Administrer fakturaer fra kundene dine i HubSpot

Når du har opprettet fakturaer til kundene dine, kan du bruke fakturaoversiktssiden til å administrere kundene dine fakturaer, blant annet ved å redigere, utføre sporing og eksportere dem. Du kan også tilknytte fakturaer til andre poster i HubSpot for å få en fullstendig oversikt over kunde- og betalingsoppføringer. Les mer om hvordan du oppretter og deler fakturaer.

Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter fakturaer til kundene dine. Hvis du trenger hjelp med dine egne HubSpot-fakturaer, kan du lese om hvordan du kan se, laste ned og betale HubSpot-fakturaen din.

Før du setter i gang

Forstå begrensninger og hensyn

• Følgende fakturaer kan ikke slettes:
  • Fakturaer som inngår i et aktivt abonnement eller en faktureringsplan.
  • Fakturaer som er tilknyttet en kreditnota, nettbetaling eller abonnement , kan ikke slettes.
• Fakturaens nummer vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet).
  • Sletting av fakturaer kan føre til permanente hull i fakturanummereringen.
  • Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at du overholder gjeldende systemer.

Når du laster ned fakturaer, bør du være oppmerksom på følgende:

• Fakturaer som lastes ned er i PDF-format og leveres i en ZIP-fil via e-post.
• Fakturaer med status Utkast og ikke-fakturerbare fakturaer utelates fra ZIP-filen. En faktura kan bare settes som ikke-fakturerbar via programmeringsgrensesnittet (f.eks. når du oppretter en faktura via programmeringsgrensesnittet, eller hvis en tredjepartsapp synkroniserer fakturaer til HubSpot).
• Fakturaer synkronisert via datasynkronisering utelates fra ZIP-filen.
• Hvis du velger å laste ned mer enn 500 fakturaer, vil de bli delt opp i flere ZIP-filer. Hvis du for eksempel laster ned 700 fakturaer, vil 500 av dem ligge i én ZIP-fil og 200 i en annen ZIP-fil.

Administrere fakturaer

Du kan se, filtrere og administrere fakturaer fra oversiktssiden for fakturaer.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. For å filtrere fakturaer, klikk på «Avanserte filtre » over tabellen.
3. Klikk på + Legg til filter i høyre panel. Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene. Hvis du vil legge til et nytt filter i filtergruppen, klikker du på + Legg til filter under og.
4. Hvis du vil legge til en ekstra filtergruppe, klikker du på + Legg til filtergruppe under eller .
5. Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har konfigurert filteret. Finn ut mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
6. For å bruke HubSpot AI til å prioritere ubetalte fakturaer (BETA), klikker du på«Prioriter fakturaer» øverst til høyre.
   
   
   
7. HubSpot AI prioriterer ut fra forfalte fakturaer, fakturaer som snart forfaller, fakturaer med høyest utestående beløp og fakturaer knyttet til viktige selskaper og avtaler.
   
   
   
8. Svar Breeze Assistant, eller håndter fakturaene ut fra svaret. Du kan for eksempel be Breeze Assistant om mer informasjon om en bestemt faktura, eller be den om å utarbeide e-poster som skal sendes til kontaktpersonene på fakturaen.
   
   
   
9. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
10. Klikk på navnet på fakturan for å se detaljene i høyre panel:
    • Se fakturaens egenskaper: Klikk for å utvide delen Om denne fakturaen for å se fakturaens egenskaper. For å endre fakturaens eier, klikk på rullegardinmenyen «Eier» og velg en eier.
    • Vis fakturahistorikk: Klikk for å utvide «Historikk»-kortet og se fakturaens aktivitetshistorikk.
    • Vis utførte betalinger: Klikk for å utvide «Betalinger»-kortet og se betalinger som er tilknyttede til fakturaen. Lær hvordan du oppfører og sletter betalinger.
    • Tilknytninger: Klikk for å utvide en [objekt] -seksjon for å vise detaljene for det tilknyttede objektet. Les mer om hvordan du udfører tilknytningen af fakturaer til andre objekter.

