HubSpot에서 구매자의 청구서를 관리하세요

구매자에 대한 청구서를 생성한 후에는 청구서 목록 페이지를 통해 구매자의 청구서를 편집, 추적 및 내보내기 등 다양한 방식으로 관리할 수 있습니다. 또한 송장을 HubSpot의 다른 기록과 연결하여 고객 및 결제 활동에 대한 전체 보기를 유지할 수 있습니다. 청구서 작성 및 공유 방법에 대해 자세히 알아보세요.

이 글에서는 구매자에게 청구서를 발행하는 방법을 설명합니다. HubSpot 청구서와 관련하여 도움이 필요하시면, HubSpot 청구서를 확인하고, 다운로드하고, 결제하는 방법을 알아보세요.

시작하기 전에

제한 사항 및 고려 사항 이해

• 다음 청구서는 삭제할 수 없습니다:
  • 현재 유효한 구독 또는 청구 일정에 포함된 청구서.
  • 신용 메모, 온라인 결제 또는 구독과 관련된 청구서는 삭제할 수 없습니다.
• 송장 번호는 마지막으로 생성된 송장부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 송장이나 다른 송장이 삭제된 경우에도).
  • 송장을 삭제하면 송장 번호에 영구적인 공백이 생길 수 있습니다.
  • 모든 인보이스를 삭제한 경우에만 번호를 재설정할 수 있습니다(단, 유료 인보이스는 삭제할 수 없음). 회계 팀과 상의하여 현재 시스템을 준수하는지 확인해야 합니다.

청구서를 다운로드할 때는 다음 사항을 유의하시기 바랍니다:

• 다운로드한 인보이스는 PDF 형식이며 이메일을 통해 ZIP 파일로 전달됩니다.
• 초안 상태의 인보이스와 청구할 수 없는 인보이스는 ZIP 파일에서 생략됩니다. 인보이스는 API를 통해서만 청구 불가로 설정할 수 있습니다(예: API를 통해 인보이스를 만들 때 또는 타사 앱이 인보이스를 HubSpot에 동기화하는 경우).
• 데이터 동기화를 통해 동기화된 인보이스는 ZIP 파일에서 생략됩니다.
• 다운로드할 청구서를 500건 이상 선택하면, 여러 개의 ZIP 파일로 나누어 저장됩니다. 예를 들어, 청구서 700건을 다운로드하면 500건은 하나의 ZIP 파일에, 200건은 다른 ZIP 파일에 담겨 있습니다.

송장 관리

청구서 목록 페이지에서 청구서를 확인하고, 필터링하고, 관리할 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서를 필터링하려면 표 상단의 ‘고급 필터’를 클릭하세요.
3. 오른쪽 패널에서 + 필터 추가를 클릭합니다. 필터링할 속성을 검색하여 선택한 다음 필터 기준을 설정합니다. 필터 그룹에 다른 필터를 추가하려면 및 아래에서 + 필터 추가를 클릭 합니다 .
4. 필터 그룹을 추가하려면 또는 아래에서 + 필터 그룹 추가를 클릭합니다.
5. 필터를 설정한 후 패널 오른쪽 상단의 X를 클릭합니다. 필터 설정 및 보기 저장에 대해 자세히 알아보세요.
6. HubSpot의 AI인 Breeze를 사용하여 미결제 청구서(베타)의 우선순위를 지정하려면, 오른쪽 상단의‘청구서 우선순위 지정’을 클릭하세요.
   
   
   
7. Breeze는 연체된 청구서, 곧 만기되는 청구서, 미납 금액이 가장 많은 청구서, 주요 기업 및 거래와 관련된 청구서 순으로 우선순위를 정합니다.
   
   
   
8. Breeze에 회신하거나 , 회신 내용에 따라 청구서를 처리하십시오 . 예를 들어, Breeze에 특정 청구서에 대한 자세한 정보를 요청하거나, 청구서 담당자에게 보낼 이메일 초안을 작성해 달라고 요청할 수 있습니다.
   
