Gerencie as faturas dos seus compradores no HubSpot

Depois de criar faturas para seus compradores, use a página de índice de faturas para gerenciar as faturas dos compradores, incluindo como editá-las, rastreá-las e exportá-las. Você também pode associar faturas a outros registros no HubSpot para manter uma visão completa das atividades do cliente e de pagamento. Saiba mais sobre como criar e compartilhar faturas criadas.

Este artigo explica como configurar faturas que cobram seus compradores. Para obter ajuda com suas próprias faturas da HubSpot, saiba como exibir, baixar e pagar sua fatura da HubSpot.

Antes de começar

Compreender limitações e considerações

• As seguintes faturas não podem ser excluídas:
  • Faturas que fazem parte de uma assinatura ativa ou de um cronograma de cobrança.
  • As faturas associadas a uma nota de crédito, pagamento online ou assinatura não podem ser excluídas.
• Os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída).
  • A exclusão de faturas pode criar lacunas permanentes na numeração da fatura.
  • A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a conformidade com seus sistemas atuais.

Ao baixar faturas, lembre-se do seguinte:

• As faturas baixadas estão em formato PDF e são entregues em um arquivo ZIP por e-mail.
• As faturas com status Rascunho e as faturas não faturáveis são omitidas do arquivo ZIP. Uma fatura só pode ser definida como não faturável por meio da API (por exemplo, ao criar uma fatura por meio da API ou se um aplicativo de terceiros sincronizar faturas com o HubSpot).
• As faturas sincronizadas por meio da sincronização de dados são omitidas do arquivo ZIP.
• Se você selecionar mais de 500 faturas para baixar, elas serão divididas em vários arquivos ZIP. Por exemplo, se você baixar 700 faturas, 500 estarão em um arquivo ZIP e 200 estarão em um segundo arquivo ZIP.

Como gerenciar faturas

Visualize, filtre e gerencie faturas na página de índice de faturas.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Para filtrar faturas, clique em Filtros avançados acima da tabela.
3. No painel direito, clique em + Adicionar filtro. Procure e selecione a propriedade que você deseja filtrar e defina os critérios de filtro. Para adicionar outro filtro ao grupo de filtros, em e, clique em + Adicionar filtro.
4. Para adicionar mais um grupo de filtros, em ou clique em + Adicionar grupo de filtros.
5. Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
6. Para usar a IA da HubSpot para priorizar faturas em aberto (BETA), no canto superior direito, clique em Priorizar faturas.
   
   
7. A IA da HubSpot prioriza com base em faturas vencidas, faturas que vencem em breve, maior saldo devido e faturas vinculadas às principais empresas e negócios.
   
   
8. Responda ao Breeze Assistant ou gerencie as faturas com base na resposta. Por exemplo, você pode pedir ao Breeze Assistant mais informações sobre uma fatura específica ou pedir para redigir e-mails para enviar aos contatos da fatura.
   
   
9. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
10. Clique no nome da fatura para visualizar seus detalhes no painel direito:
    • Exibir propriedades da fatura: clique para expandir a seção Sobre esta fatura para exibir as propriedades da fatura. Para alterar o proprietário da fatura, clique no menu suspenso Proprietário e selecione um proprietário.
    • Exibir histórico da fatura: clique para expandir o cartão Histórico para exibir o histórico de atividades da fatura.
    • Exibir pagamentos efetuados: clique para expandir o cartão Pagamentos para exibir os pagamentos associados à fatura. Saiba como registrar e remover pagamentos.
    • Exibir associações: clique para expandir uma seção [objeto] para exibir os detalhes do objeto associado. Saiba mais sobre como associar faturas a outros objetos.

Como gerenciar rascunhos de faturas 

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   
   • Editar: continue configurando a fatura.
   • Ver histórico externalLinkda propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
   • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.
   • Excluir: excluir o rascunho da fatura. 