Administrere utskrevne fakturaer 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:
   
   • Rediger: Fortsett med å opprette fakturaen.
   • Vis eiendomshistorikk externalLink : sjekk tidligere eiendomsverdier for fakturaen.
   • Klon: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
   • Slett: Slett fakturautkastet. 

Rediger ferdigbehandlede fakturaer

Hvis innstillingen « » for redigering av åpne eller betalte fakturaer er aktivert, kan du redigere avsluttede fakturaer fra fakturaoversikten. Du kan redigere åpne eller betalte fakturaer, avhengig av innstillingene som er konfigurert for kontoen din:

• Tillat redigering av åpne fakturaer: redigeralle felter i åpne fakturaer.
• Tillat ikke-finansielle endringer på betalte fakturaer: rediger felter som ikke endrer fakturaens totalsum. For eksempel kontakt- og firmainformasjon, PO-nummer og kommentarer.
• Tillat økonomiske endringer på betalte fakturaer (kan påvirke rapporteringen): I tillegg til å kunne redigere felt som ikke endrer fakturaens totalsum, kan brukerne redigere felt som endrer totalsum, avgifter eller linjeelementer på betalte fakturaer. Når brukerne oppdaterer og bekrefter endringene, oppdateres fakturaens totalbeløp, utestående beløp og fakturastatus slik at de gjenspeiler de endringene som er gjort.

Følgende fakturaer kan ikke redigeres:

• Fakturaer opprettet på grunnlag av faktureringsplaner for tilbud. Dette gjelder kun hvis du har blitt med i betaversjonen av Connected Konfigurere-pris-tilbud, Billing og Payments.
• Fakturaer opprettet fra abonnementer.
• Fakturaer opprettet fra betalingslenker.
• Betalte fakturaer med automatisk beregning av omsetningsavgift.

Slik redigerer du en ferdigbehandlet faktura:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på«Handlinger » øverst til høyre og velg «Rediger».
4. Oppdater fakturan. 
5. Hvis du foretar endringer som påvirker saldoen eller totalbeløpet på en betalt faktura, viser fakturaen betalinger som allerede er registrert, det oppdaterte totalbeløpet og den oppdaterte utestående saldoen.
   
   
   
6. Klikk på «Oppdater faktura» øverst til høyre. Hvis du oppdaterer opplysninger som påvirker fakturaens totalbeløp eller utestående beløp, klikker du på «Oppdater faktura » i dialogboksen for å bekrefte.
   
   
   
7. Hvis det nye totalbeløpet på fakturaen er høyere enn de innbetalte beløpene, vil fakturastatusen endres fra «Betalt » til«Åpen». For delvis betalte fakturaer forblir fakturaen «Åpen» med et oppdatert utestående beløp.
8. I sendedialogboksen kan du velge hvordan du vil dele den oppdaterte fakturaen, eller sende den senere fra oversiktssiden for fakturaer. 

Administrere ferdigbehandlede fakturaer

Administrer ferdigbehandlede fakturaer fra indekssiden, inkludert oppføring av manuelle betalinger, opphevelse av manuelle betalinger, manuell belastning av en lagret betalingsmetode, annullering og sletting av fakturaer med mer.

Hvis du ønsker å refundere en faktura, kan du lese mer om refusjon av betalinger. Det er ikke mulig å annullere fakturaer som er betalt. Finn ut mer om annullering av fakturaer, inkludert hvordan du fjerner en betaling som er tilknyttet en faktura for å gjøre annullering mulig.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:

• • Oppføring av betaling: Merk fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingsoppføring eller bruke en eksisterende. For å kunne velge dette alternativet må fakturaene være åpne og ha en positiv saldo. Når du har valgt dette alternativet:
    • For å opprette en ny betalingsoppføring legger du inn betalingsopplysningene i panelet til høyre. Merk av i avkrysningsboksen «Send kvittering til kundens e-postadresse» for å sende en kvittering til den angitte kundens e-postadresse. Klikk på Oppføring av betaling. Betalingen vil vises på«Betalinger»-kortet . Du kan også sende en kvittering senere fra betalingens indeksside.
    • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre panel. Søk etter en betalingsoppføring ved hjelp av betalingsbeløp, ID eller e-postadressen til kontaktpersonen som er tilknyttet betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vil vises på «Betalinger»-kortet .