   
   
9. 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 위에 있는 열 편집을 클릭합니다.
10. 청구서 이름을 클릭하면 오른쪽 패널에서 해당 청구서의 세부 정보를 확인할 수 있습니다:
    • 인보이스 속성 보기: 클릭하여 이 인보이스 정보 섹션을 확장하여 인보이스 속성을 확인합니다. 청구서 소유자를 변경하려면‘소유자’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 소유자를 선택하세요.
    • 청구서 내역 보기: ‘내역’ 카드를 클릭하여 확장하면 해당 청구서의 활동 내역을 확인할 수 있습니다.
    • 지급 내역 확인: ‘지급’ 탭을 클릭하여 확장하면 해당 청구서와 관련된 지급 내역을 확인할 수 있습니다. 결제 내역을 기록하고 삭제하는 방법을 알아보세요.
    • 연결 보기: 클릭하여 [객체] 섹션을 펼치면 연결된 객체의 세부 정보를 볼 수 있습니다. 송장을 다른 개체와 연결하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

초안 송장 관리 

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:
   
   • 수정: 청구서 작성을 계속합니다 .
   • 매물 내역 보기 externalLink : 해당 청구서의 과거 매물 가격을 확인하세요 .
   • 복제: 동일한 세부 정보를 가진 새로운 청구서를 생성합니다.
   • 삭제: 청구서 초안을 삭제합니다. 

확정된 송장 편집

‘미결제 청구서 편집’ 또는 ‘결제 완료 청구서 편집’ 설정이 활성화된 경우, 청구서 목록 페이지에서 최종 확정된 청구서를 편집할 수 있습니다. 계정 설정에 따라 미결제 청구서나 결제 완료된 청구서를 수정할 수 있습니다.

• 미결제 청구서 편집 허용:미결제 청구서의 모든 필드를 편집할수 있습니다.
• 결제 완료된 청구서에 대해 비재무적 수정 허용: 청구서 총액에 영향을 주지 않는 필드를 수정할 수 있습니다. 예를 들어, 연락처 및 회사 정보, 발주 번호, 비고 등이 있습니다.
• 결제 완료된 청구서에 대한 재무 정보 수정 허용 (보고서에 영향을 미칠 수 있음): 사용자는 청구서 합계액에 영향을 주지 않는 필드를 수정할 수 있을 뿐만 아니라, 결제 완료된 청구서의 합계액, 세금 또는 내역 항목에 영향을 주는 필드도 수정할 수 있습니다. 사용자가 내용을 수정하고 변경 사항을 확인하면, 청구서 총액, 미납 금액 및 청구서 상태가 해당 변경 사항을 반영하도록 업데이트됩니다.

확정된 인보이스를 편집하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서‘작업’을 클릭한 다음 ‘편집’을 선택합니다.
4. 청구서를 수정해 주세요. 
5. 유료 청구서의 잔액이나 합계가 변경되는 수정을 적용하면, 청구서에는 이미 처리된 결제 내역과 업데이트된 합계, 그리고 업데이트된 미납 잔액이 표시됩니다.
   
   
   
6. 오른쪽 상단에서 ‘청구서 업데이트’를 클릭하세요. 청구서 총액이나 미납 잔액에 영향을 미치는 세부 정보를 수정하는 경우, 대화 상자에서 ‘청구서 업데이트’를 클릭하여 확인하십시오.
   
   
   
7. 청구서의 새로운 합계가 이미 적용된 결제 금액보다 많을 경우, 청구서 상태가 ‘결제 완료’에서‘미결제’로 변경됩니다. 일부 금액이 결제된 청구서의 경우, 청구서는 미결제 상태로 유지되며 미납 잔액이 업데이트됩니다.
8. ‘보내기’ 대화 상자에서 업데이트된 청구서를 공유할 방법을 선택하거나, 청구서 목록 페이지에서 나중에 보내세요. 

확정된 송장 관리

인덱스 페이지에서 수동 결제 기록, 수동 결제 적용 취소, 저장된 결제 방법 수동 청구, 청구서 무효화 및 삭제 등 확정된 인보이스를 관리할 수 있습니다.

인보이스 결제 금액을 환불하려면 결제 금액 환불에 대해 자세히 알아보세요. 결제된 인보이스는 무효화할 수 없습니다. 청구서 무효화를 위해 청구서와 연결된 결제를 제거하여 무효화를 허용하는 방법을 비롯하여 청구서 무효화에 대해 자세히 알아보세요.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:

