HubSpotで買い手の請求書を管理する

請求書の下書きを管理 

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。
   
   • 編集：請求書の設定を続けます。
   • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー金額を確認します。
   • 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。
   • 削除：請求書の下書きを削除します。 

最終処理済みの請求書を編集

未処理の請求書を編集する 設定または 支払い済みの請求書を編集する 設定が有効になっている場合は、請求書一覧ページから最終化済み請求書を編集できます。未処理の請求書 や 支払い済みの請求書は、アカウントの設定に基づいて編集できます。

• 未処理の請求書の編集を許可:未処理の請求書のフィールドを編集します。
• 支払い済みの請求書で財務以外の編集を許可: 請求書合計を変更しないフィールドを編集します。例えば、コンタクトや会社の詳細、発注番号、コメントなどです。
• 支払い済みの請求書で財務上の編集を許可(レポートに影響する場合があります): ユーザーは請求書の合計を変更しないフィールドを編集できます。ユーザーは、支払い済みの請求書の合計、税、または商品項目を変更するフィールドを編集できます。ユーザーが更新して変更を確認すると、請求書の合計、支払済みの残高、請求書の状態が更新され、変更内容が反映されます。

最終処理済みの請求書を編集するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、[ 編集]を選択します。
4. 請求書に更新を加えます。 
5. 支払い済みの請求書の残高または合計を変更する変更を行うと、請求書にはすでに適用されている支払い、更新された合計、および更新された残高が表示されます。
   
   
   
6. 右上の [請求書を更新]をクリックします。請求書の合計や支払済みの残高に影響する詳細を更新する場合は、ダイアログボックスで [請求書を更新 ]をクリックして確定します。
   
   
   
7. 請求書の新しい合計金額が適用される支払い額を上回る場合、請求書のステータスが [支払い済み ]から[オープン]に更新されます。部分的に支払われた請求書の場合、請求書は 未処理 のままで、支払期日残高が更新されます。
8. [送信]ダイアログボックスで、更新済みの請求書を共有する方法を選択するか、 後で請求書一覧ページから送信します。 

最終化した請求書を管理

インデックスページから、手動支払いの記録、手動支払いの適用解除、保存済みの支払い方法への手動請求、請求書の破棄と削除など、最終的な請求書を管理できます。

請求書の支払いの払い戻しを行う場合は、 支払いの払い戻しについて詳細をご確認ください。支払いを伴う請求書を無効にすることはできません。請求書の無効化についてもっと詳しく。請求書に関連付けられた支払いを削除して無効にする方法などをご確認ください。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。

• • 支払いを記録：新しい支払いレコードを作成するか既存の支払いレコードを適用することで、請求書を手動で支払い済みにします。このオプションを選択すると、請求書は 未処理 で残高がプラスである必要があります。このオプションを選択した後：
    • 新しい支払いレコードを作成するには、右側のパネルで 支払いの詳細を追加します。[領収書を顧客のEメールに送信]チェックボックスをオンにして、選択した顧客のEメールに領収書を送信します。[支払いを記録]をクリックします。支払いは[支払い ]カードに表示されます。後から支払いインデックスページから領収書を送信する こともできます。
    • 既存の支払いを請求書に適用するには、右側のパネルで、[ 既存のものを適用] タブをクリックします。支払いに関連付けられた支払い金額、ID、または連絡先のEメールアドレスで支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して［支払いを適用］をクリックします。支払いは [支払い ]カードに表示されます。

注: 支払いがすでに別の請求書に関連付けられている場合、2番目の請求書に関連付けることはできません。

• • 請求書 externalLinkを表示: 新しいブラウザータブで請求書を開きます。
  • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー金額を表示します。
  • リンクをコピー：購入者に送る請求書のURLをコピーします。
  • Eメールで送信: 請求書をEメールで送信します。請求書Eメールの送信について詳細をご確認ください。
  • ダウンロード: 請求書のPDFをダウンロードします。
  • リマインダーを編集：今後の請求書リマインダーを削除します。

• • 支払い方法への請求:購入者が保存している支払い方法に請求書を請求します。あなたと購入者の双方にEメールで領収証が届きます。
  • 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。

• • 削除: 請求書を削除します。請求書を削除すると完全に削除され、元に戻すことはできません。インデックスページから複数の請求書を削除することもできます。
    • 請求書を削除するオプションがない場合は、請求書を削除する設定 がオンになっていることを確認してください。
    • 手動支払いが関連付けられた請求書を削除するには、関連付けられた支払い を削除して から請求書を削除します。