Merk: Hvis en betaling allerede er tilknyttet til en annen faktura, kan den ikke tilknyttes til en annen faktura.

• • Vis faktura externalLink: Åpne fakturaen i en ny nettleserfane.
  • Vis historikk for egenskaper externalLink: se tidligere verdier for egenskapene til fakturaen.
  • Kopier lenke: Kopier URL-adressen til fakturaen for å sende den til en kjøper.
  • Send via e-post: Send fakturan via e-post. Les mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
  • Last ned: Last ned en PDF-fil av fakturan.
  • Rediger påminnelser: Slett en påminnelse om en kommende faktura.

• • Betalingsmåte for belastning: Belastfakturaen via kjøperenslagrede betalingsmåte. Både du og kjøperen vil motta en kvittering via e-post.
  • Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.

• • Slett: Slett fakturaen. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres. Du kan også slette flere fakturaer fra indekssiden.
    • Hvis du ikke har muligheten til å slette en faktura, må du sørge for atinnstillingen « » for sletting av fakturaer er aktivert.
    • Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuell betaling, sletter du den tilknyttede betalingen og deretter fakturaen.

• • Annuller: Merk fakturaen som annullert. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve inn betaling for den. Denne handlingen kan ikke gjøres ugjort.

Fjerne en betaling fra en faktura

For å fjerne en betaling fra en faktura, må du slette den registrerte betalingen. Nettbetalinger kan ikke slettes.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Bla til betalingskortet i høyre panel.
4. Klikk på «Vis alle tilknyttede betalinger».
5. Klikk på Beløp på indekssiden.
6. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Slett.
7. Klikk på Slett oppføring for å bekrefte.

Eksport av fakturaer

1. Klikk på Eksport øverst til høyre i tabellen.
2. I dialogboksen:
   • Skriv inn et navn på eksporten i feltet Navn på eksport.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat , og velg et format.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter , og velg et språk.
   • Klikk for å utvide Tilpass-delen for å tilpasse eksporten ytterligere:
     • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport merker du av for Inkluder tilknyttede postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. navnet på abonnementet).
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1 000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klikk på Eksport. Finn ut mer om eksport av oppføringer.

Slett og last ned flere fakturaer

Du kan slette og laste ned fakturaer i bulk fra indekssiden. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Når du sletter fakturaer, må du huske på følgende:

• Fakturaer som er tilknyttet en kreditnota, nettbetaling eller abonnement , kan ikke slettes. Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuell betaling, sletter du den tilknyttede betalingen og deretter fakturaen.
• Fakturaens nummer vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet). Sletting av fakturaer kan derfor skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at du overholder gjeldende systemer.
• Brukere som har slått av innstillingen for å slette fakturaer, kan ikke slette fakturaer.

Slik sletter eller laster du ned fakturaer i bulk:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Filtrer indekssiden.
3. Merk av i avkrysningsboksene ved siden av fakturaene du vil slette eller laste ned. Eller velg avkrysningsboksen øverst i tabellen for å velge alle fakturaer som vises på indekssiden.
4. Slik sletter du fakturaer:
   • Øverst klikker du på delete Slett.
     
     
     
   • I dialogboksen skriver du inn antallet fakturaer som skal slettes, og klikker deretter på Slett.
5. For å laste ned fakturaer:
   • Klikk på download Last ned.
     
     
     
   • Klikk på Last ned i dialogboksen.
   • ZIP-filene som inneholder fakturaene i PDF-format, vil bli sendt til deg via e-post.