• • 결제 기록: 새 결제 기록을 생성하거나 기존 결제 기록을 적용하여 인보이스를 수동으로 결제 완료로 표시합니다. 이 옵션을 선택하려면 청구서의 미납 잔액이 양수여야 합니다. 이 옵션을 선택한 후
    • 새로운 결제 내역을 생성하려면 오른쪽 패널에서 결제 세부 정보를 입력하세요. ‘고객 이메일로 영수증 보내기’ 확인란을 선택하면 선택한 고객 이메일 주소로 영수증이 발송됩니다. 결제 기록을 클릭합니다. 결제 내역은‘결제’ 탭에 표시됩니다. 나중에 결제 색인 페이지에서 영수증을 보낼 수도 있습니다.
    • 기존 결제를 인보이스에 적용하려면 오른쪽 패널에서 기존 적용 탭을 클릭합니다. 결제 금액, ID 또는 결제와 연결된 연락처 이메일 주소로 결제 기록을 검색합니다. 결제를 선택한 다음 결제 적용을 클릭합니다. 결제 내역은 ‘결제’ 탭에 표시됩니다.

참고: 결제가 이미 다른 청구서와 연결되어 있는 경우 , 해당 결제를 다른 청구서에 다시 연결할 수 없습니다.

• • externalLink 청구서 보기: 새 브라우저 탭에서 청구서를 엽니다 .
  • 속성 기록 보기 externalLink: 인보이스에 대한 과거 속성 값을 확인합니다.
  • 링크 복사: 구매자에게 보낼 인보이스 URL을 복사합니다.
  • 이메일로 발송: 청구서를 이메일로 보내세요. 청구서 이메일 발송에 대해 자세히 알아보세요.
  • 다운로드: 청구서 PDF 파일을 다운로드하세요.
  • 미리 알림 편집: 예정된 인보이스 미리 알림을 삭제합니다.

• • 결제 방법:구매자가저장해 둔 결제 수단을 통해 청구서를 결제합니다. 판매자와 구매자는 모두 이메일을 통해 영수증을 받게 됩니다.
  • 복제: 동일한 세부 정보로 새 청구서를 생성합니다.

• • 삭제: 청구서를 삭제합니다 . 인보이스 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다 . 인덱스 페이지에서 여러 개의 청구서를 삭제할 수도 있습니다.
    • 청구서를 삭제할 수 있는 옵션이 표시되지 않는다면,청구서 삭제를 위한 ‘ ’ 설정이 활성화되어 있는지 확인하십시오.
    • 수동 결제가 연결된 인보이스를 삭제하려면 연결된 결제를 삭제한 다음 인보이스를 삭제합니다.

• • 무효: 청구서를 무효로 표시합니다. 송장을 무효로 처리한 후에는 해당 송장에 대한 대금을 더 이상 수금할 수 없습니다. 이 작업은 되돌릴 수 없습니다.

청구서에서 결제 내역 삭제하기

송장에 대한 결제를 취소하려면 기록된 결제를 삭제하십시오. 온라인 결제는 삭제할 수 없습니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 패널에서 결제 카드로 스크롤합니다.
4. 연결된 결제 보기를 클릭합니다.
5. 색인 페이지에서 결제 금액을 클릭합니다.
6. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 삭제를 선택합니다.
7. 기록 삭제를 클릭하여 확인합니다.

송장 내보내기

1. 표의 오른쪽 상단에서 내보내기를 클릭합니다.
2. 대화 상자에서
   • 내보내기 이름 필드에 내보내기 이름을 입력합니다.
   • 파일 형식 드롭다운 메뉴를 클릭하고 형식을 선택합니다.
   • 열 머리글 언어 드롭다운 메뉴를 클릭하고 언어를 선택합니다.
   • 내보내기를 추가로 사용자 지정하려면 사용자 지정 섹션을 클릭하여 확장합니다:
     • 내보내기에 포함되는 속성에서 내보내기에 포함할 속성을 선택합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 연관된 레코드 이름 포함 확인란을 선택하여 연관된 레코드 이름(예: 구독 이름)을 포함합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 최대 1,000개의 연결 레코드를 포함할지, 아니면 모든 연결 레코드를 포함할지 선택합니다.
   • 내보내기를 클릭합니다. 기록 내보내기에 대해 자세히 알아보세요.

여러 송장 삭제 및 다운로드

인덱스 페이지에서 청구서를 일괄 삭제하고 다운로드할 수 있습니다. 인보이스 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다 .