Editar faturas finalizadas

Se a configuração para editar faturas em aberto ou editar faturas pagas estiver ativada, você poderá editar as faturas finalizadas na página de índice de faturas. Você pode editar faturas em aberto ou faturas pagas com base nas configurações definidas pela sua conta:

• Permitir edições em faturas em aberto: edite quaisquer campos em faturas em aberto.
• Permitir edições não financeiras em faturas pagas: edite os campos que não alteram os totais da fatura. Por exemplo, detalhes de contato e empresa, números de PO e comentários.
• Permitir edições financeiras em faturas pagas (pode afetar os relatórios): além de editar os campos que não alteram os totais da fatura, os usuários podem editar os campos que alteram totais, impostos ou itens de linha em faturas pagas. Quando os usuários atualizam e confirmam as alterações, o total da fatura, o saldo devido e o status da fatura são atualizados para refletir as alterações feitas.

As seguintes faturas não podem ser editadas:

• Faturas criadas a partir de agendas de cobrança de orçamentos. Isso se aplica somente se você estiver inscrito na versão beta do Connected CPQ, Cobrança e pagamentos.
• Faturas criadas de assinaturas.
• Faturas criadas a partir de links de pagamento.
• Faturas pagas usando imposto automatizado.

Para editar uma fatura finalizada:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Editar.
4. Faça as atualizações na fatura. 
5. Se você fizer alterações que alterem o saldo ou o total de uma fatura paga, a fatura exibirá os pagamentos já aplicados, o total atualizado e o saldo devedor atualizado.
   
   
6. No canto superior direito, clique em Atualizar fatura. Se você estiver atualizando detalhes que afetam o total da fatura ou o saldo devido, clique em Atualizar fatura na caixa de diálogo para confirmar.
   
   
7. Se o novo total da fatura for maior do que os pagamentos aplicados, o status da fatura será atualizado de Paga para Aberta. Para faturas parcialmente pagas, a fatura permanece em aberto com um saldo devedor atualizado.
8. Na caixa de diálogo Enviar, escolha como compartilhar a fatura atualizada ou enviá-la mais tarde a partir da página de índice de faturas. 

Como gerenciar faturas finalizadas

Gerencie faturas finalizadas a partir da página de índice, incluindo registro de pagamentos manual, desaplicação de pagamentos manual, cobrança manual de um método de pagamento armazenado, anulação e exclusão de faturas e muito mais.

Se você quiser reembolsar um pagamento de NFF, saiba mais sobre o pagamentos de reembolso. Não é possível anular faturas com pagamentos feitos contra elas. Saiba mais sobre como anular faturas, incluindo como remover um pagamento associado a uma fatura para permitir a anulação.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:

• • Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. As faturas devem estar em aberto com saldo positivo devido a esta opção. Depois de selecionar esta opção:
    • Para criar um novo registro de pagamento, no painel direito, adicione os detalhes de pagamento. Marque a caixa de seleção Enviar recibo para e-mail do cliente para enviar um recibo para o e-mail do cliente selecionado. Clique em Registro de pagamento. O pagamento aparecerá no cartão Pagamentos . Você também pode enviar um recibo posteriormente na página de índice de pagamentos.
    • Para aplicar um pagamento existente à NFF, no painel direito, clique na guia Aplicar um pagamento existente. Pesquisar um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de email do contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá no cartão Pagamentos .

Observação: se um pagamento já estiver associado a outra fatura, ele não poderá ser associado a uma segunda fatura.

• • Ver fatura externalLink: abra a fatura em uma nova guia do navegador.
  • Exibir histórico de propriedades externalLink: exibir os valores de propriedade passados da fatura.
  • Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
  • Enviar por e-mail: envie a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
  • Download: baixe um PDF da fatura.
  • Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.

• • Método de pagamento de encargo: debite a fatura do método de pagamento armazenado de um comprador. Você e o comprador receberão um recibo por e-mail.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• • Excluir: exclua a fatura. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita. Você também pode excluir várias faturas da página de índice.
    • Se você não tiver a opção de excluir uma fatura, verifique se a configuração para excluir faturas foi ativada.
    • Para excluir uma fatura com um pagamento manual associado, exclua o pagamento associado e, em seguida, exclua a fatura.

• • Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento dela. Essa ação não poderá ser desfeita.

Remover um pagamento de uma fatura

Para cancelar a aplicação de um pagamento em uma fatura, exclua o pagamento registrado. Pagamentos online não podem ser excluídos.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No painel direito, role até a placa de Pagamentos .
4. Clique em Exibir todos os pagamentos associados.
5. Na página de índice, clique no valor do pagamento.
6. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Excluir.
7. Clique em Excluir registro para confirmar.