Gjennomgå redigeringshistorikk

Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, når fakturaen ble sendt via e-post, hvilke brukere som utførte handlingen, samt dato og klokkeslett for handlingen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Bla til Historikk-kortet .
4. Bruk søkefeltet til for å søke etter aktiviteter.

Tilknytt fakturaer til andre oppføringer

Fakturaer kan tilknyttes andre poster i HubSpot for å holde oversikt over relasjonene i og mellom objekter.

Automatiske tilknytninger

• Fakturaer og kildedokumentene deres: Fakturaer knyttes automatisk til det dokumentet de er opprettet fra. Hvis du oppretter en faktura fra en kontakt, en bedrift eller en avtale, eller oppretter et tilbud der fakturering er aktivert, knyttes fakturaen automatisk til den aktuelle oppføringen. Når en faktura opprettes fra et tilbud der fakturering er aktivert, eller når du konverterer et tilbud til en faktura, kopieres også kontakten og firmaet tilknyttet til tilbudet over til fakturaen. Dette gjør at kontakten, selskapet, avtalen, tilbudet og fakturaen er knyttet sammen. Fakturaer som opprettes automatisk fra abonnementer , tilknyttes abonnementet som genererte dem (og arver de samme kontakt-, firma- og avtale-relasjonene som abonnementet).

• Fakturaer og betalinger: Når fakturaer opprettes på bakgrunn av betalinger via betalingslenker, tilbud eller abonnementer, knyttes fakturaen automatisk til betalingsoppføringen.

• Fakturaer, kontakter og selskaper: Fakturaene er automatisk tilknyttet til kontakten og selskapet du legger til i «Fakturer til »-delen. Når du oppretter en faktura, kan du legge til én primær kontakt og ett selskap. Du kan legge til flere tilknyttede kontakter og selskaper etter at fakturaen er opprettet.

• Fakturaer og kredittnotaer: Når du knytter en kredittnota til en faktura, blir den aktuelle fakturaen tilknyttet til kredittnotaen. Kreditnotaer kan bare tilknyttes fakturaer ved å bruke kreditnotaen på fakturaen.

Tilknytt fakturaer manuelt til andre oppføringer

Du kan manuelt tilknytte fakturaer til poster for å holde oversikt over relasjonene i og mellom objekter. Fakturaer kan tilknyttes manuelt:

• Kontakt
• Bedrifter
• Avtaler
• Kontrakter

Finn ut mer om manuell tilknytning av oppføringer.

Opprett faktura-rapporter

Lag faktura-rapporter ved hjelp av Analytics suite, tilpassede rapporter og instrumentpaneler for å rapportere om utestående beløp, fakturering og inntektsinformasjon.

• Lær hvordan du bruker faktura-rapportene i Analytics suite.

• Lær hvordan du lager egendefinerte rapporter.

Opprett et instrumentpanel for kundefordringer

Opprett et instrumentpanel for kundefordringer med ferdige rapporter, slik at du raskt kan få oversikt over statusen på fakturaene dine. Instrumentpanelet inneholder følgende rapporter:

• Forventet og faktisk omsetning per måned.
• Fakturaer betalt i tide.
• Restbeløp som skal betales over tid.
• Ubetalte fakturaer.
• Forfalte fakturaer.
• Oversikt over forfallstid for kundefordringer.
• Rapport over forfallstid for kundefordringer (kun forProfessional- og Enterprise -abonnementer).

Slik konfigurerer du instrumentpanelet i kontoen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på «Vis faktura-rapporter» øverst til høyre.
   
   
   
3. Klikk på instrumentpanelen forkundefordringer .
   
   
   
4. I høyre rute fjerner du merket i avkrysningsboksen for de rapportene du ikke ønsker å legge til i instrumentpanelet, og klikker deretter på«Neste».
5. Velg navn på instrumentpanelet, angi brukerrettigheter, og klikk deretter på «Opprett instrumentpanel».
6. Det vises en ledetekst øverst på skjermen som bekrefter at instrumentpanelet er opprettet. Klikk på «Gå til instrumentpanelet » for å gå til det nye instrumentpanelet.