인보이스를 삭제할 때는 다음 사항에 유의하세요:

• 신용 메모, 온라인 결제 또는 구독과 관련된 청구서는 삭제할 수 없습니다. 수동 결제가 연결된 인보이스를 삭제하려면 연결된 결제를 삭제한 다음 인보이스를 삭제합니다.
• 송장 번호는 마지막으로 생성된 송장부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 송장이나 다른 송장이 삭제된 경우에도). 따라서 인보이스를 삭제하면 인보이스 번호 지정에 영구적인 공백이 생길 수 있습니다. 모든 인보이스를 삭제한 경우에만 번호를 재설정할 수 있습니다(단, 유료 인보이스는 삭제할 수 없음). 회계 팀과 상의하여 현재 시스템을 준수하는지 확인해야 합니다.
• 인보이스 삭제 설정을 끈 사용자는 인보이스를 삭제할 수 없습니다.

청구서를 대량으로 삭제하거나 다운로드하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 색인 페이지를 필터링합니다.
3. 삭제하거나 다운로드하려는 청구서 옆의 확인란을 선택합니다. 또는 표 상단의 확인란을 선택하여 색인 페이지에 표시된 모든 청구서를 선택합니다.
4. 인보이스를 삭제하려면 다음과 같이 하세요:
   • 상단에서 delete 삭제를 클릭합니다.
     
     
     
   • 대화 상자에서 삭제할 인보이스 수를 입력한 다음 삭제를 클릭합니다.
5. 인보이스를 다운로드하려면:
   • 상단에서 download 다운로드를 클릭합니다.
     
     
     
   • 대화 상자에서 다운로드를 클릭합니다.
   • PDF 인보이스가 포함된 ZIP 파일이 이메일로 전송됩니다.

편집 기록 검토

상태 변경, 인보이스 이메일이 전송된 시기, 작업을 수행한 사용자, 작업이 발생한 날짜 및 시간을 포함하여 인보이스 편집 내역을 볼 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 기록 카드로 스크롤합니다.
4. 검색창을 사용하여 활동을 검색합니다.

송장을 다른 기록과 연결

송장을 HubSpot의 다른 레코드와 연결하여 개체 내 및 개체 간의 관계를 추적할 수 있습니다.

자동 연결

• 청구서 및 해당 원본 기록: 청구서는 생성된 원본 기록과 자동으로 연결됩니다. 연락처, 회사 또는 거래에서 인보이스를 만들거나 견적을 생성하면 인보이스가 해당 레코드와 자동으로 연결됩니다. 견적서에서 송장이 생성되면 견적서의 관련 연락처와 회사도 송장에 복사됩니다. 이렇게 하면 연락처, 회사, 거래, 견적 및 송장이 계속 연결됩니다. 가입에서 자동으로 생성된 청구서는 해당 청구서를 생성한 가입과 연결됩니다(그리고 가입과 동일한 연락처, 회사 및 거래 관계를 상속받습니다).

• 청구서 및 결제: 결제 링크, 견적서 또는 구독을 통해 결제가 이루어지면 해당 결제를 기반으로 청구서가 생성되며, 이 청구서는 결제 내역과 자동으로 연동됩니다.

• 청구서, 연락처 및 회사: 청구서는 ‘청구 대상( Bill to) ’ 섹션에 추가한 연락처 및 회사와 자동으로 연결됩니다. 인보이스를 만들 때 기본 연락처와 회사를 하나씩 추가할 수 있습니다. 인보이스가 생성된 후 관련 연락처 및 회사를 추가로 추가할 수 있습니다.

• 청구서 및 크레딧 메모: 청구서에 크레딧 메모를 적용하면, 해당 청구서는 크레딧 메모와 연결됩니다. 신용 메모는 인보이스에 신용 메모를 적용해야만 인보이스와 연결할 수 있습니다.

송장을 다른 기록과 수동으로 연결하기

송장을 레코드와 수동으로 연결하여 개체 내 및 개체 간의 관계를 추적할 수 있습니다. 인보이스는 수동으로 연결할 수 있습니다:

• 연락처
• 기업
• 거래

레코드를 수동으로 연결하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

청구서 보고서 생성

매출 분석 제품군, 사용자 지정 보고서 및 대시보드를 활용하여 미결제 잔액, 청구 및 매출 정보를 보고하는 청구서 보고서를 작성하십시오.

• 수익 분석 제품군에서 청구서 보고서를 사용하는 방법을 알아보세요.

• 사용자 지정 보고서를 만드는 방법을 알아보세요.