• • Void:送り状を無効にします。請求書を無効にすると、支払いを回収できなくなります。この操作は元に戻すことができません。

請求書から支払いを削除

請求書の支払いの適用を解除するには、 記録済みの支払いを削除します。オンライン決済は削除できません。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右側のパネルで、[支払い ]カードまでスクロールします。
4. [ 関連付けられた支払いを表示]をクリックします。
5. インデックスページで、 支払い金額をクリックします。
6. 右上にある[アクション]をクリックし、[ 削除]を選択します。
7. ［レコードを削除］をクリックして確定します。

請求書をエクスポート

1. テーブルの右上にある [エクスポート ]をクリックします。
2. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • [エクスポート名 ]フィールドにエクスポート 名を入力します。
   • [ファイル形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、形式を選択します。
   • [列ヘッダーの言語 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
   • [「カスタマイズ」(カスタマイズ)]セクションをクリックして展開し、エクスポートの内容をさらにカスタマイズします。
     • [エクスポートに含まれるプロパティー ]で、エクスポートに含めるプロパティー を選択します。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、[関連レコード名を含める ]チェックボックスをオンにして、関連するレコード名(サブスクリプション名など)を含めます。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、 最大1,000件の関連付けられたレコードを含めるか、それとも全ての関連付けられたレコードを含めるかを選択します。 
   • ［エクスポート］をクリックします。詳しくはレコードのエクスポートでご確認ください。

複数の請求書を削除してダウンロードする

インデックスページから請求書を一括して削除およびダウンロードできます。請求書を削除すると完全に削除され、元に戻すことはできません。

請求書を削除する際は、次の点に留意してください。

• クレジットメモ、オンライン支払い 、 またはサブスクリプション に関連付けられている請求書は削除できません。手動支払いが関連付けられた請求書を削除するには、関連付けられた支払い を削除して から請求書を削除します。
• 請求書番号は、最後に作成された請求書から順次増加します(その請求書や他の請求書が削除された場合でも)。したがって、請求書を削除すると、請求書の番号付けに永続的なギャップが生じる可能性があります。連番をリセットできるのは、全ての請求書を削除した場合に限られます（ただし支払い済みの請求書を削除することはできません）。現在のシステムに確実に準拠するために、会計チームに相談する必要があります。
• 請求書を削除する設定をオフにしたユーザーは、請求書を削除できません。

請求書を一括で削除またはダウンロードするには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. インデックスページを絞り込みます。
3. 削除またはダウンロードする請求書の横にあるチェックボックスをオンにします 。または、テーブルの上部にあるチェックボックス を選択して、インデックスページに表示される全ての請求書を選択します。
4. 請求書を削除するには、次の手順に従います。
   • 上部にある[ 削除delete ]をクリックします。
     
     
     
   • ダイアログボックスに削除する請求書の数 を入力し、[削除]をクリックします。
5. 請求書をダウンロードするには、次の手順に従います。
   • 上部にある[ダウンロードdownload]をクリックします。
     
     
     
   • ダイアログボックスで[ダウンロード]をクリックします。
   • PDF請求書を含むZIPファイルがEメールで送信されます。

編集履歴を確認

請求書の編集履歴(ステータスの変更、請求書のEメールの送信時期、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など)を確認できます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. [ 履歴 ] カードまでスクロールします。
4. 検索バーを使用して アクティビティーーを検索します。

請求書を他のレコードに関連付ける

請求書をHubSpot内の他のレコードと関連付けることで、オブジェクト内およびオブジェクト間の関係を追跡できます。

自動関連付け

• 請求書とそのソースレコード: 請求書は、作成元のレコードに自動的に関連付けられます。コンタクト、会社、または取引から請求書を作成するか、 見積もりを作成すると、その請求書は自動的にそのレコードに関連付けられます。見積もりから請求書が作成されると、見積もりに関連付けられているコンタクトと会社も請求書にコピーされます。これにより、コンタクト、会社、取引、見積もり、請求書のリンクが保たれます。サブスクリプション から自動的に作成された請求書は、請求書を生成したサブスクリプションに関連付けられます(また、サブスクリプションと同じコンタクト、会社、取引の関係を継承します)。

• 請求書と支払い: 支払いリンク、 見積もり、 またはサブスクリプションの支払いから請求書が作成されると、その請求書は自動的に 支払いレコードに関連付けられます。

• 請求書、コンタクト、会社: 請求書は、[ 請求先 ]セクションで追加したコンタクトと会社に自動的に関連付けられます。請求書を作成する際に、プライマリーコンタクトと会社を1件追加できます。請求書の作成後に関連付けるコンタクトおよび会社を追加することができます。

• 請求書とクレジットメモ: クレジットメモを請求書に適用すると、その請求書がクレジットメモに関連付けられます。クレジットメモを請求書に関連付けるには、クレジットメモを請求書に適用する必要があります。