Exportar faturas

1. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela.
2. Na caixa de diálogo:
   • No campo Nome da exportação, digite um nome para a exportação.
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique para expandir a seção Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione quais propriedades incluir na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da assinatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Excluir e baixar várias faturas

Você pode excluir e baixar faturas em massa na página de índice. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Ao excluir faturas, lembre-se do seguinte:

• As faturas associadas a uma nota de crédito, pagamento online ou assinatura não podem ser excluídas. Para excluir uma fatura com um pagamento manual associado, exclua o pagamento associado e, em seguida, exclua a fatura.
• Os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a conformidade com seus sistemas atuais.
• Os usuários que desativaram a configuração para excluir faturas não podem excluir faturas.

Para excluir ou baixar faturas em massa:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Filtre a página de índice.
3. Marque as caixas de seleção ao lado das faturas que você deseja excluir ou baixar. Ou marque a caixa de seleção na parte superior da tabela para selecionar todas as faturas exibidas na página de índice.
4. Para excluir faturas:
   • Na parte superior, clique em delete Excluir.
     
     
   • Na caixa de diálogo, insira o número de faturas que estão sendo excluídas e clique em Excluir.
5. Para baixar faturas:
   • No canto superior, clique em download Download.
     
     
   • Na caixa de diálogo, clique em Download.
   • Os arquivos ZIP que contêm as faturas em PDF serão enviados por e-mail para você.

Revise o histórico de edições

Você pode exibir o histórico de edições em uma fatura, incluindo qualquer alteração de status, quando emails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e a hora em que uma ação ocorreu.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. Role até o cartão Histórico .
4. Use a barra de pesquisa para procurar atividades.

Associar faturas a outros registros

As faturas podem ser associadas a outros registros no HubSpot para acompanhar os relacionamentos entre esses objetos.

Associações automáticas

• Faturas e seus registros de origem: as faturas são automaticamente associadas ao registro a partir do qual foram criadas. Se você criar uma fatura a partir de um contato, empresa ou negócio, ou criar um orçamento com o faturamento ativado, a fatura será associada automaticamente a esse registro. Quando uma fatura é criada a partir de um orçamento com cobrança ativada, ou quando você converte um orçamento em uma fatura, o contato e a empresa associados ao orçamento também são copiados para a fatura. Isso mantém o contato, a empresa, o negócio, o orçamento e a fatura vinculados. As faturas criadas automaticamente a partir de assinaturas são associadas à assinatura que as gerou (e herdam os mesmos relacionamentos de contato, empresa e negócio que a assinatura).

• Faturas e pagamentos: quando as faturas são criadas a partir de pagamentos em links de pagamento, orçamentos ou assinaturas, a fatura é automaticamente associada ao registro de pagamento.

• Faturas, contatos e empresas: as faturas são associadas automaticamente ao contato e à empresa adicionados na seção Cobrar para. Quando você cria uma fatura, pode adicionar um contato principal e uma empresa. Você pode adicionar mais contatos e empresas associados após a criação da fatura.

• Faturas e notas de crédito: quando você aplica uma nota de crédito a uma fatura, essa fatura é associada à nota de crédito. Os avisos de crédito só podem ser associados a faturas aplicando-se o memorando de crédito à fatura.

Associar manualmente faturas a outros registros

Você pode associar manualmente faturas a registros para acompanhar os relacionamentos entre esses objetos. As faturas podem ser associadas manualmente a:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Contratos

Saiba mais sobre como associar registros manualmente.

Criar relatórios de faturas

Crie relatórios de fatura usando o pacote de análise de receita, relatórios personalizados e painéis para relatar saldos pendentes, cobrança e informações de receita.

• Saiba como usar relatórios de fatura no pacote de análises da receita.

• Saiba como criar relatórios personalizados.