매출채권 대시보드 생성하기

기성 보고서가 포함된 매출채권 대시보드를 설정하여 청구서 현황을 신속하게 파악하세요. 대시보드에는 다음과 같은 보고서가 포함되어 있습니다:

• 월별 예상 매출 대비 실제 매출.
• 청구서는 기한 내에 지급되었습니다.
• 시간이 지남에 따라 미납 잔액이 발생합니다.
• 미결제 청구서.
• 연체된 청구서.
• 매출채권 연체 현황 요약.
• 미수금 연체 기간 보고서 (프로페셔널 및 엔터프라이즈 구독자 전용).

계정에서 대시보드를 설정하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 인보이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 인보이스로 이동하세요.
2. 오른쪽 상단에서 ‘청구서 보고서 보기’를 클릭하세요.
   
   
   
3. ‘매출채권’ 대시보드를 클릭하세요.
   
   
   
4. 오른쪽 패널에서 대시보드에 추가하지 않으려는 보고서의 선택란을 해제한 다음,‘다음’을 클릭합니다.
5. 대시보드 이름을 선택하고, 사용자 접근 권한을 설정한 다음, ‘대시보드 생성’을 클릭하세요.
6. 화면 상단에 대시보드가 생성되었음을 확인하는 메시지가 표시됩니다. ‘대시보드로 이동’을 클릭하여 새로운 대시보드로 이동하세요.

대시보드를 생성한 후에는 이를 관리하고 , 다른 보고서를 추가하고, 사용자정의하고 ,사용자 활동을 확인할 수 있습니다.

다른 HubSpot 도구에서 송장 데이터 사용

워크플로 및 세그먼트와 같은 다른 도구의 인보이스 속성을 사용하여 HubSpot 전반에서 인보이스 데이터를 자동화하고 정리할 수 있습니다.

인보이스가 연체된 고객 식별하기

기한이 지난 인보이스에 대한 세그먼트를 생성합니다. 세그먼트를 사용하여 후속 조치를 생성하고, 계정 관리자나 영업 담당자에게 알림을 보내고, 보고서에서 누락된 수익을 강조 표시할 수 있습니다.

1. 세그먼트를 생성할 때 인보이스 개체를 선택하여 세그먼트를 만듭니다.
2. 마감일이 7일 이상 지난 필터를 추가합니다.
   
   
   
3. 워크플로우에서 세그먼트를 사용하여 미리 알림을 보내거나, 팀을 위한 작업을 만들거나, 누락된 수익을 강조하는 보고서를 만들 수 있습니다.

고가치 구매자에게 보상 제공

세그먼트를 생성하여 총 송장 금액이 높은 연락처 또는 회사를 식별하세요. VIP로 태그를 지정하여 문의를 더 높은 수준의 지원팀으로 라우팅하고 VIP 프로그램 및 캠페인에 등록할 수 있도록 하세요.

1. 회사 또는 연락처에 대한 사용자 지정 속성을 만들어 총 청구서 금액을 표시합니다:
   1. 총 인보이스 금액이라는 롤업 속성을 생성합니다. 
   2. 롤업 유형을 합계로 설정합니다.
   3. 숫자 형식을 통화로 설정합니다.
   4. 연결된 레코드 유형을 송장으로 설정합니다.
   5. 연결된 레코드 속성을 결제 금액으로 설정합니다.
      
      
      
2. 사용자 지정 속성을 생성하여 회사를 VIP로 태그합니다. 예를 들어 VIP라는 단일 확인란 속성을 만듭니다.
3. 회사의 총 인보이스 금액이 설정한 값보다 높을 때 VIP 속성을 예로 설정하는 워크플로를 만듭니다. 마지막 인보이스 날짜가 특정 기간(예: 180일) 내에 있는 회사만 포함하므로 활성 회사만 포함할 수 있습니다.
   
   
   
4. 세그먼트를 만들 때 회사 개체를 선택하여 세그먼트를 만듭니다.
5. VIP 속성이 예인 필터를 추가합니다.
   
   
   
6. 이 세그먼트를 사용하여 고객 지원을 위한 VIP 고객 보기를 만들고 , 해당 고객을 VIP 캠페인에 등록하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

다음 단계

• 구매자의 계약을 관리하고 청구서 발행을 자동화할 수 있는 계약을 생성하세요 .
• QuickBooks 및 Xero와 같은 HubSpot에서 구축한 회계 통합 기능을 통해 송장을 사용하세요.
• 환불, 영수증, 보고서, 지급 및 데이터 내보내기를 포함한 결제 업무를 관리합니다.
• 견적서를 작성하여 구매자에게 발송하세요 .