請求書と他のレコードを手動で関連付ける

請求書を手動でレコードに関連付けて、オブジェクト内およびオブジェクト間の関係を追跡できます。請求書は手作業で次のものと関連付けることができます。

• コンタクト
• 会社
• 取引レコード

レコードの手動関連付けについて詳細をご確認ください。

請求書レポートを作成

収益アナリティクススイート、カスタムレポート、ダッシュボードを使用して請求書レポートを作成し、未払い残高、請求、収益に関する情報に関するレポートを作成します。

• 収益アナリティクススイートで請求書レポートを使用する方法について説明します。

• カスタムレポートの作成方法をご確認ください。

売掛金管理ダッシュボードを作成

すぐに使えるレポートを使用して売掛管理ダッシュボードをセットアップすると、請求書のステータスをすばやく把握できます。ダッシュボードには、次のレポートが含まれています。

• 月別の予測収益と実際の収益。
• 期日通りに支払われた請求書。
• 経時的な未払い残高。
• 未処理の請求書。
• 期限超過の請求書。
• 売掛管理年齢概要
• 売掛経過レポート (Professional および Enterprise 配信登録のみ)。

ご使用のアカウントでダッシュボードを設定するには次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［請求書］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞請求書に直接移動します。
2. 右上の[ 請求書レポートを表示]をクリックします。
   
   
   
3. [売掛金勘定 ]ダッシュボードをクリックします。
   
   
   
4. 右側のパネルで、ダッシュボードに追加しないレポート のチェックボックスを オフにして、[次へ]をクリックします。
5. ダッシュボード名を選択し、ユーザーアクセスを設定して、［ダッシュボードを作成］をクリックします。
6. 画面の上部に、ダッシュボードが作成されたことを確認するプロンプトが表示されます。［ダッシュボードへ］をクリックして、新しいダッシュボードに移動します。

ダッシュボードを作成したら、ダッシュボード の管理 、 他のレポートの追加、カスタマイズ 、ユーザーアクティビティーの確認を行うことができます。

他のHubSpotツールで請求書データを使用

ワークフローやセグメントなどの他のツールで請求書プロパティーを使用して、HubSpot全体の請求書データを自動化および整理できます。

期限が過ぎた請求書がある顧客を特定

期限超過の請求書のセグメントを作成します。このセグメントは、フォローアップの作成、アカウントマネージャーや営業担当者へのアラートの実行、レポート内での収益の欠落に関する強調表示にも使用できます。

1. セグメントを作成するときに 請求書 オブジェクトを選択して、セグメントを作成します。
2. 期日が7日以上前であるフィルターを追加します。
   
   
   
3. ワークフロー 内でこのセグメントは、リマインダーの送信、チームの タスク の作成、収益の喪失を示す レポート の作成に使用します。

価値の高い購入者に報酬を提供

セグメントを作成して、金額の請求金額の合計があるコンタクトまたは会社を識別します。問い合わせを上位のサポートに割り振ったり、VIPプログラムやキャンペーンに登録したりできるようにするために、VIPとしてタグ付けします。

1. 会社またはコンタクトの請求書合計金額を表示するためのカスタムプロパティーを作成します 。
   1. 「合計請求金額」という ロールアッププロパティーを作成します。  
   2. [ロールアップタイプ ] を [合計] に設定します。
   3. [数値の書式 ]を[通貨]に設定します。
   4. 関連付けられたレコードタイプを請求書に設定します。
   5. 関連付けられたレコードのプロパティーを[支払い金額]に設定します。
      
      
      
2. カスタムプロパティーを作成して 、会社をVIPとしてタグ付けします。例えば、「VIP」という単一チェックボックス のプロパティーを作成します。
3. 会社の合計請求金額 が設定した金額を上回っている場合に、VIP プロパティーを[はい]に設定する ワークフロー を作成します。最終請求日が特定の期間(180日など)内の会社のみが含まれるため、有効な会社のみを含めます。
   
   
   
4. リストを作成し、作成時に会社オブジェクトを選択します。
5. VIP プロパティーが はい であるフィルターを追加します。
   
   
   
6. このセグメントは、カスタマーサポートに活用できるようにVIP顧客の ビューを作成すること や、VIPキャンペーンへの顧客の登録などに活用できます。

次のステップ

• 契約書を作成して 購入者の契約を管理し、請求を自動化します。
• QuickBooks や Xeroなど、HubSpotが開発した会計連携で請求書を使用できます。
• 払い戻し、領収書、レポート、入金、エクスポートを含む支払いを管理します。
• 見積もりを作成して 購入者に送信します。