Criar um painel de contas a receber

Configure um painel de contas a receber com relatórios prontos para compreender rapidamente o status das faturas. O painel contém os seguintes relatórios:

• Receita esperada versus receita real por mês.
• Faturas pagas no prazo.
• Saldo devido ao longo do tempo.
• Faturas em aberto.
• Faturas vencidas.
• Resumo de vencimento de contas a receber.
• Relatório de classificação por vencimento A/R (somente para assinaturas Professional e Enterprise ).

Para configurar o painel na sua conta:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
2. No botão superior direito do mouse, clique em Exibir relatórios de fatura.
   
   
3. Clique no painel Contas a Receber .
   
   
4. No painel direito, desmarque as caixas de seleção de relatórios que você não deseja adicionar ao painel e clique em Avançar.
5. Escolha o nome do painel, defina o acesso do usuário e clique em Criar painel.
6. Um prompt será exibido na parte superior da tela para confirmar que o painel foi criado. Clique em Ir para painel para acessar o novo painel.

Depois de criar seu painel de controle, você pode gerenciá -lo, adicionar outros relatórios, personalizar ele e ver a atividade do usuário.

Use faturas com o conector da HubSpot para Claude

Observação: se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta de Criar orçamentos e analisar a receita por meio do Claude Connector .

Use o conector da HubSpot para Claude para trazer o contexto da fatura da HubSpot para Claude. Saiba mais sobre o conector da HubSpot para Claude, incluindo recursos compatíveis e diretrizes de implementação.

Usar faturas com a CLI do agente do HubSpot

Observação: se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta da CLI dos Dados de Receita no Agente do HubSpot.

Se você estiver criando fluxos de trabalho de linha de comando ou do agente de IA, poderá recuperar registros de fatura usando a CLI do Agente do HubSpot. Saiba mais sobre a CLI do agente da HubSpot, incluindo recursos compatíveis e diretrizes de implementação.

Usar dados de faturas em outras ferramentas da HubSpot

Use propriedades de fatura em outras ferramentas, como fluxos de trabalho e segmentos, para automatizar e organizar dados de fatura no HubSpot.

Identificar clientes com faturas vencidas

Crie um segmento para faturas vencidas. Use o segmento para criar acompanhamentos, alertar um gerente de contas ou representante de vendas e destacar receitas ausentes nos relatórios.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Faturas ao criar o segmento.
2. Adicione um filtro quando a data de vencimento for superior a sete dias.
   
   
3. Use o segmento em um fluxo de trabalho para enviar lembretes, criar tarefas para sua equipe ou criar relatórios que destacam a receita em falta.

Recompense compradores de alto valor

Crie um segmento para identificar contatos ou empresas com valores totais de fatura de alto valor. Marque-os como VIPs para poder encaminhar suas consultas para uma categoria mais alta de suporte e inscrevê-los em programas e campanhas VIP.

1. Crie um propriedade personalizado para o empresa ou contato para exibir o total da fatura valor:
   1. Crie um Rollup propriedade chamado Total de faturas valor .  
   2. Defina o Tipo de acúmulo como Soma.
   3. Defina o Formato do número como Moeda.
   4. Defina o tipo de registro associado como Faturas.
   5. Defina o registro propriedade associado como Valor pago.
      
      
2. Crie uma propriedade personalizada para marcar a empresa como VIP. Por exemplo, crie uma propriedade de caixa de seleção única chamada VIP.
3. Crie um fluxo de trabalho que defina a propriedade VIP como Sim quando o valor total da fatura de uma empresa estiver acima do valor definido. Inclua apenas empresas cuja última data de fatura esteja dentro de um determinado período (por exemplo, 180 dias), para que você inclua apenas empresas ativas.
   
   
4. Crie um segmento, selecionando o Companiesobjeto ao criar. 
5. Adicione um filtro onde a propriedade VIP é Sim.
   
   
6. Use o segmento para criar exibições de clientes VIP para suporte ao cliente, inscrever-se esses clientes em campanhas VIP e muito mais.

Próximas etapas

• Crie contratos para gerenciar o contrato dos compradores e automatizar o faturamento.
• Use faturas com integrações contábeis desenvolvidas pelo HubSpot, como QuickBooks e Xero.
• Gerenciar pagamentos, incluindo reembolsos, recibos, relatórios, pagamentos e exportações.
• Crie e envie orçamentos para seus compradores.