ Rollup jako Suma.
   3. Ustaw format liczb jako Waluta.
   4. Ustaw powiązany typ rekordu jako Faktury.
   5. Ustaw powiązaną właściwość rekordu jako Kwota zapłacona.
      
      
      
2. Utwórz właściwość niestandardową , aby tagować firmę jako VIP. Na przykład, utwórz Pojedyncze pole wyboru właściwość o nazwie VIP.
3. Utwórz przepływ pracy , który ustawia właściwość VIP na Tak, gdy Łączna kwota faktury firmy przekracza ustawioną wartość. Uwzględniaj tylko firmy, których data ostatniej faktury mieści się w określonym przedziale czasu (np. 180 dni), dzięki czemu uwzględnisz tylko aktywne firmy.
   
   
   
4. Utwórz segment, wybierając obiekt Firmy podczas tworzenia.
5. Dodaj filtr, w którym Właściwość VIP ma wartość Tak.
   
   
   
6. Użyj segmentu do tworzenia widoków klientów VIP do obsługi klienta, zapisywania się tych klientów do kampanii VIP i nie tylko.

Następne kroki

• Twórz umowy , aby zarządzać umowami swoich nabywców i zautomatyzować wystawianie faktur.
• Korzystaj z faktur dzięki wbudowanym w HubSpot integracjom z kontami, takimi jak QuickBooks i Xero.
• Zarządzaj płatnościami, w tym zwrotami, pokwitowaniami, raportami, wypłatami i eksportami.
• Twórz i wysyłaj wyceny do swoich klientów.