Når du har opprettet instrumentpanelet ditt, kan du administrere det, legge til flere rapporter,tilpasse det ogse brukeraktiviteten.

Bruk fakturaer med HubSpot-tilkoblingen for Claude

Merk: Hvis du er Super Admin, kan du melde kontoen din påbetaversjonen av« : Create Tilbud og Analyser Inntekter via Claude Connector» ( ).

Bruk HubSpot-tilkoblingen for Claude for å hente informasjon om fakturaer fra HubSpot inn i Claude. Les mer om HubSpot-tilkoblingen for Claude, blant annet hvilke funksjoner som støttes og veiledning til implementering.

Bruk fakturaer med HubSpot Agent CLI

Merk: Hvis du er Super Admin, kan du melde kontoen din påbetaversjonen av« : Revenue Data in HubSpot Agent CLI» ( ).

Hvis du utvikler AI-agenter eller arbeidsflyter via kommandolinjen, kan du hente fakturaoppføringer ved hjelp av HubSpot Agent CLI. Les mer om HubSpot Agent CLI, blant annet om hvilke funksjoner som støttes og veiledning til implementering.

Bruk data fra fakturaen i andre HubSpot-verktøy

Bruk fakturaegenskaper i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og segmenter, for å automatisere og organisere fakturadata på tvers av HubSpot.

Identifiser kunder med forfalte fakturaer

Opprett et segment for fakturaer som er forfalt. Bruk segmentet til å opprette følgere, varsle en kontoansvarlig eller salgsrepresentant og fremheve manglende inntekter i rapporter.

1. Opprett et segment ved å velge objektet Fakturaer når du oppretter segmentet.
2. Legg til et filter der forfallsdatoen er mer enn sju dager gammel.
   
   
   
3. Bruk segmentet i en arbeidsflyt for å sende påminnelser, opprette oppgaver for teamet ditt eller lage rapporter som belyser manglende inntekter.

Belønne kjøpere med høy verdi

Opprett et segment for å identifisere kontakter eller selskaper med høye beløp på fakturaen. Tagg dem som VIP-er for å kunne rute spørsmålene deres til et høyere nivå av support og bli med i VIP-programmer og kampanjer.

1. Opprett en egendefinert egenskap for bedriften eller kontakten for å vise det totale beløpet på fakturaen:
   1. Opprett en Ringer egenskap som ringer Totalt beløp på fakturaen. 
   2. Angi Rollup-typen som Sum.
   3. Still inn tallformatet som Valuta.
   4. Angi den tilknyttede posttypen som Fakturaer.
   5. Angi den tilknyttede egenskapen for oppføring som Betalt beløp.
      
      
      
2. Opprett en egendefinert egenskap for å tagge bedriften som VIP. Opprett for eksempel egenskapen Single avkrysningsboks , som du anroper VIP.
3. Opprett en arbeidsflyt som setter VIP-egenskapen til Ja når en bedrifts totale beløp på fakturaen er høyere enn verdien du har angitt. Ta kun med selskaper med siste faktura innenfor en viss periode (f.eks. 180 dager), slik at du kun inkluderer aktive selskaper.
   
   
   
4. Opprett et segment, og velg objektet Selskaper når du oppretter det.
5. Legg til et filter der egenskapen VIP er Ja.
   
   
   
6. Bruk segmentet til å opprette visninger av VIP-kunder for kundestøtte, bli med i VIP-kampanjer og mye mer.

Neste skritt

• Opprett kontrakter for å administrere kjøpernes kontrakter og automatisere utstedelsen av fakturaer.
• Bruk fakturaer med HubSpot-bygde integreringer til kontoer som QuickBooks og Xero.
• Administrer betalinger, inkludert refusjoner, kvitteringer, rapporter, utbetalinger og eksport.
• Opprett og send tilbud til kundene dine.